Як реагувати на крадіжки, обман та неробство співробітників

Як роботодавець, одним із ваших першочергових завдань є сприяння продуктивній та злагодженій робочій силі. Більшість працівників виконують свої завдання якнайкраще, але деякі можуть зловживати компанією. Крадіжка, обман та неробство можуть становити значні ризики для здоров'я вашої компанії, якщо у вас немає правильних методів та політик для їх вирішення.

У цій статті ми розглянемо три окремі справи, що стосуються крадіжки, обману та неробства відповідно. Перш ніж це зробити, необхідно зрозуміти, що саме означають ці три поняття.

Перш ніж досліджувати, як реагувати, нам слід визначити ці три категорії неправомірних дій на робочому місці.

Крадіжка з боку працівників стосується крадіжки працівниками у своїх роботодавців. Існують різні ступені крадіжки з боку працівників. Розкрадання є найвідомішим, оскільки воно стосується працівника, який зловживає корпоративними ресурсами – грошима чи майном – що знаходяться під його опікою. Розкрадання – це ще одна форма крадіжки з боку працівників, яка стосується крадіжки дрібних предметів, таких як канцелярське приладдя, або великої кількості.

Зазвичай, крадіжки з боку працівників є професійним шахрайством, тобто використанням своєї професії як способу особистого збагачення шляхом зловживання або розподілу ресурсів компанії.

Обман працівників, який зазвичай підпадає під категорію шахрайства з боку працівників, стосується брехні або обману працівником з метою отримання більшої вигоди від свого роботодавця. Крадіжка даних, порушення конфіденційності, бухгалтерське шахрайство, хабарництво та навіть певні види крадіжок підпадають під категорію обману працівників.

Бездіяльність на робочому місці стосується постійної витрати оплачуваного робочого часу на діяльність, не пов'язану з роботою. Це не випадкові перерви, а постійна тенденція, яка шкодить продуктивності. Вона проявляється у хронічній прокрастинації, надмірному особистому спілкуванні, незрозумілій відсутності на зустрічах або звичці виправдовуватися за пропущені терміни. Результатом є значна частина робочого дня, протягом якої працівник байдужий та непродуктивний.

Коли ви підозрюєте або виявляєте крадіжку, обман чи хронічне байдикування, реактивна емоційна реакція може призвести до юридичного ризику, зниження морального духу команди та несправедливих результатів. Натомість дотримуйтесь цієї структурованої, заснованої на доказах системи, щоб забезпечити послідовність, справедливість та ефективність вашої реакції.

Крок 1: Зберіть об'єктивні докази
Перш ніж розпочинати розмову чи звинувачення, перейдіть від підозр до фактів. Використовуйте дані з інструментів моніторингу (наприклад, скріншоти або журнали активності CleverControl), записи доступу, фінансові аудити або системи управління проектами. Ці докази формують неупереджену основу для всього вашого процесу та усувають особисту упередженість з початкового рішення.

Крок 2: Проведіть ретельне та неупереджене розслідування
Проведіть співбесіду зі співробітником у приватній обстановці, щоб він міг пояснити свої дії. Мета полягає в тому, щоб зрозуміти контекст і намір. Чи це було навмисним дією, недбалою помилкою чи симптомом більшої проблеми, як-от погана підготовка чи вигорання? Також непомітно поговоріть з будь-якими відповідними свідками, щоб підтвердити факти.

Крок 3: Класифікуйте тяжкість та намір
На основі ваших доказів та розслідування класифікуйте інцидент. Це визначить вашу реакцію:

Ненавмисне/недбале: Працівник припустився помилки через брак знань, навчання або уваги, але без злого наміру. (Приклад: випадкове надсилання конфіденційного електронного листа не тій особі).

Навмисне порушення службових обов'язків: Працівник свідомо порушив політику заради особистої вигоди чи вигоди, але без серйозної шкоди. (Приклад: систематичне фальсифікація табелів обліку робочого часу).

Грубе порушення службових обов'язків/злий намір: Працівник вчинив серйозний, навмисний вчинок, який завдав шкоди компанії, такий як крадіжка, шахрайство або саботаж даних. Це часто вимагає найсуворіших дисциплінарних стягнень.

Крок 4: Визначення пропорційної реакції
Узгодьте свої дії з тяжкістю та наміром правопорушення. Мета може бути коригувальною або захисною.

