Найкраще програмне забезпечення для моніторингу співробітників та все, що вам потрібно знати про моніторинг співробітників

Програмне забезпечення для моніторингу співробітників - це система, яка може відстежувати та аналізувати діяльність співробітників на їхніх комп'ютерах. Його популярність зростає з початку 2000-х років завдяки розвитку комп'ютерних технологій, а пандемія Covid-19 у 2020 році призвела до стрімкого зростання популярності. Згідно з нещодавнім дослідженням Instant Office, 78% сучасних роботодавців відстежують своїх співробітників за допомогою різних інструментів.

Зазвичай програмне забезпечення для моніторингу працівників складається з агента, який працівники встановлюють на свої пристрої, та інформаційної панелі моніторингу, яка дозволяє менеджерам отримувати журнали та звіти.

Програмне забезпечення для моніторингу співробітників виступає в ролі невидимого всевидющого наглядача. Від натискання клавіш до відвіданих веб-сайтів, воно збирає інформацію практично про все, що людина робить на комп'ютері в робочий час. Більш досконале програмне забезпечення для моніторингу співробітників виходить далеко за рамки простого збору даних. Вони надають готові звіти про продуктивність кожного працівника та розрахунки заробітної плати, а також суттєво економлять час керівника.

Найбільш відверте призначення такого роду програмного забезпечення - моніторинг продуктивності працівників. Скільки часу вони витрачають на проект, а скільки - на кумедні котячі відео на Youtube? Чи залучені вони в робочий процес, чи роблять перерви на каву кожні 10 хвилин? Чи гуглять вони інформацію, пов'язану з роботою, або дешеві квитки в Лас-Вегас на вихідні? Додатки для моніторингу співробітників покликані відповісти саме на такі питання.

Крім виявлення прогульників, програмне забезпечення для моніторингу співробітників виконує ще кілька менш очевидних, але не менш важливих завдань. Перш за все, воно може допомогти виявити працівників, які відчувають труднощі. Незалежно від того, чи потіють вони від непосильного навантаження або завдань, у виконанні яких вони не мають достатнього досвіду як молоді фахівці, вони можуть не наважуватися розповісти керівнику про труднощі, з якими стикаються. Виявлення цих проблем і ретельна робота над їх усуненням не тільки підвищить продуктивність, але й поліпшить клімат в офісі та ваш імідж як керівника.

Ще одна не настільки очевидна причина спробувати програмне забезпечення для моніторингу співробітників - це контроль ресурсів компанії. Чи зросли останнім часом ваші витрати на папір для принтера? Ви витрачаєте гроші на програмне забезпечення, яким не користуються ваші співробітники? Дізнайтеся про це за допомогою звітів. Вони покажуть, як часто співробітники працюють в тій чи іншій програмі або використовують офісні принтери для особистих потреб.

Першокласне програмне забезпечення для моніторингу співробітників оснащене модулями захисту даних. Вони запобігають доступу, копіюванню або пересиланню конфіденційної інформації та попереджають адміністратора, якщо з'являється щось підозріле. Маючи під рукою такого всезнаючого охоронця, можна не турбуватися про витік інформації або несанкціонований доступ до корпоративних даних.

Це лише декілька проблем, які можуть вирішити інструменти моніторингу співробітників. Давайте зануримося в тему глибше і дізнаємося про топові рішення в цій сфері.

Програмне забезпечення для моніторингу працівників поділяється на три типи: відстеження часу, моніторинг активності та запобігання втраті даних (або DLP).

Додатки для відстеження часу необхідні, якщо ви хочете автоматизувати такі рутинні процеси, як відвідування, облік робочого часу та розрахунок заробітної плати. Вони реєструють час входу та виходу з системи, періоди бездіяльності працівника та час, витрачений на виконання кожного завдання. Ви можете оцінити, скільки часу співробітники витрачають на проект, хто і коли працював над конкретним завданням. Точні дані відстеження також життєво важливі для виставлення рахунків клієнтам, якщо ви працюєте за контрактом або на основі погодинної оплати. Найкраще те, що звіти генеруються в режимі реального часу автоматично, що виключає ризик обману або людської помилки. Тайм-трекери мають й інші переваги: вони сприяють підвищенню продуктивності, мотивують співробітників і показують, куди витрачаються гроші.

Програмне забезпечення для моніторингу активності схоже на тайм-трекери, але є набагато потужнішим. Його з повним правом можна назвати "старшим братом" моніторингу співробітників, оскільки воно здатне фіксувати практично все, що працівник робить на офісному комп'ютері. Зазвичай такі системи реєструють натискання клавіш та події буферу обміну, роблять скріншоти, відстежують інтернет-активність користувача (включаючи відвідування соціальних мереж та чатів) та час активної/пасивної роботи. Вони також можуть стежити за зовнішніми пристроями, такими як принтери та USB-накопичувачі. Програми моніторингу вищого рівня дозволяють спостерігати за співробітниками в режимі реального часу, транслюючи відео з їхніх екранів і веб-камер. Якщо у вас не вистачає часу на перегляд потоків протягом дня, програма запише відео, щоб ви могли переглянути його пізніше. Програмне забезпечення не тільки збирає, але й обробляє вихідні дані в зрозумілі діаграми та графіки. В кінці дня ви отримаєте максимально вичерпний звіт про діяльність кожного співробітника, відділу або всього офісу.

Спектр застосування цих звітів величезний. Вони дають цінну інформацію про продуктивність і рівень залученості, допомагають виявити неефективні схеми роботи і співробітників, які не справляються зі своїми обов'язками, заощадити ресурси компанії і багато іншого. За умови ретельного та етичного використання, програмне забезпечення для відстеження активності може стати надійним партнером у розвитку вашого бізнесу.

Запобігання втраті даних - це найскладніший тип програмного забезпечення для моніторингу співробітників. Воно виявляє потенційні витоки даних та інші загрози шляхом моніторингу, виявлення та блокування даних, що використовуються, перебувають у русі та в стані спокою. Іншими словами, програма виконує перевірку вмісту та контекстний аналіз даних, що надсилаються електронною поштою або месенджерами, використовуються працівником на своєму пристрої або зберігаються на сервері компанії. Програмне забезпечення DLP включає в себе кілька складних аналітичних методів, наприклад, точне зіставлення даних, точне або часткове зіставлення файлів, аналіз на основі правил і категорій. Точна відповідність даних означає, що програма шукає точні збіги в дампі бази даних або в реальній базі даних. У випадку зіставлення файлів програма порівнює хеші файлів з точними відбитками пальців без аналізу вмісту цих файлів. Аналіз на основі правил є найбільш поширеною технікою. Програма сканує дані на основі попередньо налаштованих правил, таких як номери карток або номери безпеки. Аналогічним методом є аналіз заздалегідь побудованих категорій: DLP-система шукає поширені типи конфіденційних даних, наприклад, банківські реквізити, номери соціального страхування тощо. Описані вище методи значною мірою покладаються на категоризацію, але що робити, якщо порушення не підпадає під ці категорії? Сучасні DLP-системи використовують ще більш складні методи для виявлення та попередження таких порушень, наприклад, аналіз лексики, машинне навчання та статистичний аналіз.

