Моніторинг ефективності співробітників: Перевірені стратегії для підвищення продуктивності та залученості

Моніторинг співробітників став звичною практикою для сучасного бізнесу. За даними Resume Builder , Resume Builder, 79% компаній, що працюють в офісі, відстежують відвідуваність співробітників, а 37% віддалених організацій спостерігають за працівниками понад 4 години на день за допомогою відеоспостереження. Forbes , повідомляє, що 43% працівників перебувають під наглядом своїх роботодавців, які відстежують їхню інтернет-активність; 73% менеджерів, зберігати повідомлення, електронні листи та дзвінки для майбутніх оцінок ефективності.

Моніторинг працівників приносить значні переваги - від найочевиднішого підвищення продуктивності до покращення комунікації. Моніторинг ефективності роботи співробітників виявляє сфери, в яких працівники можуть відчувати труднощі, розкриває індивідуальні сильні та слабкі сторони, а також сприяє зворотному зв'язку та прийняттю рішень на основі даних. Але як здійснювати моніторинг продуктивності працівників, щоб отримати від нього максимум користі?

Звичайно, нав'язливий характер моніторингу працівників є предметом дискусій, і це справедливо. Працівники в усьому світі повинні мати право давати згоду на те, що за ними стежать, і компанії повинні дотримуватися цієї вимоги, водночас гарантуючи, що моральний дух працівників не буде скомпрометований у процесі моніторингу - саме тому

У цій статті ми розглянемо ключові компоненти ефективного моніторингу ефективності роботи співробітників, кращі практики, ролі керівника та інструменти.

Перш ніж заглиблюватися в те, як, слід відповісти на не менш важливе питання: хто повинен контролювати ефективність роботи співробітників? Першою очевидною відповіддю буде керівник компанії, але насправді все не так просто. Якщо власники невеликих стартапів можуть керувати всіма членами команди та процесами, то керівники середнього та великого бізнесу не можуть відслідковувати ефективність самостійно (якщо вони не суперкомп'ютери, звісно). У цьому випадку відповідальність за моніторинг роботи співробітників лягає на кілька ролей в організації, залежно від розміру та структури компанії.

Зазвичай, безпосередні керівники та менеджери відповідають за щоденне відстеження ефективності роботи. Менеджери стежать за виконанням завдань, продуктивністю та загальною якістю роботи, забезпечуючи відповідність цілям компанії.

Відділ кадрів є очевидним вибором для відстеження довгострокової продуктивності працівників. HR-відділи можуть відстежувати продуктивність за допомогою формальних атестацій, встановлюючи ключові показники ефективності та керуючи загальним розвитком співробітників. HR гарантує, що оцінка ефективності є справедливою, прозорою та допомагає спрямовувати професійне зростання.

Керівники відділів можуть бачити загальну картину, а тому ідеально підходять для відстеження ефективності роботи всієї команди, а не окремих співробітників. Їхнє завдання - забезпечити досягнення цілей відділу, а також підтримати і заохотити працівників, які не досягають поставлених цілей.

Нарешті, за участю працівники Участь працівників у моніторингу їхнього прогресу та результатів є дуже ефективною практикою. Самооцінка та відстеження особистої ефективності дозволяють працівникам взяти на себе відповідальність за свій розвиток та продуктивність.

Коротше кажучи, розподіл обов'язків з моніторингу ефективності роботи співробітників між керівниками, HR-спеціалістами та керівниками відділів, а також заохочення самоконтролю співробітників може зменшити навантаження, пов'язане з моніторингом, і створити збалансований підхід, який сприятиме підзвітності, зростанню та залученню співробітників.

За даними Folks RH , менеджери витрачають близько 210 годин, або трохи більше 26 робочих днів, на управління продуктивністю. Незважаючи на таку велику кількість часу, 90% оцінок продуктивності є неефективними. Така неефективність гальмує прогрес компанії і сильно впливає на утримання персоналу: 24% працівників готові звільнитися через неефективне оцінювання ефективності та відсутність визнання. Тож, як контролювати ефективність роботи співробітників з максимальною користю для компанії? Ось ключові стратегії.

