По-голямата част от работата днес се върши на компютър, затова именно там поглеждат мениджърите, когато искат да разберат как се използва работното време, дали данните са защитени или защо даден проект постоянно закъснява. Софтуерът за наблюдение може да отговори на тези въпроси – или да създаде нови проблеми, ако бъде въведен без ясна цел, писмени правила и откровен разговор с екипа.
В това ръководство ще видите какво може да се следи на служебните компютри, какво изискват ОРЗД и българското законодателство и как в шест стъпки да въведете наблюдение, което служителите разбират и приемат.
Какво може да се следи на служебен компютър
Инструментите за наблюдение събират много различни видове данни. Колкото по-подробни са данните, толкова по-сериозна причина ви трябва, за да ги събирате.
| Какво се следи | Какво показва | Типично приложение | Намеса в личния живот |
|---|---|---|---|
| Работно време, активно време и бездействие | Кога хората започват и приключват работа и кога правят почивки | Присъствие, отчитане на работното време, натовареност | Ниска |
| Приложения и уебсайтове | Кои програми и сайтове се използват и колко време | Тенденции в продуктивността, софтуерни лицензи | Средна |
| Екранни снимки | Снимки на екрана през определени интервали | Проверка на текущата работа, решаване на спорове | Висока |
| Преглед на екрана в реално време и запис | Екранът в реално време или като видео | Обучение, поддръжка, вътрешни проверки | Висока |
| Натиснати клавиши | Всичко написано, включително лични съобщения | Рядко е оправдано извън разследвания по сигурността | Много висока |
| Файлове, USB и имейл (DLP) | Данни, които напускат компанията | Защита на поверителна информация | Средна до висока |
Законно ли е да наблюдавате компютрите на служителите?
В повечето държави – да: на служебни устройства, с легитимна бизнес цел и при информиран екип. Подробностите зависят от държавата.
- Наблюдение на лични устройства или лични акаунти на служителите без ясно споразумение
- Тайно наблюдение „за всеки случай“
- Събиране на повече данни, отколкото изисква заявената цел, например запис на натиснатите клавиши за отчитане на работното време
- Безсрочно съхранение на записите или достъп до тях за всички
Този раздел представя общ преглед и не е правна консултация. Правилата се променят, затова проверете актуалните изисквания с квалифициран юрист.
Как да наблюдавате компютрите на служителите: 6 стъпки
1. Решете какъв проблем решавате
„Да виждам какво правят хората през целия ден“ не е цел. „Да разбера защо заявките към поддръжката се обработват по-бавно следобед“ или „да не допусна данни на клиенти да изтичат на USB памети“ – това вече е цел. Ясната цел ви подсказва какво да следите и какво да оставите настрана.
2. Проверете правилата там, където работят служителите ви
Използвайте прегледа за България по-горе като отправна точка и преди старта приемете вътрешните правила по чл. 25и ЗЗЛД. Служителите, които работят от друга държава, може да са обхванати от правилата на мястото, където работят, а те може да се различават от тези в седалището ви.
3. Изгответе правила за наблюдението
Нека са кратки и конкретни:
4. Информирайте екипа преди старта
Запознайте служителите с правилата в писмен вид, като посочите какви данни се събират, с каква цел и на какво правно основание, и обяснете причините лично. Хората приемат наблюдението много по-лесно, когато знаят границите му. Вижте статията ни за това как да информирате служителите за мониторинга.
5. Започнете с най-малко инвазивните настройки
Започнете с работното време, активното време и категориите приложения и уебсайтове. Добавяйте екранни снимки или запис на екрана само за длъжности или ситуации, в които можете да обосновете нуждата. Проведете кратък пилотен етап с един екип и коригирайте настройките, преди да ги разширите в цялата компания.
6. Използвайте данните, за да подобрявате процесите, а не за да следите хората
Първо гледайте тенденциите в екипа: претоварени длъжности, инструменти, които забавят работата, срещи, които „изяждат“ следобеда. Обсъждайте индивидуалните данни насаме и дайте на служителите достъп до собствените им отчети. Наблюдението, което води до по-добро разпределение на натовареността, изгражда доверие; наблюдението, използвано само за да „хванете“ някого, го разрушава.
Как да изберете софтуер за наблюдение на компютри
Търсете инструмент, който отговаря на целта ви, а не този с най-дългия списък функции. За повечето малки и средни фирми най-важното е:
CleverControl
Нашият инструмент съчетава отчитането на работното време и присъствието с ясна картина на използването на служебните компютри – приложения, уебсайтове, активно време и бездействие, екранни снимки и преглед на екрана в реално време – в едно уеб табло за офис, дистанционни и хибридни екипи.
- Проследяване на продуктивността и активност на компютъра в един инструмент
- Блокиране на уебсайтове и централизирани отчети
- Лицензиране на устройство – удобно при споделени компютри
- Няма вградени функции за заплати, фактуриране или таксуване по проекти
- Мониторингът в реално време и записът на екрана изискват план Pro
Цени: планът Standard е от 5,30 USD на компютър на месец при 12-месечен план за пет компютъра, с 20% отстъпка от 30 компютъра и 30% от 100. Вижте актуалните цени.
Други варианти, които си струва да познавате
Подробни сравнения ще намерите в ръководството за най-добрия софтуер за мониторинг на служители и в нашия избор за малкия бизнес.
Чести грешки, които да избегнете
Изводът
Информирайте служителите писмено какво се следи, защо и кой го вижда.
Събирайте минимума данни, който отговаря на въпроса ви.
Използвайте резултатите, за да подобрите натовареността и процесите, а не за микромениджмънт.
Повече за това къде да поставите границата ще намерите в статията за етичните граници на наблюдението на служители.
Готови ли сте да опитате? Изтеглете CleverControl и проведете пилотен етап с един екип.