Коригувальні дії (за ненавмисні/недбалі або незначні навмисні порушення):

• Коучинг та перепідготовка: усунення прогалин у навичках або знаннях.
• Усне або письмове попередження: офіційно задокументуйте проблему та очікування щодо покращення.
• План покращення ефективності (PIP): структурований план із чіткими цілями та часовими рамками.

Захисні заходи (за грубі порушення):

• Відсторонення: Може знадобитися оплачуване відсторонення на час повного розслідування.
• Звільнення: Негайне звільнення з роботи за дії, що суттєво порушують довіру та політику компанії.

Крок 5: Зверніться до відділу кадрів та задокументуйте все
Перш ніж вживати остаточних заходів, завжди проконсультуйтеся з відділом кадрів або юрисконсультом. Вони забезпечать дотримання політики компанії та місцевого законодавства про працевлаштування. Протягом усього процесу ретельно документуйте кожен крок: початкові докази, протоколи співбесід, висновки та остаточне рішення. Це створить важливий паперовий слід.

Дотримуючись цієї системи, ви переходите від судді до професійного слідчого та менеджера, захищаючи свою компанію, водночас забезпечуючи співробітникам справедливий процес.

Витік конфіденційної інформації неавторизованій третій стороні може бути однією з найбільших проблем, з якими стикається компанія. Коли ви вперше виявили витік, вам потрібно буде зробити кілька різних кроків. Ці кроки допоможуть вам краще зрозуміти, що пішло не так, а також нададуть вам більш ефективні інструменти для виправлення ситуації.

Збір доказів

Якщо ваш співробітник випадково розкрив комерційну таємницю конкуренту, насамперед потрібно визначити, як саме стався витік. Зазвичай є два варіанти розвитку подій. Перший полягає в тому, що працівник не дотримувався політики безпеки щодо захисту документів і даних, які у вас є в файлі. Це призвело до того, що конкурент отримав доступ до даних вашої компанії.

Другий сценарій може полягати в тому, що у вашій компанії немає чіткої політики обробки даних. Працівник поділився інформацією у спосіб, який здавався законним, оскільки не існувало чіткої політики, яка б це забороняла.

Розслідування та класифікація намірів

Цей крок є критично важливим для визначення вашої відповіді. Опитайте співробітника, щоб зрозуміти його міркування.

• Якщо розслідування підтвердить перший сценарій, діяння буде вважатися недбалістю. Працівник знав правила, але не дотримувався їх, що призвело до ненавмисного порушення.
• Якщо розслідування підтвердить другий сценарій, помилка лежить на компанії, а не на працівнику. Злого наміру не було, і працівник не порушував відомого правила.

Визначення пропорційної відповіді

Ваші дії мають бути пропорційними висновкам.

У першому випадку, хоча працівник ненавмисно допоміг вашому конкуренту отримати доступ до корпоративних секретів, він справді отримав доступ до даних та виконував завдання, не дотримуючись протоколів та політик, які діяли у вашій компанії. Тому вам вирішувати, як діяти далі.

Зазвичай у таких випадках необхідне перенавчання. Крім того, вам потрібно буде переконатися, що жоден з ваших співробітників не припуститься тих самих помилок. Просто обмежити доступ працівника до даних та інформації не завжди спрацьовує в таких випадках. Ось чому часто найкраще розглянути, які конкретні зміни необхідно внести в те, як навчають працівників, щоб встановити більшу довіру в компанії.

Якщо причиною витоку даних було не те, що працівник випадково не дотримався правильних процедур, а те, що не було належних політик, які могли б запобігти такій ситуації, то помилка лежить не на працівнику. Як роботодавець, ви повинні визнати свою провину і почати створювати нові політики, які допоможуть захистити ваші дані і запобігти повторенню подібних випадків.

Якщо витік стався через те, що працівник поділився інформацією з невідповідним одержувачем – навіть ненавмисно – це все одно вважається порушенням конфіденційності, що випливає з недбалості. Реакція повинна відповідати тяжкості недбалості: чи це була окрема необережна помилка, чи систематична неуважність? Це визначатиме, чи потребує ситуація подальшого навчання чи більш серйозних дисциплінарних стягнень, включаючи можливе звільнення.

