Як компанії у Флориді отримують вигоду від програмного забезпечення для моніторингу працівників

Моніторинг співробітників - це інструмент, який може принести значну користь практично будь-якій галузі, включаючи HoReCa, роздрібну торгівлю та туризм. Ось топ-5 переваг, які ви можете отримати, використовуючи інструменти для відстеження.

Динамічна економіка штату Флорида привертає до себе чималу частку викликів, включаючи ризик внутрішніх крадіжок і порушень безпеки. Моніторинг співробітників може стати додатковим рівнем безпеки для вашої компанії, виявляючи та запобігаючи таким інцидентам.

Наприклад, моніторинг POS-систем і доступу співробітників до бухгалтерського обліку та інших важливих систем може запобігти крадіжкам, виявити розбіжності та забезпечити докази в разі інцидентів.

Роздрібний бізнес особливо вразливий до скорочення. Моніторинг взаємодії співробітників на касі, відстеження руху запасів та перегляд записів з камер спостереження разом з даними про транзакції значно зменшують втрати від крадіжок та помилок.

Готельно-ресторанний бізнес, роздрібна торгівля та туризм - це галузі, які дуже залежать від досвіду. Тому виняткове обслуговування клієнтів є обов'язковим для будь-якого бізнесу, який хоче виграти конкурентну боротьбу за клієнтів. За допомогою моніторингу співробітників організації можуть відстежувати взаємодію між працівниками та клієнтами, виявляти слабкі місця та сфери для вдосконалення.

Наприклад, менеджери можуть відстежувати телефонні дзвінки для бронювання, онлайн-чати з клієнтами і навіть особисте спілкування (якщо це дозволено законом і за умови належного повідомлення), щоб зрозуміти, як співробітники дотримуються комунікаційної політики і вирішують складні ситуації. Ці записи можуть виявити сфери, в яких співробітники досягають успіху, а також ті, де може знадобитися навчання для покращення комунікативних навичок, знань про продукт і загального рівня задоволеності клієнтів.

Безсумнівно, продуктивність та ефективність працівників є ключовими для успіху будь-якої організації.

Відстеження графіків та відвідуваності персоналу допомагає оптимізувати витрати на робочу силу, уникнути перевтоми та дотримуватися трудового законодавства в пікові сезони.

У роздрібній торгівлі відстеження того, як співробітники працюють у торговому залі, на складі або виконують онлайн-замовлення, може виявити неефективність і можливості для оптимізації процесів.

Туристична індустрія передбачає складну логістику, від бронювання до управління об'єктами та надання допомоги гостям. Моніторинг виконання завдань, часу реагування на запити гостей і дотримання графіків забезпечить безперебійне обслуговування відвідувачів і підвищить операційну ефективність.

Будь-який бізнес працює в правовому полі. Забезпечення дотримання трудового законодавства, законодавства про конфіденційність та інших нормативних актів, унікальних для вашої галузі, - це завдання, яке може допомогти вам вирішити моніторинг співробітників. Наприклад, спеціалізовані HRIS-системи можуть допомогти відстежувати сертифікати співробітників, проводити перевірки та безпечно зберігати конфіденційні дані співробітників.

Переслідування та дискримінація на робочому місці - це не лише порушення політики компанії та правових норм, але й потенційний вбивця репутації компанії як в очах співробітників, так і в очах клієнтів. Моніторинг робочих комунікацій персоналу (якщо це дозволено законом) допоможе запобігти таким випадкам.

Дані моніторингу співробітників є джерелом цінної інформації про поточну продуктивність команди та прогалини у навичках.

Відстежувати, як працівники обробляють запити клієнтів, наскільки точно вони обробляють замовлення та робочі документи, а також оцінювати, як вони виконують свою щоденну роботу, набагато простіше за допомогою спеціально розроблених додатків. Програмне забезпечення для моніторингу співробітників може автоматично розраховувати індивідуальні показники ефективності і полегшує виявлення неефективних робочих моделей для тих працівників, які працюють переважно за комп'ютером.

Співробітників, які працюють з клієнтами, можна швидко оцінити на основі записів їхньої взаємодії з клієнтами, відгуків та задоволеності клієнтів.

На основі прогалин у навичках та слабких місць, виявлених під час оцінки, компанії можуть планувати цільові програми навчання.

Перш ніж впроваджувати будь-яке відстеження на робочому місці, організації повинні перевірити чинне державне та місцеве законодавство, що регулює особисту інформацію працівників та моніторинг.

