Політика моніторингу працівників з метою уникнення порушення законодавства про моніторинг працівників

Для ефективного функціонування організацій роботодавцям дозволено збирати та використовувати інформацію про працівників. При цьому в законі дуже чітко прописано, що не повинно бути жодного випадку переслідування або елементу мстивості. Роботодавцю дозволено збирати лише ті дані, які мають відношення до справи. Це повинно бути виправдано відповідним використанням. Роботодавець має певні обов'язки, покладені на нього законом щодо збору та використання даних, у тому числі інформації, отриманої від третіх осіб.

Існує ряд способів, за допомогою яких можна контролювати поведінку працівників. Зазвичай кожна організація встановлює та використовує системи відеоспостереження для виявлення злочинів. Це також може бути використано для виявлення злочинів, скоєних співробітниками. Найпоширенішою формою порушення безпеки в організаціях є витік даних через електронну пошту. Роботодавець має повне право встановити сканування електронної пошти, щоб перекрити цю область витоку. Певні заходи, що вживаються організацією для захисту власних активів, завжди дозволені законодавством країни.

Моніторинг та втручання зазвичай йдуть пліч-о-пліч. Роботодавець повинен просто стежити за тим, щоб баланс зберігався і не порушувалися права на приватне життя. Кожен працівник має право на приватне життя, і це право надається йому законом. Роботодавець не може бути вище закону. Законне право працівника на недоторканність приватного життя не може бути порушено ніким. Лише законодавець має право шукати таку приватну інформацію, і лише за його вказівкою роботодавець може її збирати та розголошувати.

Існує законодавче положення, яке надає працівникові право знати, що за ним або за нею ведеться спостереження з боку роботодавця. Роботодавець зобов'язаний надати відповідне повідомлення (за винятком виняткових обставин) працівникові та тримати його в курсі подій. Від роботодавця завжди очікується, що він забезпечить встановлення табличок про те, що в зонах, охоплених камерами відеоспостереження, ведеться відеоспостереження. Роботодавець також може час від часу надсилати працівникові електронні листи про роботу за комп'ютером. Це може повідомити працівника про те, що за його діяльністю спостерігають, а отже, він повинен бути обережним.

Обов'язком роботодавця є забезпечення належного документального оформлення політики моніторингу. У документах повинно бути чітко визначено, що може робити працівник, а що він не повинен робити. Роботодавець також повинен переконатися, що він виконує свою частину договору, перш ніж очікувати, що працівник буде виконувати свою. Роботодавець також повинен стежити за тим, щоб з його боку не було ніяких зловживань. Задокументоване підтвердження цього може бути корисним для обох сторін.

Випадкова вибірка дозволена законом. Під випадковою вибіркою мається на увазі, що роботодавець має право збирати випадкові вибірки з таких даних, як електронна пошта або записи з камер відеоспостереження, щоб перевірити випадки крадіжки, якщо такі мали місце. Роботодавець також має право перевірити дані працівника, які, на його думку, мають підозрілий характер.

Роботодавець несе повну відповідальність за забезпечення збору лише тієї інформації, яка необхідна для конкретної справи. Однак у випадку подальших розслідувань, якщо з'являться нові обставини, роботодавець має право зібрати більше інформації. Законом також передбачено, що зібрана таким чином інформація повинна зберігатися в безпечному місці. Існує також часовий проміжок, після якого дані більше не можуть зберігатися. Роботодавець повинен детально стежити за цими аспектами.

Неодноразово може виникнути ситуація, коли роботодавцю доведеться збирати особисту інформацію про стан здоров'я свого працівника. Це може бути пов'язано з дотриманням норм безпеки, особливо в місцях, де робота пов'язана з роботою в небезпечних умовах. Однак працівник повинен бути в курсі і знати, що така інформація збирається. Роботодавець також повинен мати можливість обґрунтувати необхідність отримання такої інформації. Правила і норми повинні бути чітко роз'яснені працівникові. Само собою зрозуміло, що така інформація повинна зберігатися в безпечному місці.

Іноді доброчесність працівника може викликати сумніви. За таких обставин роботодавцю надано право проводити таємне розслідування без відома відповідного працівника. Інформування працівника за таких обставин суперечило б самій меті, з якою проводиться розслідування. Однак закон передбачає, що дозвіл на проведення такого таємного спостереження має бути отриманий від вищого керівництва, а також має існувати обмеження щодо кількості осіб, які проводять розслідування.

Існує конкретний період, до якого моніторинг повинен бути завершений. Також дуже чітко задокументовано, що абсолютно приватні місця, такі як туалети, не повинні бути частиною процесу моніторингу, за винятком випадків, коли це питання пов'язане з поліцейським розслідуванням. У випадку, якщо роботодавець переконаний у злочинних намірах працівника, він також повинен повідомити про це правоохоронні органи.

Роботодавець має право притягнути працівника до відповідальності згідно з правилами організації. Однак працівникові повинна бути надана повна можливість захищати свою позицію. Йому повинно бути надано право коментувати висновки і оскаржувати їх, якщо він вважає їх помилковими. Роботодавець не може приховувати від працівника будь-яку інформацію, оскільки працівник наділений цими правами законом.

Моніторинг працівників необхідний, але він повинен здійснюватися в рамках закону.