Як контролювати електронну пошту співробітників - посібник з Outlook та Gmail (колишній G Suite)

Електронні листи є важливим інструментом для комунікації та співпраці, що містить велику кількість конфіденційних даних компанії. Разом зі зростаючою популярністю електронної пошти в розвитку бізнесу, гостро постало питання захисту конфіденційних даних. Це занепокоєння сприяло створенню програмного забезпечення для моніторингу співробітників з метою відстеження використання електронної пошти Outlook або Gmail (колишній G Suite). У цьому посібнику ми розглянемо фактичні дані про те, як контролювати електронну пошту співробітників: інструменти, юридичні міркування, точки зору роботодавців і працівників тощо.

Прозорий моніторинг електронної пошти співробітників має важливе значення для створення екологічного, комфортного та ефективного бізнес-середовища. Коли працівники розуміють причини використання програмного забезпечення для моніторингу, вони відчувають, що їх поважають, а це, в свою чергу, зміцнює довіру до керівництва. Така стратегія не лише підвищує рівень задоволеності працівників роботою, але й сприяє підвищенню продуктивності, кращій співпраці, безпеці конфіденційних даних, що веде до збільшення прибутковості бізнесу.

Ми зібрали кілька рекомендацій для побудови прозорих відносин з вашою командою. Сміливо використовуйте їх для досягнення поставлених цілей:

• розробити чітку політику
• отримати згоду працівника
• пояснити мету моніторингу
• обмежити моніторинг робочими комунікаціями
• відповідально використовувати інструменти моніторингу
• регулярно інформувати співробітників
• забезпечити дотримання вимог законодавства
• моніторинг та аналіз ефективності політики

Існує кілька варіантів моніторингу електронної пошти Outlook. Перший - це використання вбудованих функцій Outlook. Використовуйте відстеження повідомлень для моніторингу доставки електронної пошти, прочитаних квитанцій і статусу надісланих листів, в результаті чого ви отримаєте записи з вхідними та вихідними листами.

Разом із записами вхідних і вихідних листів використовуйте цей інструмент для аудиту поштових скриньок. Його основна функція - відстежувати такі дії, як надсилання, видалення та доступ до листів іншими користувачами. Якщо ви використовуєте Microsoft Exchange, ви можете увімкнути аудит поштових скриньок через Центр адміністрування Exchange.

Однак використання Microsoft 365 Центр забезпечення відповідності призначене для більш просунутого моніторингу. Такі функції, як політики запобігання втраті даних (DLP), допомагають відстежувати та запобігати поширенню конфіденційної інформації електронною поштою.

У багатьох випадках вбудовані інструменти не відповідають на запити. Роботодавці починають шукати додаткове програмне забезпечення для досягнення поставлених цілей. Після довгих пошуків їм вдалося знайти та впровадити сторонні інструменти - програмне забезпечення для моніторингу співробітників який ефективно інтегрується з Outlook. Цей інструмент може надавати сповіщення за ключовими словами, відстежувати вкладення та аналізувати шаблони електронної пошти.

Програмне забезпечення для моніторингу співробітників вже здобуло добру репутацію завдяки різноманітним опціям, які використовуються для відстеження продуктивності кожного працівника. Серед доступних функцій: моніторинг електронної пошти, відстеження додатків, скріншотів, загальної активності на веб-сайті тощо.

Бізнесмени готові використовувати будь-які доступні засоби для захисту конфіденційних даних та інноваційних бізнес-ідей. Вони здебільшого розглядають можливість впровадження будь-якого доступного варіанту, іноді використовуючи Розгортання запобігання втраті даних (DLP) інструменти. Такі інструменти автоматично відстежують вихідну електронну пошту на наявність конфіденційних даних, таких як фінансова інформація або інтелектуальна власність, і блокують або позначають неприйнятні листи.

G Suite тепер відомий як Google Workplace, зокрема Gmail. Опитування WifiTalents показує неймовірну статистику:

• 60% малих підприємств використовують Gmail як основного постачальника послуг електронної пошти
• 70% компаній використовують Gmail або G Suite для роботи з електронною поштою

З огляду на цю вражаючу статистику, важливо відповісти на два ключові питання щодо моніторингу Gmail:

1. як використовувати вбудовані інструменти для моніторингу листів
2. як контролювати електронну пошту співробітників за допомогою додаткових ресурсів

Давайте відповімо на них по черзі і з'ясуємо, чи максимально ви використовуєте потенціал вбудованих інструментів Gmail для моніторингу електронної пошти.

Ви можете почати задавати питання, які вбудовані опції можна використовувати у вашому випадку. Давайте знайдемо відповідь. Сам Google рекомендує використовувати консоль адміністрування робочого простору Google. Ця консоль має наступні опції:

Продовжуючи слідувати рекомендаціям Google, увімкніть Gmail Retention та eDiscovery. Почніть з першого поняття - Збереження. Використовуйте Google Vault для збереження, архівування та eDiscovery листів. Vault дозволяє зберігати листи протягом певного періоду, навіть після того, як вони будуть видалені користувачами, що є важливим для дотримання законодавства та проведення внутрішніх розслідувань.