Компанії використовують системи DLP для запобігання порушенням даних, витоку, втрати, витоку або знищення конфіденційної інформації. DLP також слугують для забезпечення дотримання компанією відповідних нормативних актів та захисту інформації, що ідентифікує особу (PII).

У цій статті ми зосередимося на програмному забезпеченні для відстеження діяльності.

Незважаючи на великий вибір програмного забезпечення для моніторингу діяльності на ринку, багато функцій є типовими для більшості з них. Давайте подивимось на функціональність, яку можна очікувати від гідного додатку для моніторингу співробітників:

• Прослуховування клавіатури. Запис натискань клавіш - одна з найбільш суперечливих функцій. Звіти з кейлоггінгу продемонструють, чи працює співробітник над проектом, чи спілкується з другом у WhatsApp, чи - що ще гірше - видає корпоративні секрети конкурентам. З іншого боку, кейлоггер може випадково записати конфіденційну інформацію, таку як паролі, банківські реквізити або особисті розмови. Гнучкі рішення для моніторингу мають можливість відключити клавіатурні шпигуни.

• Скріншоти. Програма робить знімки екрану комп'ютера через певні проміжки часу або за тригером. Ця функція дуже зручна, якщо ви хочете знати, чим займається ваш співробітник в той чи інший момент, або мати докази того, що він займається небажаною діяльністю.

• Моніторинг веб-активності. Це відстеження відвідуваних сайтів, соціальних мереж та пошукових запитів, а також часу, який користувач проводить на них. Моніторинг веб-активності корисний не тільки з точки зору продуктивності (співвідношення відвідуваних продуктивних/непродуктивних сайтів), але й з точки зору навчання. Якщо ви бачите, що працівник відвідує багато сайтів, пов'язаних з роботою, з певної тематики/навички, можливо, він потребує навчання в цій сфері. У цьому випадку проведення тренінгу значно підвищить продуктивність.

• Моніторинг заявок. Цей набір функцій покаже, які програми встановлені на контрольованому пристрої, які програми запущені і скільки часу користувач витрачає на їх використання. На додаток до оцінки продуктивності, відстеження додатків може служити засобом для аналізу того, чи є ваша команда надмірно або недостатньо ліцензованою. Крім того, ви будете знати, чи не встановлює співробітник небажане програмне забезпечення на пристрій, що належить компанії.

• Блокувальник додатків. Як і блокувальник сайтів, блокувальник додатків усуває відволікаючі фактори на робочому місці. Ви можете заблокувати програми обміну повідомленнями, ігри або інші небажані програми, якщо вважаєте, що вони впливають на продуктивність команди.

• Відстеження файлових операцій надає повний перелік операцій з файлами, таких як створення, копіювання, надсилання електронною поштою, друк та видалення. Це ефективний спосіб контролювати обробку конфіденційної інформації.

• Відстеження портативних носіїв інформації. Співробітники часто здійснюють витік інформації, копіюючи її на флеш-накопичувач або розсилаючи електронною поштою за межі корпоративної мережі. Саме тому моніторинг зовнішніх носіїв інформації є чудовим способом гарантувати, що важливі дані не будуть передані за межі компанії.

• Моніторинг електронної пошти ще один ефективний інструмент для мінімізації ризику витоку даних. Він також може слугувати для оцінки якості, наприклад, якщо ви здійснюєте моніторинг агентів підтримки або інших працівників, які працюють з клієнтами.

• Управління принтером слугує двом цілям. По-перше, допомагає розрахувати та оптимізувати витрати на канцелярські товари та виявити співробітників, які можуть використовувати офісну техніку в неробочих цілях. По-друге, роздруківка конфіденційної інформації є поширеним способом витоку даних. Маючи на руках журнали моніторингу, ви завжди будете знати, чи стався витік і хто винуватець.

• Пряма трансляція з екрану дозволяє бачити екран співробітника так, ніби ви сидите перед ним. Таким чином, ви можете перевірити, що в даний момент робить будь-який працівник вашого офісу (або всі відразу). Деякі програми можуть похвалитися функцією запису екрану, так що ви можете повернутися назад і переглянути будь-яку хвилину робочого дня.

• Спостереження за допомогою веб-камери та мікрофону. Якщо офісні комп'ютери оснащені веб-камерами та мікрофонами, першокласний додаток для моніторингу співробітників може передавати відео та звук з них в режимі реального часу або робити записи. Ці функції можуть сприяти як підвищенню продуктивності, так і загальній безпеці офісу, наприклад, запобіганню неналежній поведінці, крадіжкам або доступу до конфіденційної інформації.

• Звіти про продуктивність. Зібрати дані про активність - це лише половина справи, потрібно їх проаналізувати, щоб визначити рівень продуктивності та кроки для її підвищення. На щастя, система зробить розрахунки за вас, і ви в одну мить матимете на руках акуратні діаграми та графіки по співробітнику, відділу або всій команді.

• Дистанційний моніторинг та конфігурація. Вам не потрібно мати доступ до комп'ютера працівника, щоб отримати інформацію про його продуктивність та дії або налаштувати параметри моніторингу. Сучасні системи можуть надавати журнали різними способами. Наприклад, ви можете отримувати регулярні автоматично згенеровані звіти на електронну пошту, FTP або на файлообмінні платформи (наприклад, Google Drive або Dropbox). Однак ці способи мають певні обмеження, оскільки вони не дозволяють здійснювати моніторинг екрану або веб-камери в режимі реального часу. Більшість сучасних програм передають дані на онлайн-панелі, які пропонують набагато більше, ніж перегляд необроблених даних. Вони генерують статистичні звіти, транслюють екрани або веб-камери в режимі реального часу та дозволяють дистанційно змінювати налаштування програми.

Це огляд найпопулярніших функцій, які ви можете отримати в рішеннях для моніторингу співробітників, але список не є повним. Деякі програми можуть мати вбудовані калькулятори заробітної плати, відстеження геолокації, модулі аналізу підозрілої поведінки, прихований режим і т.д. Набір функцій може відрізнятися в різних програмах залежно від того, для яких цілей вони призначені. Наприклад, програми, орієнтовані на запобігання витоку даних, матимуть більше можливостей для відстеження активності користувачів і файлів та обмеження доступу. Ті, що призначені для моніторингу продуктивності, будуть пропонувати функції обліку робочого часу та управління проектами. Обираючи рішення для своєї компанії, ми рекомендуємо спочатку визначитися з метою моніторингу та шукати програму, яка має необхідні функції для її досягнення.

