Як забезпечити конструктивний зворотний зв'язок, використовуючи дані моніторингу

Дані, зібрані за допомогою інструментів моніторингу співробітників, зазвичай сприймаються як кількісна оцінка зусиль працівника для електронних таблиць і квартальних звітів. X виконаних завдань, Y пропущених дедлайнів і Z% продуктивності в середньому. Однак дані моніторингу можуть бути цінним матеріалом для надання конструктивного, дієвого зворотного зв'язку. Хочете дізнатися, як це зробити? Ми підготували кілька практичних порад.

Просунуте програмне забезпечення для моніторингу співробітників може збирати велику кількість даних про робочий день співробітника, включаючи використовувані програми, відвідані веб-сайти, час неактивності та багато іншого. Але не варто хапатися за кожну доступну метрику. Натомість зосередьтеся на тих, які мають значення для індивідуальної та командної продуктивності. Хочете підвищити рівень задоволеності клієнтів? Рейтинги обслуговування клієнтів та час відгуку є ключовими. Хочете підвищити ефективність проекту? Показники завершення проєктів, дотримання проміжних етапів або навіть журнали використання програмного забезпечення (якщо це стосується робочого процесу) можуть надати цінну інформацію. Метою тут є якість, а не кількість - обирайте дані, які безпосередньо відповідають цілям продуктивності та уникайте будь-якого сприйняття мікроменеджменту.

Сама по собі таблиця з метриками не принесе багато користі. Натомість важлива її ретельна інтерпретація та виявлення тенденцій і закономірностей. Чи завжди цей показник був низьким, чи це одноразове падіння? Чи цей працівник постійно бореться з певним типом завдань? Чи завжди їхня увага коливається в певний час доби? Помітивши ці закономірності, ви зможете відрізнити разові інциденти від постійних проблем. Не забувайте також враховувати контекст, який міг вплинути на продуктивність працівників, наприклад, підвищений попит або технічні проблеми.

Підхід до розмови зі зворотним зв'язком за допомогою даних вимагає вдумливого підходу. Завжди починайте з позитиву. Визнайте ті сфери, де дані показують високу ефективність або покращення. Це задає тон співпраці. Потім чітко сформулюйте мету обговорення: мова йде про зростання і розвиток, а не про осуд.

Конструктивний зворотний зв'язок означає бути об'єктивним і зосереджуватися на поведінці, а не на особистості. Замість того, щоб сказати: "Ти завжди порушуєш дедлайни", спробуйте: "Звіти показують, що завдання постійно затримуються в цьому кварталі".

Розглянемо підхід "Чому, Що, Як":

1. Чому ці дані важливі? (Пов'яжіть їх з цілями команди, впливом на клієнтів тощо)
2. Що конкретно показують ці дані? (Презентуйте метрики та спостережувані тенденції).
3. Як ми можемо покращити або використати це розуміння в майбутньому? (Це відкриває шлях до спільного вирішення проблем).

Конструктивний зворотний зв'язок - це вулиця з двостороннім рухом. Після того, як ви дали свою оцінку, дайте працівникові слово, щоб пояснити своє бачення ситуації. Ви можете підказати йому, ставлячи відкриті запитання, наприклад: "Що ви думаєте про свої результати?" або "Що, на вашу думку, могло спричинити таке падіння продуктивності?". Вони заохотять працівника поміркувати про свою роботу і поділитися проблемами, з якими він може зіткнутися. Часто вони матимуть цінний контекст, про який ви можете не знати, або навіть самі запропонують рішення. Активно слухайте і занотовуйте їхні ідеї.

Конструктивний зворотній зв'язок - це лише перший крок на шляху вдосконалення. Наступний - розробка плану дій. Ви можете використовувати систему цілей SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) або будь-яку іншу систему, але цілі, які ви ставите, повинні бути вимірюваними, чіткими і досяжними. "Підвищити свою продуктивність" звучить розпливчасто і викликає питання на кшталт: "Що вважається покращенням?", "Що я роблю для покращення?", "Коли я повинен показати результати?" і т.д. Але якщо ви і співробітник домовитесь: "Я буду прагнути скоротити середній час виконання завдань на 15% протягом наступного місяця, використовуючи новий інструмент управління проектами", співробітник точно знатиме, до чого прагнути. Визначте будь-які ресурси, навчання або підтримку, які можуть знадобитися йому від вас або організації для досягнення цих цілей. Завдяки такому спільному підходу працівник бачитиме у вас партнера, який підтримує, а не суворого керівника, що може навіть підвищити його моральний дух!

Зворотний зв'язок - це постійний процес, а не одноразова подія. Використовуйте інструмент моніторингу співробітників, щоб відстежувати їхній прогрес, а через деякий час заплануйте подальші обговорення, щоб перевірити прогрес і переглянути дані моніторингу. Бачити покращення - це неймовірна мотивація для працівників! Але якщо прогрес мінімальний або надто повільний, це знак, що потрібно скоригувати та вдосконалити план дій.

Побудова конструктивного зворотного зв'язку на основі даних моніторингу не лише збагачує індивідуальні оцінки ефективності об'єктивною інформацією та полегшує роботу керівника. Це також допомагає створити прозору та сильну культуру, орієнтовану на зростання. Зворотний зв'язок, заснований на об'єктивній інформації, змушує працівників брати на себе відповідальність за свою роботу та розвиток. Він відходить від суб'єктивної критики і переходить до спільного розуміння ефективності та потенціалу.