Програмне забезпечення для моніторингу співробітників у Колорадо: полегшення навантаження на відділ кадрів та управління віддаленими командами

Дистанційні або гібридні схеми роботи ускладнюють багато рутинних завдань відділу кадрів. Як відстежувати процес адаптації, якщо новий співробітник знаходиться в іншому місті? Як підтвердити присутність, якщо команда розкидана по всьому штату? Як скласти звіт для керівництва?

Ще однією проблемою є непослідовність. Один офіс може дотримуватися чіткого, повторюваного процесу, тоді як інший покладається на обхідні шляхи. Один менеджер може бути чудовим у адаптації та подальшому контролі, тоді як інший вважає, що нові співробітники самі з цим розберуться. Віддалений працівник не обов'язково означає непродуктивний, але його роботу важче побачити без постійних перевірок.

Зрештою, заповнення всіх цих прогалин лягає на плечі відділу кадрів. Вони повинні збирати оновлення, вирішувати непорозуміння та оцінювати роботу різних команд, що займає більше часу та є складнішим у віддаленій роботі.

Гарна платформа для моніторингу співробітників знімає навантаження з плечей HR-відділу. Вона стає простором, де HR-фахівці та керівники команд можуть бачити, куди витрачається час кожного співробітника, які інструменти вони використовують і що заважає процесам. Вони можуть відстежувати зміни в робочих процесах і виявляти проблеми з продуктивністю, перш ніж вони стануть серйозною проблемою. Замість того, щоб порівнювати офіси на основі окремих відгуків, керівництво може порівнювати їх на основі тих самих даних.

Але моніторинг не замінює управління. Він просто надає відділу кадрів та керівникам достатню прозорість, щоб витрачати менше часу на збір інформації та більше часу на дії на її основі.

Для компаній, які керують віддаленими або гібридними командами, CleverControl може допомогти легше контролювати моделі продуктивності без додавання ще одного ручного процесу звітності. Платформа може:

• автоматизувати відстеження відвідуваності та робочого часу
• моніторити робочі процеси: що кожен робить і які інструменти використовує
• створювати зведені звіти
• уніфікувати видимість між офісами та робочими процесами
• та багато іншого.

Рішення про найм часто приймаються з неповною інформацією. Команда каже, що вона перевантажена, менеджер каже, що їм потрібна ще одна людина, і відділ кадрів намагається заповнити цю посаду.

Насправді це не завжди проблема з персоналом – часто це порушений робочий процес, дублювання роботи, погана адаптація або неефективні процеси між офісами. Введення нового співробітника фактично посилює проблему, а не вирішує її.

Якщо команді справді не вистачає персоналу, завдання полягає в тому, щоб найняти саме того кандидата. Спостереження за тим, як високопродуктивні працівники працюють на схожих посадах, на які інструменти вони покладаються та де накопичуються завдання, допомагає створити кращі описи посад. Це також допомагає покращити критерії відбору та передачу обов'язків між менеджерами з найму та рекрутерами.

Для роботодавців Колорадо, які конкурують за таланти, це має значення. З огляду на те, що на ринку праці США все ще є мільйони вакансій, роботодавцям потрібно ретельно наймати та добре адаптувати персонал, а не просто швидко наймати.

Онбординг — це одна з найяскравіших сфер, де програмне забезпечення для моніторингу співробітників може зменшити навантаження на відділ кадрів.

Коли адаптація відбувається в кількох офісах або віддалених місцях, зазвичай у першу чергу страждає узгодженість. Нові співробітники можуть отримати один і той самий контрольний список на папері, але їхній реальний досвід може сильно відрізнятися. Одна людина отримує інструкції з використання необхідних інструментів. Інша витрачає тиждень, перемикаючись між додатками, чекаючи на доступ і намагаючись не виглядати розгубленою в Zoom.

Програмне забезпечення для моніторингу допомагає відділу кадрів побачити цю різницю набагато раніше.

Якщо новий співробітник не використовує необхідні системи, відділ кадрів може це виявити. Якщо навчальні матеріали призначені, але ніколи не відкриваються, це стає помітним. Якщо новий співробітник постійно простоює, перемикається між програмами або проводить забагато часу в неправильних інструментах, це може бути ознакою того, що йому потрібна підтримка, а не критика.