Коли ви вирішили відслідковувати ефективність роботи вашого персоналу, ви почнете з пошуку програмного забезпечення для моніторингу співробітників. Кілька запитів в Google, і ви раптом опиняєтеся серед нескінченного моря пропозицій, в якому так легко загубитися. Кожне рішення буде намагатися переконати вас, що воно найкраще, має найбагатший функціонал і підвищує продуктивність вашої команди на 10000%. Як же зорієнтуватися в цьому морі і знайти найефективніший інструмент для свого бізнесу?

Нижче наведені деякі моменти, на які слід звернути увагу, перш ніж прийняти рішення про використання того чи іншого рішення для моніторингу співробітників.

1. Мета моніторингу

   Запитайте себе, чого ви хочете досягти, контролюючи своїх співробітників. Ви хочете виявити ледарів та неефективні робочі процеси? Чи, можливо, ваша мета - замінити застарілу систему розрахунку заробітної плати на сучасну автоматизовану? Чи, можливо, ви прагнете мінімізувати ризики інсайдерських загроз та витоку даних?

   Кожне програмне забезпечення для моніторингу співробітників призначене для певної мети або поєднує в собі кілька суміжних: захист від витоку даних, відстеження продуктивності, контроль відвідуваності тощо. Отже, визначивши чітку мету моніторингу, ви одразу відкинете рішення, які не відповідають вашим вимогам.

2. Особливості

   Наступним кроком є більш детальний розгляд функцій, які пропонують інструменти. Деякі програми мають лише кілька базових опцій, таких як скріншоти, запис клавіатури та моніторинг активності в Інтернеті. Інші першокласні системи, здається, реєструють кожне клацання миші та кожен рух працівника за комп'ютером. Природно припустити, що чим більше - тим краще, але не поспішайте купувати найбільш повнофункціональний додаток, який ви можете знайти. Ви можете переплатити за функціонал, який ви ніколи не будете використовувати. Замість того, щоб витрачати гроші і час даремно, подумайте, які функції принесуть вам найбільш цінну інформацію, і вибирайте інструмент, який пропонує те, що вам потрібно.

3. Зручний користувацький досвід та адаптивність

   Незалежно від того, чи керуєте ви невеликим стартапом, чи великою компанією, останнє, чого ви хочете, - це витрачати час на складний процес встановлення та незрозумілі інтерфейси. Хороша система моніторингу співробітників повинна легко розгортатися на всіх офісних комп'ютерах - навіть якщо ви не розбираєтеся в техніці і не маєте в штаті ІТ-спеціаліста.

   Крім того, найкращі програми моніторингу мають інтуїтивно зрозумілий інтерфейс та чітку візуалізацію даних, наприклад, кольорові діаграми та графіки. Ви повинні мати можливість швидко та ефективно орієнтуватися, не ламаючи голову над тим, що означає ця діаграма і де знайти звіт про продуктивність.

   Нарешті, моніторинг працівників повинен бути масштабованим та адаптованим. Додавання або видалення працівника з системи не повинно бути кропітким і трудомістким. Гнучкість налаштувань також є великою перевагою, оскільки ви можете налаштувати їх індивідуально для кожного працівника, вмикаючи та вимикаючи функції моніторингу в будь-який час.

   Важко зрозуміти, чи є система моніторингу настільки зручною та адаптивною, як вона обіцяє, поки ви не спробуєте її. На щастя, багато сервісів пропонують безкоштовні повнофункціональні пробні версії, тому ви можете перевірити, як програма працює у вашому середовищі. У разі, якщо ви не хочете витрачати час на тестування, ви завжди можете замовити демо-версію. Досвідчений представник компанії розповість про основні переваги свого рішення і покаже, яку користь воно може принести вашому бізнесу на практиці.

4. Високий рівень безпеки

   Програмне забезпечення для стеження за працівниками збирає та зберігає великі обсяги інформації, у тому числі конфіденційні дані. Наприклад, кейлоггер може перехопити важливий пароль, або частина конфіденційної інформації може бути збережена у вигляді знімка екрана. Перед тим, як використовувати будь-яке програмне забезпечення для моніторингу співробітників, переконайтеся, що воно робить безпечне зберігання зібраних даних головним пріоритетом. Ви можете зв'язатися з представником компанії та поцікавитися, чи передаються та зберігаються дані в зашифрованому вигляді, хто має до них доступ та інші питання, які вас турбують.

5. Мультиплатформенна сумісність

   Один з ваших співробітників працює на Mac, інший - на Windows, а третій більшу частину часу використовує для роботи iPhone. Щоб заощадити на ліцензіях, обирайте програмне забезпечення для моніторингу співробітників, яке підтримує кілька платформ. Багато систем пропонують багатоплатформні підписки, тобто одна підписка підходить для всіх підтримуваних платформ. Або ви можете ознайомитися з пакетними пропозиціями. Зазвичай вони мають нижчу ціну, ніж окремі ліцензії для кожної операційної системи.

6. Підтримка та допомога

   Яким би надійним, зручним і простим у використанні не було обране вами програмне забезпечення, ніхто не застрахований від однієї-двох помилок на цьому шляху. Переконайтеся, що компанія-розробник пропонує технічну допомогу та підтримку телефоном або електронною поштою. Також перевірте, чи передбачають ліцензійні умови безкоштовну технічну допомогу. В іншому випадку, можливо, вам доведеться платити додатково, якщо вам знадобиться допомога з програмою, або, в найгіршому випадку, ви взагалі не отримаєте ніякої підтримки.

   Моніторинг прогресу та продуктивності ваших співробітників має важливе значення для розвитку компанії. Розумно підібрана система моніторингу співробітників допоможе вам зробити цей процес простим та ефективним. Ми сподіваємося, що наведені вище поради допоможуть вам обрати інструмент, який принесе найбільшу користь вашому бізнесу.

Зазвичай переважають змінні структури ціноутворення, основною метою яких є пропонування високоякісних функцій за потенційно нижчою ціною. Що стосується програмного забезпечення, існує широкий спектр моделей ціноутворення, з яких компанії можуть вибирати. По суті, ціноутворення базується на багатьох факторах, таких як:

1. Платформа: Чи є рішення веб-орієнтованим, чи його потрібно встановлювати на конкретний пристрій?

2. Платіжний цикл: Чи працює програмне забезпечення за передплатою, чи організація здійснює разову транзакцію?

3. Операційна система: Чи підтримує рішення як настільні (Windows, MacOS, Linux), так і мобільні (Android, iOS) операційні системи?

4. Особливості: Чи постачається програмне забезпечення з вбудованими наборами функцій, чи клієнтам необхідно купувати додаткові доповнення/модернізації для розширення можливостей моніторингу?

