Стратегія успіху для створення високоефективних віртуальних команд

Розмови про створення високопродуктивних команд постійно розвиваються, але вони також завжди присутні. Якщо ви коли-небудь натрапите на роботи, написані, скажімо, на початку 2000-х чи навіть наприкінці 90-х, то помітите, що прагнення до синергії та колективної досконалості майже завжди займає центральне місце в дискурсі організаційного успіху. І це має сенс, навіть якщо екосистема, в якій ви зараз перебуваєте, дуже відрізняється від інших.

Наприклад, класика McKinsey Quarterly У статті за 1992 рік йдеться про те, що бачення є невід'ємною частиною ідеї високої продуктивності, і що воно має бути раціональним плюс емоційним - воно повинно "хвилювати, залучати і лякати". Ця ідея досі не втратила своєї актуальності і буде продовжувати залишатися такою в різних сферах.

Або якщо ви пройдете через Gallup's opinion piece починаючи з 2009 року, ви зустрінете вирішення конфліктів, визначення пріоритетів, відданість справі, різноманітність та багато іншого, що є важливими складовими ефективної командної роботи. Безумовно, ці принципи побудови та управління командою для досягнення високої продуктивності непідвладні часу. Вони стосуються як міжособистісної динаміки, так і практичних аспектів спільної роботи.

Але в той час як суть і основа високоефективних команд залишаються надзвичайно актуальними, той факт, що більшість команд змушені працювати віртуально або в гібридних структурах, вводить змінні та виклики, які в прямому сенсі є безпрецедентними. Підготовлені за останні кілька років, але все одно - безпрецедентні.

Це новий режим роботи, який вимагає роздумів, уваги, планування, часу, технологій та високих стандартів лідерства.

Я запозичу визначення з книги, наукова стаття з 2010 року, тому що він чудовий, але з деякими змінами.

Віртуальна команда характеризується "невеликими тимчасовими групами географічно, організаційно та/або часово розподілених працівників, які координують [і виконують] свою роботу переважно за допомогою електронних інформаційно-комунікаційних технологій".

За винятком того, що віртуальні команди більше не є "тимчасовими" чи "маленькими". Пандемія COVID-19 різко прискорила впровадження віддаленої та гібридної роботи. Тепер ці команди можуть охоплювати цілі відділи або навіть організації, а їхні члени можуть перебувати в різних часових поясах і належати до різних культур.

З розвитком технологій та появою хмарних платформ для спільної роботи, зокрема, перехід до віртуальної роботи є очевидною альтернативою. Компанії можуть використовувати програмне забезпечення для управління проектами, рішення для спостереження за працівниками, програми для обміну миттєвими повідомленнями, спільні сховища документів і навіть середовища віртуальної реальності для сприяння співпраці.

Отже, у 2024 році віртуальні команди вже не обмежуються, скажімо, фахівцями з комп'ютерних наук. Вони охоплюють різні галузі та функції, від обслуговування клієнтів і продажів до маркетингу та фінансів. Навіть традиційно практичні ролі, такі як інженерія та виробництво, все частіше адаптуються до віртуальної співпраці завдяки використанню інструментів віддаленого моніторингу, рішень доповненої реальності та цифрових симуляцій.

Згідно зі звітом "Стан віддаленої роботи у 2023 році доповідь за даними Buffer, 98% працівників віддають перевагу віддаленій роботі. Вони б порекомендували її друзям та колегам. Аналогічно, нещодавнє дослідження Роберта Халфа survey показує, що 78% працівників надають перевагу гнучкому графіку роботи.

Насправді, перехід до віртуальних команд - це не просто швидкоплинна тенденція, а фундаментальна трансформація в тому, як ми підходимо до роботи. Це тому, що переваги добре налаштованої, високопродуктивної віртуальної команди є багатогранними та далекосяжними. Наприклад:

Так, можна сперечатися про те, що традиційне офісне середовище сприяє співпраці та творчості через особисту взаємодію. І це дійсно так, без сумніву. Але у віртуальному середовищі працівники можуть працювати в умовах, які найбільше сприяють їхній особистій продуктивності - чи то тихий домашній офіс, затишна кав'ярня, чи будь-який інший простір, вільний від звичних офісних відволікаючих чинників.

Насправді, дані це підтверджують. Наприклад, Форум майбутнього доповідь зазначає, що працівники віртуальних команд повідомляють про вищу на 29% продуктивність. Вони також повідомляють про на 53% кращу здатність зосереджуватися.

Повертаючись до звіту Buffer, 71% опитаних респондентів стверджують, що встановлення робочих меж є критично важливим. А 45% зазначили, що це легше зробити, коли вони працюють у віртуальному середовищі. Вони можуть планувати свій день так, щоб він найкраще відповідав їхнім особистим та професійним потребам. Така автономія дозволяє їм більш ефективно управляти своїм часом і приділяти увагу особистим зобов'язанням: проводити час із сім'єю, займатися хобі або навіть просто знайти хвилинку, щоб перезарядитися.

Така гнучкість насправді є стратегічною перевагою для бізнесу, оскільки може призвести до підвищення задоволеності, продуктивності та життєстійкості робочої сили. І компанії усвідомлюють, що аналіз екосистеми зайнятості в США, проведений компанією Robert Half, підкреслює, що в період з 1 кварталу 2023 року по 1 квартал 2024 року кількість оголошень про гібридні вакансії в різних штатах зросла на 14%.

