Як контролювати електронну пошту співробітників - посібник з Outlook та Gmail (колишній G Suite)

Електронні листи є важливим інструментом для комунікації та співпраці, що містить велику кількість конфіденційних даних компанії. Разом зі зростаючою популярністю електронної пошти в розвитку бізнесу, гостро постало питання захисту конфіденційних даних. Це занепокоєння сприяло створенню програмного забезпечення для моніторингу співробітників з метою відстеження використання електронної пошти Outlook або Gmail (колишній G Suite). У цьому посібнику ми розглянемо фактичні дані про те, як контролювати електронну пошту співробітників: інструменти, юридичні міркування, точки зору роботодавців і працівників тощо.

Прозорий моніторинг електронної пошти співробітників має важливе значення для створення екологічного, комфортного та ефективного бізнес-середовища. Коли працівники розуміють причини використання програмного забезпечення для моніторингу, вони відчувають, що їх поважають, а це, в свою чергу, зміцнює довіру до керівництва. Така стратегія не лише підвищує рівень задоволеності працівників роботою, але й сприяє підвищенню продуктивності, кращій співпраці, безпеці конфіденційних даних, що веде до збільшення прибутковості бізнесу.

Ми зібрали кілька рекомендацій для побудови прозорих відносин з вашою командою. Сміливо використовуйте їх для досягнення поставлених цілей:

• розробити чітку політику
• отримати згоду працівника
• пояснити мету моніторингу
• обмежити моніторинг робочими комунікаціями
• відповідально використовувати інструменти моніторингу
• регулярно інформувати співробітників
• забезпечити дотримання вимог законодавства
• моніторинг та аналіз ефективності політики

Існує кілька варіантів моніторингу електронної пошти Outlook. Перший - це використання вбудованих функцій Outlook. Використовуйте відстеження повідомлень для моніторингу доставки електронної пошти, прочитаних квитанцій і статусу надісланих листів, в результаті чого ви отримаєте записи з вхідними та вихідними листами.

Разом із записами вхідних і вихідних листів використовуйте цей інструмент для аудиту поштових скриньок. Його основна функція - відстежувати такі дії, як надсилання, видалення та доступ до листів іншими користувачами. Якщо ви використовуєте Microsoft Exchange, ви можете увімкнути аудит поштових скриньок через Центр адміністрування Exchange.

Однак використання Microsoft 365 Центр забезпечення відповідності призначене для більш просунутого моніторингу. Такі функції, як політики запобігання втраті даних (DLP), допомагають відстежувати та запобігати поширенню конфіденційної інформації електронною поштою.

У багатьох випадках вбудовані інструменти не відповідають на запити. Роботодавці починають шукати додаткове програмне забезпечення для досягнення поставлених цілей. Після довгих пошуків їм вдалося знайти та впровадити сторонні інструменти - програмне забезпечення для моніторингу співробітників який ефективно інтегрується з Outlook. Цей інструмент може надавати сповіщення за ключовими словами, відстежувати вкладення та аналізувати шаблони електронної пошти.

Програмне забезпечення для моніторингу співробітників вже здобуло добру репутацію завдяки різноманітним опціям, які використовуються для відстеження продуктивності кожного працівника. Серед доступних функцій: моніторинг електронної пошти, відстеження додатків, скріншотів, загальної активності на веб-сайті тощо.

Бізнесмени готові використовувати будь-які доступні засоби для захисту конфіденційних даних та інноваційних бізнес-ідей. Вони здебільшого розглядають можливість впровадження будь-якого доступного варіанту, іноді використовуючи Розгортання запобігання втраті даних (DLP) інструменти. Такі інструменти автоматично відстежують вихідну електронну пошту на наявність конфіденційних даних, таких як фінансова інформація або інтелектуальна власність, і блокують або позначають неприйнятні листи.

G Suite тепер відомий як Google Workplace, зокрема Gmail. Опитування WifiTalents показує неймовірну статистику:

• 60% малих підприємств використовують Gmail як основного постачальника послуг електронної пошти
• 70% компаній використовують Gmail або G Suite для роботи з електронною поштою

З огляду на цю вражаючу статистику, важливо відповісти на два ключові питання щодо моніторингу Gmail:

1. як використовувати вбудовані інструменти для моніторингу листів
2. як контролювати електронну пошту співробітників за допомогою додаткових ресурсів

Давайте відповімо на них по черзі і з'ясуємо, чи максимально ви використовуєте потенціал вбудованих інструментів Gmail для моніторингу електронної пошти.

Ви можете почати задавати питання, які вбудовані опції можна використовувати у вашому випадку. Давайте знайдемо відповідь. Сам Google рекомендує використовувати консоль адміністрування робочого простору Google. Ця консоль має наступні опції:

Продовжуючи слідувати рекомендаціям Google, увімкніть Gmail Retention та eDiscovery. Почніть з першого поняття - Збереження. Використовуйте Google Vault для збереження, архівування та eDiscovery листів. Vault дозволяє зберігати листи протягом певного періоду, навіть після того, як вони будуть видалені користувачами, що є важливим для дотримання законодавства та проведення внутрішніх розслідувань.

