Як законно та ефективно контролювати працівників

The demand for employee monitoring tools grew by over 60% amid the pandemic. In fact, "employee monitoring software" became a key search engine term, recording a 35% більший сплеск трафіку. Відчуття нагальності зберігатиметься і надалі, оскільки загроза кібератак (особливо злочинів, пов'язаних з викраденням персональних даних) зростає. У нещодавньому звіті повідомлялося, що інсайдерські загрози також зростають. Насправді, 43% від загальної кількості порушень надходять від структурних підрозділів організації.

Крім того, звичайно, існує поняття управління ефективністю, яке може бути ефективним інструментом для підвищення продуктивності, стимулювання зростання і розвитку культури інновацій. Маючи стільки переваг від використання додатків для моніторингу співробітників, зрозуміло, чому компанії зараз схильні інвестувати в їх впровадження. Однак, перш ніж приймати рішення про покупку, дуже важливо, щоб компанії спочатку проаналізували загальний ландшафт моніторингу співробітників.

Питання на кшталт - Який інструмент моніторингу найкраще підходить для моєї бізнес-моделі? Чи буде він ефективним способом підвищення продуктивності та залученості співробітників? Як його встановити? Як законність його використання вплине на мій бізнес? Чи буде етично стежити за працівниками? Як щодо конфіденційності та захисту даних працівників? Чи повинна бути встановлена відповідна політика? - На ці питання необхідно відповісти до того, як буде прийнято рішення про використання програмного забезпечення для моніторингу працівників.

Щоб допомогти вам у цьому, ми пропонуємо контрольний список з деякими рекомендаціями щодо того, як ефективно та законно контролювати працівників.

Перш ніж встановлювати програмне забезпечення для моніторингу співробітників, перегляньте політику комплаєнсу вашої компанії. Переконайтеся, що всі працівники знають про політику захисту даних і конфіденційності, а також про можливі наслідки порушення цієї політики. Політика моніторингу співробітників може, наприклад, передбачати, що компанія може контролювати спілкування з клієнтами та постачальниками або діяльність своїх співробітників в Інтернеті. Також корисно передбачити в політиці, що ви можете контролювати використання пристроїв, що належать компанії. Наявність такої політики допоможе зменшити будь-які можливі юридичні проблеми в майбутньому, пов'язані з використанням програмного забезпечення для моніторингу працівників.

Правовий ландшафт може бути складним. Закони про конфіденційність і захист даних відрізняються в різних країнах. Перш ніж приймати остаточне рішення, дуже важливо знати свої юридичні зобов'язання та місцеві норми, що регулюють програмне забезпечення для моніторингу співробітників.

Наприклад, в Європі GDPR або Загальний регламент про захист даних (General Data Protection Regulation) визначає керівні принципи збору персональних даних, яких зобов'язані дотримуватися всі компанії в межах Європейського Союзу (ЄС). У США ECPA, або Закон про конфіденційність електронних комунікацій, забезпечує трохи більшу гнучкість, дозволяючи роботодавцям контролювати діяльність на пристроях, що належать компанії. У той же час, закон забороняє навмисне перехоплення усних або електронних повідомлень.

В інших країнах світу, наприклад, в Індії, ситуація дещо спокійніша. Там немає конкретних правил, які б регулювали використання програмного забезпечення для моніторингу працівників. Наразі це "сіра зона". В цілому, однак, використання такого програмного забезпечення дозволено, якщо воно не призводить до втручання в приватне життя. А роботодавцям рекомендується дотримуватися балансу між моніторингом працівників та повагою до їхнього приватного життя. (Детальніше про це в наступному розділі)

Отже, для забезпечення безперешкодного правового плавання важливо обрати інструмент моніторингу працівників, який відповідає законодавству про захист даних та приватності у вашій країні або регіоні. Ми рекомендуємо звернутися до юрисконсульта або проконсультуватися з компаніями, які спеціалізуються на праві на приватність та захист даних. Вони зможуть проконсультувати вас щодо законності використання програмного забезпечення для моніторингу працівників. Ви також можете безпосередньо обговорити це питання з постачальником програмного забезпечення, яке ви обрали.

