Як роботодавець, одним із ваших головних завдань є формування продуктивної команди, яка працює відповідно до цілей компанії. Більшість працівників виконують свої обов’язки якнайкраще, проте деякі можуть намагатися скористатися ресурсами компанії у власних інтересах. Крадіжки, обман і бездіяльність можуть створювати значні ризики для вашого бізнесу, якщо у вас немає належних методів і політик для реагування на такі ситуації.
У цій статті ми розглянемо три окремі випадки, пов’язані відповідно з крадіжкою, обманом і бездіяльністю. Але спочатку потрібно чітко зрозуміти, що саме означають ці три поняття.
Визначення проблем: крадіжки, обман і бездіяльність
Перш ніж розглядати способи реагування, визначимо ці три категорії неналежної поведінки на робочому місці.
Що таке крадіжка з боку працівника?
Крадіжка з боку працівника означає привласнення майна або ресурсів роботодавця. Існують різні види та ступені такої крадіжки. Однією з найвідоміших форм є розкрадання, коли працівник зловживає корпоративними ресурсами — грошима або майном — які перебувають під його відповідальністю. Інша форма — дрібні крадіжки, наприклад канцелярських товарів або невеликої кількості інших матеріальних цінностей.
Загалом крадіжки працівників часто належать до професійного шахрайства — використання свого службового становища для особистого збагачення шляхом неправомірного використання або привласнення ресурсів компанії.
Що таке шахрайство з боку працівника?
Обман працівника, який зазвичай належить до категорії шахрайства, означає ситуацію, коли працівник бреше або навмисно вводить роботодавця в оману, щоб отримати додаткову вигоду. Крадіжка даних, порушення конфіденційності, бухгалтерське шахрайство, хабарництво та навіть певні види крадіжок належать до цієї категорії.
Що таке хронічна бездіяльність працівника?
Бездіяльність на робочому місці означає систематичне витрачання оплачуваного робочого часу на діяльність, не пов’язану з роботою. Йдеться не про випадкову перерву, а про постійну модель поведінки, яка шкодить продуктивності. Вона може проявлятися у хронічному відкладанні справ, надмірному спілкуванні на особисті теми, незрозумілій відсутності на зустрічах або постійних виправданнях щодо пропущених дедлайнів. У результаті значна частина робочого дня проходить без залученості та продуктивної роботи.
Система дій керівника у випадках неналежної поведінки на роботі
Якщо ви підозрюєте або виявили крадіжку, обман чи хронічну бездіяльність, імпульсивна та емоційна реакція може призвести до юридичних ризиків, погіршення морального стану команди та несправедливих рішень. Натомість використовуйте цей структурований, заснований на доказах підхід, щоб ваші дії були послідовними, справедливими та ефективними.
Крок 1: Зберіть об’єктивні докази
Перед будь-якою розмовою або звинуваченням перейдіть від підозр до фактів. Використовуйте дані з інструментів моніторингу, наприклад скриншоти чи журнали активності CleverControl, записи доступу, фінансові аудити або системи управління проєктами. Ці докази створюють неупереджену основу для всього процесу та допомагають усунути особисту упередженість під час початкового рішення.
Крок 2: Проведіть ретельне та неупереджене розслідування
Поговоріть із працівником у приватній обстановці та дайте йому можливість пояснити свої дії. Мета — зрозуміти контекст і наміри. Чи була це навмисна дія, помилка через недбалість або симптом більшої проблеми, наприклад недостатнього навчання чи професійного вигорання? Також конфіденційно поспілкуйтеся з відповідними свідками, щоб підтвердити факти.
Крок 3: Визначте ступінь серйозності та намір
На основі доказів і результатів розслідування класифікуйте інцидент. Це допоможе визначити подальші дії:
Ненавмисне порушення/недбалість: Працівник припустився помилки через брак знань, навчання або уваги, але без злого наміру. (Приклад: випадково надіслав конфіденційний електронний лист не тій людині).
Навмисне порушення: Працівник свідомо порушив правила заради особистої зручності або вигоди, але без серйозної шкоди. (Приклад: регулярне фальсифікування табелів робочого часу).
Грубе порушення/злий намір: Працівник вчинив серйозну навмисну дію, яка завдала шкоди компанії, наприклад крадіжку, шахрайство або саботаж даних. Це часто є підставою для найсуворіших дисциплінарних заходів.