5. Ліцензування користувачів: Рішення підтримує однокористувацьку чи багатокористувацьку функціональність?

6. Знижка: Яким чином організація отримає вигоду від будь-яких існуючих знижок в рамках пакету або пакета послуг?

Подібні фактори, як правило, визначають структуру цін на кожен програмний пакет. Якщо говорити про цифри, то середня вартість надійного рішення для моніторингу співробітників може становити близько 90 доларів США на рік за однокористувацьку ліцензію. Але, як ми вже говорили, на цю цифру можуть впливати всілякі фактори.

Наприклад, деякі рішення можуть пропонувати захист кінцевих точок разом з моніторингом. Інші можуть надавати однаково ефективну функціональність для настільних і мобільних пристроїв. По суті, все залежить від того, чого організація хоче досягти за допомогою моніторингу співробітників. Прикладом може бути організація, яка бажає відстежувати діяльність своїх співробітників у соціальних мережах на певних каналах з метою боротьби з кібер-булінгом.

З іншого боку, іншій організації може знадобитися моніторинг електронної пошти співробітників у всіх мережах з особливим акцентом на діловій електронній пошті. Таким чином, використання та тип моніторингу також буде одним з найбільших факторів, що впливають на ціноутворення.

Майстерність CleverControl у моніторингу робочого місця не має собі рівних. Інструмент здатний полегшити моніторинг в режимі реального часу через захищений веб-обліковий запис, контролювати перехоплення клавіатури, робити знімки екрану, керувати друком, контролювати діяльність, пов'язану з обмін миттєвими повідомленнями, спостерігати за використанням Інтернету, а також використовувати аудіо- та відеоконтроль для запису дзвінків.

Чим виділяється CleverControl це полегшення безперервного запису екрану цільових комп'ютерів. Роботодавці можуть зручно записувати дії на екрані протягом усього дня і переглядати їх де завгодно, коли завгодно і як завгодно. Вони також можуть використовувати веб-камеру для аудіо- та відеозапису і, у разі необхідності, захистити свої претензії на основі конкретних доказів. Крім того, завдяки хмарному характеру цих послуг, роботодавці можуть реалізувати всі вищезазначені переваги віддалено, не витрачаючи жодної копійки на обладнання.

Ціноутворення

Для Windows та MacOS - від $11/1 ПК/місяць

Сумісний як з Windows, так і з Mac, Spyrix одне з найбільш комплексних хмарних рішень для моніторингу співробітників на ринку. Інструмент оснащений функціями тайм-менеджменту, запису, прихованої роботи, аутентифікації та віддаленого моніторингу. Компанії можуть використовувати програму для моніторингу активності на екрані, натискання клавіш, дзвінків та чатів у Skype та Slack, активності в соціальних мережах тощо.

Besides these, Spyrix helps block and filter URLs notify employers on a specified list of "keywords," and visualize the productivity hours (data) to elucidate the performance better. Indeed, Spyrix offers a wide range of employee monitoring features excellently supporting day-to-day business activities.

Ціноутворення

Для Windows - від $199 за 5 ПК

Для MacOS - від $179 за 5 ПК

Actual Keylogger - фантастичний інструмент для стеження за пристроями. Програма відмінно працює для широкого спектру цілей, від контролю клавіатурного шпигунства до моніторингу активності в соціальних мережах. Це включає в себе моніторинг відкритих додатків, відвіданих сайтів, натиснутих клавіш і паролів, здійснених інтернет-з'єднань і т.д.

Інструмент оснащений захищеними паролем замками та прискорює проведення прихованих операцій. Його комплексні характеристики дозволяють Актуальний клавіатурний шпигун ідеально підходить для системних адміністраторів, індивідуальних користувачів, керівників підприємств і навіть батьків.

Ціноутворення

Для Windows - від $69 за 1 ПК

Для MacOS - від $79 за 1 ПК

Широко відома як ідеальне програмне забезпечення для моніторингу як для бізнесу, так і для сім'ї, REFOG є зручним рішенням, яке задовольняє потреби 5 мільйонів користувачів у 201 країні світу. Програма підходить для HR-фахівців, які можуть регулювати автоматичні або ручні клавіатурні шпигуни, стежити за окремим співробітником, сканувати всю мережу та контролювати діяльність інших користувачів.

Окрім полегшення стандартних функцій моніторингу, REFOG також надає можливість впроваджувати корпоративні політики та перевіряти інтернет-активність співробітників на відповідність їм. Таким чином, це дозволяє адміністраторам бути в курсі можливих порушень безпеки.

Ціноутворення

Для Windows - від $240 за 6 ПК

Можливо, одне з найпотужніших програмних забезпечень для моніторингу, доступне на ринку, Teramind забезпечує відмінне спостереження і користується великою популярністю в банківській, фінансовій, державній, медичній, освітній, роздрібній та комунальній галузях.

Його програма моніторингу співробітників безпосередньо присвячена забезпеченню безпеки та дотриманню нормативних вимог. Наприклад, вона збагачує телеметрію та налаштовує виявлення загроз, активно відстежуючи всі зміни на підключених пристроях. Крім того, програма допомагає консолідувати шаблони GDPR, PCI DSS та HIPAA для моніторингу дотримання вимог на цільових пристроях.

Ціноутворення

Від $50 за 5 місць на місяць

Інтуїтивно зрозумілі інформаційні панелі Hubstaff, функції моніторингу продуктивності та засоби вимірювання ефективності, серед іншого, викликають захоплення роботодавців. Додаток надає інформацію в режимі реального часу про загальний робочий процес і продуктивність, що дозволяє керівникам і HR діяти відповідно.

Hubstaff цінує психічне здоров'я та благополуччя працівників, тому програмне забезпечення було розроблено таким чином, що рішення для моніторингу активуються лише тоді, коли працівник працює. Це також покладає на працівників відповідальність за контроль даних, таким чином, зменшуючи навантаження на роботодавців та підтримуючи здоровий баланс між роботою та особистим життям.

Ціноутворення

Від $5,83/ПК/місяць

Insightful, як випливає з назви, пропонує безперебійний досвід моніторингу за допомогою відстеження продуктивності, моніторингу в режимі реального часу, обліку робочого часу та відвідуваності, хронометражу, звітності тощо. Насправді, багато провідних підприємств вважають цей інструмент першокласним, отримавши рейтинг 4,8 бала на GetApp і Capterra.

Сумісний з Windows, MacOS та Linux, Insightful можна придбати як хмарне рішення, так і локальне програмне забезпечення. За допомогою хмарного рішення компанії можуть використовувати інструмент для віддаленого моніторингу та управління комп'ютерами співробітників без необхідності встановлювати що-небудь на пристрій. Це ідеальний варіант для малих та середніх підприємств, які не хочуть купувати або інвестувати в технічне обладнання та сховища.

