Етика моніторингу працівників: Що має враховувати кожен бізнес

Понеділок, 9 ранку. Ви вмикаєте свій робочий комп'ютер, і невидимий спостерігач відкриває його віртуальний журнал. Відтоді кожне ваше натискання клавіш, електронний лист, відвідування веб-сайту чи пошуковий запит будуть методично реєструватися і ретельно вивчатися. Безпристрасний електронний суддя вирішить, наскільки продуктивною є ваша щоденна діяльність, і повідомить вашому керівнику, що ви запізнилися на обідню перерву навіть на хвилину. Ви думаєте про це і здригаєтесь. Можливо, ви не підете сьогодні на перерву і замість цього зробите додаткове завдання. Можливо, це змусить вас затриматися на роботі, але тривожне відчуття, що ці електронні очі стежать за кожною вашою дією, штовхає вас вперед, не даючи розслабитися.

Сцена з корпоративного фільму жахів? На жаль, це реальність для мільйонів працівників по всьому світу, чиї роботодавці не переймаються етикою моніторингу працівників.

Згідно з останніми дослідженнями дослідження, 78% роботодавців використовують програмне забезпечення для моніторингу робочої активності працівників. Пандемія COVID-19 різко підвищила популярність програм для моніторингу. Коли бізнесу довелося перейти на дистанційну роботу, а звичні методи відстеження продуктивності перестали працювати, керівники відкрили для себе незаперечні переваги програмного забезпечення для моніторингу.

Переваги програмного забезпечення для відстеження важко недооцінити.

За аналогових часів менеджеру доводилося вручну перевіряти табелі обліку робочого часу та звіти про виконану роботу і приймати рішення, часто упереджені, про те, наскільки продуктивним був кожен працівник. Ці обов'язки забирали значну частину їхнього робочого часу.

Співробітники також повинні були витрачати час на заповнення цих звітів, і, залежно від стилю управління в компанії, ці звіти могли бути досить об'ємними.

Сучасне програмне забезпечення може зробити це автоматично за лічені секунди, з мінімальною участю працівника та роботодавця.

Підвищення продуктивності - одна з головних цілей програмного забезпечення для моніторингу співробітників. Програма збирає та узагальнює дані про активність, такі як активний/неактивний час, початок і кінець робочого дня, відвідані веб-сайти, використання додатків тощо. Ця інформація дозволяє виявити шаблони роботи, неефективність, сфери, що потребують покращення, а також працівників, які можуть потребувати додаткової підтримки.

Моніторинг працівників підтримує підзвітність та прозорість. Коли працівники знають, що за їхньою роботою стежать, вони, як правило, більш схильні залишатися зосередженими і дотримуватися дедлайнів. Крім того, дані моніторингу можуть допомогти вирішити суперечки та прояснити очікування.

Деякі програми для моніторингу співробітників можуть допомогти виявити підозрілу активність, наприклад, несанкціонований доступ до конфіденційних даних, встановлення небажаних додатків або незвичні завантаження. Завдяки відстеженню, компанії можуть виявити потенційні ризики на ранній стадії і захистити свої системи та цінну інформацію на випередження.

Як бачимо, програмне забезпечення для моніторингу співробітників дійсно дає бізнесу цінні переваги. Однак, засліплені цими перевагами та успішним досвідом інших компаній, роботодавці часто забувають про етичність моніторингу працівників та пов'язані з ним потенційні недоліки.

Впровадження етичного моніторингу співробітників може здатися схожим на ходіння по канату. Порушення балансу і недоліки переважать переваги, які може принести програмне забезпечення для відстеження. Впроваджуючи моніторинг, компанії повинні враховувати такі питання, як дотримання законодавства, конфіденційність, потенційні упередження та підвищений рівень стресу.

Бізнес зобов'язаний вивчити чинне законодавство про захист персональних даних і забезпечити відповідність своїй практиці моніторингу. Неправильне поводження з даними працівників може призвести до серйозних юридичних наслідків.

Конфіденційність є наріжним каменем етики моніторингу співробітників. Програмне забезпечення може відстежувати широкий спектр дій, від натискання клавіш та електронних листів до історії відвідування веб-сайтів і навіть записів з веб-камери. Навіть якщо такі практики відповідають місцевому законодавству, вони можуть підірвати довіру працівників і створити відчуття постійного контролю. У майбутньому це призведе до зниження задоволеності роботою та збільшення стресу.

Якщо аналізувати дані моніторингу без належної уваги, вони можуть бути невірно інтерпретовані та несправедливо спрямовані проти конкретних працівників через їхню ідентичність або переконання.

Керівник, який має упередження щодо працівника, може вважати його активне використання соціальних мереж лінню та непродуктивністю. Насправді ж працівник може використовувати чати в робочих цілях.

Іноді роботодавці зловживають даними моніторингу для мікроменеджменту працівників або роблять несправедливі висновки про їхню роботу.

Наприклад, керівник може використати історію браузера працівника, щоб звинуватити його в прогулах, не беручи до уваги такі фактори, як наукові дослідження або особисті надзвичайні ситуації.

Відчуття, що за ними постійно стежать, може підвищити тривожність і тиск на працівників. Співробітники відчуватимуть дискомфорт від думки, що кожен їхній крок відстежується. Вони можуть не робити необхідних перерв або припускатися помилок, побоюючись, що це погіршить їхні показники продуктивності. Крім того, працівники хвилюватимуться, що якщо вони не відповідатимуть очікуванням, їх можуть притягнути до дисциплінарної відповідальності або звільнити. Всі ці фактори мінімізують позитивний ефект від моніторингу. Замість продуктивної та ефективної робочої сили ви отримаєте стресових, виснажених працівників, незадоволених своєю роботою.