Крок 4: Визначте пропорційну реакцію
Підберіть заходи відповідно до серйозності та наміру порушення. Вони можуть мати коригувальний або захисний характер.
Коригувальні заходи (для ненавмисних порушень, недбалості або незначних навмисних порушень):
• Коучинг і повторне навчання: Усуньте прогалини у знаннях або навичках.
• Усне або письмове попередження: Офіційно зафіксуйте проблему та очікування щодо покращення.
• План покращення продуктивності (PIP): Структурований план із чіткими цілями та строками.
Захисні заходи (у випадках грубих порушень):
• Відсторонення: На час повного розслідування може знадобитися оплачуване відсторонення від роботи.
• Звільнення: Негайне припинення трудових відносин у випадках дій, які фундаментально порушують довіру та політику компанії.
Крок 5: Проконсультуйтеся з HR і документуйте все
Перед остаточним рішенням завжди консультуйтеся з відділом кадрів або юридичним радником. Вони допоможуть переконатися, що ваші дії відповідають політикам компанії та місцевому трудовому законодавству. Протягом усього процесу ретельно документуйте кожен етап: початкові докази, нотатки зі співбесід, висновки та остаточне рішення. Це створює важливий документальний слід.
Дотримуючись цього підходу, ви переходите від ролі судді до ролі професійного розслідувача та керівника, захищаючи компанію та водночас забезпечуючи працівникам справедливу процедуру.
Кейс 1: Талановитий працівник випадково розкриває комерційну таємницю
Витік конфіденційної інформації неавторизованій третій стороні може стати однією з найсерйозніших проблем для компанії. Після виявлення витоку необхідно виконати кілька кроків. Вони допоможуть краще зрозуміти, що сталося, і знайти ефективніші способи виправлення ситуації.
Збір доказів
Якщо працівник випадково розкрив комерційні таємниці конкуренту, передусім потрібно визначити, як саме стався витік. Зазвичай можливі два сценарії. Перший — працівник не дотримався політик безпеки щодо захисту документів і даних. У результаті конкурент отримав доступ до інформації компанії.
Другий сценарій — у компанії могли бути відсутні чіткі правила поводження з даними. Працівник поділився інформацією способом, який здавався допустимим, оскільки не існувало чіткої політики, яка б це забороняла.
Розслідування та визначення наміру
Цей етап є критично важливим для визначення подальших дій. Поговоріть із працівником, щоб зрозуміти його мотивацію.
• Якщо розслідування підтверджує перший сценарій, ідеться про недбалість. Працівник знав правила, але не дотримався їх, що призвело до ненавмисного порушення.
• Якщо розслідування підтверджує другий сценарій, помилка лежить на компанії, а не на працівникові. Злого наміру не було, і працівник не порушував відомого правила.
Визначення пропорційної реакції
Ваші дії мають відповідати результатам розслідування.
У першому випадку, хоча працівник ненавмисно допоміг конкуренту отримати доступ до секретів компанії, він усе ж отримував доступ до даних і виконував завдання без дотримання встановлених у компанії протоколів і правил. Тому саме вам потрібно визначити, як діяти далі.
Зазвичай у таких випадках необхідне повторне навчання. Крім того, потрібно переконатися, що інші працівники не повторять таких самих помилок. Просте обмеження доступу цього працівника до даних та інформації не завжди є достатнім. Тому варто проаналізувати, які конкретні зміни необхідно внести в навчання персоналу, щоб підвищити рівень безпеки й довіри в компанії.
Якщо витік даних стався не через те, що працівник випадково не дотримався правильних процедур, а тому, що компанія не мала належних політик, які могли б запобігти ситуації, вина не лежить на працівникові. Як роботодавець, ви повинні визнати цю прогалину та почати створювати нові правила, які допоможуть захистити дані та уникнути повторення подібних ситуацій.
Якщо витік стався через те, що працівник надіслав інформацію неправильному отримувачу — навіть ненавмисно — це все одно є порушенням конфіденційності через недбалість. Реакція повинна відповідати ступеню недбалості: це була одна випадкова помилка чи повторювана модель неуважності? Від цього залежить, чи достатньо додаткового навчання, чи потрібні серйозніші дисциплінарні заходи, включно з можливим звільненням.
