Контроль і мотивація: Що змушує працівників добре працювати

A 2021 study on the impact of COVID-19-induced remote work on motivation revealed that employees find it harder to "focus" and keep their working "routine" intact. This was very much in line with a range of surveys carried out between 2010 and 2015 to draw on the difference in motivation between working remotely and working in-house.

While this was way before the advent of the pandemic, the surveys did show remote work in a bad light - pointing at a stark 17-point gap between motivational factors. In fact, the authors went on to say that this was the "equivalent of moving from one of the best to the most miserable cultures."

Наразі, однак, різні моделі роботи (in-house, гібридні, віддалені) задовольняють потреби робочих місць у всьому світі. І цілком природно, що в міру того, як бізнес адаптується до нових способів найму, він також повинен розробляти способи підвищення мотивації працівників на сучасному робочому місці.

Цілком природно, що компанії, які можуть ефективно управляти працівниками, мають більше шансів змусити їх працювати старанніше і довше, з більшою віддачею і цілеспрямованістю. Це пояснює, чому протягом багатьох років спостерігається постійне зростання використання інструментів відстеження продуктивності - надійного способу контролювати і покращувати результати роботи співробітників. Ці системи контролю також стають все більш і більш складними, пропонуючи більше інформації, яка може допомогти поліпшити результати роботи співробітників.

Нещодавнє дослідження, проведене Top10VPN, повідомило про 54% зростання схильності до рішень для моніторингу співробітників - причому пандемія стала основним фактором, що спричинив це зростання. Насправді, навіть у допандемічну епоху опитування 239 великих корпорацій, проведене компанією Gartner, підтвердило попит на кращі інструменти контролю. Аналіз показав, що понад 50% організацій використовували різні типи систем управління ефективністю - у порівнянні з 30%, зафіксованими у 2015 році.

Мабуть, не дивно, що 32% віддалених працівників у Великобританії, згідно з опитуванням Opinium, зазначили, що за ними стежать. Нещодавно компанія Capterra провела опитування канадської робочої сили, яке показало, як різні функції (відвідування співробітників, управління часом, управління робочим навантаженням, комп'ютерна активність та цифрові комунікації) контролюються з метою підвищення продуктивності. Аналогічне дослідження, проведене в Південно-Східній Азії, показало, що 78% компаній використовують системи відстеження продуктивності для підтримки гібридного робочого місця.

Along those lines, Mark Turner, CEO of Instant Group, said that the strategic use of "monitoring" can help "identify resourcing issues, streamline processes and identify gaps" while aiding employees in prioritising and managing workloads.

Працівники, які працюють в рамках системи стратегічного контролю, з більшою ймовірністю будуть відповідати цілям, завданням та цінностям організації. Замість того, щоб відволікатися на зовнішню інформацію або впливи, вони будуть більш зосереджені на своїй роботі. Більше того, коли ваші співробітники знають, що ви дбаєте про те, як вони працюють, вони з більшою ймовірністю будуть мотивовані.

У зв'язку з цим, однак, виникає питання - чи є моніторинг діяльності дійсно корисним? Відповідь, по суті, позитивна. Він може допомогти кількісно оцінити фактичний вплив різних стратегій, щоб обмежені ресурси можна було більш точно спрямувати на досягнення найкращих результатів. Але що більш важливо, це ключ до зменшення відволікаючих факторів на робочому місці, особливо в часи, коли робоча сила розподілена по всьому світу і працює віддалено.

Тим не менш, ось п'ять способів, як рішення для моніторингу співробітників можуть допомогти обмежити відволікання на робочому місці і підвищити ефективність роботи співробітників.

1. Управління використанням Інтернету.

   Інтернет є чудовим джерелом інформації, але він також може бути великим джерелом відволікання. Наприклад, будь-хто, хто коли-небудь застрягав у Facebook або Instagram на кілька годин, знає, наскільки поганими можуть бути алгоритми миттєвого задоволення, що продають. Це призводить до втрати часу та продуктивності.

   Тривожним є те, що близько 40% інтернет-активності працівників не пов'язано з їх роботою. Проблема ускладнюється в умовах віддаленої роботи, коли співробітники регулярно користуються особистими пристроями. Простіше кажучи, це дороге відволікання, яке з'їдає основну продуктивність компанії.

   Щоб уникнути цього, важливо, щоб роботодавці розробили політику щодо використання Інтернету, яка охоплює такі ключові сфери, як

   • години користування Інтернетом (бажано під час запланованих перерв)

   • Виділення конкретних пристроїв і зв'язку для роботи, а не покладання на особисті пристрої.

