Крадіжки співробітників: Мовчазна епідемія, що коштує бізнесу мільярди

Уявіть собі невидимого злодія, який безшумно викачує мільйони з каси вашої компанії. Крадіжки співробітників - поширена загроза, на яку часто не звертають уваги - це саме те, про що ми говоримо.

За даними Exploding Topics, щороку в американських компаній крадуть 50 мільярдів доларів США їхні ж працівники. Компанії втрачають приблизно 5% свого доходу через крадіжки грошей, матеріальних цінностей або фінансові махінації, які здійснюють їхні працівники.

Окрім фінансових втрат, крадіжки співробітників підривають довіру, шкодять моральному духу та ставлять під загрозу репутацію вашої компанії. Правда полягає в тому, що крадіжки на робочому місці не є ізольованою проблемою - це загроза, що нависла над усіма галузями, яка впливає на бізнес будь-якого розміру.

Ця стаття стане вашим путівником, висвітлюючи різні форми, яких можуть набувати крадіжки співробітників, їхні далекосяжні наслідки і, що найважливіше, конкретні кроки, яких ви можете вжити для запобігання та виявлення крадіжок у вашій організації.

Крадіжка співробітників - це не єдиний злочин; вона проявляється в різних формах обману, більших чи менших, залежно від галузі та посади працівника. Викрадення блоку стікерів або ручки може здатися дрібницею, але технічно навіть це є крадіжкою, яка зменшує ресурси вашої компанії.

Розглянемо, до яких форм крадіжок найбільш схильні різні галузі.

Роздрібна торгівля - благодатне поле для всіх видів шахрайства. Наприклад, американські ритейлери втрачають до 43% доходів через крадіжки співробітників.

Крадіжки в цій галузі включають в себе і крадіжки:

• Крадіжка з каси: працівники можуть щодня оперувати великими сумами готівки, що залишає їм простір для тіньових схем. Вони включають зняття коштів до того, як вони будуть зареєстровані в системі, часто через шахрайські транзакції або привласнення готівкових платежів.

  Випадок 1. Деякі співробітники виявляють неабияку креативність у таких схемах. CleverControl працював з невеликим офлайн-магазином, який пропонував програму бонусних карток для постійних клієнтів. Недобросовісний касир розробив схему для використання цієї системи. Він непомітно списував бонуси з карток клієнтів, щоб покрити частину або навіть всю вартість покупки. Однак, він все одно брав з покупця повну вартість готівкою. Таким чином, він привласнював різницю між фактичною вартістю та сумою, сплаченою за допомогою бонусів.

• Крадіжка товарів це крадіжка товарів для особистого використання або перепродажу. Особливо вразливими до цього виду крадіжок є підприємства роздрібної торгівлі: працівники мають безліч можливостей привласнити дрібні речі, одяг, їжу і навіть технічні гаджети.

• Маніпуляції з запасами включає в себе оманливі практики, які спотворюють записи про запаси. Працівники можуть підробляти звіти про пошкодження, щоб вимагати неіснуючі товари для особистої вигоди. Касири також можуть анулювати законні угоди купівлі-продажу, вдаючи, що клієнт передумав. Потім вони можуть привласнити готівку або використати анульований чек для оформлення шахрайського повернення для себе або спільника. Таку схему також можна застосувати при поверненні товарів - оформити повернення без фактичного отримання товару.

Фінанси - ще одна сфера, найбільш вразлива до крадіжок. Схеми шахрайства тут наступні:

• Розкрадання стосується привласнення довірених коштів або майна з метою отримання особистої вигоди. Довірений працівник може перенаправляти кошти компанії на власні потреби.

• Шахрайство з видатковими рахунками передбачає подання працівниками завищених або фальшивих звітів про витрати, щоб зарахувати особисті витрати як ділові.

• Маніпуляції з фінансовими документами Працівники можуть змінювати фінансову звітність, щоб приховати розтрату коштів або інші форми крадіжок. Такі маніпуляції можуть ускладнити виявлення шахрайських дій і мати серйозні юридичні наслідки.

  Справа 2. Зухвалий акт внутрішньої крадіжки розкрився у філії компанії, коли колишній працівник звернувся до корпоративного офісу. Чоловік запитав, чому він досі отримує податкові форми W-2 і сплачує податки із заробітної плати, яку ніколи не отримував. Розслідування виявило, що генеральна директорка протягом двох років шахрайським шляхом вносила колишнього працівника до системи нарахування заробітної плати. Потім вона привласнювала зарплату, виплачену на ім'я підставного працівника.