Вам потрібно оцінити серйозність ситуації та точно визначити, що сталося, щоб вирішити, чи припиняти трудові відносини з працівником, чи обмежитися додатковим навчанням.
Якщо ви вирішите залишити працівника в компанії, можна розглянути впровадження програмного забезпечення для моніторингу працівників як запобіжний захід. Більше інформації про системи моніторингу працівників і про те, як обрати найкраще рішення, можна знайти тут.
Кейс 2: Працівник проводить половину робочого дня на YouTube
Моніторинг за допомогою CleverControl дає багато інформації про те, чим займаються працівники та як вони використовують робочий час. Якщо ви виявили, що працівник проводить половину дня на YouTube, може виникнути питання, чи є це підставою для звільнення. Але перш ніж ухвалювати рішення, потрібно з’ясувати кілька важливих моментів.
Збір доказів
Дані моніторингу — це ваша відправна точка. Використовуйте звіти CleverControl, щоб визначити:
• У які саме години виникає активність, не пов’язана з роботою.
• Чи є це щоденною моделлю поведінки або вона пов’язана з конкретними днями чи проєктами.
• Чи продовжує працівник дотримуватися ключових дедлайнів попри відволікання.
Розслідування та визначення наміру
Така ситуація рідко буває однозначною. Розмова з працівником необхідна, щоб зрозуміти причини такої поведінки. Зазвичай вона належить до однієї з двох категорій:
Ненавмисна поведінка / Симптом більшої проблеми: Працівник може використовувати YouTube як фоновий звук, мати труднощі з концентрацією через професійне вигорання або вже виконати всі доручені завдання та не отримати нових. Він також може не усвідомлювати, скільки часу витрачає на це.
Навмисне порушення: Працівник свідомо уникає роботи, розуміє, що така поведінка порушує політику компанії, і навмисно обирає не виконувати свої обов’язки.
Визначення пропорційної реакції
Ваші дії повинні ґрунтуватися на першопричині, встановленій під час розслідування.
Якщо причина ненавмисна, наприклад професійне вигорання, нечітко визначені завдання або недостатня складність роботи, варто провести серйозну розмову з працівником і з’ясувати причини низької мотивації. Можливо, потрібно переглянути його завдання, навантаження та інтерес до роботи. Реакція повинна бути підтримувальною та коригувальною:
• Коучинг: Обговоріть стратегії управління часом і важливість зосередженої роботи.
• Перегляд навантаження: Уточніть пріоритети, запропонуйте складніші завдання або усуньте проблеми в робочому процесі.
• Чіткі очікування: Нагадайте політику компанії щодо особистого використання інтернету.
У випадку навмисної бездіяльності необхідна серйозна розмова. Доцільно встановити випробувальний період і ретельніше відстежувати дії працівника. Реакція стає більш формальною та дисциплінарною:
• Формальне попередження: Надайте усне або письмове попередження із зазначенням задокументованого порушення політики.
• План покращення продуктивності (PIP): Запровадьте PIP із чіткими, вимірюваними цілями продуктивності та суворими строками для покращення.
• Подальший моніторинг: Використовуйте CleverControl для об’єктивного відстеження прогресу відповідно до цілей PIP.
Рішення про звільнення працівника не повинно ґрунтуватися лише на його активності на YouTube, а й на реакції на ваше втручання. Якщо після розмови та випробувального періоду працівник продовжує відкладати роботу та не виконує узгоджені стандарти, звільнення може стати необхідним для захисту загальної продуктивності команди. Якщо ж поведінка покращиться, вам вдалося зберегти потенційно цінного працівника.
Кейс 3: Працівник шукає нову роботу та зберігає робочі дані на USB-накопичувачі
Моніторинг за допомогою CleverControl може виявити й інші тривожні дії, наприклад копіювання робочих даних на USB-накопичувач і відвідування сайтів із вакансіями під час робочого дня. Ці дві дії потрібно розглядати окремо, оскільки вони мають різний рівень серйозності.
Збір доказів
Дані моніторингу — відвідування під час роботи сайтів із вакансіями, таких як LinkedIn, Indeed тощо, а також використання знімного USB-накопичувача для копіювання та збереження робочих файлів — уже є підставою для подальших дій.