Вам доведеться визначити серйозність ситуації та що саме сталося, щоб вирішити, чи розірвати контракт зі своїми співробітниками, чи просто запропонувати їм додаткове навчання.

Якщо ви вирішите залишити працівника, можливо, варто розглянути можливість впровадження програмного забезпечення для моніторингу працівників, щоб вжити запобіжних заходів. Ви можете знайти більше інформації про системи моніторингу працівників та про те, як вибрати найкращу з них. тут.

Моніторинг за допомогою CleverControl надає вам багато інформації про те, чим займаються ваші співробітники та як вони проводять свій робочий час. Якщо виявиться, що співробітник проводить половину свого дня на YouTube, ви можете задатися питанням, чи є це підставою для звільнення. Перш ніж приймати рішення, ось кілька речей, які вам потрібно буде визначити.

Збір доказів
Ваші дані моніторингу – це ваша відправна точка. Використовуйте звіти CleverControl, щоб визначити:

• Конкретний час доби, коли відбувається така поведінка поза завданням.
• Чи то щоденна схема, чи пов'язана з певними днями/проектами.
• Якщо працівник все ще дотримується своїх основних термінів, незважаючи на відволікаючі фактори.

Розслідування та класифікація намірів

This situation is rarely black and white. A discussion with the employee is essential to understand the why behind the behavior. The intent typically falls into one of two categories:

Ненавмисне / Симптом більшої проблеми: Можливо, працівник використовує YouTube як фоновий шум, має проблеми з концентрацією через вигорання або ж виконав доручені завдання і йому не вистачає нових. Він може не усвідомлювати, скільки часу було витрачено.

Навмисне порушення службових обов'язків: The employee is consciously disengaged, understands this violates company policy, and is making a deliberate choice to avoid work.

Determining a proportional response

Your action should be based on the root cause identified in your investigation.

Якщо причина ненавмисна (наприклад, виснаження, нечіткі завдання, відсутність стимулу), гарною практикою є серйозна розмова зі своїм співробітником, щоб з'ясувати, чому йому бракує ентузіазму. Можливо, знадобиться переглянути його завдання, робоче навантаження та інтерес до роботи. Реакція має бути підтримуючою та коригувальною:

• Коучинг: Обговоріть стратегії управління часом та важливість зосередженої роботи.
• Реструктуризація робочого навантаження: уточнення пріоритетів, надання складніших завдань або вирішення проблем робочого процесу.
• Встановлення чітких очікувань: повторіть політику компанії щодо особистого використання Інтернету.

У випадках навмисного байдикування потрібна серйозна розмова. Гарною практикою було б призначити їх на певний випробувальний термін та ретельніше контролювати їхні дії. Реакція зміщується до більш формальних та дисциплінарних заходів:

• Офіційне попередження: Зробіть усне або письмове попередження, в якому викладено задокументоване порушення політики.
• План покращення продуктивності (PIP): Впроваджуйте PIP з чіткими, вимірюваними цілями продуктивності та суворими термінами покращення.
• Постійний моніторинг: Використовуйте CleverControl для об’єктивного відстеження прогресу у досягненні цілей PIP.

Рішення про звільнення працівника з цієї причини не повинно ґрунтуватися лише на активності на YouTube, а й на його реакції на ваше втручання. Якщо після вашого обговорення та випробувального терміну він продовжуватиме ті самі моделі зволікання та не відповідатиме узгодженим стандартам, звільнення може бути необхідним кроком для захисту загальної продуктивності вашої команди. Якщо він демонструватиме покращення, ви успішно врятували потенційно цінного працівника.

Моніторинг за допомогою CleverControl може виявити інші тривожні дії, такі як копіювання працівником робочих даних на флеш-накопичувач та перегляд сайтів з вакансіями протягом робочого часу. Ці дві дії необхідно розглядати окремо, оскільки вони мають різні рівні серйозності.

Збір доказів

Ваші дані моніторингу – відвідування сайтів з вакансіями, таких як LinkedIn, Indeed тощо, протягом робочого часу, а також використання знімного USB-накопичувача для копіювання та збереження робочих файлів – вже є доказом для вжиття заходів.

Розслідування та класифікація намірів

Це вимагає ретельного розслідування, щоб зрозуміти мотиви кожної дії працівника.