Робота у сфері гостинності часто асоціюється з низькою винагородою, поганими умовами праці, надмірним стресом і вигоранням від спілкування з клієнтами. У таких умовах працівник може не встояти перед спокусою, коли з'являється така можливість, як забута річ або відкрита скринька з готівкою.

До найпоширеніших крадіжок у сфері гостинності належать

• Крадіжка готівки з касових апаратів це коли працівники можуть красти готівку безпосередньо з кас ресторанів або зі стійок реєстрації в готелях.

• Кишенькові поради для колег: працівники, які об'єднують чайові, можуть вкрасти частину, призначену для своїх колег. Така поведінка не лише шкодить бізнесу, але й створює напругу та недовіру серед персоналу.

• Завищення цін для клієнтів: працівники можуть додавати несанкціоновані пункти до рахунків або завищувати ціни заради особистої вигоди.

  Справа 3. Злочинні уми з'являються в індустрії гостинності так само, як і в роздрібній торгівлі, розробляючи складні схеми для отримання прибутку, як у наступному випадку.

  Генеральний менеджер готелю отримав дзвінок від гостя зі скаргою на попереднє перебування і проханням повернути гроші. Після короткого розслідування він виявив, що інформація про перебування гостя відсутня в системі, а номер, про який йде мова, позначений як такий, що не працює, оскільки в той день проводилося чищення килима.

  Подальше розслідування виявило приголомшливе відкриття: співробітники нічного аудиту та покоївка, які перебували в інтимних стосунках, змовилися привласнювати платежі від гостей, які платили готівкою і заселялися вночі на одну ніч. Нічний ревізор приймав готівкові платежі, реєстрував гостей і позначав номери як "несправні". Вранці покоївка прибирала номер і відновлювала його статус як "вільний/чистий".

  Ця шахрайська схема діяла протягом п'яти років, залишаючись непоміченою керівництвом, і призвела до збитків у розмірі близько 100 000 доларів США.

Офісні крадіжки можуть приймати неочевидні форми і іноді здаватися незначними, проте вони можуть призвести до серйозних наслідків для вашого бізнесу. Ось що найчастіше крадуть офісні працівники:

• Канцелярське приладдя: Незважаючи на те, що накопичення вкраденого офісного приладдя, такого як папір, ручки чи тонер-картриджі, здається незначним, з часом може призвести до значних витрат. Так, використання офісних принтерів в особистих цілях також вважається крадіжкою.

• Спорядження: Крадіжка обладнання, такого як ноутбуки, планшети або спеціалізовані інструменти, може порушити роботу і призвести до витоку даних.

• Порушення даних: Працівники, які мають доступ до конфіденційної інформації, можуть викрасти дані клієнтів, комерційну таємницю або інтелектуальну власність. Це може мати серйозні юридичні та фінансові наслідки для компаній у всіх галузях, особливо у фінансовій та технологічній.

• Крадіжка часу: Працівники, які марнують час, перебуваючи на роботі, наприклад, беруть надто довгі перерви або виконують особисті доручення, по суті, крадуть у свого роботодавця. Крадіжка часу може бути проблемою в середовищі, де робочий час не контролюється суворо.

Так само, як і в роздрібній торгівлі та офісах, працівники на виробництві крадуть матеріали, інструменти чи готову продукцію для особистого використання або перепродажу. Такі крадіжки можуть порушити виробничі графіки та призвести до значних фінансових втрат.

Крадіжки співробітників можуть суттєво вплинути на ваш бізнес різними способами, далеко за межами очевидних фінансових наслідків.

За даними TechJury, 75% працівників хоча б раз крали у свого роботодавця; понад 37% робили це щонайменше двічі. Троє з десяти працівників-крадіїв займаються цим роками.

Як наслідок, крадіжки співробітників щорічно висмоктують з бізнесу приголомшливі 50 мільярдів доларів і стають причиною понад 30% банкрутств у США.

Крадіжки співробітників є причиною 28% втрат запасів і 43% втраченого доходу в роздрібній торгівлі, при цьому кожен нечесний працівник коштує бізнесу в середньому $1 551,66.

Інцидент з розкраданням призводить до збитків у розмірі 357 650 доларів США в середньому. Ця сума включає не лише прямі збитки від шахрайства, а й непрямі, такі як витрати на звільнення та найм працівників, збільшення витрат на аудит та безпеку, а також втрачені клієнти.

