Управління віддаленими командами: Програмне забезпечення для моніторингу співробітників та стратегії для успіху

Дистанційна робота не втрачає своєї популярності. Згідно з нещодавнім дослідженням Pew Research Center дослідження, Приблизно 22 мільйони зайнятих американців, або 14% дорослої робочої сили, постійно працюють з дому. (назва посилання: Статистика віддаленої роботи) Очікується, що це число досягне 32,6 мільйона у 2025 році.

На перший погляд, віддалена та гібридна робота - це благословення для працівників і прокляття для роботодавців. Але якщо копнути глибше, то ми побачимо, що такий режим роботи приносить організаціям значну користь.

Компанії отримують доступ до ширшого пулу талантів і можуть наймати фахівців з будь-якої точки світу без географічних обмежень.

Дистанційна робота покращує моральний дух працівників. Згідно з дослідженням Quantum Workplace доповідь, Дистанційна робота допомагає працівникам досягти кращого балансу між роботою та особистим життям і знизити рівень стресу, що призводить до більшої задоволеності роботою та утримання персоналу.

Нарешті, роботодавці можуть значно заощадити на офісних приміщеннях, комунальних послугах та інших операційних витратах.

Однак переваги віддаленої роботи супроводжуються низкою викликів для роботодавців.

Управління віддаленою командою пов'язане з унікальними труднощами, які вимагають ретельного розгляду та стратегічних підходів. Ось ключові виклики віддаленої роботи для роботодавців.

Забезпечити розуміння віддаленими членами команди своїх ролей та обов'язків може бути складніше без регулярної особистої взаємодії. Те саме стосується й оцінки їхньої роботи. Без безпосереднього нагляду менеджери не можуть повністю бачити робочі процеси, точно оцінювати роботу співробітників і надавати своєчасний і конструктивний зворотний зв'язок.

Нарешті, віддалена робота ускладнює дотримання працівниками дедлайнів і виконання завдань.

Як ми вже згадували вище, віддалені працівники демонструють найвищий рівень залученості, хоча такий режим роботи може надихати не всіх. Згідно з опитуванням Pew Research Center, 53% віддалених працівників відчувають себе відірваними від своїх колег, що може призвести до ізоляції та самотності.

Крім того, якщо працівники фізично не присутні в офісі, вони можуть відчувати, що керівництво не помічає їхніх досягнень і внеску. Відчуття невизнання та недооцінки може суттєво вплинути на моральний дух та мотивацію працівників.

Підтримувати зв'язок з колегами та бути в курсі оновлень проекту та актуальних новин життєво важливо як для офісних, так і для віддалених працівників. Однак віддалена робота ускладнює спілкування через різницю в часових поясах, ненадійні інструменти для проведення конференцій, проблеми з підключенням до інтернету та відсутність особистої взаємодії.

Ще одним викликом віддаленої роботи є створення командної культури, що випливає з комунікаційних бар'єрів. Проблеми починаються вже на перших етапах адаптації нового члена команди. Нові співробітники фізично не можуть підійти до свого наставника або колег і попросити про допомогу. Труднощі на перших кроках можуть негативно вплинути на моральний дух працівника та його лояльність до організації.

Створення можливостей для особистого спілкування членів команди, таких як загальноофісні вечірки, дні народження та випадкові зустрічі, також є складним завданням без спільного фізичного простору.

Управління віддаленою командою - складне завдання. Коли співробітники розкидані по різних часових поясах і локаціях, забезпечення продуктивності, підзвітності та згуртованості команди може бути непростим завданням. Ми пропонуємо кілька перевірених стратегій для подолання цих викликів і створення високоефективної команди.

Все починається з мети. Співробітники повинні розуміти, чого від них очікують, їхні обов'язки та цілі. Як керівник, ви можете влаштовувати щотижневі або двотижневі зустрічі, щоб переконатися, що всі перебувають на одній хвилі та в курсі останніх новин і змін.

Технології роблять управління роботою віддаленої команди простим та ефективним. Програмне забезпечення для моніторингу співробітників автоматично відстежує відвідуваність, робочі години та періоди неактивності - працівникові потрібно лише відмічатися на робочому місці.

Але сучасні програми, такі як CleverControl, виходять за рамки простого відстеження часу. CleverControl це потужне програмне забезпечення для моніторингу співробітників, яке допоможе вам вирішити проблеми управління віддаленими командами. Воно збирає детальні дані про активність співробітників і дає уявлення про їхні типові робочі процеси. Наприклад, найновіша функція CleverControl - AI Scoring - може допомогти виявити марнування часу та непродуктивні звички. Потужний штучний інтелект надає індивідуальні оцінки продуктивності з коротким аналізом особистої роботи кожного співробітника. Ці дані чудово допомагають виявити неефективні моменти та сфери для вдосконалення.

Керівник повинен помічати не лише тих, хто не справляється, а й тих, хто досягає найкращих результатів. У віддаленому середовищі легко не помітити досягнення та видатну роботу співробітників. Програмне забезпечення для моніторингу співробітників покликане закрити цю "сліпу зону". Детальні звіти про діяльність та оцінки продуктивності допомагають виявити та належним чином подякувати тим працівникам, які цього заслуговують.

