Підприємства штату Огайо: як запровадити програмне забезпечення для моніторингу співробітників без юридичних ризиків

Сьогодні програмне забезпечення для моніторингу співробітників є звичайним інструментом у наборах інструментів багатьох компаній. Це допомагає захистити конфіденційну інформацію, підвищити продуктивність, відстежувати відвідуваність, керувати віддаленими командами та виконувати багато інших завдань.

У своїй практиці моніторингу компанії часто зосереджуються лише на способах відстеження. Яке програмне забезпечення вибрати? Як інтегрувати його в поточну систему? Які сповіщення налаштувати та як часто перевіряти статистику продуктивності? У своїй гонитві ці компанії ігнорують етичну та правову сторони справи: чому вони здійснюють моніторинг і чи відповідає їхня практика закону.

Правовий ландшафт є унікальним для кожної країни і навіть штату. Сьогодні ми розглянемо, як запровадити моніторинг співробітників в Огайо таким чином, щоб не лише відповідати закону, але й поважати вашу команду.

Застереження: ця стаття призначена лише для інформаційних цілей і не замінює юридичну консультацію. Рекомендуємо отримати юридичну консультацію експерта перед впровадженням моніторингу співробітників у вашій компанії.

Before you click "Purchase" on the chosen monitoring software and start tracking keystrokes, it is essential to learn what types of monitoring the Ohio law allows and where the limits are.

Основу контролю за законністю на робочому місці складають два федеральні закони.

Закон про конфіденційність електронних комунікацій (ECPA) забороняє навмисне перехоплення та моніторинг усних, дротових та електронних комунікацій працівників. Однак є два винятки:

• Роботодавці можуть відстежувати спілкування співробітників на пристроях, що належать компанії, для законних бізнес-цілей, якщо моніторинг є звичайним і працівники повідомлені.

• Роботодавці можуть стежити за працівниками, якщо отримають їхню згоду, як правило, через підписані угоди або правила, підтверджені під час адаптації та працевлаштування.

Огайо є однопартійним штатом. Це означає, що ви можете законно записувати розмову, доки ви є одним із учасників або якщо хоча б одна сторона розмови погоджується на запис. Немає необхідності отримувати згоду всіх учасників розмови.

Національний закон про трудові відносини (NLRA) захищає права працівників на обговорення заробітної плати, умов праці та створення профспілок. Компанії не можуть використовувати моніторинг, щоб стежити за захищеними груповими обговореннями або перешкоджати їм. Якщо ваше програмне забезпечення позначає співробітників за співпрацю в трудових питаннях, ви перебуваєте на хиткій юридичній основі.

Закон штату Огайо закріплює конфіденційність працівників конкретними, значущими способами. Ось основні моменти:

Відеоспостереження

Камери можуть бути корисними для безпеки, особливо на складах, торгових площах або в інших місцях з високим ризиком крадіжки. Ви можете встановити відеокамери в:

• Робочі підлоги
• Під'їзди
• Стоянки
• Кімнати відпочинку (обережно!)

Проте працівники мають розумні очікування щодо конфіденційності в певних областях. Тому не можна розміщувати камери в:

• Туалети
• Роздягальні
• Зміна зон
• Приватні кабінети без попередження

Навіть у спільних приміщеннях, таких як кімнати відпочинку, доцільно розміщувати видимі вивіски, які вказують на те, що використовується спостереження. Інакше працівники можуть стверджувати, що вони очікували конфіденційності, що наражає вас на ризик подання деліктного позову за вторгнення в приватне життя.

Аудіозапис

Як зазначалося раніше, роботодавці не можуть записувати розмови без згоди принаймні однієї сторони (наприклад, керівник може записати дисциплінарну зустріч із працівником або телефонний дзвінок працівника клієнту за згодою працівника).

Цифрова діяльність

Роботодавці Огайо мають широкі права щодо пристроїв і мереж компанії. Працівники зазвичай не сподіваються на конфіденційність під час використання:

• Електронна адреса компанії
• Робочі видаються ноутбуки або телефони
• Внутрішні платформи обміну повідомленнями

Це означає, що на цих пристроях ви можете контролювати:

• Історія веб-перегляду
• Вміст електронної пошти
• Використання програми
• Час входу/виходу
• Доступ до файлу

Однак моніторинг цієї діяльності має служити законній бізнес-цілі. Крім того, забороняється стежити за особистими рахунками співробітника або за його діяльністю поза роботою.

Таким чином, згідно із законодавством штату Огайо, моніторинг працівників дозволено, але роботодавці поважають очікування працівника щодо конфіденційності. Компанії не повинні використовувати відеоспостереження в приватних приміщеннях і отримати відповідну згоду на аудіозапис.

Навіть якщо закон прямо не вимагає розголошення інформації, якщо ви не повідомите співробітників про моніторинг, це може призвести до звинувачень у втручанні в приватне життя, особливо якщо стеження виглядає таємним або надмірним.

Чітка, прописана політика – це не просто хороша практика – це ваш правовий щит. Надійна політика робить більше, ніж перевірка відповідності. Це:

• Встановлює чіткі очікування

• Усуває двозначність щодо конфіденційності

• Документи подяки працівника

• Захищає ваш бізнес у разі суперечок

• Формує культуру справедливості

Ваша політика моніторингу співробітників має бути простою, легкою для розуміння та вичерпною. Ось що охопити:

Обсяг моніторингу

Чітко зазначте, що всі пристрої, мережі та системи, що належать компанії, підлягають моніторингу. Включіть приклади: електронні листи, використання Інтернету, передача файлів, відстеження GPS (якщо застосовно) і активність входу.

