Як зробити моніторинг менш стресовим для працівників

30 травня 2023 року газета The Guardian опублікувала статтю стаття citing how employees feel stressed at work due to the presence of employee monitoring solutions that regularly scrutinise their workflows. "Tracking doesn't allow for thinking time or stepping away and coming back to work – it's very intense," said one of the sources quoted in the piece. The article then went on to mention some employee monitoring tools (including CleverControl) and correlated them with the growing presence of stress among employees.

Звичайно, ігнорувати вплив моніторингу співробітників на працівників було б нещиро, і саме тому ми вирішили зазирнути в глибини індустрії моніторингу співробітників, щоб краще зрозуміти вплив і тиск, який чинять на них функції моніторингу на підприємствах. Оскільки ми є провідним постачальником рішень для моніторингу співробітників, ми знаємо з перших вуст, що постійне спостереження за детальними робочими процесами - не найкращий спосіб створити здорове робоче місце.

Безумовно, інструменти моніторингу співробітників є життєво важливим гвинтиком на робочому місці зараз. Майже всі, кого ми знаємо, покладаються на ту чи іншу форму рішення для моніторингу співробітників, і, як ми вже зазначали в наших попередніх статтях, таке покладання також призвело до підвищення продуктивності працівників. Прочитайте наш стаття про те, як CleverControl допоміг компаніям підвищити продуктивність праці співробітників більш ніж на 5%, поки вони експериментували з 4-денним робочим тижнем.

Однак у цій статті ми хочемо наголосити на психологічному впливі постійного спостереження і на тому, як підприємства можуть використовувати рішення для створення більш продуктивного і здорового робочого середовища.

Нижче наведено кілька, можливо, найпоширеніших психологічних факторів, пов'язаних із системами моніторингу, які, як відомо, викликають стрес:

• Відчуття, що за тобою весь час стежать, і ти не можеш випустити пар

• Конкуренція між працівниками базується на результатах моніторингу, а не на продуктивності

• Страх непотрібного втручання - тобто втручання роботодавця в особистий простір

• Різні робочі години та рівні продуктивності

• Відчуття недовіри та неповаги, що призводить до відсутності відповідальності та відданості роботі

• непотрібний тиск, пов'язаний з поспіхом у роботі, що призводить до страху зробити помилку або пропустити дедлайни, особливо коли вас постійно контролюють

Відомо, що вищезазначені проблеми призводять до того, що працівники відчувають стрес і незадоволення робочим середовищем, і це цілком зрозуміло. Зрештою, хто б хотів бути під постійним наглядом своїх колег та керівництва, відчуваючи при цьому, що не заслуговує на таку увагу?

Але чи справді ці проблеми виникають через використання інструментів моніторингу? Чи це щось глибше - те, що можна вирішити, застосовуючи здоровий підхід до моніторингу?

Відповідь на це питання вказує на те, "хто" використовує інструмент і "як" вони це роблять. Насправді, всі вищезазначені фактори вказують на те, що працівники не обов'язково бояться використання інструменту моніторингу, але вони побоюються масштабів його використання та можливості використання даних моніторингу проти них без належного розгляду. Це, безумовно, те, що повинно викликати занепокоєння у підприємств.

Cuing back to the Guardian article, a source says, "If I'm on a Zoom call that counts as 0% [activity], even though I'm in a meeting." This perfectly sums up the problem. Monitoring tools may be used effectively to gauge the working bandwidth of employees or to find new ways to boost employee productivity. However, using them in a way that discounts productivity and is detrimental to employee well-being is not something that bodes well for the organisation.

У зв'язку з цим ми пропонуємо кілька негайних заходів, які підприємства можуть вжити для вирішення цієї проблеми:

1. Встановіть досяжні цілі продуктивності

   Людина не може бути продуктивною весь час; вона повинна мати час на роздуми, відпочинок і самореалізацію. В іншому випадку вони ризикують вигоріти. Ставлячи цілі щодо продуктивності, не забувайте робити перерви та обдумувати свою роботу. Крім того, аналізуючи дані моніторингу, враховуйте специфічні риси робочої сили. Деякі люди вважають за краще викладати свої думки на папері, а не на комп'ютері; програма може розцінити цей час як простоювання.

2. Встановіть чіткий контекст

   Роботодавці повинні бути прозорими щодо того, чому здійснюється моніторинг і як він допоможе компанії та її працівникам. Важливо встановити чіткі правила та положення, які визначають, за чим ведеться спостереження, як буде використовуватися інформація, і що очікується від працівників з точки зору конфіденційності.