Ціноутворення

Від $6.40/ПК/місяць

Branded as a "workforce analytics" tool, ActivTrak facilitates a plethora of workplace monitoring solutions. These include, and are not limited to, productivity management, work pattern identification, compliance & risk management, burnout prevention, SaaS management, time tracking, employee web activity tracking and reporting, etc.

Trusted by 9000+ organizations, ActivTrak is one of the most demanded monitoring solutions in the world. Much of that can be attributed to the knowledge base it contributes to by identifying patterns that "fuel success." With this knowledge, it is relatively straightforward for the tool to predict employee behaviour and collaborate with talent management leaders to facilitate interventions.

Ціноутворення

Від $9/ПК/місяць

Відносно мінімалістичний інструмент зі списку, CurrentWare поставляється з набором інструментів для моніторингу співробітників - з кожним модулем, що має певну мету, - який дозволяє роботодавцям контролювати діяльність співробітників і допомагати їм у проведенні оцінки їхньої роботи.

For instance, the suite constitutes BrowseReporter, BrowseControl, AccessPatrol and enPowerManager. BrowseReporter tracks the employee's browsing history and delivers data for a more structured performance review. BrowseControl, on the other hand, provides a centralized access control system that enables administrators to regulate Internet usage. enPowerManager, in particular, is a unique feature which lets system administrators "shut down" or "boot" the targeted device from a remote location.

Ціноутворення

Від $8.99/ПК/місяць

"Productivity, Security, & Compliance Made Simple," reads the Veriato slogan. And that is just what the tool provides — a simple, easy-to-use, and affordable monitoring tool that focuses on assessing social media activity, IM activity, email activity, file downloads and movement, web activity, network connections built, keystrokes typed, applications usage patterns, and more.

Звітуючи про те, як довго додаток був відкритий, полегшуючи відеоогляд екрану, дозволяючи оповіщення за ключовими словами та подіями та багато іншого, Veriato діє як центральний інформаційний вузол, який організовує всі дані користувачів. Для роботодавців це означає зменшення кількості виснажливої документації та перевірок дозволів.

Ціноутворення

Стартує від $15 за користувача на місяць

Сумісний з багатьма операційними системами (Windows, MacOS, Android, iOS, Chrome тощо), Interguard - це програмне забезпечення для віддаленого моніторингу, яке спеціалізується на оцінці продуктивності співробітників, захисті від внутрішніх загроз, дотриманні комплаєнс-аудиту та веб-фільтрації/блокуванні,

Таким чином, інструмент дозволяє генерувати комплексні звіти, в яких послідовно викладено поведінку працівника в Інтернеті та результати його роботи. Так само, як і Teramind, він дозволяє роботодавцям консолідувати нормативні акти, такі як HIPAA та CIPA, та контролювати їх дотримання в режимі реального часу. Такі різноманітні застосування роблять інструмент кращим другом роботодавця і, безумовно, гідним нагород, які він отримав від таких видань, як PCMag і Inc.

Ціноутворення

Вартість хмарної версії - від $9,99/комп'ютер на місяць

Time Doctor дозволяє менеджерам, працівникам та організаціям максимально ефективно використовувати сценарії роботи з дому та гібридної зайнятості. Він допомагає менеджерам відстежувати і контролювати продуктивність співробітників, які працюють віддалено, дозволяючи їм вживати коригувальних заходів на основі видимих моделей продуктивності.

Фактично, інструмент чітко охоплює конкретні аналітичні заходи для сценаріїв віддаленої, гібридної та аутсорсингової робочої сили. Як наслідок, він є надзвичайно корисним для управління проектами в різних ієрархіях та географічних регіонах.

Ціноутворення

Від $7/ПК/місяць

Мабуть, найпопулярніше програмне забезпечення для управління проектами в списку і на ринку, Monday.com пропонує користувачам всі необхідні функції для ефективної організації своєї роботи і співпраці з командою між командами і відділами - особливо у віддаленому режимі.

Він функціонує як CRM, дозволяючи користувачам створювати та керувати проектами, призначати завдання та ініціювати діалоги з іншими командами через налаштування функцій. Такий контроль над спільною роботою дозволяє роботодавцям підтримувати 360-градусну картину своєї організації, розпізнавати патерни продуктивності, наймати найкращі таланти, оптимізувати процеси адаптації та навчання, а також максимально ефективно використовувати сценарій віддаленої роботи.

Ціноутворення

Від $8/ПК/місяць

StaffCop specializes in user behaviour analytics, courtesy of the emphasis on detecting anomalies in application usage patterns, deviations in communication patterns and changes in computing patterns. With this, business owners can have a bird's-eye view of the user activity and detect any potential risks or threats emanating from "change."

Lately, StaffCop has come up with remote administration that features remote desktop control, software installation reports, and comprehensive network monitoring. These features make it an ideal choice in the "new normal", where hybrid and remote workforces are the norm.

Ціноутворення

Від $490 за 5 ПК

DeskTime - це комплексний інструмент для відстеження робочого часу та підвищення продуктивності, який допомагає працівникам ефективно використовувати свій час. Він відстежує використання програмного забезпечення, виконання завдань і діяльність, пов'язану з додатками, хід виконання проектів, офлайн-активність і продуктивність - певна комбінація яких створює цілісне уявлення про роботу співробітника.

DeskTime є надзвичайно продуктивним і простим у використанні, оскільки добре інтегрується зі стандартними інструментами, такими як Google Calendar, Trello, Gitlab, Asana, Basecamp, Jira та Zapier. Така уніфікована інтеграція робить DeskTime де-факто трекером часу та продуктивності для кожної організації, яка бажає підтримувати свою віддалену робочу силу.

Ціноутворення

Від $7/ПК/місяць

WebHR - це хмарне програмне забезпечення для управління персоналом, яке працює для забезпечення дотримання суворих політик безпеки та комплаєнсу. Зокрема, воно виявляє потенційні загрози шляхом ідентифікації та реагування на аномальну поведінку в моделях використання працівником ІТ, визначає ризик зниження продуктивності працівника та допомагає підтримувати контроль за допомогою оптимізованих каналів комунікації.

WebHR, по суті, є комплексною програмою, яка охоплює й інші модулі, такі як управління заробітною платою, біометрія, навчання тощо. Це дозволяє організації створити системний внутрішній менеджмент, який дозволяє роботодавцю мати 360-градусну картину всієї компанії.

Ціноутворення

Починається від $2 за працівника/місяць

Інтуїтивно зрозумілі інформаційні панелі SentryPC разом з аналітичними інструментами значною мірою допомагають роботодавцям виявляти будь-які потенційні ризики та загрози в діяльності працівників. Зокрема, SentryPC дозволяє роботодавцям здійснювати моніторинг додатків, темного Інтернету, ігор, електронної пошти, пошуку, сесій та діяльності в соціальних мережах.