Як зазначалося вище, перед впровадженням інструменту моніторингу важливо заручитися підтримкою працівників. Якщо працівники знають про інструмент моніторингу, вони з більшою ймовірністю будуть його дотримуватися. Прозорість інструменту моніторингу допоможе поліпшити відносини між працівниками та їх роботодавцем, знизити напруженість і підвищити продуктивність. Більше того, працівники, ймовірно, будуть більш лояльними до своєї компанії, якщо вони віритимуть, що роботодавець поважає їхні права та захищає їх.

Прозорість, ваш етичний компас, безумовно, не шкодить вашому бізнесу. Це свідчить про те, що ви готові зробити стрибок віри у невідоме майбутнє. Такий рівень відвертості у спілкуванні дозволить вам побудувати довготривалі відносини, довіру та лояльність - що може сприяти покращенню іміджу бренду, зменшенню відтоку клієнтів та підвищенню рівня залученості.

Повертаючись до питання ефективності інструменту моніторингу співробітників, важливо розуміти, які функції насправді потрібні вашому бізнесу. Більше того, ви повинні розуміти, як змусити програмне забезпечення працювати ефективно. Деякі власники бізнесу звертаються до моніторингу співробітників тільки після того, як вони зіткнулися з проблемою, наприклад, низькою продуктивністю або високою плинністю кадрів. Це і реактивна, і неоптимальна стратегія. Найефективніший спосіб забезпечити належне та ефективне використання моніторингу працівників - це впровадити його на ранній стадії процесу.

При цьому слід пам'ятати про наступне:

• Інструмент є вичерпним у тому сенсі, що може відстежувати використання інтернету, записувати екрани, реєструвати натискання клавіш, відстежувати час і місцезнаходження співробітників тощо.

• Він легко налаштовується і масштабується в міру зростання вашого бізнесу.

• Інструмент сприяє створенню інформативних та зрозумілих візуалізацій дашбордів.

• Інструмент дозволяє легко керувати та обслуговувати його.

• Він простий у встановленні та не потребує додаткового обладнання.

• Інструмент доповнює вашу бізнес-стратегію та цілі.

• Інструмент працює на всіх основних операційних системах: Windows, MacOS.

• Його легко налаштувати та розгорнути в різних місцях.

• Правовий статус програмного забезпечення визначений і чітко викладений у політиці його використання.

Моніторинг працівників часто сприймається як спосіб здійснення контролю над працівниками. Це не завжди так. Насправді, він також може бути використаний як потужний інструмент для заохочення автономії та надання працівникам можливості більш ефективно виконувати свою роботу. Наприклад, програмне забезпечення, яке відстежує використання працівниками Інтернету, може зробити роботу більш ефективною, зменшивши кількість перепитувань між працівниками та їхніми керівниками. Це може суттєво вплинути на психологічний клімат на робочому місці.

У зв'язку з цим ми рекомендуємо наступне: Виберіть інструмент моніторингу, який може "гнучко" змінюватися залежно від вашої бізнес-моделі. Наприклад, простий спосіб самообслуговування для впровадження та моніторингу продуктивності працівників розширить можливості працівників - і водночас зменшить когнітивне навантаження на керівників.

Переконайтеся, що ви не втрачаєте з поля зору свої цілі, впроваджуючи інструмент моніторингу співробітників. Дуже важливо постійно вимірювати ефективність програмного забезпечення у досягненні ваших бізнес-цілей.

Подумайте про це; Clever Control був впроваджений однією організацією після незаконного доступу до даних та витоку конфіденційної інформації. Незабаром вони змогли точно визначити, хто отримував доступ до конфіденційної інформації, тим самим приборкавши витоки. Фактично, впровадження врятувало їм 500 годин часу ІТ-адміністраторів - завдяки автоматизованому управлінню доступом, яке було запроваджено з метою мінімізації доступу до конфіденційної інформації.

Такі переваги не завжди гарантовані, проте в більшості випадків можна очікувати підвищення продуктивності, більш високого рівня залученості працівників та можливості більш точно оцінювати результати діяльності - і все це за менші кошти.

Моніторинг працівників - непросте завдання. Однак структурований, етичний підхід зменшить юридичну відповідальність та забезпечить узгодження інтересів та цінностей вашої компанії, що в кінцевому підсумку зробить весь процес безпрограшним для всіх.

Хочете налаштувати моніторинг працівників у своїй організації? Зв'яжіться з нами, щоб обговорити ваші можливості.