As Peter Drucker, one of the most influential theorists of management of the XX century once said: "If you can't measure it, you can't manage it." During the period of growth, every company thinks about the introduction of staff performance assessment. We asked professional HR-manager to anonymously share the experiences and tell how to start setting goals for employees and evaluate the quality of their performance.
"I used to work in a small company, where there was neither an evaluation system nor any rules of bonuses review. Wages were increased for those who asked for it or those who, according to the line manager’s opinion, worked well, although every manager had different criteria of "good work". Once a year, all line managers gathered for a meeting and had a heated debate about who is more worthy of a promotion. The budget was not big enough to bring all proposals to life, and so every time there would be someone who believed that his or her team were underestimated. The solution to this problem was right in front of us - to develop a transparent evaluation system that shows to both managers and employees what is actually important in the work and what later can be evaluated by the company."
Постановка цілей
Мені, як HR-менеджеру, було б найпростіше розробити систему оцінки самостійно. Але тоді я, по-перше, міг би упустити якісь важливі деталі щодо робочих процесів різних підрозділів, а по-друге, міг би зіткнутися з опором колег новому інструменту оцінки, якщо б не залучив їх до процесу розробки. Тому, перш за все, я запропонував колегам з інших департаментів об'єднатися і створити робочу групу для розробки нової системи оцінки ефективності.
Ми говорили про цілі, яких ми всі хочемо досягти: яке місце на ринку ми хочемо мати, який рівень якості та обслуговування клієнтів ми хочемо забезпечити, які відносини ми хочемо бачити в нашій компанії і так далі. Ці загальні цілі ми розбили на більш дрібні цільові показники для кожного керівника і співробітника. Тут ми могли використовувати такі показники, як темпи виробництва, витрати, продажі, задоволеність клієнтів. У нашому випадку, наприклад, критеріями оцінки для керівника відділу продажів були виконання плану продажів, плинність кадрів у відділі, розвиток команди та рівень задоволеності клієнтів.
Рейтингова шкала
Each indicator must be evaluated somehow. We chose a five-point rating scale for each indicator: Well Above Expectations – Above Expectations – As Expected – Below Expectations – Well Below Expectations. It is undesirable to use five-point scales such as numbers from zero to four or letters from A to F. Culturally they are associated with the school marks and prevent objective approach to the assessment because any mark that is less than "3" or "B" will seem to be a bad result. For each mark, we have appointed the corresponding indicator scale. For example, the implementation of sales plan of less than 60% was evaluated as "Well Below Expectations", 61-80% - "Below Expectations", 81-100% - "As Expected" 101-120% - "Above Expectations", and more than 120% - "Well Above Expectations." The same went for every other indicator.
Момент істини
Оцінку ефективності роботи співробітників ми вирішили проводити раз на рік. Перший раз ми зробили це в тестовому режимі і попередили, що жодного негативного рішення прийнято не буде. Таким чином ми намагалися зменшити тривогу щодо нового заходу, а також перевірити правильність обраних критеріїв. Зустріч зі співробітником для обговорення результатів його роботи є кульмінацією всього заходу. Вона впливає на настрій на наступні кілька місяців роботи і він має залишатися позитивним.
Після першого оціночного тесту наша управлінська команда погодилася, що це була дуже корисна вправа для всієї команди. Звичайно, були речі, які потрібно було змінити, але ми вирішили зберегти основні принципи. Тому ми визначили кілька рекомендацій, щоб оцінювання і надалі приносило користь обом сторонам:
Позитивна атмосфера. Позитивний настрій допомагає мати більш відкрите спілкування, а відкрите спілкування, в свою чергу, дозволяє бути на одній хвилі зі співробітниками і надихає їх на нові звершення.
Слухайте! Почніть з того, що запитайте працівника про те, як він оцінює власну роботу. Вислухайте і запропонуйте свої коментарі.
Хваліть! Помічайте, коли співробітник працює добре. Деякі керівники забувають це робити і сприймають хорошу роботу як належне. У той же час, помічаючи успіхи співробітника, ви психологічно підкріплюєте його хорошу поведінку. Розкажіть співробітнику, як його зусилля допомагають вам як керівнику досягти цілей відділу, а компанії - її загальних цілей.
Чудове майбутнє. Розкажіть співробітнику про його перспективи, про те, що чекає попереду, якщо він оволодіє навичками, які недостатньо розвинені на даний момент. Запалюйте ентузіазм думками про майбутнє!
Що робити, якщо не вдалося досягти всіх цілей?
Розвиток замість батога. Обговорюючи невдачі співробітника, приділіть достатньо часу обговоренню розвитку його навичок. З'ясуйте, чому працівник не зміг досягти поставлених цілей. Це допоможе йому досягти їх наступного разу. Обговоріть разом конкретні кроки для розвитку необхідних навичок.
“No” to making it personal. When estimating the areas in which the employee was not successful, always discuss specific examples when the employee was wrong, do not say "you cannot do it" or "you are not able to" or any other negative personality characteristics. Explain how his or her bad work affects the overall results.
A year after the first evaluation, I began to notice that during job interviews the managers often mentioned the assessment system as a confirmation of the principles of transparency and equity in the company. Two years later, the staff began to drop by the HR-department to find out the date of the next scheduled assessment, because they wanted to discuss their personal development with their superior as soon as possible. I felt that the assessment has become a natural process in our working lives. In addition, the term "chief’s pet" has disappeared from the vocabulary of our team, because now everybody has an equal chance of success during the productivity assessment.
Before you implement this kind of system in your company, enlist the support of your colleagues. Move from general to personal: the company's goal - the goal of a department - the goal of an employee - specific indicators. Praise, but also do not forget about the development. And help your employees become better!