Що відстежується

Будьте конкретними. Ви реєструєте натискання клавіш? Моніторинг активності екрана? Відстеження відвідувань веб-сайту? Перелічіть це. Нечіткість породжує стрес і припущення.

Ділова мета

Політика має пояснювати ваші причини моніторингу. Наприклад:

• Захист конфіденційних даних клієнтів
• Запобігання внутрішнім загрозам
• Забезпечення дотримання галузевих норм
• Оцінка продуктивності
• Виявлення співробітників, які потребують додаткового навчання та підтримки
• Підтримка продуктивності віддаленої команди тощо.

Ці роз’яснення допоможуть співробітникам зняти стрес і переконатися, що моніторинг є мірою підтримки, а не покарання.

Жодних очікувань конфіденційності

Чітко зазначте, що використання технологій компанії не гарантує конфіденційності. Якщо працівник перевіряє особисту електронну пошту або відвідує сайт, не пов’язаний із роботою, використовуючи її, ця діяльність також може відстежуватися.

Обмеження моніторингу

Заспокойте співробітників, заявивши, що ви не будете робити, наприклад:

• Заборонено аудіозапис без згоди
• Жодних камер в приватних зонах
• Немає відстеження особистих пристроїв або позаробочої поведінки

Обробка даних і доступ

Співробітники повинні бути проінформовані про те, хто має доступ до даних моніторингу (наприклад, відділ кадрів, ІТ, безпосередні керівники) і як довго вони зберігаються.

У політиці також має бути зазначено, яких заходів безпеки буде вжито щодо зібраних даних і для яких законних цілей використовуватиметься ця інформація.

Підтвердження та згода

Кожен працівник повинен підписати форму, яка підтверджує, що він прочитав, зрозумів і погоджується з політикою. Зберігайте ці записи у файлі.

Розгортання програмного забезпечення для моніторингу не повинно виглядати як операція спостереження. За правильного підходу це може бути прозорою і навіть позитивною зміною.

Ось як це зробити правильно:

Крок 1. Поговоріть з юристом із питань зайнятості

Перш ніж купувати програмне забезпечення або складати політику, проконсультуйтеся з юристом із зайнятості в Огайо. Вони допоможуть вам орієнтуватися в нюансах державного законодавства, особливо щодо аудіозапису та очікувань конфіденційності. Ці невеликі інвестиції можуть запобігти дорогим судовим баталіям.

Step 2: Define Your "Why"

Яку проблему ви намагаєтеся вирішити?

• Ви маєте справу з ризиками безпеки даних?

• Намагаєтеся підвищити продуктивність у віддаленій команді?

• Відповідь на вимогу відповідності?

Your goal should drive your tools - not vice versa. Avoid "monitoring for monitoring's sake" - this will only lead to legal problems and decreased employee morale.

Крок 3: Розробіть чітку політику, орієнтовану на людину

Напишіть свою політику простою, зрозумілою мовою. Уникайте легалізації. Додайте приклади з реального світу, щоб уникнути плутанини.

Ця політика не є одноразовим документом. Оновлюйте його в міру розвитку вашого бізнесу, технологій або відповідних нормативних актів.

Крок 4: Спілкуйтеся – не оголошуйте

Не кидайте політику як бомбу. Проведіть збори команди. Поясніть причини зміни. Відповісти на питання. Прислухайтеся до проблем.

Сформулюйте це не як контроль, а як ясність і захист для компанії, клієнтів і співробітників.

Потім отримайте письмову подяку від кожного співробітника.

Крок 5. Виберіть програмне забезпечення, яке поважає межі

Не всі інструменти можуть відповідати вашим цілям і юридичному ландшафту. Шукайте програмне забезпечення для моніторингу, яке:

• Дозволяє налаштувати те, що відстежується

• Пропонує контроль доступу на основі ролей

• Шифрує дані та підтримує безпечне зберігання

• Дозволяє вимкнути інвазивні функції (наприклад, запис екрана або реєстрацію натискань клавіш), якщо це не є абсолютно необхідним

Найкращий вибір не завжди є найпотужнішим інструментом. Виберіть такий, який відповідає вашим цінностям і юридичним зобов’язанням.

Крок 6. Чесно та послідовно застосовуйте Політику

Упередженість — тихий вбивця довіри. Якщо відстежуватимуться лише певні працівники, особливо якщо ці працівники мають спільну захищену характеристику, ви ризикуєте подати претензії щодо дискримінації.

Здійснюйте моніторинг послідовно, прозоро та лише з законних ділових причин. Уникайте мікроменеджменту.

Розуміючи правовий ландшафт штату Огайо, будучи прозорими зі своїми працівниками та чесно застосовуючи моніторинг, ви можете побудувати робоче місце, де підзвітність і довіра йдуть рука об руку.

Тому що найкращий вид моніторингу – це не той, який спостерігає за тим, що роблять люди, а той, який допомагає їм виконувати свою роботу якнайкраще.