Як реагувати на крадіжки, обман та неробство співробітників

Як роботодавець, одне з головних завдань, на якому вам потрібно зосередитися, - це підтримка продуктивності та дисципліни ваших співробітників. Для більшості працівників виконання своїх обов'язків з максимальною віддачею буде відносно природним, але хтось завжди може скористатися перевагами компанії, в якій вони працюють. Крадіжки, обман і неробство можна вважати гострими ножами, які можуть завдати шкоди вашій компанії, якщо ви не маєте правильних методів і політик, щоб реагувати на них.

У цій статті ми розглянемо три окремі кейси, що стосуються крадіжки, обману та неробства відповідно. Перш ніж це зробити, необхідно зрозуміти, що саме ці три випадки передбачають.

Крадіжка працівників - це коли працівники крадуть у своїх роботодавців. Існують різні ступені крадіжки працівників. Розтрата є найбільш відомою, оскільки вона стосується працівника, який зловживає корпоративними ресурсами - грошима або майном, що перебувають у його віданні. Крадіжка - це інша назва крадіжки, яка стосується менших обсягів крадіжок.

Як правило, крадіжки працівників підпадають під поняття професійного шахрайства, тобто використання своєї професії як способу особистого збагачення шляхом неправомірного використання або нецільового розподілу ресурсів компанії.

Обман працівників, який зазвичай підпадає під категорію шахрайства, означає, що працівник говорить неправду або вводить в оману, щоб отримати більше від свого роботодавця. Крадіжка даних, порушення конфіденційності, бухгалтерські махінації, хабарництво і навіть певні види крадіжок підпадають під категорію обману працівників.

Неробство працівників буває різних видів і, по суті, стосується працівників, які витрачають свій робочий час на завдання, що не стосуються їхньої роботи в робочий час. Незалежно від того, чи причиною неробства є прокрастинація, тобто коли працівник перебуває в офісі або входить в систему в робочий час, але не виконує свої завдання, чи бере кілька лікарняних або відсутній на зустрічах без поважної причини, це все години, які працівник мав би витратити на роботу, а натомість був відсутній.

В офісі зазвичай можна побачити й інші варіанти неробства. Деякі працівники можуть постійно знаходити відмовки, чому вони не виконали завдання, не прийшли на зустріч або навіть не з'явилися на роботі вчасно. Такі працівники зазвичай демонструють ознаки лінощів, коли йдеться про їхню роботу. Нарешті, деякі проводять свій робочий час, відволікаючись і спілкуючись з усіма в офісі, переходячи від столу до столу. Такі працівники зазвичай простоюють досить багато часу, навіть не усвідомлюючи цього.

Отже, які є приклади крадіжок, обману та неробства, і як ви, як роботодавець, повинні реагувати на них?

Витік конфіденційної інформації неавторизованій третій стороні може бути однією з найбільших проблем, з якими стикається компанія. Коли ви вперше виявили витік, вам потрібно буде зробити кілька різних кроків. Ці кроки допоможуть вам краще зрозуміти, що пішло не так, а також нададуть вам більш ефективні інструменти для виправлення ситуації.

Якщо ваш співробітник випадково розкрив комерційну таємницю конкуренту, насамперед потрібно визначити, як саме стався витік. Зазвичай є два варіанти розвитку подій. Перший полягає в тому, що працівник не дотримувався політики безпеки щодо захисту документів і даних, які у вас є в файлі. Це призвело до того, що конкурент отримав доступ до даних вашої компанії.

Заради цього вони пожертвували низкою запланованих тем, але залишилися дуже задоволені результатом.

У цьому випадку, хоча працівник ненавмисно допоміг вашому конкуренту отримати доступ до секретів компанії, він отримав доступ до даних і виконував завдання, не дотримуючись протоколів і політик, встановлених у вашій компанії. Тому саме вам вирішувати, як діяти далі.

Зазвичай у таких випадках необхідне перенавчання. Крім того, вам потрібно буде переконатися, що жоден з ваших співробітників не припуститься тих самих помилок. Просто обмежити доступ працівника до даних та інформації не завжди спрацьовує в таких випадках. Ось чому часто найкраще розглянути, які конкретні зміни необхідно внести в те, як навчають працівників, щоб встановити більшу довіру в компанії.

Якщо причиною витоку даних було не те, що працівник випадково не дотримався правильних процедур, а те, що не було належних політик, які могли б запобігти такій ситуації, то помилка лежить не на працівнику. Як роботодавець, ви повинні визнати свою провину і почати створювати нові політики, які допоможуть захистити ваші дані і запобігти повторенню подібних випадків.

