Професійна культура: Як боротися із запізненнями?

Що робити з "запізнювачами"? Наскільки ефективно видавати електронні перепустки і віднімати хвилини запізнень із заробітної плати або ввести правило, що кожен співробітник, який запізнився, повинен покласти в банку 5 доларів? Що ще можна використовувати для дисциплінування таких працівників: запровадити бесіди з керівником, догану, карикатуру, а може, не звертати уваги? Директор програми МВА "Інновації в управлінні" Емілі Рід розповіла CleverControl, як і коли карати співробітників за запізнення.

Перш за все, звичайно, потрібно вивчити контекст ситуації, без чого неможливо прийняти правильне рішення. Кожен вид діяльності, кожна ринкова ситуація, кожна професійна культура є унікальною. Тому нам потрібно обговорити, як поводитися із запізненнями, в різних ситуаціях, коли...

Не можна не погодитися з тим, що якщо офіс відкривається о 10 ранку, то секретар має бути готовий відповідати на дзвінки о 9:59.

Єдиний продавець в магазині повинен бути присутнім на робочому місці з 9 ранку до 21 вечора, якщо про це зазначено на інформаційній вивісці.

Пілот не може запізнитися на рейс.

Як правило, таку вимогу дисципліни, в силу здорового глузду, легко контролювати, адже вона є зрозумілою, практичною і не викликає жодних сумнівів. Влаштовуючись на роботу, виконання якої відбуватиметься в чітких часових межах, майбутній працівник розуміє, що пунктуальність є його основним ключовим показником ефективності.

Оскільки дисципліна, в даному випадку, безпосередньо пов'язана з якістю товарів і послуг (а отже, з лояльністю клієнтів і економічною життєздатністю компанії), немає сенсу витрачати час на карикатури, штрафи та інші "хитрощі". Можна дозволити працівнику запізнитися один-два рази, мотивуючи це форс-мажором або якимись непередбачуваними обставинами, але на третій раз його можна сміливо звільняти.

Кожна вихована людина знає, що змушувати когось чекати - неввічливо.

Однаково неввічливо запізнюватися на зустріч з клієнтами і з колегами, або на прийом до лікаря, або в салон краси.

У всіх компаніях є свій культурний код: в одних притримають перед вами двері і посміхнуться, в інших - просто пробурмочуть щось у відповідь на ваше "Дякую, до побачення!". Культурний код можна і потрібно змінювати цілеспрямованими діями, враховуючи, що з ввічливими людьми приємніше бути поруч.

З такими людьми приємніше спілкуватися в неформальній обстановці, дружити, краще пізнавати один одного і більше довіряти один одному, якщо ви колеги.

У них приємніше купувати і слухати їхні акційні пропозиції, якщо ти є їхнім клієнтом. Це означає, що клієнтам і партнерам буде приємніше працювати з тим, хто має "ввічливість королів".

Ввічливість добре окупається, а повага до чужого часу є проявом ввічливості. Тому просити співробітників дотримуватися часових домовленостей необхідно, і це також раціонально зі зрозумілих причин.

Чи варто карати колег, які не визнають цього правила етикету? Швидше за все, штрафи і догани будуть марними. Але, безумовно, необхідно прямо говорити про те, що запізнення на зустрічі неприпустимі, а також про те, що нездатність співробітника визнати "культурний код" компанії ставить під сумнів його майбутнє в компанії. Пунктуальна більшість - найкращий помічник у вихованні непунктуальної меншості: коли ввічливість стає загальноприйнятою соціальною нормою, люди намагатимуться її дотримуватися, щоб "бути хорошими".

Якщо результати роботи Ваших співробітників не залежать безпосередньо від того, коли вони починають свій робочий день - о 10:00 чи о 10:30, то навіщо вимагати від них пунктуальності? Можливо, тому, що Вас в цілому не влаштовує якість і кількість роботи працівників та їх ставлення до неї?

Клієнтів менше, ніж могло б бути, продажі падають. Менеджерів з продажу це, здається, не хвилює: вони продовжують ходити по офісу, як ні в чому не бувало, обговорюючи, як проведуть свої вихідні. Ви навіть близько не наблизилися до комерційних та інших цілей компанії... але яких саме?!

На жаль, в компаніях без оцифрованих цілей і завдань хрестовий похід за дисципліну часто перетворюється на спосіб керівника сказати: "Ви погано працюєте!".

Як правило, працівники не погоджуються: вони самі вважають, що працюють на "відмінно" або навіть "добре". Але говорити про роботу на рівні суб'єктивних оцінок неефективно, необхідно вводити чіткі, очевидні метрики, які визнаються обома сторонами, наприклад:

Ми добре працюємо, якщо:

• Кожного кварталу наші продажі зростають на величину "х"%;

• Плинність торгового персоналу не перевищує значення "y";

• Щомісяця ми звіряємося з річним планом завдань, щоб переконатися, що дотримуємося графіка: реалізуємо корпоративні проекти в заданому темпі, вибудовуємо бізнес-процеси, тестуємо нові продукти тощо.

Зверніть увагу, що в прикладі наведені не тільки економічні показники, а й показники запланованої заздалегідь якісної еволюції компанії!

