数字世界为我们的生活带来了诸多变化。不可否认,最先进信息技术的进步正在促进人与人之间的沟通。每个人都在努力创造、发展和设计新事物。在线监控也在不断演变。企业经营者越来越多地思考如何提高每一位员工的生产力。由此催生了员工监控软件等创新技术。今天的文章将介绍员工监控功能之一——互联网使用情况追踪的基础知识。
员工互联网使用情况在线追踪是什么?
员工互联网使用情况在线追踪是一种用于监督和记录员工在工作时间内活动的工具。其主要目标是:
- 确保遵守公司政策
- 提高生产力
- 防范安全风险
防范安全风险包括追踪访问过的网站、在线花费的时间以及带宽使用情况。
员工可能会在与工作无关的网站上花费大量时间,而疏忽的在线行为——例如遭遇网络钓鱼陷阱或不当处理敏感的公司数据——可能会使企业面临严重风险。正因如此,越来越多的中国企业开始采用互联网使用监控软件,以便及早发现有风险的行为,降低此类事件带来的隐患。
对员工互联网使用情况的监控仅在工作时间范围内才具有正当性。只要企业及其管理人员不侵犯员工的合法权利,就没有理由不采用这类创新解决方案。
监控员工互联网使用情况的目的
企业使用此功能当然有很多原因。但我们总结出了其中最重要的几点:
- 提高生产力: 该软件功能有助于几乎完全排除办公室内与工作无关的活动。互联网使用监控软件能够对工作流程进行管控,从而提升整体生产力。
- 保障安全: 控制互联网使用有助于保护公司的敏感数据免遭网络窃取。此外,它还能阻止访问恶意软件和危险网站。
- 优化资源: 通过追踪带宽使用情况,企业能够更好地管理其网络资源。这反过来又能确保重要的业务流程获得所需的带宽,不会因不必要的占用而变慢。
- 风险管理: 该选项通过识别和处理不当或不安全的行为(例如访问被禁止的内容)来帮助降低风险。若不能防止此类行为,可能会引发法律问题或损害公司声誉。
员工互联网活动监控是如何运作的?
第一步——安装代理程序:首先,在目标设备——电脑、笔记本电脑和平板电脑——上安装代理程序。这些程序在运行时不会造成系统负载过重。它们在不干扰电脑正常使用的情况下,记录互联网活动。安装后的代理程序会收集以下内容:
- 访问过的网站
- 启动的应用程序及其使用时长
- 上传或下载的文件
- 按键记录及屏幕上显示的文本
- 截图
第二步——数据收集与存储:在设定的时间间隔内,软件会将收到的数据发送到所选的云存储中。从员工互联网活动监控工具传输的信息可能分为两种类型:匿名化数据和与特定个人关联的数据。这些数据会经过妥善加密并安全存储,只有获得授权的管理人员才能访问。
第三步——报告与分析:许多员工监控软件都提供实时仪表盘。这些仪表盘会显示员工正在进行的活动——正在使用的应用程序或网站——以及生产力水平。仪表盘并非分析所收集数据的唯一方式。所报告的数据包括:
- 活动日志
- 应用程序使用情况
- 网站分类
- 时间追踪软件
此外还有一些附加功能,例如实时监控、通知和提醒、用户屏蔽以及生产力优化。简而言之,该软件提供了访问权限,可获取有助于提升员工生产力所需的数据。
企业如何监控员工的互联网使用情况?
有许多可用的方案可以对互联网使用情况进行管控。员工监控软件正是提供这种可能性的工具之一。以CleverControl及其主要软件产品为例,让我们更深入地了解这一行业所提供的功能。
远程监控软件
远程监控软件分为两种不同的功能:通过安全网页账户进行远程监控,以及实时在线监控。让我们来看看主要功能。
通过安全网页账户进行的远程监控提供以下选项:
- 您的工作空间是如何逐分钟发生变化的
- 哪些任务正在出现并获得优先处理
- 正在表达和讨论哪些独特的想法
至于实时在线监控,这意味着管理人员可以访问安装在员工电脑上的以下内容:
- 应用程序
- 网站
- 文件
- 消息
- 电子邮件
不过请注意,每位员工都拥有知情权,有权了解自己是否正被监控。与此类使用相关的法律法规也在不断变化——因此保持了解最新情况非常重要。在中国,根据《个人信息保护法》,企业处理员工个人信息通常需要取得员工同意,或者属于"为按照依法制定的劳动规章制度和依法签订的集体合同实施人力资源管理所必需"的情形。即便适用后一种情形,企业仍须遵循目的限制和比例原则,也就是说必须明确、清楚地告知员工监控的目的与范围,且监控内容不得超出人力资源管理实际所需的必要限度。
CleverControl及其他平台还提供哪些功能:
- 截图
- 可移动存储设备(USB、硬盘、SD卡)监控
- 打印控制
上述每项功能都旨在限制员工将互联网用于与工作无关的活动。
企业还使用什么方式来监控员工的在线活动和互联网使用情况?音视频监控包括录音、面部识别、网络摄像头截图以及麦克风录音。如果社交媒体被用于工作目的,上级也可能对其进行监控。
以上列出的所有软件功能都表明,企业正在努力尽可能提高生产力,以应对与工作无关的网络行为可能带来的风险。
监控员工的互联网活动是否合法?
当然合法!适用的法律法规取决于组织所在的国家。让我们来看看中国现行的法律框架。
在中国,员工数据的监控主要受《个人信息保护法》规范,同时也涉及《劳动合同法》的相关规定。根据《个人信息保护法》,企业处理员工个人信息应取得员工同意,或者属于依法制定的劳动规章制度、依法签订的集体合同实施人力资源管理所必需的情形。无论适用哪种合法性基础,企业都必须遵循"目的限制"与"比例原则":监控目的必须正当、明确,并事先清楚告知员工收集哪些信息及用途,监控的范围也不得超出人力资源管理实际所需的必要限度。《劳动合同法》则从用工管理角度,为企业的一般管理权提供了依据。
如果信息是在这一法律框架内获取的,便可以对其进行监控、记录和分析。
常见问题
监控员工互联网使用情况面临哪些挑战?
常见的挑战包括:
- 隐私方面的担忧
- 法律合规
- 员工士气
- 技术实施
- 数据过载
- 成本
在混合办公或远程办公的情况下,如何监控员工的互联网使用情况?
在混合办公或远程办公模式下,可以通过员工监控软件远程访问电脑,使用上文提到的相同软件工具。
雇主可以追踪WiFi使用情况吗?
是的,出于法律和安全方面的原因,许多公司确实会监控并记录通过其网络的流量。如果您将WiFi用于个人用途,这些数据很可能会被记录下来。由于数据会被保存一段时间,因此也可能会被分析。
如何监控员工的网络带宽?
您可以使用网络监控工具来监控员工的网络带宽。这些工具可以追踪带宽使用情况、识别高流量来源,并分析网络中的数据流动。
总结
让我们总结一下上文的主要结论:
- 在大多数情况下,监控互联网使用情况是合法的。当然,这取决于所在国家的法规,但使用此类软件依然是可行的。
- 在许多国家,雇主必须将安装此软件的情况告知员工。
- 有许多工具、功能和子功能可以帮助雇主检查员工的活动情况。
- 在目标电脑或其他设备上安装代理程序并获取首批记录只需很短的时间。
- 此类监控的主要目的是减少与工作无关的活动比例。换言之,员工的生产力将得到显著提升。