   • Зворотний зв'язок щодо використання Інтернету для розуміння ефективності та напрямків для покращення

   Позитивним моментом є те, що всі ці сфери можна контролювати та регулювати за допомогою інструменту моніторингу Інтернету. Наприклад, такі функції, як фільтри URL-адрес, блокування додатків, блокування веб-сайтів та автоматичні звіти можуть допомогти виявити проблеми в режимі реального часу для їх проактивного вирішення.

   Як це пов'язано з мотивацією працівників? Замість того, щоб дозволяти відволікаючим факторам, роботодавці можуть звільнити місце для гейміфікації, дати співробітникам стимул бути продуктивними і не відставати від цілей компанії.

2. Відстеження та управління часом

   A recent study by researchers at the University of North Dakota found a positive correlation between effective time management and the nurturing of self-motivation. The research further elaborated on the fact that time management reinforces the "perceived success."

   У цьому ж напрямку дослідження 2019 року задокументувало позитивний зв'язок між тайм-менеджментом та постановкою цілей, розстановкою пріоритетів, управлінням перервами та плануванням. Хоча обидва ці дослідження ставлять на перший план наукові дослідження, тенденції в діловому світі також підтверджують, що моніторинг діяльності та відстеження часу є одним із способів підвищення мотивації працівників.

   Як реалізується ефективна практика відстеження та управління часом?

   • Відстежуючи час приходу та відходу з роботи, роботодавці можуть документувати час, витрачений на виконання як заздалегідь встановлених, так і невідкладних завдань. Вони також можуть переконатися, що ніхто не перевантажений роботою.

   • By keeping tabs on the inactivity time, employers can identify "downtime" in their employees' day and take necessary steps to curb productivity-sapping distractions.

   • Погодинне відстеження може додатково забезпечити оптимальну відвідуваність і вирішити питання про необхідність короткострокових або довгострокових перерв.

   Як це пов'язано з мотивацією працівників? Відстеження та моніторинг допомагають виявити як пікові, так і низькі періоди активності працівників. Він також може бути використаний для виявлення можливостей підвищення продуктивності, наприклад, тих, що виникають під час перерв і в неробочий час. Більш глибоко може допомогти такий моніторинг в режимі реального часу:

   • Визначити пріоритетність нагальних завдань

   • Перерви в графіку та винагороди

   • Визначити фактори, що відволікають увагу, та запропонувати відповідні рішення для їх подолання

   • Проактивно коригувати навантаження тощо.

3. Управління ефективністю діяльності

   Дослідження, в якому оцінювалася робота 800 000 працівників протягом двох років після початку пандемії, підтвердило, що віддалена робота сприяє підвищенню продуктивності праці. Так, у звіті, опублікованому Prodoscore, було виявлено, що з 2020 року продуктивність праці зросла на 47% порівняно з аналогічним періодом минулого року.

   Однак, останні дослідження також стверджують, що ті, хто працює вдома, на 70% менш продуктивні, ніж їхні колеги. Чому ж вірити? Природно припустити, що віддалена або гібридна робота додасть зручності та підвищить продуктивність, але, врешті-решт, це палиця з двома кінцями. Якщо бути більш точним, то віддалена робота не тільки підвищує продуктивність, але й є поживним середовищем для відволікання та прокрастинації.

   І тут у нагоді стають системи контролю - вони можуть допомогти зберегти показники ефективності роботи, впровадивши клавіатурний логгер, роблячи скріншоти активності в реальному часі, встановивши контроль над друком, сприяючи запису відео та аудіо з веб-камер і мікрофонів тощо. Інсайти з цих даних можуть бути використані для управління робочим навантаженням, перерозподілу завдань та миттєвого зворотного зв'язку з працівниками.

   Більш глибоко такі дані можуть допомогти:

   • Вивчення моделей поведінки працівників та виявлення порушень у продуктивності праці

   • Створити значущі цілі та орієнтири для підвищення ефективності роботи

   • Забезпечити інтерактивну платформу для коучингу та зворотного зв'язку в режимі реального часу

   • Приймати обґрунтовані рішення щодо планування наступництва та найму на роботу.

   Для отримання ще більш детальної інформації про різні інструменти моніторингу рекомендуємо ознайомитися зі статтею про 20 найпопулярніших програм для моніторингу у 2022 році.

4. Аналіз та управління поведінкою

   Останнім часом такі проблеми, як кібербулінг, інсайдерські загрози та сексуальні домагання постійно з'являються в новинах. І це саме ті проблеми, на які повинні звертати увагу менеджери з управління персоналом.