Завдяки моніторингу натискання клавіш та веб-сайтів, сповіщенням та обмеженням безпеки мереж, він допомагає організаціям відфільтрувати будь-які потенційні ризики. Ще однією особливістю цього інструменту є його функція геофіксації, завдяки якій роботодавці можуть бути постійно в курсі місцезнаходження працівників та отримувати сповіщення про їхній вхід та вихід з роботи.

Ціноутворення

Від $59.95/ПК/рік

Як і WebHR, BambooHR включає в себе безліч HR-модулів, які включають розробку політики, облік робочого часу, управління заробітною платою та інструменти для спільної роботи. Що стосується моніторингу співробітників, програма має спеціальну інформаційну панель даних та аналітики, яка відстежує записи користувачів, робочі процеси та погодження, звіти про продуктивність, аналітику використання тощо.

Оскільки це програма моніторингу співробітників, орієнтована на управління персоналом, BambooHR робить акцент на задоволеності співробітників і безперебійному управлінні продуктивністю. Значна увага приділяється підтримці культури довіри та прозорості, де працівники знають, як оцінюється їхня робота, який зворотній зв'язок вони отримують і як вимірюється їхня продуктивність.

Ціноутворення

Необхідно отримати цінову пропозицію

Connecteam об'єднує комунікацію, управління та навчання співробітників під одним дахом. Програма робить особливий акцент на плануванні роботи співробітників, відстеженні та управлінні робочим часом, управлінні персоналом та управлінням людьми, а також управлінні завданнями співробітників.

Він вважається одним з найкращих інструментів для гібридних та віддалених моделей роботи, і це зрозуміло. Найбільше роботодавцям подобається можливість налаштовувати функції інструменту під свої потреби, визначати права доступу адміністратора, створювати вичерпні звіти, візуалізувати тенденції, дані та аналітику.

Ціноутворення

Стартує від $159/місяць за 50 користувачів

Much like Connecteam, Monitask markets itself as an "all-in-one remote employee monitoring" software owing to its full suite of time tracking, activity monitoring, project management, reporting, web filtering, and collaboration features.

Довіряючи 1000 користувачам по всьому світу, Monitask є ідеальним вибором для віддаленого моніторингу та управління робочою силою. Це можна пояснити тим, що він дозволяє роботодавцям створювати власні звіти про моніторинг, співпрацювати та спільно керувати працівниками за допомогою інструменту спільної роботи, відповідати за картографування продуктивності працівників тощо.

Ціноутворення

Від $5.99/ПК/місяць

Говорячи про моніторинг поза роботою, слід розмежовувати стеження за співробітниками, які перебувають поза межами офісної будівлі в робочий час (наприклад, польові працівники), і моніторинг у неробочий час. Перше є цілком прийнятним - з деякими нюансами, які ми пояснимо в наступних частинах цієї статті. Роботодавець може здійснювати моніторинг польових працівників за допомогою різних методів, які включають, але не обмежуються ними:

• відстеження місцезнаходження.

• контроль за діяльністю пристроїв, що належать компанії

• системи управління проектами

• програмне забезпечення для відстеження часу

Якщо працівник використовує пристрої, що належать компанії, ви маєте право встановити будь-яке програмне забезпечення для моніторингу, яке вважаєте за потрібне. Завдяки відстеженню місцезнаходження ви завжди будете знати, чи перебуває працівник на робочому місці, чи займається своїми справами в іншій частині міста. Вам навіть не доведеться сидіти і уважно спостерігати, де знаходиться співробітник в будь-який момент. Багато додатків для відстеження місцезнаходження включають функцію геофенсингу, що означає, що програма надішле вам повідомлення, якщо людина відвідає небажану зону.

Коли працівник працює поза офісом, важко сказати, скільки часу він витрачає на роботу, а скільки - на байдикування. Різноманітні програми для управління проектами, відстеження часу та моніторингу активності допоможуть вам побачити, чи дотримується працівник свого робочого графіка, скільки часу він витрачає на виконання завдання і чи дійсно він працює в той час, коли повинен.

Зовсім інша справа - спостереження за працівниками в неробочий час. Закони про недоторканність приватного життя в більшості країн забороняють роботодавцям втручатися в позаробоче життя працівників. Ці обмеження стосуються всіх аспектів - від політичних та релігійних переконань працівника до його сімейного стану та роботи за сумісництвом. Іншими словами, керівник не має права відслідковувати та вживати будь-які дії, пов'язані з роботою, проти працівника на підставі його позаробочої поведінки або особистих переконань.

Проблема полягає в тому, що межа між роботою та приватним життям в останні роки стала надзвичайно тонкою та розмитою. Нелегко визначити, коли закінчився робочий день, оскільки багато працівників продовжують працювати або обговорювати робочі питання з колегами навіть після того, як залишають офіс ввечері. Віддалені працівники, кількість яких значно зросла за роки Covid-19, часто користуються привілеєм гнучкого робочого часу. Нечіткі робочі графіки роблять майже неможливим для керівника встановити жорсткі часові рамки для контролю за роботою команди без ризику випадкового шпигунства за їхнім життям.

Інша проблема - це пристрої. В ідеалі, працівники повинні використовувати комп'ютер або телефон, що належить компанії, для роботи, пов'язаної з діяльністю, пов'язаною з роботою. Законодавство більшості країн не обмежує роботодавців у моніторингу гаджетів, які належать компанії. Отже, достатньо було б відстежити ці пристрої, щоб отримати уявлення про продуктивність персоналу або запобігти витоку даних. Вуаля, проблема вирішена. Однак у реальності працівники можуть забирати пристрої, що належать компанії, додому або використовувати їх в особистих цілях на роботі. Вони можуть встановити приватні програми для обміну повідомленнями, такі як Whatsapp або Facebook, і вести професійне та позаробоче спілкування з одного і того ж облікового запису. Крім того, все більш популярним стає принесення власних електронних пристроїв в офіс і використання їх для підключення до корпоративних мереж, вирішення робочих завдань і ведення особистих справ.

Справа стає ще більш делікатною, якщо програмне забезпечення для моніторингу вашого співробітника оснащене функціями відео- або аудіозапису з веб-камери. Або якщо воно може збирати іншу конфіденційну інформацію, таку як банківські реквізити або паролі, які можуть потрапити в чужі руки і бути використані в злочинних цілях.

Тож, де провести межу в моніторингу? Як відстежувати продуктивність і відвідуваність співробітників, не втручаючись в їхнє особисте життя? Для початку слід вивчити всі тонкощі законів, що регулюють моніторинг співробітників у вашій місцевості. Чітко визначте зі своїм колективом, яку інформацію ви збираєте і з якою метою. Ви повинні поважати конституційні, законодавчі та контрактні права працівників. Налаштуйте систему моніторингу таким чином, щоб вона збирала лише ту інформацію, яка необхідна для доступу до персоналу.