3. Побудувати довіру

   Побудова довіри має вирішальне значення. Роботодавці повинні пам'ятати, що моніторинг - це не мікроменеджмент або сумніви в компетентності працівників, а радше підвищення продуктивності, посилення безпеки та дотримання вимог законодавства. Демонстрація довіри до здібностей і трудової етики працівників може зменшити стрес.

4. Визначте чітку політику та цілі моніторингу

   Розробити чітко визначену та легкодоступну політику моніторингу, яка окреслює мету, обсяг та обмеження моніторингової діяльності. Співробітники повинні мати чітке розуміння того, що буде відстежуватися і як це узгоджується з цілями організації.

   Кожен працівник також повинен знати свою цільову продуктивність і толерантність (допустимі відхилення від неї). Вони повинні бути поінформовані про те, що дані про їхню продуктивність не є загальнодоступними і використовуються лише в контексті управління продуктивністю.

   Основна ідея має полягати в тому, щоб проінформувати працівників про те, яка система моніторингу існує і чому. Насправді, щоб зменшити нервозність, починайте стежити за працівниками поступово.

5. Зробити так, щоб конфіденційність та підзвітність співіснували

   Намагайтеся знайти баланс між захистом приватності працівників і забезпеченням їхньої підзвітності. Слід використовувати мінімально інтрузивні стратегії моніторингу, зосереджуючись на діяльності, пов'язаній з роботою. Слід уникати надмірного моніторингу, який виходить за рамки того, що вимагається з реальних ділових причин - це те, що CleverControl легко полегшує.

   Наприклад, відеоспостереження з веб-камери та аудіозапис є необов'язковими і не вмикаються за замовчуванням. З міркувань безпеки вони можуть бути необхідними для деяких фірм або посад, наприклад, для платформ онлайн-навчання, але якщо роботодавцю вони не потрібні або він вважає їх нав'язливими, він може просто вимкнути їх.

6. Забезпечити регулярний зворотній зв'язок та визнання

   Створіть культуру конструктивного зворотного зв'язку та визнання. Використовуйте дані моніторингу для того, щоб допомогти працівникам вдосконалюватися, а не для того, щоб карати і шпигувати за ними. І регулярно спілкуйтеся з працівниками про їхню роботу, прогрес і досягнення. Визнання їхніх зусиль може допомогти зняти стрес, пов'язаний з моніторингом, і створити позитивне робоче середовище.

7. Захистіть дані та конфіденційність

   Вживайте заходів для захисту конфіденційності та даних ваших співробітників. Переконайтеся, що отримані дані надійно зберігаються (як у локальних, так і в хмарних системах), доступні лише уповноваженим особам і використовуються лише за призначенням, запровадивши надійні заходи безпеки. Чітко інформуйте працівників про заходи захисту даних, щоб запевнити їх у безпеці.

8. Мати орган з розгляду скарг

   Переконайтеся, що працівники завжди мають когось, хто може вислухати їхні проблеми, пов'язані з системами моніторингу. З цією метою створіть службу людської допомоги для вирішення проблем, які виникають у системах моніторингу та залишаються поза увагою. Комфорт і благополуччя працівників так само важливі, як і їхня продуктивність, і тому мають бути пріоритетними. Роботодавці повинні не лише припускати, що їхні співробітники знають про систему моніторингу та дають згоду на її використання.

9. Йди повільно.

   Чітке розуміння деталей продуктивності може бути достатньо спокусливим, щоб швидко врахувати їх під час оцінювання. Однак рекомендується поступово впроваджувати інструменти моніторингу, завжди пам'ятаючи про те, як працівники звикли ставитися до своєї роботи і що вона для них означає. Ідея має полягати в тому, щоб створити позитивний зсув у мисленні, завдяки якому працівники почуватимуться комфортніше.

10. Поважайте кордони

    Необхідно поважати особистий простір працівників та їхні неробочі години. Тому уникайте інвазивних практик спостереження, які втручаються в особисте життя працівників поза роботою. Це особливо важливо, оскільки може призвести до психологічного стресу, що може спричинити збільшення плинності кадрів і прокласти шлях до таких проблем, як тихе звільнення.

Моніторинг працівників є постійною практикою, тому дуже важливо мати чітко визначену мету і постійно наголошувати на благополуччі працівників. Якщо моніторинг проводиться продумано і з належною увагою до больових точок, які є чутливими для працівників, він призведе до позитивних результатів.

Думаєте про створення функції моніторингу? Ми допоможемо вам знайти способи зробити її більш корисною в контексті вашого унікального бізнесу, поважаючи при цьому конфіденційність співробітників. Зв'яжіться з нами вже сьогодні!