На перший погляд, крадіжка часу є непомітною і невинною, але вона призводить до відчутних втрат - близько 400 мільярдів доларів на рік, зачіпаючи 75% бізнесу. Понад 40% працівників здійснюють крадіжку часу в тій чи іншій формі - від завищення робочого часу до частих перерв під час роботи.

Крадіжки співробітників можуть підірвати довіру клієнтів і зашкодити репутації вашої компанії. Коли клієнти дізнаються, що співробітники крадуть, вони починають турбуватися про безпеку своєї інформації та загальну цілісність компанії. Наслідки для репутації також включають втрату клієнтів, недовіру акціонерів і зниження прибутку.

Внутрішні крадіжки можуть породити підозри та недовіру серед персоналу. Чесні працівники, які виявили крадіжку, можуть відчути себе зневіреними і поставити під сумнів прихильність компанії до справедливого ставлення до них. Крадіжки можуть негативно вплинути на моральний дух і культуру на робочому місці, призвести до збільшення відтоку кадрів і навіть до збільшення витрат на підбір персоналу, щоб компенсувати зіпсовану репутацію компанії.

Боротьба з крадіжками співробітників вимагає комплексного підходу, який поєднує превентивні заходи з ефективними стратегіями виявлення. Ось кілька ключових кроків, які ви можете зробити:

• Встановіть чіткі та зрозумілі правила компанії, що визначають прийнятну та неприйнятну поведінку. Вони повинні чітко визначати крадіжки працівників та їхні наслідки.
• Впровадьте систему розподілу обов'язків. Це означає розподіл критично важливих завдань, таких як авторизація платежів, робота з готівкою та звірка рахунків, щоб звести до мінімуму можливості для одного працівника здійснювати та приховувати крадіжки.
• Проводьте регулярні внутрішні аудити, щоб виявити будь-які невідповідності або підозрілу діяльність.

• Використовуйте камери спостереження в стратегічних місцях, щоб запобігти крадіжкам і контролювати діяльність співробітників.
• Впроваджуйте системи контролю доступу, щоб обмежити доступ до конфіденційних зон та інформації на основі посадових ролей та обов'язків.
• Інвестуйте в сучасні POS-системи з функціями, які відстежують індивідуальні транзакції співробітників і запобігають несанкціонованому зниженню цін або несанкціонованим скидкам.
• Програмне забезпечення для моніторингу співробітників, таке як CleverControl, може стати ще одним інструментом у вашому захисті від крадіжок. Хоча це не повинно бути єдиним рішенням, воно може надати цінну інформацію про діяльність співробітників. Відстежуючи використання комп'ютера, історію інтернет-перегляду, натискання клавіш, скріншоти та використовуючи розпізнавання облич, ви можете виявити підозрілу поведінку, яка може вимагати подальшого розслідування. Крім того, усвідомлення того, що за вами стежать, може стримувати тих, хто планує крадіжку. Програмне забезпечення, яке відстежує продуктивність працівників, також ідеально підходить для боротьби з крадіжками часу. Важливо впровадити чітку політику та отримати згоду працівника перед використанням такого програмного забезпечення.

• Сприяйте розвитку корпоративної культури, яка підкреслює чесність, цілісність та етичну поведінку.
• Показуйте приклад - демонструйте етичну поведінку зверху донизу.
• Створіть канали анонімних повідомлень, щоб заохотити працівників повідомляти про підозри у вчиненні правопорушень без страху перед помстою.

• Проводьте регулярні навчальні програми для ознайомлення співробітників з політикою компанії щодо крадіжок і шахрайства.
• Інформуйте працівників про різні види крадіжок та їхні наслідки.
• Наголосіть на важливості збереження активів компанії та захисту конфіденційної інформації.

Впровадивши ці превентивні та детективні заходи, ви зможете значно знизити свою вразливість до крадіжок співробітників і захистити свій бізнес від руйнівних фінансових та репутаційних наслідків.

Крадіжки співробітників, хоча часто і приховані, можуть завдати значної шкоди вашому бізнесу. Фінансові втрати, шкода репутації та підрив морального духу співробітників підкреслюють гостру потребу в проактивних заходах. Хороша новина полягає в тому, що ви не безсилі. Впроваджуючи стратегії, описані в цій статті, ви можете побудувати надійний захист від крадіжок співробітників.