Якщо ваші співробітники використовують особисті пристрої для роботи, ви, по-перше, повинні отримати дозвіл на встановлення будь-якої програми для відстеження. По-друге, обов'язково обирайте програмне забезпечення для моніторингу, яке дозволяє їм вручну запускати та зупиняти моніторинг, щоб вони могли розмежовувати своє робоче та приватне життя. І пам'ятайте, що ніщо з того, що ви можете дізнатися за допомогою моніторингу про позаробоче життя ваших співробітників, не може слугувати приводом для застосування до них будь-яких дій, пов'язаних з роботою, за винятком крайніх випадків.

A 2021 study establishes how "social distraction" and "task-related distraction" are the two major reasons why people spend so much time on social media channels. The social media algorithms do no good to this, turning otherwise meaningful activities like browsing and even reading into quasi-work distractions. Understandably, this disrupts employees' work efficiency. For that reason, it's vital for businesses to keep an eye on their employees' social media activity and to monitor their presence via other platforms.

Ось основні переваги моніторингу соціальних мереж співробітників:

1. Протидія кібербулінгу

   З огляду на поширення кібербулінгу в наш час, роботодавцям життєво важливо контролювати поведінку своїх працівників в Інтернеті, особливо тих, хто постійно працює в мережі. Таким чином можна запобігти тому, щоб вони не потурали кібербулінгу або самі не ставали жертвами цькування.

2. Підвищення продуктивності

   Моніторинг натискання клавіш, моніторинг обміну миттєвими повідомленнями тощо є наріжними каменями моніторингу соціальних мереж. Віддалено відстежуючи активність працівників в Інтернеті, роботодавці можуть контролювати їхню роботу та виявляти потенційні можливості для покращення. Крім того, вони можуть використовувати ті ж дані, щоб краще оцінити загальну залученість працівників у досягнення цілей компанії.

3. Підтримання довіри

   Працівники є обличчям компанії. Саме вони представляють її у соціальній сфері. Ось чому організації повинні забезпечити, щоб ці працівники створювали позитивну репутацію в інших місцях і не псували свідомо чи несвідомо бренд компанії.

4. Посилення безпеки

   Зрештою, компанії не хочуть мати справу з внутрішніми загрозами. Уважно стежачи за поведінкою своїх співробітників в Інтернеті, роботодавці можуть запобігти виникненню таких загроз. Таким чином, вони повинні постійно контролювати акаунти співробітників у соціальних мережах, щоб гарантувати, що навіть у разі порушення безпеки, вони будуть вчасно попереджені про це.

З огляду на переважаючу проблему кібератак і зростаючу потребу в підзвітності на робочому місці, організації зважують переваги, які дають інструменти моніторингу співробітників. З цією метою ми пропонуємо вам докладний огляд переваг і недоліків моніторингу співробітників.

Ось основні переваги моніторингу соціальних мереж співробітників:

1. Підвищення продуктивності праці

   Рішення для моніторингу співробітників дозволяє організаціям отримувати інформацію про робочі моделі співробітників в режимі реального часу. Ця інформація фактично є кількісними показниками, які можуть бути використані для вимірювання продуктивності. Завдяки цьому роботодавці можуть створювати спеціальні канали зворотного зв'язку та вимірювати індивідуальну та командну продуктивність.

2. Оптимізація робочого процесу

   Часто багато внутрішніх процесів зупиняються через потреби, що виникають в останню хвилину. Іноді ресурсів для їх завершення може не вистачати. Значною мірою це пов'язано з тим, як це впливає на повсякденний робочий процес співробітників. Якби відповідні працівники перебували під пильним контролем, всього цього можна було б уникнути, оскільки вони могли б залишатися в курсі своїх поточних завдань і виконувати їх вчасно.

3. Економічна ефективність

   The old adage saying, "Prevention is better than Cure," holds true at all times. When it comes to employee monitoring, the cost of losing a business to a cyber threat is at least ten-fold that of preventing one from happening. Empowering employees with spy software and monitoring devices can prevent any threats from happening in the first place. Plus, these solutions keep tabs on efficient time and resource utilisation, thus, saving an organisation a great deal in the long run.

1. Фактор недовіри

   Іноді організації вдаються до жорстких заходів, щоб притягнути працівників до відповідальності за їхні дії. Однак ці заходи часто зустрічаються з підозрою з боку працівників, особливо у випадку, коли мова йде про конфіденційність. Як наслідок, деякі працівники можуть відмовлятися або ставити під сумнів дотримання написаних політик і процедур. Це, в свою чергу, знижує продуктивність, спричиняє затримки та шкодить репутації організації.

2. Правовий фактор

   Деякі країни та відповідні штати мають суворі закони та правила, які регулюють моніторинг працівників. У зв'язку з цим, будь-який акт незаконного спостереження може призвести до неприємностей для організації. Це спонукає організації бути в курсі останніх норм і правил країни, в якій вони працюють, і, можливо, звертатися за юридичною консультацією.

У допандемічній ситуації моніторинг працівників здебільшого розглядався як нав'язлива та переважно неетична практика. Але це швидко змінилося в нових умовах, оскільки ця практика стала необхідним і нешкідливим заходом безпеки для захисту активів організації. Однак, коли ми виходимо з цього тривожного періоду, залишаються питання про те, як далеко бізнес повинен зайти в своєму прагненні до повного нагляду за своїми співробітниками, і яких моральних меж необхідно дотримуватися в цьому процесі. Пропонуємо вашій увазі короткий огляд цих питань:

1. Дотримання консенсусного моніторингу

   Ненав'язливе спостереження за працівниками може бути логічним способом не порушувати робочий процес, але воно також може сприйматися як надмірне втручання в особисте життя працівника. Тому, якщо компанія хоче стежити за своєю робочою силою, вона повинна показати, що вона зацікавлена в добробуті працівників шляхом більш ретельного нагляду за тим, що вони роблять і як вони це роблять. Працівники повинні знати, що їхні комп'ютери, мобільні телефони та мережа відстежуються за допомогою інструменту моніторингу працівників.

2. Оцінка мотивації моніторингу

   Ще до того, як впроваджувати моніторинг працівників, компанія повинна оцінити його причини та мотивацію. Орієнтуватися слід на матеріальну вигоду, а не на допитливість. Найчастіше моніторинг проводиться для того, щоб виявити працівників, які свідомо витрачають час на роботі або винні в порушенні авторських прав чи перегляді неприйнятних матеріалів.

   Однак останнім часом мотиви для спостереження вийшли за рамки цього і включають такі питання, як кібербулінг, крадіжка персональних даних і навіть інсайдерська торгівля. Таким чином, перш ніж компаніям приймати рішення щодо моніторингу працівників, вони повинні визначити, чому, як і що саме вони будуть робити в рамках своїх ініціатив зі спостереження. Це передбачає оцінку меж методів збору даних, можливих наслідків для працівників та прийнятних способів використання даних.