У штаті Флорида моніторинг працівників регулюється наступними законами та нормативно-правовими актами:

• Федеральний:

  • Закон про конфіденційність електронних комунікацій (ECPA)

  • Закон про справедливі трудові стандарти (FLSA)

  • Національний закон про трудові відносини (NLRA)

• Стейт:

  • Закон штату Флорида про безпеку комунікацій (FSCA)

  • Закон про захист інформації штату Флорида (FIPA)

  • Розумне очікування конфіденційності

  • Закон про конфіденційність у соціальних мережах

Ці нормативні акти створюють правові рамки для нагляду за робочим місцем. Компанії, які бажають впровадити моніторинг, можуть це зробити:

Це, мабуть, найпопулярніші методи забезпечення продуктивності та відстеження взаємодії клієнта і працівника. Відповідно до законодавства штату Флорида, моніторинг електронної пошти та інтернет-активності дозволений, якщо роботодавець належним чином повідомить співробітників і отримає їхню згоду на моніторинг.

Роботодавці можуть відстежувати ділові телефонні дзвінки за умови належного повідомлення працівників. Особисті комунікації не можуть бути відстежені.

Відеоспостереження в цілях безпеки, як правило, не забороняється, за винятком місць, де працівники обґрунтовано очікують на приватність, наприклад, туалетів.

FSCA забороняє записувати розмови без згоди всіх сторін. Отже, якщо роботодавець хоче використовувати аудіоспостереження, він повинен повідомити про це працівників і отримати їхній дозвіл.

Моніторинг транспортних засобів або пристроїв, що належать компанії, може здійснюватися. Однак роботодавці не можуть відстежувати особистий транспортний засіб або мобільний пристрій працівника без його чіткого дозволу.

Відстеження екранів і натискань клавіш є частиною моніторингу комп'ютерної активності. Хоча це дозволено законом, їх слід застосовувати з обережністю. Їхнє надмірне використання може розглядатися як нав'язливе і викликати занепокоєння щодо конфіденційності.

Це лише загальний огляд законодавчої бази штату Флорида. Ми рекомендуємо проконсультуватися з вашим юридичним радником перед здійсненням моніторингу.

Впровадження моніторингу співробітників - це делікатний і складний процес, що складається з декількох етапів.

Чого ви прагнете досягти за допомогою моніторингу? Покращення обслуговування клієнтів? Або зменшити усадку в магазинах? Ваші цілі визначатимуть вибір рішення для моніторингу та функцій, які ви будете використовувати. Уникайте спокуси відстежувати все, що тільки можна. Замість цього краще зосередитися на конкретних сферах, де ви хотіли б бачити покращення.

Не існує універсального інструменту моніторингу для всього. Залежно від цілей, які ви переслідуєте, та посади працівника, ви можете обрати різні варіанти. Наприклад, для моніторингу польових працівників, таких як гіди, ви можете розглянути можливість GPS-трекінгу для забезпечення відвідуваності та дотримання графіків і маршрутів.

Такі функції, як відстеження використання веб-сайтів і додатків, допомагають зрозуміти, чи ефективно співробітники роздрібної торгівлі використовують час і ресурси для виконання таких завдань, як управління запасами або онлайн-продажі.

Програмне забезпечення для моніторингу чатів і телефонних дзвінків ідеально підійде працівникам, чия робота передбачає щоденну взаємодію з клієнтами.

Ця політика повинна включати наступну інформацію:

• які дані збираються і з якою метою;

• як довго він зберігається;

• хто має до неї доступ;

• права працівників щодо їхніх даних.

Ця політика має бути доступною для всіх працівників. Підкресліть, що метою моніторингу є підвищення загальної ефективності та надання їм підтримки, необхідної для досягнення успіху.

Після того, як ви знаєте свої цілі, визначте конкретні KPI, що вказують на прогрес. Які показники покажуть вам, чи покращується ваша продуктивність?

Наприклад, це можуть бути продажі на одного співробітника, середня вартість транзакції, кількість скарг клієнтів тощо. Налаштуйте своє програмне забезпечення для моніторингу, щоб відстежувати саме ці KPI і генерувати звіти.

Більшість інструментів для моніторингу співробітників мають функцію сповіщення. Програма надсилає повідомлення, якщо відбувається певна дія або відхилення від очікуваної поведінки. Використовуйте цю функцію з розумом. Зосередьтеся на налаштуванні сповіщень про критичні події, які потребують негайної уваги, такі як порушення політики, порушення безпеки або значне падіння продуктивності в години пік. Це дозволить вам оперативно вирішувати проблеми, не загрузнувши в непотрібних даних.

Моніторинг слід використовувати як інструмент для вдосконалення, а не для того, щоб ловити співробітників, які роблять щось не так. Діліться інсайтами з членами вашої команди, підкреслюючи сфери, в яких вони досягли успіху, і визначаючи можливості для вдосконалення. Сформулюйте ці розмови як можливості для зростання та розвитку навичок.

Як бачимо, моніторинг співробітників пропонує значні переваги для бізнесу у Флориді. Однак розблокування цих переваг вимагає продуманого і стратегічного підходу. Дотримання законодавчої бази Флориди, ретельна конфігурація, фокус на ключових показниках ефективності та прозора комунікація сприятимуть підвищенню продуктивності та створенню позитивної робочої атмосфери.