Разом зі сховищем Google Vault для зберігання даних увімкніть eDiscovery для пошуку та експорту електронних листів під час розслідувань або аудитів. Це гарантує, що ви матимете доступ до всіх необхідних повідомлень.

Хоча внутрішні інструменти функціональні, залишається важливе питання: чи достатньо їх для комплексного моніторингу електронної пошти? Враховуючи обмеження одного рішення, зовнішні інструменти пропонують широкий спектр функцій, призначених для задоволення різних потреб моніторингу.

Крім того, він надасть вашому бізнесу безліч рішень для моніторингу, серед яких запис з веб-камери, скріншоти, активність у соціальних мережах та розпізнавання облич. Однією з найпривабливіших функцій для багатьох компаній є інтеграція штучного інтелекту. Ви отримаєте статистику про продуктивність співробітників, записану за допомогою штучного інтелекту.

Підводячи підсумок, відповіді на обидва питання все ще викликають дискусії, але стає очевидним, що єдиного рішення не існує. Використовуйте будь-який варіант, щоб захистити свою компанію, довіру співробітників і продуктивність.

Моніторинг електронної пошти співробітників – це не просто нагляд; це стратегічний інструмент, який покращує безпеку, продуктивність та відповідність вимогам. Ось п’ять найвагоміших причин для його впровадження:

Електронна пошта – це основний канал для конфіденційної інформації. Моніторинг дозволяє виявляти та блокувати електронні листи, що містять конфіденційні дані, такі як фінансові звіти, списки клієнтів або продукти, від надсилання на неавторизовані особисті або зовнішні облікові записи. Такий проактивний підхід – ваша перша лінія захисту від навмисних та випадкових порушень даних.

Одне посилання, на яке ви натиснули, у вміло замаскованому фішинговому електронному листі може поставити під загрозу всю вашу мережу. Відстежуючи підозрілі адреси відправників, посилання та вкладення, ви можете виявити потенційні фішингові атаки або скомпрометовані облікові записи, перш ніж вони завдадуть шкоди, що дозволить вашій ІТ-команді миттєво відреагувати.

Підтримуйте високі стандарти професіоналізму та відповідності вимогам, забезпечуючи доцільність усіх зовнішніх комунікацій та відповідність бренду. Моніторинг допомагає забезпечити дотримання політики компанії, запобігає надсиланню образливого або непрофесійного контенту та забезпечує контрольний журнал для регульованих галузей, які повинні архівувати та переглядати комунікації.

Проаналізуйте потік електронної пошти, щоб зрозуміти внутрішні та зовнішні моделі комунікації. Чи запити клієнтів залишаються без відповіді занадто довго? Чи внутрішні команди мають проблеми з повільним часом реагування? Моніторинг електронної пошти надає дані для виявлення цих вузьких місць, допомагаючи вам оптимізувати робочі процеси та підвищити загальну операційну ефективність.

Коли виникають внутрішні конфлікти або проблеми з персоналом, електронна пошта забезпечує об’єктивний запис подій. Моніторинг (за наявності належної юридичної згоди) створює перевірений журнал комунікацій, який може бути важливим для проведення справедливих і точних розслідувань суперечок, заяв про домагання або порушень політики.

Перш ніж встановлювати таке програмне забезпечення, кожен роботодавець повинен добре подумати про легітимність практики моніторингу. Кожна країна має власні правила, що регулюють цю нішу. Основні кейси показують, що багато країн дозволяють застосовувати програмне забезпечення для моніторингу, але з однією умовою: працівники повинні знати, що така практика застосовується.

Не забувайте поважати права працівників на конфіденційність особистої інформації. Керівний персонал має законний дозвіл контролювати лише ті аспекти життя, які пов'язані з роботою. Отже, ніхто не повинен переходити межі - якщо працівник знає про таку практику, він з більшою ймовірністю відчуватиме повагу, що може призвести до підвищення мотивації та продуктивності.

Впроваджуючи моніторинг співробітників, враховуйте його вплив на культуру на робочому місці та обирайте інструменти, які відповідають вашим конкретним потребам, забезпечуючи при цьому безпеку даних. Збалансуйте контроль з автономією працівників, щоб підтримати довіру та моральний дух. Регулярно переглядайте та оновлюйте свої практики, щоб відповідати вимогам законодавства та бути прозорими. Проведення правових та етичних тренінгів для керівництва, а також чітке інформування працівників допоможуть створити шанобливе та продуктивне робоче середовище.

Захист корпоративної електронної пошти є важливим на сучасному робочому місці. Хоча Outlook та Gmail пропонують базовий моніторинг, спеціалізоване програмне забезпечення, таке як CleverControl, забезпечує глибший захист, проактивне запобігання витоку даних та цінну інформацію про продуктивність.

Успіх вимагає прозорого підходу: встановіть чіткі правила, отримайте згоду співробітників і використовуйте дані для підтримки своєї команди, а не для покарання.

Захистіть своє ділове спілкування вже сьогодні. Спробуйте CleverControl безкоштовно and experience the benefits yourself.