如今大部分工作都在电脑上完成，所以当管理者想了解工作时间花在哪里、数据是否安全、项目为什么总是延期时，首先关注的就是员工电脑。员工监控软件可以回答这些问题；但如果在没有明确目的、没有制度、也没有与团队坦诚沟通的情况下推行，反而会带来新的问题。
本指南将介绍公司电脑上可以监控哪些内容、中国的《个人信息保护法》和劳动法规有哪些要求，以及一套让员工理解并接受的六步监控实施方法。
工作电脑上可以监控哪些内容
监控工具收集的数据类型差别很大。数据越详细，收集它所需要的理由就越充分。
| 监控内容 | 能看到什么 | 常见用途 | 隐私影响 |
|---|---|---|---|
| 工作时间、活跃和空闲时间 | 何时开始、结束工作以及休息 | 考勤、工时表、工作量分析 | 低 |
| 应用程序和网站 | 使用了哪些软件和网站、用了多久 | 生产力趋势、软件许可管理 | 中 |
| 屏幕截图 | 按固定间隔截取的屏幕画面 | 查看工作进度、处理争议 | 高 |
| 实时屏幕查看和屏幕录制 | 实时画面或录像 | 培训、技术支持、调查 | 高 |
| 键盘记录 | 输入的全部内容，包括私人消息 | 除安全调查外，很少有正当理由 | 很高 |
| 文件、USB 和邮件（DLP） | 流出公司的数据 | 保护机密信息、数据防泄漏 | 中到高 |
监控员工电脑合法吗？
在大多数国家，只要针对公司所有的设备、出于正当的业务目的并告知员工，监控通常是允许的。具体规则因地区而异。
- 在没有明确约定的情况下监控员工的个人设备或个人账号
- “以防万一”的秘密监控
- 收集超出既定目的的数据，例如为了统计工时而记录键盘输入
- 无限期保存录像，或让所有人都能查看
注：本节仅为一般性概述，不构成法律意见。相关规定可能变化，请向专业律师核实您所在地区的最新要求。
如何监控员工电脑：六个步骤
1. 明确要解决的问题
“看看大家整天在做什么”不是目标。“弄清楚为什么下午处理客服工单的时间更长”或“确保客户数据不会通过 U 盘带出公司”才是目标。目标明确了，您就知道该监控什么，以及哪些不必监控。
2. 核实员工所在地的规定
以上文的中国规则概述为起点。如果把监控规则写入规章制度，还需要履行民主程序并向员工公示或告知。远程办公或在外地、海外工作的员工，可能适用与总部所在地不同的当地规定。
3. 制定监控制度
制度要简短、具体：
4. 开始前告知团队
以书面形式公布制度，在需要时请员工签字确认，并当面说明原因。员工了解监控的边界后，会更容易接受。具体做法可参阅如何告知员工公司实施监控。
5. 从侵入性最低的设置开始
先从工作时间、活跃时间以及应用程序和网站分类开始。只有在能说明必要性的岗位或场景下，才增加屏幕截图或屏幕录制。先在一个团队中进行短期试点，调整后再推广到全公司。
6. 用数据改进流程，而不是管控员工
先看团队层面的趋势：哪些岗位负荷过重、哪些工具拖慢了工作、哪些会议占用了整个下午。个人数据应私下沟通，并让员工能够查看自己的报告。能带来更合理工作量的监控会建立信任；只用来抓错的监控会摧毁信任。
如何选择电脑监控软件
选择与您的目标相匹配的工具，而不是功能列表最长的那一款。对大多数中小企业来说，关键要素包括：
CleverControl
这是我们自己的产品：它把工时和考勤记录与公司电脑的使用情况（应用程序、网站、活跃和空闲时间、屏幕截图和实时屏幕查看）集中在一个网页仪表板中，适合办公室、远程和混合办公团队。
- 一款工具同时覆盖生产力跟踪和电脑活动
- 支持网站拦截和集中报表
- 按设备计费，适合共用电脑
- 不含内置的薪资核算、开具发票或项目计费功能
- 实时监控和屏幕录制需要 Pro 方案
价格：Standard 方案以 5 台电脑、12 个月方案计算，每台电脑每月 5.30 美元起；30 台及以上优惠 20%，100 台及以上优惠 30%。查看当前价格。
其他值得了解的选择
常见错误
总结
告知员工监控什么、为什么监控、谁能查看——以书面形式。
收集能回答问题的最少数据。
使用结果来改进工作量和流程，而不是事无巨细地管控。
想进一步了解边界应划在哪里，请阅读员工监控的伦理边界。
准备试一试吗？下载 CleverControl，先在一个团队中开始试点。