Разом зі сховищем Google Vault для зберігання даних увімкніть eDiscovery для пошуку та експорту електронних листів під час розслідувань або аудитів. Це гарантує, що ви матимете доступ до всіх необхідних повідомлень.

Хоча внутрішні інструменти функціональні, залишається важливе питання: чи достатньо їх для комплексного моніторингу електронної пошти? Враховуючи обмеження одного рішення, зовнішні інструменти пропонують широкий спектр функцій, призначених для задоволення різних потреб моніторингу.

Крім того, він надасть вашому бізнесу безліч рішень для моніторингу, серед яких запис з веб-камери, скріншоти, активність у соціальних мережах та розпізнавання облич. Однією з найпривабливіших функцій для багатьох компаній є інтеграція штучного інтелекту. Ви отримаєте статистику про продуктивність співробітників, записану за допомогою штучного інтелекту.

Підводячи підсумок, відповіді на обидва питання все ще викликають дискусії, але стає очевидним, що єдиного рішення не існує. Використовуйте будь-який варіант, щоб захистити свою компанію, довіру співробітників і продуктивність.

Моніторинг електронної пошти гарантує підвищену безпеку та дотримання політики компанії. Відповідно до законодавства США, наприклад, моніторинг електронної пошти співробітників є абсолютно законним, за винятком деяких штатів. Наприклад, штат Коннектикут вимагає письмового підтвердження працівника про те, що за ним ведеться спостереження. Приватні компанії в Нью-Йорку зобов'язані надавати працівникам спеціальне повідомлення про аспекти моніторингу.

Моніторинг сприяє підвищенню рівня безпеки, оскільки можна виявити витік конфіденційних даних через електронну пошту.

Моніторинг працівників може сприяти значному підвищенню продуктивності та ефективності, оскільки дає уявлення про те, як вони проводять час на робочому місці. Відстежуючи діяльність, менеджери можуть виявити моделі непродуктивної поведінки та оперативно їх усунути. Це допомагає гарантувати, що працівники зосереджені на своїх завданнях, зменшуючи втрати часу і дозволяючи їм працювати більш ефективно. Крім того, інструменти моніторингу можуть виявити сфери, де робочі процеси можна оптимізувати, що призводить до більш раціональних процесів і кращої загальної продуктивності. Як результат, організація може досягти своїх цілей швидше і з меншими витратами ресурсів.

Моніторинг співробітників допомагає зменшити ризики та загрози кіберзлочинів. Коли ви постійно відстежуєте діяльність співробітників, стає досить складно вчинити правопорушення. Більше даних дозволяє запобігти злочинам.

Моніторинг працівників надає цінну інформацію та аналітику, яка може допомогти організаціям приймати рішення на основі даних. Збираючи та аналізуючи дані про діяльність співробітників, такі як час, витрачений на виконання завдань, використання програмного забезпечення та комунікаційні патерни, компанії можуть отримати глибше розуміння поведінки персоналу та тенденцій продуктивності.

Поряд з усіма вищезазначеними перевагами, ми не могли не згадати про покращення клієнтського менеджменту. Коли ваші співробітники демонструють високу продуктивність, клієнтський менеджмент також зростає. Кращий клієнтський менеджмент - це шлях до збільшення доходів.

Перш ніж встановлювати таке програмне забезпечення, кожен роботодавець повинен добре подумати про легітимність практики моніторингу. Кожна країна має власні правила, що регулюють цю нішу. Основні кейси показують, що багато країн дозволяють застосовувати програмне забезпечення для моніторингу, але з однією умовою: працівники повинні знати, що така практика застосовується.

Не забувайте поважати права працівників на конфіденційність особистої інформації. Керівний персонал має законний дозвіл контролювати лише ті аспекти життя, які пов'язані з роботою. Отже, ніхто не повинен переходити межі - якщо працівник знає про таку практику, він з більшою ймовірністю відчуватиме повагу, що може призвести до підвищення мотивації та продуктивності.

Впроваджуючи моніторинг співробітників, враховуйте його вплив на культуру на робочому місці та обирайте інструменти, які відповідають вашим конкретним потребам, забезпечуючи при цьому безпеку даних. Збалансуйте контроль з автономією працівників, щоб підтримати довіру та моральний дух. Регулярно переглядайте та оновлюйте свої практики, щоб відповідати вимогам законодавства та бути прозорими. Проведення правових та етичних тренінгів для керівництва, а також чітке інформування працівників допоможуть створити шанобливе та продуктивне робоче середовище.

Надана інформація допомагає роботодавцям зрозуміти, як ефективно контролювати електронну пошту співробітників. Які інструменти, вбудовані чи зовнішні, можна застосовувати. Ми також згадуємо аспект легітимності, розповідаючи про те, що в переважній більшості країн необхідно отримати письмове підтвердження обізнаності працівника.

Ми підкреслюємо цінність практики моніторингу для обох сторін робочих відносин. Як підвищити продуктивність співробітників разом із безпекою та конфіденційністю? Вам варто спробувати програмне забезпечення для моніторингу співробітників, яке допоможе вам бути в курсі всіх важливих даних компанії.