Контроль за працівниками: Як уникнути юридичних підводних каменів

Останнім часом технології розвиваються семимильними кроками. Все більше і більше людей сьогодні активні на платформах соціальних мереж. У той же час правова база не рухається такими ж темпами, створюючи тим самим величезну прогалину, яка продовжує збільшуватися з кожним днем. Легкий доступ до електронних інструментів, таких як мобільні телефони, планшети та ноутбуки, а також Інтернет, призвів до скорочення простору між офіційним листуванням та соціальними мережами. Це, природно, викликає занепокоєння у роботодавців, оскільки вони побоюються, що безпека офіційних даних може бути скомпрометована.

Це ризик, який роботодавці повинні намагатися усунути. Одним із способів вирішення цієї проблеми є встановлення меж і формулювання правил, яких повинні дотримуватися працівники. Роботодавець також має можливість контролювати використання ІТ-систем своїми працівниками. Однак існують певні права працівників, про які роботодавці повинні знати. Порушення цих прав може мати юридичні наслідки для роботодавця.

Слід чітко розмежовувати, що є доречним, а що ні. Роботодавець повинен чітко сформулювати свою думку щодо цього фактору. Він також повинен визначитися, чи слід контролювати поведінку працівника в цьому питанні, чи ні. Він також повинен чітко уявляти, як він повинен діяти в цьому процесі. Існує багато методів проведення таких перевірок.

Роботодавець також повинен розглянути питання про те, чи є необхідним моніторинг всього використання працівником ІТ-технологій чи ні. Він також повинен зважити, які наслідки це може мати для працівника. Роботодавець також повинен вивчити менш інтрузивні методи, перш ніж формувати будь-які керівні принципи в цьому питанні. Ці моменти повинні бути задокументовані під час обговорення.

Після того, як правила встановлені, обов'язок роботодавця - довести їх до відома працівників. Завжди краще, якщо працівники знають, що вони повинні робити, а що ні. Це також на користь роботодавця, оскільки працівник не може потім виправдовуватися тим, що він не знав правил. Цей політичний документ повинен бути детально доведений до відома працівників.

Невиконання цієї вимоги може призвести до юридичних ускладнень для роботодавця. Про те, що за працівником може здійснюватися моніторинг, працівник повинен бути поінформований. Більше того, він має бути ознайомлений з копією документа про політику, а також пройти відповідне навчання.

Тепер, коли така політика впроваджена, роботодавець несе відповідальність за визначення особливих людей для цієї роботи. Інформація, зібрана таким чином від працівників, повинна зберігатися відповідно до положень закону. Для роботодавця має сенс звести чисельність такого спеціального персоналу до мінімуму. Моніторингові повноваження таких працівників також повинні бути обмежені, щоб уникнути будь-яких випадків незаконного стеження.

Роботодавці завжди повинні пам'ятати, що кожен працівник має право на особисте життя. На сьогоднішній день спостерігається, що працівникам дозволено приносити власні пристрої на робоче місце. Роботодавець повинен мати чітке уявлення про те, що становить право працівника на недоторканність приватного життя, а що ні. Він повинен забезпечити, щоб це право не порушувалося за жодних обставин. Було помічено, що суди серйозно ставляться до таких порушень. Існує дуже тонка межа між тим, що слід вважати приватним, а що ні.

Роботодавець повинен знати, як жонглювати між цими пунктами і розробити сувору, але ефективну і абсолютно юридично прийнятну політику моніторингу. Роботодавець повинен переконатися, що приватне життя працівника не порушується, і в той же час гарантувати, що безпека офіційних даних не ставиться під загрозу. Це важка балансуюча робота, яку необхідно виконати.

Електронна пошта є основним засобом комунікації, через який може статися витік конфіденційних даних. Однак з боку роботодавців було б непрактично обмежувати електронну пошту. Крім того, може виникнути проблема з моніторингом кожного електронного повідомлення. Існують певні контролюючі органи, які мають право запитувати інформацію відповідно до положень закону. За таких обставин роботодавець зобов'язаний надавати необхідну інформацію.

Роботодавцю слід з обережністю ставитися до цих положень при формулюванні політики. Роботодавцю слід подбати про те, щоб саме це положення про розкриття інформації було включено до документа про політику, інакше це може бути розцінено як порушення.

Виховання працівника має першорядне значення

Само собою зрозуміло, що політика моніторингу повинна бути розроблена і дотримуватися. Однак, першорядне значення має інформування працівників про наслідки такої політики. Політика моніторингу, без сумніву, повинна бути чинною, але її слід використовувати як останній козир. Повинна існувати ідеальна координація між цією політикою та іншими політиками організації. Насправді краще, якщо положення політики моніторингу будуть частиною самого трудового договору.

Для успішного функціонування організації необхідно розробити та дотримуватися політик. Обов'язок працівника - стежити за тим, щоб ця політика суворо дотримувалася. У той же час роботодавець зобов'язаний стежити за тим, щоб права працівника не були порушені в будь-який момент часу. Працівник також повинен розуміти, що необхідно дотримуватися певних пристойностей і за жодних обставин не робити нічого такого, що могло б поставити під загрозу безпеку службової інформації. Для ефективного функціонування організації в цілому необхідне дотримання ідеального балансу.