Як заощадити, автоматизувавши облік робочого часу?

Приблизно 5-15% робочого часу витрачається даремно. Але знаючи, хто і як витрачає дорогоцінні хвилини, можна зменшити втрати. Програмне забезпечення для моніторингу може допомогти вам досягти цього.

У ці важкі економічні часи питання матеріального заохочення трансформується у більш зрозуміле: скільки кому платити? Надавати привілеї більш гідним людям важливо з точки зору соціальної відповідальності, але не менш важливо і для бізнесу, адже в іншому випадку зростає ціна людських та адміністративних помилок. Небезпечно недоплачувати ключовим фахівцям, тому що вони можуть піти з компанії. І, звичайно, недоцільно переплачувати працівникам, які працюють без повної віддачі.

Проблема ефективного розподілу фонду оплати праці тісно пов'язана з низкою інших, які виходять за межі управління персоналом. Але перш ніж робити далекосяжні висновки, необхідно отримати вичерпні порівняльні дані.

Most of the working time analysis and tracking systems allow you to assign each employee programs and online resources that he or she should be using for the performance of their work duties (we call them "productive") as well as those programs and websites that distract an employee from his or her work ("unproductive"). The time that an employee spends in different types of programs (and in each of them individually) is calculated automatically. At any time executives can see how much productive and non-productive time was spent by each of their employees in a working day. It is also easy to identify who is late and who walked home early: by recordings of the first and last activity on the computer.

Завдяки детальній картині того, як проходять робочі дні кожного співробітника в усіх підрозділах і компанії в цілому, можна зробити висновки про те, хто переробляє і виконує чужі завдання, хто не зайнятий роботою, а хто саботує бізнес-процеси.

Accountants’ tools usually are ones like "FreshBooks" or “QuickBooks” and spreadsheets like Excel. So it is easy to calculate the productive working hours of an accountant. This is the simplest mechanical analysis but even at this stage you can find a lot of interesting things. For example, one company found an employee who spent five or six hours per day (75% of the time) playing online games or watching movies.

Втрати робочого часу зазвичай складають 5-15% від усього робочого часу. Деталі потрібно оцінювати окремо в кожному конкретному випадку, оскільки люди - не роботи, і в деяких випадках невеликі перерви необхідні для підтримки уваги та працездатності на певному рівні. Але якщо лише 60% робочого часу є продуктивним (а ми дійсно отримували такі дані від наших користувачів), то це означає, що фактично 40% фонду оплати праці можна вважати прямими втратами через невиконання працівниками своїх завдань.

За нашими даними, в кожній третій компанії зі штатом 40 і більше осіб знайдеться як мінімум один-два співробітники, які фізично присутні на робочому місці, але фактично не виконують ніяких корисних завдань.

Відділ логістики може здаватися зразковим, коли нові позиції в базу даних вносяться без помилок і вчасно. Але що робити, якщо система обліку робочого часу показує, що 70% завдань по роботі з базою даних виконує лише одна людина? Можливо, потрібно переглянути інструкції для співробітників або задуматися про скорочення відділу.

If you have purchased 10 licenses of Adobe Photoshop for your advertising department but it is used only on seven computers you will be able save hundreds of dollars on not extending the three excess licenses. Such differences between procurement plans and actually used hardware and software may add up to a surprising number. It is much easier and more logical to optimize the material resources on the basis of productive staff workload and not simple "head count."

Багато порушень трудової дисципліни неможливо зафіксувати інакше, ніж за допомогою автоматичного відстеження. Скажімо, працівник прийшов до офісу о 9:00 ранку, що може здатися гарним показником, оскільки він не запізнився. Але якщо перша активність комп'ютера була лише о 9:35, це означає, що працівник не одразу приступив до роботи.

Не можна також фіксувати простої вибірково. Можливо, в нещасливий момент перевірка відбулася тоді, коли працівник робив необхідну перерву після завершення нервового екстреного завдання і перед початком нового. Або, навпаки, працівника випадково застали в рідкісний момент заняття чимось продуктивним.