У цьому випадку з підлеглими слід розмовляти не на кшталт "Чому ти запізнився?", а на кшталт "Що ми можемо зробити, щоб рухатися вперед згідно з нашим амбітним планом?".

Навряд чи виконання плану залежить від тридцяти хвилин роботи, чи не так? Скоріше від знань, навичок і, звичайно, мотивації.

У тому-то й річ, що компаніям потрібні не стільки "дисципліновані" працівники, скільки ті, які працюють ефективно. І керівників турбує не стільки те, що співробітники запізнюються в офіс на 15 хвилин, скільки те, що вони роблять недостатньо. Вони не віддаються роботі повністю. А хто віддається? Може, діти, які грають у дворі в якусь розважальну гру? Можливо. Їх не потрібно переконувати прийти на гру раніше, проблема швидше за все в іншому - батьки не можуть затягнути їх додому.

Або взяти, наприклад, молодих "ботаніків" у стартап-компанії, які намагаються створити щось таке, чого ніхто не розуміє, але що незабаром змінить світ? Ці хлопці приходять до свого гаража рано-вранці, і ними керує зовсім не бажання уникнути штрафу за запізнення.

Ми навряд чи запізнимося в кіно, на важливу лекцію чи цікаву професійну конференцію, адже ми хочемо прийти туди, щоб розважитися і отримати знання!

Кожен з нас хоча б раз у житті займався улюбленою справою, і всі ми знаємо, що коли потрібно, то прийдеш раніше, щоб отримати задоволення від роботи. Тому компаніям варто зосередитися не на боротьбі з запізненнями, а на тому, щоб зробити умови праці комфортними та продуктивними, а також на пошуку людей, які дійсно люблять свою професію, людей, які відчувають глибоку психологічну потребу працювати на повну силу.

Саме тому в світі з'являється все більше компаній, в яких немає покарання за запізнення, і більше того, не існує самого поняття запізнення. Ці компанії не ставлять перед собою завдання контролювати робочий час. Замість цього вони намагаються створити середовище, в якому людям хочеться бути, перебувати, грати, вигадувати, діяти!

Ми захоплюємося їхньою культурою, а іноді вона нас дивує: мій знайомий нещодавно влаштувався на роботу в американський офіс однієї транснаціональної компанії. Він з гумором розповідає про те, як на своє запитання про робочий час не зміг отримати жодної іншої відповіді, окрім "Було б чудово, якби ви приходили десь між восьмою і десятою...".

Він багато працює, щоб добре виконувати свою роботу. Йому це подобається.

Його керівник лише ламає голову над тим, як змусити його брати більше вихідних.

Компанія докладає максимум зусиль, щоб таких співробітників, як мій друг, відбирали в усьому світі, і щоб бути привабливою для них.

Такі компанії зазвичай не мають проблем із затримками. Але бувають ситуації, коли...

Так вже склалося, що функція контролю є сутністю ідентифікації "управлінця".

Такий керівник є прихильником суворо ієрархічної - зверху донизу - моделі компанії і знає, що його основними інструментами управління є насуплений погляд і наказовий голос.

Іноді навіть не тому, що щось йде не так. Просто керівник вважає, що як тільки він розслабиться, настане хаос.

Позбавте такого керівника атрибутів авторитарного стилю управління, змусьте його спілкуватися з підлеглими на рівних - і він миттєво відчує свою слабкість.

На жаль, ці керівники часто не володіють ніякими іншими управлінськими навичками, окрім "спостереження". Вони не займаються проектуванням бізнес-системи, розробкою бізнес-стратегії, не вивчають клієнтів або галузь і не досягають успіху як коучі для менеджерів середньої ланки ... На жаль, це найсумніший і майже нерозв'язний контекст боротьби з запізненнями: коли керівник зайнятий дисципліною, тому що... ну а що йому ще контролювати?

"Управління запізненнями" не має універсального набору правильних інструментів. М'якість в деяких ситуаціях переростає у вседозволеність, що коштує компанії прибутку, клієнтів і завдає репутаційної шкоди.

Жорсткість в іншій ситуації призводить до прихованого саботажу, приховування знань, дрібної помсти, особливо якщо для такої жорсткості немає об'єктивних причин.

Водночас, важко знайти менш продуктивну культуру, ніж "культура дитячого садка", коли розклад визначають "дорослі", а "діти" йому підкоряються.

Що робити? Проаналізувати проблему у всій її складності, включаючи корпоративну культуру, бізнес-процеси, ієрархію та управлінські навички. Тільки в цьому випадку ви зможете спроектувати рішення, яке буде ефективним саме для вашої компанії!

Хорошим способом підтримання дисципліни та контролю запізнень є моніторинг працівників. Програмне забезпечення для моніторингу буде відслідковувати, коли працівник прийшов і пішов, скільки часу він провів на роботі. Це буде особливо зручно для офісів, де графік роботи співробітників гнучкий, оскільки заощадить багато часу керівника на контролі відвідуваності. При цьому програмне забезпечення буде набагато менш стресовим методом контролю для працівників, ніж безпосередній контроль керівника. Сучасний ринок пропонує безліч рішень для контролю робочого часу співробітників на будь-який смак і бюджет. Якщо ви хочете дізнатися, як обрати найкраще для вашої компанії, перегляньте наш гід.