Професійна культура: Як боротися із запізненнями?

What to do with the “latecomers”? How effective is issuing electronic access cards and subtracting minutes of lateness from wages or introducing the rule that every employee who is late should put $5 in a jar? What else can you use to discipline such employees: introduce talks to the manager, reprimanding, caricaturing, or maybe, not paying attention? Director of the MBA program "Innovation in Management" Emily Reid told CleverControl how and when to punish employees for being late.

Перш за все, звичайно, потрібно вивчити контекст ситуації, без чого неможливо прийняти правильне рішення. Кожен вид діяльності, кожна ринкова ситуація, кожна професійна культура є унікальною. Тому нам потрібно обговорити, як поводитися із запізненнями, в різних ситуаціях, коли...

Не можна не погодитися з тим, що якщо офіс відкривається о 10 ранку, то секретар має бути готовий відповідати на дзвінки о 9:59.

Єдиний продавець в магазині повинен бути присутнім на робочому місці з 9 ранку до 21 вечора, якщо про це зазначено на інформаційній вивісці.

Пілот не може запізнитися на рейс.

Як правило, таку вимогу дисципліни, в силу здорового глузду, легко контролювати, адже вона є зрозумілою, практичною і не викликає жодних сумнівів. Влаштовуючись на роботу, виконання якої відбуватиметься в чітких часових межах, майбутній працівник розуміє, що пунктуальність є його основним ключовим показником ефективності.

Since the discipline, in this case, is directly linked to the quality of goods and services (and consequently to customer loyalty and economic viability of the company) there is no point in wasting time on caricatures, fines and other "tricks". You can allow an employee to be late one or two times excusing it with force majeure or some unexpected circumstances, but the third time you are safe to dismiss him or her.

Кожна вихована людина знає, що змушувати когось чекати - неввічливо.

Однаково неввічливо запізнюватися на зустріч з клієнтами і з колегами, або на прийом до лікаря, або в салон краси.

All companies have their own cultural code: in some, they will hold the door before you and smile, in others – just mumble something in response to your "Thank you, goodbye!" The cultural code can and should be changed with deliberate action considering that politer people are nicer to be around.

З такими людьми приємніше спілкуватися в неформальній обстановці, дружити, краще пізнавати один одного і більше довіряти один одному, якщо ви колеги.

У них приємніше купувати і слухати їхні акційні пропозиції, якщо ти є їхнім клієнтом. Це означає, що клієнтам і партнерам буде приємніше працювати з тим, хто має "ввічливість королів".

Ввічливість добре окупається, а повага до чужого часу є проявом ввічливості. Тому просити співробітників дотримуватися часових домовленостей необхідно, і це також раціонально зі зрозумілих причин.

Should you punish the colleagues who do not recognize this etiquette rule? Most likely, fines and reprimands will be useless. But it is, of course, necessary to talk directly about the fact that being late to meetings is unacceptable, as well as the fact that the employee's inability to recognize company’s "cultural code" brings his or her future in the company into question. A punctual majority is the best helper in educating the unpunctual minority: when politeness becomes a generally accepted social norm, people will try to adhere to it to "be good."

Якщо результати роботи Ваших співробітників не залежать безпосередньо від того, коли вони починають свій робочий день - о 10:00 чи о 10:30, то навіщо вимагати від них пунктуальності? Можливо, тому, що Вас в цілому не влаштовує якість і кількість роботи працівників та їх ставлення до неї?

Клієнтів менше, ніж могло б бути, продажі падають. Менеджерів з продажу це, здається, не хвилює: вони продовжують ходити по офісу, як ні в чому не бувало, обговорюючи, як проведуть свої вихідні. Ви навіть близько не наблизилися до комерційних та інших цілей компанії... але яких саме?!

Alas, in companies without digitized goals and objectives the crusade for discipline often becomes manager’s way to say "You are working badly!"

As a rule, employees do not agree: they themselves believe that they work "fine" or even "well." But it is ineffective to talk about work on the level of subjective assessment, it is necessary to introduce clear, obvious metrics that are recognized by both sides, for example:

Ми добре працюємо, якщо:

• Each quarter, our sales grow for the "x"% value;

• Turnover of sales staff does not exceed the "y" value;

• Щомісяця ми звіряємося з річним планом завдань, щоб переконатися, що дотримуємося графіка: реалізуємо корпоративні проекти в заданому темпі, вибудовуємо бізнес-процеси, тестуємо нові продукти тощо.

Зверніть увагу, що в прикладі наведені не тільки економічні показники, а й показники запланованої заздалегідь якісної еволюції компанії!