Якщо ваш працівник витрачає свій робочий час на пошуки іншої роботи, це свідчить про те, що він не відданий вашій компанії чи роботі, яку ви виконуєте. Вам слід обговорити це зі своїм працівником і спробувати з'ясувати, чому він незадоволений і намагається знайти нову роботу. Це потенційно може допомогти вашій компанії змінити свою політику, щоб ви могли найкраще утримувати таланти.

Хоча пошук роботи є непрофесійним, він зазвичай є актом самоізоляції, а не злим умислом. Мета часто полягає в тому, щоб піти з компанії, а не завдати їй шкоди.

Однак, якщо цей працівник також зберігає свої робочі дані на флешці, у вас виникнуть набагато серйозніші проблеми, ніж той факт, що він шукає іншу роботу. Крадіжка даних такого роду зазвичай підпадає під корпоративне шпигунство або іноді може використовуватися як підступна тактика конкурентів. Інформація, яку ваш працівник зберігає на флешці, не тільки стає незахищеною після того, як вона залишає ваше приміщення, але й може стати причиною витоку, що завдасть шкоди вашій компанії.

Це навмисна дія, що порушує протоколи безпеки даних. Наміром може бути передача конфіденційної інформації конкуренту, її використання як важеля впливу або для інших несанкціонованих цілей. Це серйозна дія з потенційно зловмисним наміром.

Визначення пропорційної відповіді

Ці дві діяльності вимагають спільної, але окремої реакції.

Щодо пошуку роботи, вам слід обговорити це зі своїм працівником та повідомити йому, що такий пошук у робочий час заборонено. Чи звільните ви його за ці пошуки, значною мірою залежатиме від того, чи вчасно він виконає свої завдання. Якщо ваш працівник продовжує сумлінно виконувати свою роботу та просто хоче перейти на іншу посаду або просунутися вперед у вашій компанії, поки що немає причин його звільняти. Однак чітко встановіть очікування щодо того, чого ви очікуєте від нього протягом його перебування на посаді, а також щодо своєчасного пошуку та навчання його заміни.

Порушення безпеки даних – це ще одна проблема. Це грубе порушення службових обов’язків. Якщо ви виявите, що один із ваших співробітників навмисно зберігає робочі дані на такому пристрої, вам потрібно буде розпочати розслідування, щоб з’ясувати, чому вони це роблять, які дані вони зберігають і хто ще міг отримати до них доступ.

У більшості випадків це є підставою для розірвання контракту з працівником, оскільки він навмисно вчинив дії, які можуть зашкодити вашому бізнесу та вашим клієнтам, якщо ця конфіденційна інформація буде розголошена. У таких випадках захист інформації має бути вашим головним пріоритетом.

Ви також повинні переглянути свої існуючі політики, щоб переконатися, що це не повториться. Політика високого рівня безпеки та захисту інформації може бути необхідною, якщо ви хочете захистити дані вашої компанії. Угоди про нерозголошення та відстеження обміну та переміщення конфіденційної інформації також можуть допомогти вам зберегти інформацію в безпеці, а також відстежити, звідки стався витік даних.

Більш ретельний моніторинг даних може допомогти захистити вашу компанію. Однак це має бути політика всієї компанії, а не щось, спрямоване на одного працівника, який свідомо вирішив порушити вашу конфіденційність і безпеку. Швидше за все, його слід звільнити, оскільки він намагався викрасти дані.

Боротьба з крадіжками, обманом та хронічними проблемами продуктивності є одним із найскладніших аспектів управління. Послідовний підхід, заснований на доказах, адаптований до кожної унікальної ситуації, є надзвичайно важливим та вашим найкращим захистом. Переходячи від підозри до розслідування та узгоджуючи свою реакцію з конкретним наміром та тяжкістю неправомірної поведінки, ви захищаєте свою компанію, водночас забезпечуючи справедливість. Зрештою, ця структурована структура дає вам змогу впевнено приймати складні рішення, незалежно від того, чи веде шлях до виправного навчання, чи необхідного звільнення.

Однак найефективніша стратегія — це проактивна. Чітка політика, регулярне навчання, позитивна корпоративна культура та розумне використання інструментів моніторингу для виявлення та підтримки працівників, які мають труднощі, а не лише для покарання, створять безпечніше, прозоріше та продуктивніше робоче місце для всіх.