Коли працівники не знають, яку інформацію ви збираєте і з якою метою, або - що ще гірше - їм не повідомляють про моніторинг, вони відчуватимуть, що за ними шпигують. Їхню довіру та лояльність буде підірвано, що призведе до створення токсичного робочого середовища та збільшення плинності кадрів.

Відстежувати ці потенційні етичні проблеми - обов'язок бізнесу. Моніторинг не обов'язково повинен бути стресовим. Його вплив залежить від кількох факторів: типу моніторингу, рівня прозорості, політики відстеження та культури компанії.

Отже, як нам збалансувати ефективний моніторинг з етикою та повагою до приватного життя? Ми рекомендуємо взяти на озброєння наступні найкращі практики.

1. Ознайомтеся з чинними законами та нормативними актами про конфіденційність

   Бізнес несе відповідальність за дотримання державних і місцевих законів про конфіденційність і трудового законодавства. Якщо ваша команда географічно розподілена, вам слід звернути увагу на правила не лише у вашому головному офісі, а й у регіонах, де проживають ваші співробітники. Проконсультуйтеся з юристом, щоб переконатися, що ваші практики моніторингу не порушують обмежень на збір даних.

2. Зробіть моніторинг цілеспрямованим

   Встановіть чіткі цілі для моніторингу співробітників, наприклад, підвищення продуктивності, посилення безпеки або забезпечення дотримання нормативних вимог. Обмежте сферу моніторингу лише тими видами діяльності, які дійсно необхідно контролювати для досягнення поставленої мети. Уникайте збору непотрібних даних або зберігання їх довше, ніж того вимагає ваша мета.

3. Розробити детальну та прозору політику моніторингу

   Політика моніторингу працівників - це набір правил та інструкцій, що описують практику відстеження у вашій організації. Вона повинна визначати наступні аспекти:

   • Яка мета моніторингу працівників?

   • Хто є об'єктом моніторингу?

   • Які види діяльності будуть відстежуватися?

   • Як довго зберігатимуться дані?

   • Як будуть використовуватися дані моніторингу? (наприклад, оцінка ефективності, безпека, навчання)

   • Хто матиме доступ до даних моніторингу?

   • Як будуть захищені зібрані дані?

   • Які права мають працівники щодо зібраних даних?

   • Як компанія розглядатиме скарги чи занепокоєння щодо моніторингу?

   Політика повинна бути легкодоступною для працівників. Компанія несе відповідальність за своєчасне інформування працівників про будь-які зміни в цьому документі.

4. Зробити практику моніторингу відкритою та прозорою

   Поінформуйте персонал про програмне забезпечення для відстеження та політику моніторингу. Поясніть мету моніторингу, наприклад, оцінка ефективності, безпека або підвищення продуктивності. Розкрийте обсяг моніторингу: які дані збиратимуться, які пристрої та дії відстежуватимуться, і як ці дані використовуватимуться.

   Майте на увазі, що працівникам може спочатку не сподобатися ідея моніторингу. Обов'язково зверніть увагу на їхні занепокоєння та можливі заперечення.

5. Отримати згоду працівника

   Більшість юрисдикцій вимагають, щоб ви отримували явну згоду працівників на моніторинг, особливо на його більш інтрузивні форми, такі як реєстрація натискання клавіш або спостереження за допомогою веб-камери. Підписання письмової угоди на відстеження є найзручнішою формою отримання згоди.

6. Забезпечити справедливий і послідовний моніторинг

   Етика моніторингу працівників вимагає, щоб ви застосовували політику моніторингу послідовно до всіх працівників, уникаючи дискримінаційних практик. Якщо ви спостерігаєте лише за окремими працівниками або командою, вони можуть відчути, що ви їм не довіряєте, і затаїти образу на вас або інших працівників, за якими не ведеться спостереження. Крім того, їхні колеги можуть почати ставитися до них по-іншому, що може погіршити атмосферу на робочому місці.

   Навіть якщо ви хочете відстежувати роботу лише окремих співробітників, все одно краще проводити широкий моніторинг. Широкий моніторинг дасть вам більше інформації про робочий процес і може виявити неефективні моменти, про які ви не знали.

   Відстеження має слугувати для виявлення тенденцій та сфер для вдосконалення, а не для мікроменеджменту окремих працівників. Регулярно переглядайте свої практики моніторингу, щоб переконатися, що вони є справедливими, ефективними та слугують поставленій меті.

7. Захистіть конфіденційність і безпеку даних

   Визначте обсяг збору даних, необхідних для досягнення вашої мети, і не виходьте за рамки цього обмеження. Категорично уникайте моніторингу особистих пристроїв працівників або їхньої активності в неробочий час. Якщо працівник використовує свій персональний пристрій для роботи, програмне забезпечення повинно мати можливість або припинити моніторинг вручну, або автоматично відстежувати його лише у встановлені робочі години.

   Якщо можливо, уникайте збору конфіденційної інформації. В іншому випадку використовуйте анонімізацію даних, щоб вони не могли бути пов'язані з конкретними працівниками.

   Впроваджуйте надійні заходи безпеки для зібраних даних моніторингу. Використовуйте надійні паролі, двофакторну автентифікацію та шифрування даних, де це можливо. Обмежте доступ до даних моніторингу лише уповноваженим персоналом за принципом службової необхідності.

Етичне використання програмного забезпечення для моніторингу співробітників може нагадувати ходіння по канату, де один невірний крок може зруйнувати довіру працівників і спричинити юридичні наслідки. Однак за умови відповідального та виваженого підходу бізнес може скористатися перевагами моніторингу, не порушуючи при цьому етичних принципів. Якщо компанія прагне створити робоче середовище, в якому технології використовуються для підвищення продуктивності та ефективності, вона зобов'язана надавати пріоритет прозорості, справедливості та згоди працівників.