Як ми підвищили ефективність роботи співробітників на 15

Компанія, що займається продажем автозапчастин, була незадоволена роботою свого відділу закупівель. Постійні затримки з поставками, відсутність на складі швидкоплинних товарів, погіршення відносин з довгостроковими постачальниками - це лише деякі з причин, що негативно впливали на весь бізнес.

Щоб виправити ситуацію, менеджер із закупівель встановив систему контролю, запропоновану CleverControl, яка спеціалізується на моніторингу співробітників, відстеженні ефективності та оптимізації продуктивності. Після інтенсивного моніторингу компанія змогла визначити сфери, які спричиняли неефективну роботу відділу закупівель, і змогла вжити швидких заходів.

Тому одразу постає питання, як привести свою компанію до успіху і, як наслідок, мотивувати на нього персонал. Чи допоможе в цьому образ ідеального лідера - аутсайдера і мега-драйвера? Так, безперечно. Але чи є він ключовим фактором успіху компанії? Навряд чи. Скільки таких людей ви знаєте особисто? У реальному житті головне, щоб директор розумів потреби персоналу і створював правильну стратегію. Компетентний директор бачить свою місію в підтримці співробітників, але як це зробити найбільш ефективно і нікого не образити?

У всьому департаменті відбулося значне покращення робочих процесів, а їх ефективність зросла на 15%.

Компанія є відомим дилером запасних частин для автомобілів. Вони пишаються довгостроковими відносинами зі своїми постачальниками та послугами, які вони надають своїм клієнтам. Успіх у галузі дозволив їм розширити асортимент продукції та додати відділи з обслуговування клієнтів та логістики. Вони працюють з кількома довгостроковими постачальниками, які мають стратегічне розташування та забезпечують високоякісну продукцію.

Незважаючи на те, що їхній бізнес був успішним, відділ закупівель звинувачували у багатьох проблемах компанії. Часто доставка вантажів затримувалася, що призводило до незадоволених клієнтів і поганої репутації компанії. Відділ також намагався управляти своїми запасами. Були товари, що швидко обертаються, які часто залишалися відсутніми, та інші, які майже не рухалися, що призводило до високого рівня повернень та незадоволених клієнтів.

У зв'язку з цими проблемами керівництво почало уважно стежити за працівниками, які працюють у відділі закупівель. Але на свій подив, вони не побачили жодних ознак проблемної поведінки з боку своїх співробітників. Навпаки, більшість з них, здавалося, працювали безперервно, ніхто не порушував формальної службової дисципліни, ніхто не був розслабленим, і всі незмінно перебували у своїх системах.

Коли керівництво не змогло виявити жодних внутрішніх проблем, воно вирішило вжити заходів і запровадити систему контролю для моніторингу ефективності роботи відділу закупівель. Ідея встановлення CleverControl полягала в тому, щоб дізнатися про робочі моделі співробітників, поведінку використання системи тощо. Компанія хотіла з'ясувати, як можна покращити робочий процес закупівель, підвищивши ефективність роботи співробітників і вивести відділ на більш продуктивний шлях.

Рішення CleverControl для моніторингу співробітників мають багато можливостей для аналізу та оптимізації роботи. По суті, керівництво використовувало монітори використання Інтернету, функції запису, відео- та аудіоконтролю, монітори соціальної активності та монітори активності в інтернет-месенджерах.

З них перегляд у реальному часі, веб-моніторинг, запис екрану, скріншоти та програмна активність виявилися дуже корисними для керівництва. Програмне забезпечення для моніторингу CleverControl створювало та відображало скріншоти в реальному часі разом з історією веб-перегляду та програмною активністю кожного працівника. Крім того, програма веб-моніторингу надавала керівництву інформацію про те, як і коли змінювалася веб-активність працівника. Монітор соціальної активності та монітор активності в месенджерах виявилися корисними для аналізу використання працівниками соціальних мереж під час роботи.

Всі метрики (такі як найпопулярніші сайти, час, проведений на сайтах, події з клавіатурою тощо) були деталізовані за допомогою інтуїтивно зрозумілих інформаційних панелей, що надають дані у легко зрозумілій візуалізованій формі. Керівництво мало змогу контролювати весь процес моніторингу за допомогою централізованої консолі управління, яка дозволяла налаштовувати сповіщення, переглядати історичні записи веб-перегляду співробітників та створювати плани дій.

Впровадивши всі вищезазначені функції в робочий процес організації, керівництво змогло проаналізувати свої робочі процеси, класифікувати різні завдання та види діяльності, а також визначити, які саме види діяльності викликають найбільше проблем. Насправді, результати були просто вражаючими. Ось що дізналося керівництво:

1. Половина працівників, які займаються онлайн-іграми, не дотримуються трудової дисципліни

   Двоє з чотирьох працівників відділу закупівель переважно грали в покер або інші онлайн-ігри, навіть дивилися фільми в робочий час. Така поведінка прямо суперечила очікуванням та вимогам керівництва. До того ж, їхня робота ставала все більш недбалою, а продуктивність праці впала до найнижчого рівня.

2. Старанних і тихих колег перевантажили роботою

   Нероби дуже покладалися на старанних і спокійних колег, які працювали від початку до кінця. Система контролю показала, що ці працівники перебували в мережі близько 11 годин на добу, не роблячи значних перерв. Такий режим роботи свідчив про психологічний тиск, який згодом міг мати серйозні наслідки для здоров'я.

3. Високий відтік клієнтів - незадоволена клієнтська база

   Customers were becoming increasingly dissatisfied with the purchasing department's services, and much of that could be attributed to the fact that idlers often ignored urgent requests. For example, one of the employees ignored an urgent request for 12 low-selling items from a long-term customer. The idler ignored the word "URGENT" in the title of the email and only started working on the request a week later. By then, the customer had already switched suppliers, incurring substantial losses for the company.

Керівництву вдалося провести ретельний аналіз роботи відділу закупівель, виявити проблемні місця в роботі співробітників та виправити їх. Наприклад, двоє співробітників, які були залучені в онлайн-ігри, були відсторонені від роботи на певний період часу та пройшли навчання. Натомість старанні працівники були заохочені низкою заохочень та бонусів.

Ось що повідомило керівництво після використання CleverControl:

• Ефективність роботи відділу закупівель зросла на 15

• Кількість скарг зменшилася на 85%

• Виручка за рік зросла на 15

Програмне забезпечення CleverControl змогло виявити проблеми, пов'язані з поведінкою та продуктивністю працівників. Такі проблеми існували завжди, але їх було нелегко виявити. Якщо ваша компанія стикається з подібними проблемами, CleverControl може допомогти. Зв'яжіться з нами вже сьогодні!