Делегування: Виконуйте завдання на 100%

Що таке делегування?

Делегування - це процес передачі завдань, які повинні бути виконані керівником, з наданням необхідної свободи дій підлеглому.

Так, це управлінська дія, яку багато керівників небезпідставно вважають секретом успіху. Люди, які вміють делегувати, швидше досягають висот у бізнесі, а їхні співробітники стають більш ефективними. Менеджери, які вміють користуватися делегуванням, мають всі підстави називатися хорошими організаторами: вони не просять посади - їх просять.

Делегування - це організація роботи, при якій керівник розподіляє певні завдання між підлеглими. Можна назвати це інакше: делегування - це процес передачі завдань, які повинні бути виконані керівником, разом з необхідною свободою дій підлеглому.

Як навчитися делегувати завдання з готовністю, не думаючи про те, що краще зробити самому, ніж переробляти 10 разів? Адже всіх грошей не заробиш і всіх завдань не виконаєш.

Які завдання делегувати?

Існує 3 типи завдань, які майже завжди доводиться делегувати іншим:

  1. Рутинні справи. Моя думка, що для ефективного розвитку бізнесу менеджери повинні зосереджуватися на головних частинах проектів, не заглиблюючись у деталі. Педантичний підхід до контролю, бажання все контролювати і все знати призводить до надмірної втрати часу. Встежити за всім неможливо. Жоден керівник не зможе виконати всю роботу самотужки.

  2. Специфічна робота. Завжди є завдання, які можуть добре виконати тільки професіонали. Так, нехай програміст програмує, нехай технічний адміністратор керує новими бізнес-процесами, а офіс-менеджер контролює потік документів та електронних листів. Побудуйте робочий процес так, щоб кожен співробітник розумів і добре виконував свої обов'язки, щоб вам не довелося його контролювати.

  3. Те, що тобі не подобається. Так, саме так. Якщо вам не подобається те, що ви робите в даний момент, у вас є два варіанти: або продовжувати це робити, або делегувати людині, яка, можливо, буде отримувати від цього задоволення. А якщо ні, то запропонувати цій людині гроші або якусь альтернативу на кшталт "ти допомагаєш мені - я допомагаю тобі".

Поширені проблеми з делегуванням повноважень

Делегування складається з декількох частин: Делегування = доручення + повноваження + довіра.

Можливо, у Вас виникали думки на кшталт: "Хочеш зробити роботу добре - зроби її сам", або "Я єдина людина, якій дійсно можна довірити цю справу", або "Ніхто не зробить її краще за мене", або "Я незамінний".

В цілому, однак, це класичні помилкові уявлення, які можна виразити в коротких визначеннях:

  • "Егоманія" (ніхто не зробить цю роботу краще за мене),

  • "Збоченість" (легше зробити роботу самому, ніж пояснити, як це зробити іншим)

  • "Самообман" (я працюю так довго і так добре, що не роблю помилок),

  • "Страх недооцінки" (якщо хтось зробить роботу краще за мене, я буду виглядати погано),

  • "Простота" (я можу зробити всю роботу сам, мені не потрібна допомога),

  • "Характер" (працювати з іншими для мене занадто важко).

Делегування - це не просто перекладання на інших термінових і неприємних завдань або відмова від зобов'язань. Відмова від своїх зобов'язань не означає, що ви віддаєте і відповідальність. Відповідальність можна делегувати, але не можна передати, тому що контроль залишається за вами.

Щоб з'ясувати, як делегувати, візьмемо формулу 5W1H або метод Кіплінга. В одному зі своїх віршів "Я тримаю шістьох чесних слуг..." він окреслив 6 простих запитань: Що, Коли, Чому, Хто, Де і Як.

Як делегувати за методикою 5W1H?

Методика 5W1H передбачає отримання нової інформації шляхом відповідей на низку навідних запитань. Вам необхідно відповісти на всі питання до початку делегування. Вони є: Що потрібно зробити? Чому це завдання важливе? Де це має бути зроблено? Коли це завдання має бути виконано? Хто відповідає за результат? Як це зробити?

Щоб з'ясувати, як делегувати, візьмемо формулу 5W1H або метод Кіплінга. В одному зі своїх віршів "Я тримаю шістьох чесних слуг..." він окреслив 6 простих запитань: Що, Коли, Чому, Хто, Де і Як.

Якщо спростити, то перед тим, як делегувати повноваження, потрібно відповісти на три основні питання:

  1. Яка мета цього завдання? Найголовніше, ви, як керівник, повинні чітко поставити мету і задати конкретний кінцевий результат.

  2. Обговоріть завдання зі співробітником і з'ясуйте його ставлення до нього. Нехай працівник розповість, як він бачить свою роль виконавця цього завдання і спосіб його вирішення. Зі свого досвіду можу сказати, що делегування повноважень буде більш ефективним, якщо це будуть партнерські відносини, а не відносини "начальник-підлеглий".

  3. Чому саме Ви або людина, якій Ви довіряєте, маєте це зробити? Не кожен працівник може виконати завдання так, як би вам хотілося. Тому раджу приділити особливу увагу підбору людини, якій ви будете делегувати. Для початку необхідно врахувати рівень кваліфікації та досвід. Зверніть увагу на завантаженість працівника. Слід пам'ятати, що надмірні завдання неминуче знижують якість роботи. І, нарешті, враховуйте особисті якості працівника. Тому що тільки той працівник, який хоче виконати завдання, робить його добре. Завдання не повинно вводити працівника в стрес, інакше проблема не буде вирішена ефективно.

  4. Як можна вирішити проблему? Вказати працівнику ступінь свободи в діях. Наприклад, це буде виконання жорстких вимог за списком, або достатня свобода в діях і рішеннях працівника, або повна свобода, головне, щоб результат відповідав Вашим очікуванням і вимогам.

Ви також повинні пам'ятати, що ви повинні дати співробітнику стільки повноважень, скільки потрібно для виконання завдання. Якщо ви дасте їм занадто багато повноважень, вони можуть зловживати ними, а якщо занадто мало, вони можуть не досягти поставленої мети.

Таким чином, делегування можна реалізувати за допомогою простої формули. Пам'ятайте, основою будь-якого успішного бізнесу є правильне делегування повноважень. Можна бути генієм і невтомним трудоголіком, але якщо не доручати завдання підлеглим, можна втратити все, над чим так старанно працювали. Делегуючи, ви виграєте час.