Переходячи на віртуальну модель, компанії можуть суттєво скоротити операційні витрати. Наприклад, усунення потреби у фізичному офісі означає, що компанії можуть заощадити на оренді, яка часто є однією з найбільших накладних витрат для бізнесу. Крім того, можна заощадити на комунальних послугах, таких як електроенергія, вода та інтернет, які більше не потрібно надавати у великих масштабах для цілого офісу.

Так, їм потрібно налаштувати системи онлайн-співпраці, мати інструменти для управління проектами, співпраці та моніторингу співробітників, але ці витрати, як правило, набагато менші, ніж утримання фізичного офісного приміщення. І не варто забувати про витрати, пов'язані з оплатою проїзду на роботу і назад, офісними перекусами та побутовими зручностями на території офісу. Хоча компаніям варто реінвестувати частину цих заощаджень у віртуальні пільги - наприклад, стипендії для роботи вдома, оздоровчі програми або онлайн-заходи з тімбілдингу, - загальні витрати, як правило, нижчі.

Управління віртуальними командами має і зворотний бік, який змушує лідерів розходитися в думках.

У цій статті ми говоримо про високопродуктивні команди, тому вкрай важливо вирішити проблему падіння продуктивності або сприйняття лідерів приблизно так само. Відволікання на домашні справи, нестабільне робоче середовище та відсутність прямого нагляду можуть призвести до нерівномірного рівня продуктивності серед членів команди.

A 2022 Microsoft дослідження показало, що 85% керівників стикаються з труднощами у створенні впевненості в тому, що співробітники працюють продуктивно в умовах гібридної структури. У цьому дослідженні

• 87% працівників повідомили, що вони працюють продуктивно
• 12% керівників були повністю впевнені, що працівники працюють продуктивно

Тож, безумовно, існує цей кричущий розрив, і це є фундаментальною проблемою та перешкодою у створенні високоефективних команд.

Для чітко визначених ролей і профілів, які мають надзвичайно чіткі системи, перехід на віртуальну або гібридне робоче середовище може проходити відносно гладко. Однак для багатьох ролей, особливо тих, які за своєю природою є більш рухливими або спільними, відсутність ясності в очікуваннях, цілях і обов'язках може стати значною перешкодою на шляху до успіху.

Цю ясність важко плекати. Але коли вона з'являється, то обов'язково приносить свої плоди. Наприклад, у вищезгаданому дослідженні Microsoft підкреслюється, що "ясність - це ключ". Працівники з такою чіткістю в 3,95 рази частіше залишаються в компанії і в 4,5 рази частіше задоволені своєю роботою.

Як уже згадувалося на початку, віртуальний режим роботи вимагає роздумів, уваги, планування, часу, технологій і високих стандартів лідерства.

Оцінка унікальних потреб і динаміки віртуальної команди - це перший крок. Лідери повинні враховувати різний досвід, стилі роботи та особисті обставини членів своєї команди.

Вони також повинні враховувати вимоги бізнесу. Цей баланс вимагає від лідерів емпатії та стратегічного мислення.

У віртуальному середовищі, де спонтанні коригування є менш можливими, ретельне планування стає ще більш важливим.

• По-перше, лідери повинні передбачити потенційні проблеми, такі як різниця в часових поясах, затримки в комунікації та різний рівень доступності членів команди. Вони повинні включити ці міркування в графік проекту.
• По-друге, цілі, які випливають з цих міркувань, повинні бути "інтелектуальними, раціональними, правдоподібними". Дорожня карта для досягнення цих цілей, відповідно, повинна бути "кількісно визначеною, чітко окресленою і виміряною".

Лідери повинні забезпечити своїм командам доступ до надійних, зручних інструментів, які сприяють комунікації, співпраці та ефективному управлінню проектами.

Співпраця в режимі реального часу

Такі інструменти, як Slack, Microsoft Teams тощо, можуть виявитися надзвичайно корисними для миттєвої комунікації в масштабах компанії, оновлення інформації та глибоких дискусій. Slack, наприклад, дозволяє створювати групи та канали, де обговорення можна організовувати за проектами чи темами. До таких груп можна запрошувати окремих членів команди.

Управління проектами

Такі інструменти, як Asana, Trello або Jira, незамінні для відстеження завдань, дедлайнів і загального прогресу проекту. Компанія Atlassian, розробник Jira, повідомила про 3-кратне збільшення платних місць у 3 кварталі 2024 року. Їх хмарна модель неймовірно корисна для повністю віддалених компаній. Так само, як і більшість рішень для управління проектами.

Моніторинг продуктивності

Моніторинг активності співробітників у віртуальному середовищі може бути складним завданням, але він необхідний для підтримки продуктивності та забезпечення того, щоб члени команди не відставали від графіка і не прогулювали.

Такий інструмент, як CleverControl може сприяти комплексному та успішному моніторингу продуктивності, діючи як потужний віртуальний помічник. Наприклад, він може полегшити:

• Відстеження активності в режимі реального часу, що стає можливим завдяки таким функціям, як запис екрану, моніторинг веб-камери тощо
• Розпізнавання обличчя для більшої підзвітності, зменшення крадіжок роботи та часу
• Комплексна звітність та аналітика, яка може відстежувати тенденції продуктивності в часі та покращувати оцінку ефективності, оптимізацію робочих процесів і виявлення вузьких місць

Створення високоефективних віртуальних команд - це і мистецтво, і наука. Лідери повинні враховувати об'єктивні та кількісні бізнес-нюанси. Але в той же час вони повинні розуміти емоційні та емпатійні аспекти управління та заряджання розпорошених команд.

Для початку вони можуть зосередитися на отриманні контролю над даними. Головним пріоритетом має стати впровадження інструментів і технологій, які надають доступ у режимі реального часу до точної, дієвої інформації.