Успіх адаптації має вимірний вплив на бізнес, тому важливо виявляти проблеми на ранній стадії. SHRM рекомендує відстежувати адаптацію за допомогою таких показників, як час досягнення продуктивності, плинність та утримання кадрів, продуктивність, а також відгуки нових співробітників. SHRM також зазначає, що сильний адаптаційний процес закладає основу для довгострокової продуктивності та лояльності.

На практиці це означає, що відділ кадрів може перестати розглядати адаптацію як одноразову паперову подію та почати розглядати її як процес, який можна спостерігати. Це особливо цінно, коли команди розподілені, і менеджери не завжди можуть бачити, коли новий співробітник непомітно відчуває труднощі.

Проблема не в дистанційній роботі. Проблема в поганій видимості.

Без прозорості багато менеджерів за замовчуванням обирають два погані варіанти: або вони займаються мікроменеджментом, або майже повністю ігнорують ситуацію, поки щось не піде не так. Жоден з них не працює добре.

Програмне забезпечення для моніторингу співробітників створює компромісну середину. Менеджери можуть бачити розподіл робочого навантаження, моделі продуктивності та вузькі місця в процесах, не плануючи нескінченних дзвінків про стан справ. Вони можуть проводити коучинг на основі фактичної поведінки, а не передчуття. Вони можуть більш справедливо порівнювати ефективність роботи команди в різних офісах. Вони також можуть виявляти ознаки перевантаження до того, як вигорання або пропущені терміни стануть очевидними.

Це одна з найпрактичніших причин, чому роботодавці в Колорадо розглядають програмне забезпечення для моніторингу віддалених команд. Мета полягає не в тому, щоб відстежувати кожен клік. Мета — зменшити кількість сліпих зон.

Впровадження моніторингу працівників є складнішим, ніж встановлення програмного забезпечення на комп’ютери команди. Роботодавці Колорадо також повинні розуміти юридичний контекст.

На федеральному рівні, Закон про конфіденційність електронних комунікацій захищає дротові, усні та електронні комунікації. На робочому місці роботодавці часто мають більше можливостей для моніторингу комунікацій у системах компанії з законних ділових причин, але це не створює необмежених повноважень.

Однак, NLRB попередив, що нав'язливе електронне спостереження може перешкоджати правам працівників, гарантованим Розділом 7, включаючи їхнє право обговорювати заробітну плату та умови праці або займатися іншою захищеною узгодженою діяльністю.

У Колорадо додається кілька моментів, які роботодавці повинні знати. По-перше, Колорадо, як правило, є штатом, де для запису розмов потрібна згода однієї сторони, що є менш обмежувальним, ніж у штатах, де згода всіх сторін є обов'язковою, хоча роботодавцям все одно не слід вважати, що всі методи запису є безризиковими.

По-друге, працівники приватного сектору в Колорадо мають право перевіряти та отримувати копії своїх особових справ принаймні щорічно на запит, а колишні співробітники проходять одну перевірку після звільнення. Це робить особливо важливим послідовне ведення документації та обліку.

Цей розділ не повинен замінювати юридичну консультацію, але він пояснює, чому роботодавці повинні ретельно ставитися до політики моніторингу, повідомлення працівників та бізнес-мети будь-яких інструментів відстеження, які вони використовують.

Окрім правового контексту, існує й етичний. Якщо ви хочете знати, як зробити моніторинг не лише юридично доречним, а й етичним, ознайомтеся ця стаття.

Не кожен інструмент моніторингу однаково корисний для HR, особливо в компаніях з віддаленими або розподіленими командами. Найкраще рішення повинно:

• поєднує в собі видимість та простоту
• дозволяють швидко побачити закономірності
• дозволяють порівнювати команди без ручного створення звітів
• дані та звіти мають бути зрозумілими без спеціальної підготовки.

Корисні функції, які варто шукати в програмному забезпеченні для моніторингу співробітників:

• централізовані панелі інструментів
• моніторинг відвідуваності
• відстеження робочого часу
• аналіз використання додатків та активності

Для компаній Колорадо програмне забезпечення для моніторингу співробітників – це не просто нагляд. У найкращому випадку це спосіб зробити HR-відділ ефективнішим, а управління командою більш послідовним.

За умови продуманого використання, така платформа, як CleverControl, може допомогти відділу кадрів витрачати менше часу на збір інформації та більше часу на покращення досвіду співробітників, підтримку менеджерів та створення розподілених команд, які дійсно добре працюють разом.

Дізнайтеся, як CleverControl допомагає HR-командам та менеджерам контролювати робочі процеси, спрощувати адаптацію та керувати віддаленими співробітниками в кількох офісах.