In this case, you should talk with the subordinates not like "Why are you late?", but rather "What can we do to move forward in line with our ambitious plan?"

Навряд чи виконання плану залежить від тридцяти хвилин роботи, чи не так? Скоріше від знань, навичок і, звичайно, мотивації.

That's the point: companies need not so much "disciplined" employees but those who work efficiently. And managers are concerned not so much with the fact that the employees come to the office 15 minutes late, but the fact that they do not do enough. They do not commit themselves to work completely. But who does? Maybe children playing some entertaining game in a courtyard ? Perhaps. They do not need to be convinced to come to the game earlier, the problem is most likely the opposite – parents cannot drag them home.

Or take for example young "nerds" in a startup company who are trying to create something that no one understands but that thing will soon change the world? These guys come to their garage early in the morning, and they are not motivated by a desire to avoid the penalty for lateness.

Ми навряд чи запізнимося в кіно, на важливу лекцію чи цікаву професійну конференцію, адже ми хочемо прийти туди, щоб розважитися і отримати знання!

Кожен з нас хоча б раз у житті займався улюбленою справою, і всі ми знаємо, що коли потрібно, то прийдеш раніше, щоб отримати задоволення від роботи. Тому компаніям варто зосередитися не на боротьбі з запізненнями, а на тому, щоб зробити умови праці комфортними та продуктивними, а також на пошуку людей, які дійсно люблять свою професію, людей, які відчувають глибоку психологічну потребу працювати на повну силу.

Саме тому в світі з'являється все більше компаній, в яких немає покарання за запізнення, і більше того, не існує самого поняття запізнення. Ці компанії не ставлять перед собою завдання контролювати робочий час. Замість цього вони намагаються створити середовище, в якому людям хочеться бути, перебувати, грати, вигадувати, діяти!

We admire their culture and sometimes it surprises us: a friend of mine recently got a job at an American office of one multinational company. He comically tells the story of how he was not able to get any other answer to his question about his working hours except for "It would be great if you would come somewhere between eight and ten..."

Він багато працює, щоб добре виконувати свою роботу. Йому це подобається.

Його керівник лише ламає голову над тим, як змусити його брати більше вихідних.

Компанія докладає максимум зусиль, щоб таких співробітників, як мій друг, відбирали в усьому світі, і щоб бути привабливою для них.

Такі компанії зазвичай не мають проблем із затримками. Але бувають ситуації, коли...

It just so happens, that the function of control is the essence of the identification of the "manager".

Такий керівник є прихильником суворо ієрархічної - зверху донизу - моделі компанії і знає, що його основними інструментами управління є насуплений погляд і наказовий голос.

Іноді навіть не тому, що щось йде не так. Просто керівник вважає, що як тільки він розслабиться, настане хаос.

Позбавте такого керівника атрибутів авторитарного стилю управління, змусьте його спілкуватися з підлеглими на рівних - і він миттєво відчує свою слабкість.

Unfortunately, these managers often do not have any other managerial skills except "surveillance". They are not engaged in the design of a business system, the development of a business strategy, do not study the customers or the industry and do not succeed as coaches for middle managers ... Alas, this is the saddest and almost insoluble context of struggle with the struggle of lateness: when the manager is busy with discipline because... well, what else should he or she control?

"Management of lateness" has no universal set of the right tools. Softness in some situations turns into permissiveness, which costs the company its profits, customers and causes reputational damage.

Жорсткість в іншій ситуації призводить до прихованого саботажу, приховування знань, дрібної помсти, особливо якщо для такої жорсткості немає об'єктивних причин.

At the same time, it is hard to find a less productive culture than the “culture of the kindergarten”, when the schedule is defined by the "adults" and the "children" are subjected to it.

Що робити? Проаналізувати проблему у всій її складності, включаючи корпоративну культуру, бізнес-процеси, ієрархію та управлінські навички. Тільки в цьому випадку ви зможете спроектувати рішення, яке буде ефективним саме для вашої компанії!

Хорошим способом підтримання дисципліни та контролю запізнень є моніторинг працівників. Програмне забезпечення для моніторингу буде відслідковувати, коли працівник прийшов і пішов, скільки часу він провів на роботі. Це буде особливо зручно для офісів, де графік роботи співробітників гнучкий, оскільки заощадить багато часу керівника на контролі відвідуваності. При цьому програмне забезпечення буде набагато менш стресовим методом контролю для працівників, ніж безпосередній контроль керівника. Сучасний ринок пропонує безліч рішень для контролю робочого часу співробітників на будь-який смак і бюджет. Якщо ви хочете дізнатися, як обрати найкраще для вашої компанії, перегляньте наш гід.