Нарешті, інструменти відстеження також підвищують видимість на робочому місці, мотивуючи працівників більш відповідально ставитися до своєї роботи.

З очей геть - з серця геть? Це не найкраща стратегія управління віддаленою командою. Щоб команда була мотивованою, підзвітною та продуктивною, керівник повинен проводити оцінку ефективності та надавати дієвий зворотній зв'язок.

Збір та аналіз індивідуальних даних про продуктивність вже є складним і трудомістким процесом, а у віддалених умовах він стає ще складнішим через відсутність прямого спостереження. Програмне забезпечення для моніторингу співробітників - чудовий інструмент для оптимізації цього процесу. Воно надає об'єктивні дані про продуктивність, патерни активності та робочий процес і автоматично аналізує їх за лічені секунди. Ці дані стануть чудовим підґрунтям для зворотного зв'язку.

Щоб проводити ефективну оцінку ефективності роботи у віддаленому середовищі, розгляньте можливість використання інструментів відеоконференцій для особистих обговорень замість електронних листів і повідомлень у чаті. Регулярні перевірки та особисті зустрічі допоможуть вирішити потенційні проблеми та занепокоєння.

У віддаленому середовищі важливість комунікації зростає вдесятеро. Регулярні зустрічі за розкладом, такі як щотижневі командні наради, допомагають тримати всіх в курсі подій та бути поінформованими. Хоча письмове спілкування є зручним, особиста взаємодія за допомогою інструментів відеоконференцій, таких як Zoom або Microsoft Teams, може сприяти зміцненню відносин і глибшому взаєморозумінню. Відеодзвінки дозволяють використовувати невербальні сигнали, такі як міміка і мова тіла, що робить спілкування більш особистим. Таким чином, працівники відчуватимуть більший зв'язок зі своїми колегами та керівництвом.

Однак важливо збалансувати частоту зустрічей та їхню корисність. Будемо відвертими, нескінченні Zoom-зустрічі стали мемом серед віддалених працівників. Якщо ви проводите по п'ять зустрічей на день, коли ви встигаєте виконувати свої завдання? Відповідь може полягати в поєднанні синхронної та асинхронної комунікації. Асинхронні інструменти, такі як Slack або Jira, можна використовувати для швидких оновлень, запитань та обміну файлами, зменшуючи потребу в постійному спілкуванні в режимі реального часу. Асинхронна комунікація також ідеально підходить для географічно розподілених команд у різних часових поясах. Таким чином, ніхто не повинен жертвувати своїм сном або особистим часом заради робочої зустрічі.

Віддалене середовище робить методи мотивації більш складними. Проте керівник не повинен повністю від них відмовлятися. Одним з ефективних методів є надання співробітникам автономії та свободи розпоряджатися власним часом. Поганий баланс між роботою та особистим життям - бич нашого часу і причина низької задоволеності роботою та професійного вигорання. Свобода вибору робочого часу дозволяє працівникам краще збалансувати особисте життя та робочі обов'язки, що в кінцевому підсумку призводить до підвищення мотивації, задоволеності роботою та продуктивності.

Робота поза офісом не повинна означати відмову від можливостей професійного зростання. Розгляньте можливість надання співробітникам персональних дистанційних курсів та тренінгів, і ви побачите, як зростає їхня мотивація та залученість.

Нарешті, не забувайте про вдячність і визнання. Публічно винагороджуйте досягнення співробітників, навіть найменші. Проста подяка або віртуальна подарункова картка можуть значно підняти моральний дух.

Дистанційна робота не означає, що ви не можете організувати каву-брейк, вікторину чи іншу активність, що згуртовує команду. Тільки в цьому випадку вона буде віртуальною. Наприклад, такі сервіси, як CoffeePals або Mystery Coffee, пропонують зручні платформи для підбору співробітників для віртуальних кава-брейків.

Віртуальні квест-кімнати та дріб'язкові завдання - ще одна чудова активність, яка може зблизити вашу команду. У першому випадку співробітники вирішують головоломки, щоб "втекти" з віртуальної кімнати. У челенджах співробітники об'єднуються в команди, щоб змагатися в дрібницях на різні теми.

Існують десятки віртуальних командних активностей, які ви можете дослідити: книжкові клуби, домашні полювання на сміття, "покажи і розкажи" і навіть шоу талантів. Обирайте ті, що найбільше відповідають індивідуальним особливостям ваших команд, і ви побачите позитивний ефект.

Управління віддаленою командою являє собою унікальний набір викликів, але ці виклики не є нездоланними. Чітка комунікація, інформація від програмного забезпечення для моніторингу співробітників та регулярні перевірки допоможуть організаціям виявити потенційні проблеми та знайти своєчасні рішення. Розвиваючи сильну корпоративну культуру, визнаючи та винагороджуючи співробітників, а також надаючи їм можливості для зростання та розвитку, роботодавці можуть створити процвітаючу віддалену робочу силу, яка є рушієм інновацій та успіху.