Моніторинг чи спостереження за працівниками?

Тайм-менеджмент є дуже важливою частиною організації робочого процесу в будь-якій компанії. Однак, якщо одні керівники схильні закривати очі на деякі вольності співробітників, то інші використовують метод тотального контролю. Але який підхід є більш продуктивним і не заходить занадто далеко, Ви зможете дізнатися з цієї статті.

На думку експертів, у будь-якій компанії є три типи працівників. Це висококласні фахівці, середньостатистичні працівники, які виконують свої обов'язки на "добре", і ті, хто не може виконати плани і регулярно порушує дисципліну. І до кожного з цих працівників у керівників має бути свій підхід. "Зрозуміло, що на рідкісні випадки запізнень цінних професійних працівників можна закривати очі, - каже професор бізнесу Сара Рамос, - щодо другої категорії необхідно відстежувати будь-яке запізнення, з'ясовувати його причину, і, залежно від того, наскільки причина є актуальною, приймати відповідне рішення. У цих випадках можлива догана.

Якщо працівник запізнюється неодноразово і причина запізнення є несуттєвою, догана може стимулювати працівника виправити свою поведінку та підвищити якість роботи. Ігнорування таких фактів, навпаки, буде стимулом до подальшої недбалості та наступних запізнень. Якщо ж причина запізнення поважна, працівника можна пробачити". Іншу тактику слід застосовувати зі злісними порушниками дисципліни. У цьому випадку догана обов'язкова, але зі зворотним зв'язком. "Допустима кількість порушень дисципліни в кожній компанії різна, вона повинна регулюватися Кодексом ділової поведінки та корпоративними стандартами, - говорить Сара Рамос, - Чим більше існує індивідуальних трактувань щодо цього питання, тим більше це провокує недбайливих співробітників".

Експерти зазначають, що справа не в кількості часу, на який запізнюється працівник, а в регулярності запізнень. Саме це в кінцевому підсумку призводить до зниження продуктивності. "Запізнення може бути як систематичним, так і рідкісним винятком у поведінці працівника, - зазначає блогер Джессі Аллен, - Покарання за нього доречне тоді, коли працівник робить це неодноразово і не вжив жодних заходів для усунення причин запізнень. Однак рекомендується іноді допомагати співробітнику розібратися в причинах і сприяти підвищенню його пунктуальності".

Окрім запізнень, продуктивність праці може суттєво знижуватися через те, що працівники піднімають особисті питання в робочий час. Як зазначають керівники, найбільш "винахідливі" працівники можуть навіть розпочати власний бізнес і забирати ресурси у компанії, наприклад, красти клієнтів. "Діяльність будь-якого співробітника може бути як продуктивною, так і непродуктивною, - говорить керівник проекту CleverControl Крістофер Хьюз, - Якщо SMM-маркетолог проводить час у Facebook, він працює на розвиток компанії. А якщо те ж саме робить програміст - це його особиста справа. Так само сайти з пошуку роботи, коли їх відвідує HR-менеджер, стають інструментом для вирішення проблем компанії, а коли їх відвідує продавець - ознакою наміру співробітника звільнитися". Таким чином, для кожної професії існує свій перелік продуктивних і непродуктивних програм і сайтів.

Для моніторингу співробітників керівники можуть використовувати спеціальні системи збору інформації про своїх підлеглих. Особливо актуальним цей метод є для працівників IT та SMM-сфери. "Специфіка роботи SMM-менеджера полягає в тому, що результат кожного кроку можна відстежити заздалегідь, - розповідає Джессі Аллен, - не потрібно навіть відволікати співробітника, адже статистика відкрита і постійно оновлюється. Зрозуміло, коли він найбільш активний, а коли неактивний. Крім того, добре видно результат, що дозволяє вносити корективи". Сам моніторинг є невидимим для працівника, тому він не може сказати, в які саме моменти здійснювався контроль, і припускає, що він є постійним. Це мотивує завжди працювати ефективно.

"У дискусіях з нашими клієнтами ми визначили своєрідний поріг - 80% робочого часу має витрачатися на виконання робочих завдань, - розповідає Крістофер Хьюз, - решту часу можна витрачати на перерви, особисті питання та відпочинок. До речі, необхідно заохочувати співробітників не відпочивати перед комп'ютером. Найкраще вийти на вулицю і подихати свіжим повітрям".

Щоб не зайти занадто далеко в моніторингу співробітників і не уславитися тираном-керівником, експерти рекомендують використовувати системи стеження тільки для оптимізації бізнес-процесів, але не для покарання або звинувачення співробітників. "Якщо співробітник проводить занадто багато часу на розважальних сайтах, варто давати йому більше робочих завдань, - говорить засновник StarrCounter Джейкоб Роджерс. - Якщо працівник постійно спізнюється на роботу, ніколи не затримується в офісі і не виконує вчасно поставлені завдання, то він сильно відстає від колег і не заслуговує на бонуси. А якщо йому про це повідомлять на початку місяця, то такий працівник, напевно, постарається не допускати помилок. Тому, щоб не переборщити з моніторингом, необхідно ще на етапі впровадження системи позбавити працівників усіх страхів та непорозумінь, встановити чіткі правила та мету використання цього моніторингу". У будь-якому випадку, прийняті в компанії стандарти моніторингу співробітників не повинні викликати протестів у колективі.

"Працівник має дізнатися про це в процесі прийому на роботу, а отже, прийняти правила. Не буває продуктивності без контролю, і це має бути детально налаштовано, щоб заощадити час. Покарання за порушення має бути невідворотним, як і винагорода за хорошу роботу", - вважає Джессі Аллен.