Розслідування та визначення наміру
Потрібне ретельне розслідування, щоб зрозуміти мотиви працівника щодо кожної з цих дій.
Якщо працівник витрачає робочий час на пошук іншої роботи, це може свідчити про недостатню залученість у роботу компанії. Поговоріть із ним і спробуйте з’ясувати, чому він незадоволений і шукає нове місце роботи. Отримана інформація може допомогти компанії змінити політики та краще утримувати талановитих працівників.
Хоча пошук роботи в робочий час є непрофесійною поведінкою, сам по собі він зазвичай свідчить про зниження залученості, а не про злий намір. Мета працівника найчастіше полягає в тому, щоб залишити компанію, а не завдати їй шкоди.
Однак якщо той самий працівник також зберігає робочі дані на USB-накопичувачі, проблема стає значно серйознішою, ніж просто пошук нового місця роботи. Така крадіжка даних може належати до корпоративного шпигунства або використовуватися як недобросовісний метод конкуренції. Інформація, яку працівник зберігає на USB-накопичувачі, перестає бути захищеною після того, як залишає середовище компанії, і може бути розголошена, завдавши шкоди бізнесу.
Це навмисна дія, яка порушує правила безпеки даних. Намір може полягати в передачі конфіденційної інформації конкуренту, використанні її як засобу тиску або в інших несанкціонованих цілях. Це серйозне порушення, яке може мати злий намір.
Визначення пропорційної реакції
Обидві дії потребують комплексної, але водночас окремої реакції.
Щодо пошуку роботи, необхідно обговорити ситуацію з працівником і повідомити, що такі дії не дозволені в робочий час. Рішення про звільнення значною мірою залежатиме від того, чи продовжує працівник вчасно виконувати свої завдання. Якщо він сумлінно працює та просто планує продовжити кар’єру в іншій компанії, негайне звільнення не обов’язково є необхідним. Однак потрібно чітко визначити очікування щодо його роботи до моменту звільнення, а також своєчасного пошуку та навчання заміни.
Порушення безпеки даних — зовсім інша проблема. Це грубе порушення. Якщо ви виявили, що працівник навмисно зберігає робочі дані на такому пристрої, необхідно розпочати розслідування, щоб встановити, навіщо він це робив, які дані було збережено та хто ще міг отримати до них доступ.
У більшості випадків це є підставою для припинення трудових відносин, оскільки працівник навмисно вчинив дії, які можуть завдати шкоди компанії та її клієнтам у разі витоку конфіденційної інформації. Захист цих даних має бути вашим найвищим пріоритетом.
Також необхідно переглянути чинні політики, щоб запобігти повторенню подібних ситуацій. Суворі правила безпеки та захисту інформації можуть бути необхідними для належного захисту даних компанії. Угоди про нерозголошення, а також відстеження передачі й переміщення конфіденційної інформації можуть додатково підвищити рівень безпеки та допомогти визначити джерело витоку даних.
Розширений моніторинг даних може допомогти захистити компанію. Проте це має бути загальною корпоративною політикою, а не заходом, спрямованим лише проти одного працівника, який навмисно порушив правила конфіденційності та безпеки. Найімовірніше, такого працівника слід звільнити через спробу викрадення даних.
Висновок
Боротьба з крадіжками, обманом і хронічними проблемами продуктивності є одним із найскладніших аспектів управління. Послідовний, заснований на доказах підхід, адаптований до кожної конкретної ситуації, є необхідним і забезпечує найкращий захист компанії. Переходячи від підозр до розслідування та узгоджуючи реакцію з конкретним наміром і серйозністю порушення, ви захищаєте компанію та водночас забезпечуєте справедливість. Зрештою, цей структурований підхід дозволяє впевненіше приймати складні рішення — незалежно від того, чи ведуть вони до коригувального навчання, чи до необхідного звільнення.
Проте найефективніша стратегія — діяти проактивно. Чіткі політики, регулярне навчання, позитивна корпоративна культура та розумне використання інструментів моніторингу для виявлення й підтримки працівників, які стикаються з труднощами, — а не лише для їх покарання — допоможуть створити безпечніше, прозоріше та продуктивніше робоче середовище для всіх.