Програма веде безперервний облік. Вона дає достовірну числову оцінку без будь-яких домислів і припущень. Отже, припустимо, ви маєте повну картину ефективного використання та втрат робочого часу. Що далі?

Багато компаній після тривалого часу використання системи моніторингу (більше одного року) на основі загального хронометражу всіх процесів створюють власну систему тайм-менеджменту, яка включає в себе систему ключових показників ефективності. Потім на основі цих стандартів і KPI приймаються всі рішення щодо розподілу завдань, оцінки виконання, і в кінцевому підсумку рішення щодо розподілу фонду оплати праці, підбору персоналу, ротації або скорочення штату.

Першим результатом автоматизації обліку робочого часу в будь-якій компанії зазвичай стає затвердження допустимого відсотка непродуктивних витрат часу. Більшість керівників вважають 10% максимальним значенням цього показника, хоча деякі намагаються звести втрати часу до абсолютного нуля.

"Overtime", days off, holidays, late arrival, and absenteeism of employees can now be reviewed by simply pressing a button: CEOs see the actual employees’ working hours. Paying for idleness is no longer needed.

Крім того, деякі системи обліку робочого часу надають працівникам можливості для самоналаштування. Для цього створюється перелік типових завдань кожного працівника і кожен з них може повідомити систему про те, які процеси виконуються на його комп'ютері. Ця інформація легко накладається на статистику використання комп'ютера співробітником, щоб побачити, чи правильно він вказав завдання в системі. Ці зведені звіти дають уявлення не тільки про завантаженість персоналу, але й про те, коли, які і чиї дії приносять компанії найбільший прибуток. Таким чином, простий хронометраж використання програмного забезпечення в офісі стає інструментом HR-політики, а при уважному підході може допомогти і в маркетинговій та фінансовій політиці.

Після впровадження автоматизованої системи обліку робочого часу фінансові втрати через нецільове використання робочого часу можуть бути зменшені в середньому вдвічі. Через рік можна отримати додатковий прибуток за рахунок скорочення витрат на персонал та офісну інфраструктуру (наприклад, за рахунок переведення частини працівників на віддалену роботу), оптимізації податків та зменшення упущеної вигоди.

Термін окупності інвестицій в таку систему, виходячи з мого досвіду, становить близько півроку. Є дві основні змінні:

1. Ціна системи. Найдешевшими рішеннями на сьогоднішній день є безкоштовні системи, такі як CleverControl Employee Monitoring, що дозволяє контролювати до 9 співробітників без будь-яких витрат. Цього цілком достатньо для невеликої компанії або середньої компанії з кількома ключовими гравцями. Для компаній з більшою кількістю співробітників існують платні варіанти, але все ще з прийнятною ціною, такі як Spyrix Employee Monitoring та інші. Найдорожчі з них можуть коштувати до 90-100 доларів США для користувача. Хоча і дешеві, і дорогі мають приблизно однакові функції.

2. Методика застосування. Якщо обмежити моніторинг простим відстеженням робочого часу, то термін окупності збільшується. У разі комплексного аналізу та різнобічного використання отриманих даних процес повернення інвестицій може бути значно прискорений, і тут доцільніше говорити не про просту економію, а про оптимізацію бізнес-процесів.

The algorithm of transition from the puzzle of "I wonder, what do my employees do at work" to full information of detailed progress of each individual employee looks like this:

1. Обирайте систему обліку робочого часу з достатньо гнучким функціоналом.

2. Встановивши її, обов'язково проінформуйте персонал про нові правила гри (ніякого таємного стеження, це прямий шлях до конфронтації, а не до підвищення продуктивності).

3. Досить платити за марнування робочого часу.

4. Припинити платити за прогули та запізнення.

5. Зменшити витрати на програмне забезпечення.

6. Виключити зайві витрати на зайвих працівників.

7. Exclude the cost of performing of simple tasks by "expensive" employees.

8. Запровадити корпоративні конкурси KPI серед підрозділів та співробітників.

9. Вітаємо та нагороджуємо переможців.