Folks RH повідомляє, що 65% працівників хочуть більше ясності у своїх робочих цілях, завданнях та обов'язках. Неможливо очікувати високої продуктивності від працівника, який не знає свого кола обов'язків і того, що від нього очікується. Чіткі цілі допомагають працівникам зосередитися на завданнях, які відповідають цілям організації. Крім того, залучення працівників до постановки цілей підвищує їхню мотивацію в 3,6 рази.

Коли працівники не впевнені у своїх обов'язках, вони можуть вагатися, переосмислювати свої дії або постійно шукати роз'яснень і схвалення. Встановлення чітких очікувань усуває двозначність, економить час на зворотній зв'язок, заохочує автономію та підвищує впевненість у собі.

Будьте конкретними і прямими, повідомляючи про обов'язки, цілі та очікування. Надавайте детальні пояснення бажаних результатів і чітко окреслюйте обов'язки та завдання, пов'язані з кожною роллю.

У "The Підхід SMART-цілей це ефективний метод перевірки того, чи є поставлені цілі чіткими, досяжними та приносять цінність для компанії. SMART - це абревіатура, яка розшифровується як:

• Конкретно: Мета повинна чітко окреслювати те, що має бути досягнуто, необхідні кроки та відповідальних осіб;

• Вимірюваний: ви повинні мати критерії для оцінки прогресу та успіху;

• Досяжно: мета має бути реалістичною і досяжною, не надто легкою і не надто амбітною;

• Доречно: мета повинна бути узгоджена з більш широкими бізнес-цілями;

• Обмежений у часі: мета повинна мати кінцевий термін або визначені часові рамки для завершення.

SMART-цілі - це чітка дорожня карта для працівників і керівників, яка гарантує, що всі знають, як виглядає успіх і як його досягти. Вони також підвищують підзвітність і полегшують вимірювання прогресу та результатів.

Одним із кроків у підході SMART-цілей є створення набору чітких і вимірюваних показників ефективності, на які ви будете посилатися під час моніторингу роботи співробітника. Ключові показники зазвичай включають

• виконання завдань

• дотримання термінів

• якість роботи

• ефективність і продуктивність: витрачений час у порівнянні з виробленою продукцією

• відвідуваність

Чіткі та вимірювані показники ефективності полегшують моніторинг продуктивності співробітників і допомагають уникнути суб'єктивізму в процесі оцінювання.

Моніторинг продуктивності працівників можна здійснювати за допомогою комбінації інструментів, метрик і методів, які дають уявлення про те, наскільки ефективно працівники використовують свій час і ресурси. Залежно від поставлених цілей та обраних метрик, ви можете відстежувати продуктивність працівників за допомогою програм для відстеження часу, управління завданнями та моніторингу працівників.

Управління проектами Такі платформи, як Trello, Asana та Jira, дозволяють призначати завдання, розподіляти навантаження, встановлювати дедлайни та відстежувати виконання завдань і прогрес проекту в режимі реального часу. Інструменти управління проектами - це зручний спосіб побачити загальну картину проекту і те, наскільки продуктивними є члени команди з плином часу.

Додатки для відстеження часу, такі як Toggl, Time Doctor та Hubstaff, призначені для моніторингу того, скільки часу працівник витрачає на кожне завдання. Залежно від функціоналу програми, тайм-трекери можуть фіксувати, скільки часу людина витрачає на завдання чи проєкт, як довго вона користується певним додатком чи сайтом, відстежувати прогули тощо. На основі цієї інформації програма може розраховувати заробітну плату, витрати на проекти та бюджети, а також допомагати виявляти високоефективних працівників і тих, хто не справляється з роботою.

Рішення для моніторингу співробітників, такі як CleverControl , Insightful, ActivTrak та Insightful відстежують продуктивність працівників і те, наскільки ефективно людина розподіляє свій робочий час. Ці програми відстежують активність працівника на робочому комп'ютері, наприклад, використовувані програми та веб-сайти, пошукові запити, час простою та активності, початок і кінець роботи та багато іншого. Потім рішення аналізує зібрані дані і представляє їх у вигляді статистики та журналів, цінних для оцінки ефективності роботи.

