Як спланувати свій день, якщо ви не встигаєте за графіком

Багато творчих людей виступають проти будь-яких правил, відкидають саму ідею планування і в результаті їх життя втрачає таку бажану гармонію.

Якщо ви є такою людиною і не готові мати справу з рутиною, саме час відмовитися від ідеї організовувати свій час за чиїмись правилами і підвищувати особисту ефективність, слідуючи власному творчому темпу, ритму життя та його пульсу.

Дизайнер і автор книг про дизайн Стівен Бредлі якось зауважив: "Знаєте ви про це чи ні, але дизайн завжди має свій внутрішній ритм. Він наповнює простір сенсом і створює певний настрій. Саме через ритм люди можуть оцінити дизайн".

Якщо такий підхід вам знайомий, то я поділюся деякими ідеями, які я набув протягом свого професійного життя та досвіду роботи тренером з тайм-менеджменту. Вони допоможуть вам ефективно розподіляти час, який ви маєте, а також свої сили, інтереси та завдання.

Зазвичай за місяць людина встигає зробити більше, якщо не планує занадто багато. Природний ритм більшості людей підказує, що за місяць можна завершити один великий проект або досягти однієї особистої мети. Це не означає, що весь місяць потрібно присвятити тільки цій меті або проекту, іноді доводиться займатися і більш складними питаннями, такими як, наприклад, вибір і установка нового програмного забезпечення або організація простору в студії. Запланувавши на місяць три таких питання, ви навряд чи досягнете успіху в будь-якому з них. Однак, якщо ви присвятите місяць одному певному завданню, то, швидше за все, закінчите його або будете близькі до завершення. Візьміть до уваги цей місячний ритм, і ви отримаєте більше задоволення.

Крім того, слід враховувати, як розподіляються ваші сили і енергія протягом тижня. Винятки, звичайно, можливі, але більшість людей здатні здійснити не більше двох поїздок на місяць і не збитися з ритму. Врахуйте також емоційні витрати на організацію вечірок або прийом гостей. Все це вносить у ваше життя приємну різноманітність, але вибиває з ритму, особливо коли виняток перетворюється на правило.

Проекти, зустрічі, необхідна робота змінюються з тижня в тиждень, але варто вловити той ритм тижня, який буде найбільш підходящим для вашої діяльності. Думайте як дизайнер: створіть проект, а потім модифікуйте свій графік відповідно до певного проекту (в даному випадку - робочого тижня).

Після довгих експериментів я встановив для себе наступний ідеальний ритм:

• У понеділок вранці є кілька "вступних" годин, які я присвячую складанню тижневого плану та обробці інформації, зібраної за вихідні.

• У середу в другій половині дня я повністю зайнятий основним проектом. Весь тиждень я зайнятий дрібницями, але коли мені потрібно зосередитися на важливій роботі - наприклад, написанні книги - краще звільнити півдня від зустрічей. Тоді я йду в улюблену кав'ярню і працюю, не відволікаючись і без перерв. Відзначу тут два головних плюси: робота триває і водночас я маю невеликий відпочинок від повсякденної рутини.

• Підготовка до вихідних у п'ятницю ввечері. Приблизно три години приділяю завершенню всіх справ, які вимагали більше часу, ніж я очікував, розбираюся з платежами і рахунками, з якими краще було б розібратися до вихідних.

Щонайменше один вечір протягом тижня присвячую вирішенню особистих проблем або відпочинку. Я надзвичайно комунікабельний, але навіть екстравертам час від часу потрібен вихідний.

Звичайно, всі ці пункти можна поміняти місцями і скоригувати в будь-який момент. Але я віддаю перевагу саме такому ритму, оскільки він дозволяє отримати максимальне задоволення від виконаної роботи і вирушити на вихідні, присвячені сім'ї та відпочинку.

Ще нікому не вдалося створити універсальну формулу розпорядку дня. Хтось уникає перевіряти електронну пошту вранці, хтось рекомендує робити все з точністю до навпаки. Суть в тому, щоб чесно зізнатися, як найкраще розподілити 24 години для максимальної ефективності особисто для вас.

Що стосується мене, то першу годину-півтори я присвячую плануванню свого дня, електронній пошті та невеликим терміновим завданням, потім зосереджуюсь на більш складній роботі. З 10 до 11 години ранку відповідаю на дзвінки клієнтів. На зустрічі я вважаю за краще витрачати не більше чотирьох годин на день, а останні півгодини залишаю на підбиття підсумків. Деякі з моїх клієнтів вважають за краще перевіряти ранкову електронну пошту буквально пару хвилин, а потім зосередитися на основній роботі до обіду. Після обідньої перерви вони домовляються про зустрічі або вирішують термінові завдання.

Необхідно вказати на свої особисті переваги: коли ви найбільш сконцентровані, коли вам найзручніше домовлятися про зустрічі, а який час варто присвятити обробці складної інформації та складанню планів для руху в потрібному напрямку.

Будьте чесними з собою - дозвольте собі витратити час на коригування щоденного плану, інакше ви завжди будете "бігти за графіком" і шкодувати про те, що не встигли зробити.

Наприклад, день перед відпусткою і день після неї розумно присвятити приведенню в порядок своїх справ і не призначати на ці дні ніяких зустрічей. Буде правильно, якщо півдня після конференції або іншого великого заходу ви присвятите зміцненню особистих зв'язків, знайомствам і перегляду своїх записів - тільки так можна отримати максимум користі від події, що відбулася. Одна моя знайома якось сказала мені, що після конференції в іншому місті вона вважає за краще летіти додому вранці, а не ввечері. Ніч у готелі дає їй можливість закінчити всі справи перед поверненням додому. І пам'ятайте: чим яскравіше подія протистоїть вашому звичному розпорядку дня, тим більше часу вам знадобиться для відновлення нормального робочого ритму.

Налаштуйте свій місячний, тижневий і добовий ритм, і ви отримаєте необхідний порядок у роботі і стільки ж необхідної гнучкості в прийнятті рішень. Настав час з'ясувати, який темп і ритм підходить особисто вам.