   Згідно зі звітом Ponemon Institute "2022 Cost of Insider Threats Global", організації, що надають фінансові послуги, зіткнулися зі збільшенням витрат на управління внутрішніми загрозами на 47%. Не можна сказати, що випадки стали більш серйозними або гострими, але ризики, безумовно, вищі.

   Крім того, відеоспостереження може додатково допомогти у виявленні та затриманні внутрішніх загроз. Наприклад, дистанційно встановлене обладнання для спостереження може відстежувати рухи в мережі, які можуть свідчити про підготовку злому або крадіжки.

   Як це пов'язано з мотивацією працівників? Відстежуючи поведінку співробітників та виявляючи потенційну загрозу, можна побудувати ефективну систему управління поведінкою, яка, в свою чергу, допоможе убезпечити компанію від низки неприємностей та проблем.

   Окрім усіх вищеописаних моделей, такі аспекти, як управління заробітною платою, управління доступом тощо, також можуть бути тісно пов'язані з мотивацією працівників. І найкраще це зробити за допомогою комплексної програми моніторингу співробітників.

У CleverControl ми створили набір інструментів, які мають на меті зробити моніторинг співробітників максимально простим. Кінцевим результатом є надійна платформа звітності та аналітики, яка може бути використана для досягнення цілей моніторингу - підвищення продуктивності, поліпшення часу безвідмовної роботи, поліпшення морального духу і, перш за все, мотивованої робочої сили.

Ось два приклади, які ілюструють, як наші рішення можуть бути використані для вирішення різних бізнес-цілей.

Практичний приклад 1: Протидія інсайдерським загрозам

Організація зіткнулася зі специфічною проблемою ідентифікації співробітника, який незаконно отримував доступ до даних і викрадав конфіденційну інформацію компанії. Це викликало серйозне занепокоєння, оскільки організація працювала над деякими чутливими проектами. Компанія намагалася запровадити та забезпечити дотримання кодексу поведінки, однак він мав занадто реактивний характер.

Сприятливо, використовуючи CleverControl вдалося досить швидко встановити особу винуватця. Ним виявився добре відомий співробітник, який працював за сумісництвом, а також працював над кількома іншими проектами в компанії. Дії співробітника були записані та завантажені в якості доказів на підтвердження своїх претензій. Крім того, рішення на основі скріншотів також допомогло виявити той факт, що половина офісу використовувала комп'ютери компанії для майнінгу.

Результат:

Компанія змогла зменшити ризик повторення подібного інциденту та запровадила низку заходів безпеки. Нові заходи включали в себе обов'язкові аудити, регулярні інформаційні сесії з працівниками, перевірку анкетних даних при прийомі на роботу тощо. Завдяки автоматизованому управлінню доступом вдалося заощадити майже 500 годин часу ІТ-адміністраторів та тисячі доларів щорічно.

Практичний приклад 2: Зменшення плинності кадрів

Ця компанія намагалася вирішити проблему плинності кадрів. Щороку у відповідному відділі багато працівників звільнялися та залишали організацію. Більшість ІТ-спеціалістів забирали з собою весь доступ, що ускладнювало проблему.

Компанії потрібно було виявити причину плинності кадрів і запобігти її повторенню. Вони встановили CleverControl для моніторингу всіх співробітників, а також для контролю доступу. Вони почали відстежувати показники, щоб знайти деякі спільні риси в даних співробітників.

Результат:

Компанія змогла виявити потенційні проблеми та усунути їх до того, як вони виникли. Деякі з виявлених проблем включали: заробітну плату, пільги, культуру праці, контроль доступу тощо. Фактично, за допомогою інструменту веб-пошуку вони змогли ідентифікувати бухгалтера, який шукав нову роботу. Компанія запропонувала їм кращу заробітну плату та відповідні пільги, на що вони з радістю погодилися.

"Незалежно від того, чи йдеться про виявлення внутрішньої загрози, чи про відстеження продуктивності співробітників, наведені вище приклади чітко показують, що моніторинг співробітників є потужним інструментом, який може бути використаний для вирішення складних бізнес-завдань".

"У зв'язку з цим важливо розуміти, що мотивація співробітників є ключовим фактором у забезпеченні довголіття організації. У CleverControl ми гарантуємо, що жодна компанія не обходиться без ефективного моніторингу співробітників, який є ключовим елементом у підвищенні морального духу працівників".

Щоб дізнатися більше про наші рішення і про те, як вони можуть допомогти підвищити мотивацію співробітників, зв'яжіться з нами вже сьогодні!