Яке б рішення ви не обрали, впроваджуйте його відкрито та пояснюйте його мету співробітникам, щоб уникнути зайвого стресу та тиску. Вивчіть державні та місцеві закони, щоб переконатися, що ваша політика моніторингу відповідає вимогам законодавства про конфіденційність.

Стаття Folks RH показує, що 69% компаній проводять лише щорічну або дворічну оцінку ефективності роботи. 19% працівників отримують зворотній зв'язок лише раз на рік. Водночас 80% працівників надають перевагу регулярному зворотному зв'язку, а не щорічному оцінюванню ефективності. Щорічне оцінювання часто стає джерелом стресу для працівників, оскільки вони не знають, чого очікувати. Натомість регулярний зворотний зв'язок, індивідуальні зустрічі, рецензії колег та інші методи зворотного зв'язку допомагають працівникам проаналізувати свою роботу, визначити сфери для вдосконалення та отримати цінні оцінки від колег і керівників.

Проводьте офіційну оцінку результатів діяльності щонайменше двічі на рік. Ці огляди повинні зосереджуватися на конкретних, дієвих відгуках і можливостях розвитку, а не просто на критиці минулих результатів. Регулярний конструктивний зворотний зв'язок може підвищити продуктивність, зменшити плинність кадрів на 14,9% та підвищити залученість працівників: 65% працівників залучені, коли компанії використовують постійний зворотний зв'язок та інші сучасні практики.

Залученість є життєво важливою для продуктивності працівників: залучені працівники з більшою ймовірністю будуть продуктивними, вмотивованими та відданими своїй роботі. За даними Gallup , Компанії з високою культурою залученості працюють краще: вони мають вищий рівень залученості клієнтів, на 17% вищу продуктивність, меншу плинність кадрів, менше нещасних випадків і на 21% вищу прибутковість. Якщо ваші співробітники не досягають високих результатів, варто перевірити рівень їхньої залученості - швидше за все, він низький. Але як відстежувати залученість працівників? Ось кілька ефективних методів.

Опитування працівників та перевірка пульсу

Регулярні опитування (наприклад, опитування залученості працівників або пульсові опитування) можуть допомогти отримати зворотній зв'язок про те, як працівники ставляться до своїх ролей, керівництва та загального робочого середовища.

Інструменти та платформи зворотного зв'язку

Використовуйте такі інструменти, як Officevibe або CultureAmp, які дозволяють працівникам регулярно надавати зворотній зв'язок. Ці інструменти можуть відстежувати показники залученості та допомагати менеджерам виявляти тенденції, що вказують на розгубленість.

Відстеження участі у зустрічах та ініціативах

Моніторинг того, як часто співробітники беруть активну участь у зустрічах, тренінгах чи ініціативах компанії, може показати рівень їхньої залученості. Залучені працівники з більшою ймовірністю будуть пропонувати ідеї та співпрацювати.

Моніторинг робочих звичок і продуктивності

Інструменти моніторингу працівників та управління проектами можуть виявити рівень залученості. Неактивні працівники часто демонструють нижчу продуктивність, більше прогулів і меншу участь у спільних зусиллях.

Зустрічі один на один

Регулярні індивідуальні зустрічі дозволяють керівникам дізнаватися про самопочуття співробітників, їхні кар'єрні прагнення та проблеми, з якими вони можуть зіткнутися. Персоналізована увага зміцнює стосунки та допомагає керівникам оцінити рівень залученості в реальному часі.

Моніторинг ефективності роботи співробітників є критично важливим компонентом успішного ведення сучасного бізнесу. Він надає цінну інформацію, яка допомагає підвищити продуктивність, покращити комунікацію та забезпечити відповідність роботи співробітників цілям компанії.

Ефективний моніторинг співробітників - це більше, ніж просто відстеження активності. Це створення дорожньої карти до успіху з чіткими цілями, вимірюваними показниками ефективності, інструментами та методами відстеження продуктивності, а також дієвим зворотним зв'язком, спрямованим на вдосконалення, а не на критику минулих невдач. Ці практики, якщо вони застосовуються прозоро і з правильними намірами, сприяють підзвітності, залученню та зростанню, що в кінцевому підсумку призводить до покращення індивідуальної та організаційної ефективності.