Однак, якщо ваш співробітник поділився цією інформацією ненавмисно, передавши її неналежному одержувачу або третій стороні, яка не повинна була мати доступ до інформації, вам потрібно буде ще раз розглянути всі можливі варіанти. Якщо ваш працівник поділився інформацією з третьою стороною, і таким чином інформація потрапила до рук вашого конкурента, це все одно є порушенням конфіденційності. Залежно від галузі, це може призвести до негайного розірвання контракту з вашим працівником або його подальшого навчання.

Ви повинні визначити серйозність ситуації і те, що саме сталося, щоб вирішити, чи розірвати контракт з працівником, чи просто запропонувати йому додаткове навчання. Характер ситуації також допоможе вам вирішити, чи буде правильним рішенням посилити контроль за працівником.

Якщо ви вирішили залишити працівника на роботі, можливо, варто встановити за ним більш ретельний моніторинг, щоб вжити заходів обережності. Ви можете знайти більше інформації про системи моніторингу працівників та про те, як обрати найкращу з них тут.

Моніторинг за допомогою CleverControl надає вам багато інформації про те, що робить ваш співробітник і як він проводить свій робочий час. Якщо ви виявите, що працівник проводить половину свого робочого дня на YouTube, ви можете задатися питанням, чи є це підставою для звільнення. Перш ніж прийняти рішення, вам потрібно буде з'ясувати кілька різних моментів.

Якщо в першому випадку може бути достатньо обговорення, оскільки працівник просто робить те, що допомагає йому працювати краще, то в другому випадку вам знадобиться серйозна розмова з вашим співробітником. У випадку навмисного байдикування вам потрібно буде з'ясувати, чому працівникові бракує ентузіазму та трудової етики.

Хорошою практикою буде поставити їх на випробувальний термін і ретельніше стежити за їхніми діями. Якщо вони продовжуватимуть дотримуватися тієї ж практики затягування часу на YouTube і не працюватимуть навіть після вашої розмови, вам краще розірвати з ними контракт.

Якщо ваші працівники витрачають свій робочий час на пошуки іншої роботи, це свідчить про те, що вони не віддані вашій компанії або роботі, яку ви виконуєте. Вам слід обговорити це з працівником і повідомити йому, що такі пошуки в робочий час не дозволені. Ви також повинні спробувати з'ясувати, чому він незадоволений і намагається знайти нову роботу. Це може допомогти вашій компанії змінити свою політику таким чином, щоб ви могли краще утримувати талановитих працівників.

Чи звільните ви його за ці пошуки, значною мірою залежатиме від того, чи виконає він свої завдання вчасно. Якщо ваш співробітник продовжує старанно виконувати свою роботу і просто хоче рухатися далі або розвиватися у вашій компанії, у вас поки що немає причин звільняти його. Однак чітко сформулюйте свої очікування щодо того, чого ви очікуєте від нього під час його перебування на посаді, а також щодо своєчасного пошуку та навчання його заміни.

Однак, якщо цей працівник також зберігає свої робочі дані на флешці, ви маєте справу з набагато більшими проблемами, ніж той факт, що він шукає іншу роботу. Крадіжка даних такого роду зазвичай підпадає під корпоративне шпигунство або іноді може бути використана як тактика прихованої конкуренції. Інформація, яку ваш співробітник зберігає на флешці, не тільки не захищена, коли вона залишає межі вашого офісу, але й може бути витоком, що завдасть шкоди вашій компанії.

Якщо ви виявите, що один із ваших співробітників навмисно зберігає робочі дані на такому пристрої, вам потрібно буде розпочати розслідування, щоб з'ясувати, чому він це робить, які дані він зберігає і хто ще міг отримати до них доступ.

У більшості випадків це є підставою для розірвання контракту з працівником, оскільки він вчинив навмисні дії, які можуть зашкодити вашому бізнесу та вашим клієнтам, якщо ця конфіденційна інформація стане відомою. Захист інформації має бути вашим головним пріоритетом у таких випадках.

Ви також повинні переглянути свої існуючі політики, щоб переконатися, що це не повториться. Політика високого рівня безпеки та захисту інформації може бути необхідною, якщо ви хочете захистити дані вашої компанії. Угоди про нерозголошення та відстеження обміну та переміщення конфіденційної інформації також можуть допомогти вам зберегти інформацію в безпеці, а також відстежити, звідки стався витік даних.

Більш ретельний моніторинг даних може допомогти захистити вашу компанію. Однак це має бути політика всієї компанії, а не щось, спрямоване на одного працівника, який свідомо вирішив порушити вашу конфіденційність і безпеку. Швидше за все, його слід звільнити, оскільки він намагався викрасти дані.

Те, як працівники реагують на ситуації, пов'язані з крадіжками, обманом і байдикуванням, завжди буде відрізнятися залежно від конкретної ситуації. Додаткове навчання та контроль можуть бути чудовими способами забезпечити безперебійну роботу вашої компанії, коли щось піде не так. Однак бувають випадки, коли розірвання контракту з працівником є необхідним кроком для захисту вашої компанії.