   Наприклад, вони не захочуть інвестувати в сканування чатів у соціальних мережах, якщо це не стосується їхньої галузі. Зрештою, такі мотивації мають бути викладені перед працівниками для сприяння операційній прозорості.

3. Враховуючи конфіденційність

   Впроваджуючи моніторинг працівників, компанії повинні пам'ятати про важливість збереження приватного та безпечного робочого середовища для своїх працівників. Наприклад, моніторинг у неробочий час може стати джерелом стресу для деяких працівників і може призвести до того, що вони звільняться з роботи. Крім того, працівники повинні мати можливість працювати без побоювання, що їхнє приватне життя буде порушено, а керівництво незаконно отримає доступ до їхньої особистої інформації.

4. Вибір ідеального інструменту

   Всі вищезазначені міркування тягнуть за собою ідеальний інструмент для впровадження. Слід подбати про те, щоб рішення було сумісним з цілями організації та відповідало її стандартам безпеки. Саме тут може стати в нагоді порада юрисконсульта, щоб забезпечити відповідність законам і нормативним актам конкретної держави.

Кожна країна або штат має власні закони, що регулюють моніторинг працівників. Деякі штати дотримуються суворого підходу до моніторингу працівників, в той час як інші мають більш ліберальний підхід. Наприклад, Закон Індії "Про зайнятість та трудові відносини" допускає поняття спостереження та моніторингу за працівниками на робочому місці. Так, у розділі 21 підкреслюється право на недоторканність приватного життя, але немає чіткого роз'яснення щодо законності/незаконності практики моніторингу працівників:

На противагу цьому, деякі закони США є більш конкретними. Наприклад, Закон про конфіденційність електронних комунікацій 1986 року дозволяє здійснювати моніторинг на робочих місцях, якщо бізнес має на це законні підстави. Крім того, кожен штат США має свою частку правил щодо запису телефонних розмов. Існує також Закон про захист конфіденційності відеозаписів і додаткові правила щодо розкриття "відеозаписів" для запобігання неправомірному розголошенню.

Що стосується Великої Британії, то часто посилаються на Закон про регулювання слідчих повноважень 2000 року (RIPA), який регулює здійснення спостереження за згодою. Загальний регламент захисту даних (GDPR) також має значення для регулювання доступу до персональних даних і способів їх обробки. В Австралії Закон про конфіденційність 1988 року, Закон про нагляд на робочому місці 2005 року, Закон про пристрої спостереження 1999 року тощо дозволяють здійснювати моніторинг, але в більш обмеженій формі.

Загалом, кожна країна та відповідні штати мають свої власні унікальні закони, що регулюють використання стеження за працівниками. Однак загальна ідея полягає в тому, що роботодавець може стежити за своїм працівником на робочому місці, якщо це не суперечить законодавству відповідного штату.

The General Data Protection Regulation (GDPR) explicitly focuses on data privacy policies for people residing in the European Union (EU). Article 6 of the regulation stresses the lawfulness of processing and, in the same vein, provides a direction for employee monitoring best practices across Europe. For instance, Article 6 outlines that data processing is "lawful":

• коли працівник надав згоду на збір та обробку своїх даних з певною метою

• Коли обробка даних має на меті дотримання вимог законодавства

• Коли обробка даних здійснюється в інтересах суспільства

• Коли обробка даних здійснюється в інтересах працівника

Крім того, GDPR дозволяє державам-членам ЄС просувати пункти (2) і (3) на основі законодавства Союзу та держав-членів. Загалом, GDPR виступає джерелом впевненості для роботодавців у всьому Європейському Союзі щодо їхньої політики та практики моніторингу працівників.

Фактично, він надає їм конкретні вказівки, яких слід дотримуватися, коли виникає невпевненість у тому, що зібрані дані використовуються з тією метою, для якої вони спочатку призначалися. Така невпевненість може виникнути, якщо існує ризик того, що зібрані персональні дані використовуються неправомірно.

Таким чином, GDPR, по суті, допомагає роботодавцям підтримувати цілісність, конфіденційність, підзвітність, точність, справедливість та законність під час обробки даних.

На початку 2022 року майже 60% роботодавців використовували програмне забезпечення для моніторингу працівників для оцінки їхньої продуктивності. Очікується, що в міру того, як парадигма зміни робочих моделей продовжуватиметься, ця цифра значно зростатиме в майбутньому. Тим не менш, ці чотири тенденції змінюють ландшафт моніторингу працівників у 2022 році.

1. Моніторинг персоналу як інструмент управління

   Прагнучи підвищити продуктивність своєї робочої сили, роботодавці все частіше звертаються до рішень щодо моніторингу працівників замість надмірної практики найму та звільнення. Це пояснюється тим, що моніторинг працівників допомагає виявити їхні робочі звички та моделі продуктивності, тим самим полегшуючи роботодавцям прийняття рішень, заснованих на даних, для підвищення загальної продуктивності.

2. "Гібридний" характер роботи

   Понад 70% американських компаній перейшли (або перебувають у процесі переходу) на гібридну модель роботи, яка все частіше з'являється в усьому світі. Оскільки компаніям необхідно забезпечити поєднання підтримки, гнучкості та свободи, зберігаючи при цьому певний рівень підзвітності, який очікується від їхніх працівників, моніторинг працівників стає універсальним рішенням.

3. Автоматизація моніторингу та штучний інтелект в центрі подій

   Хмарні рішення для моніторингу співробітників все більше набирають обертів у діловому світі. Завдяки розширеним функціям відстеження робочого часу, аналітики поведінки, ідентифікації та виявлення ризиків, ці рішення зменшують потребу в ручному втручанні і, відповідно, навантаження на HR-відділи.

4. Пріоритет - добробут працівників

   Можливо, однією з найбільших причин, чому моніторинг працівників набирає обертів, є те, що він дає роботодавцям більше інформації про їхню робочу силу. Це також допомагає їм пом'якшити і виявити небезпеки, які можуть вплинути на благополуччя працівників. Це особливо важливо, оскільки проблеми зі здоров'ям на робочому місці можуть виснажувати ресурси і знижувати продуктивність, особливо коли робоча сила є віддаленою і розподіленою по всьому світу.

1. Як роботодавці контролюють своїх працівників?

   Роботодавці здебільшого контролюють загальну продуктивність праці або відвідуваність працівників за допомогою програмного забезпечення для моніторингу працівників. Сьогодні роботодавці все частіше звертаються до цих рішень як до ресурсу для мотивації та винагороди своїх працівників, підвищення продуктивності та прийняття рішень.

2. Що може зробити програмне забезпечення для моніторингу співробітників?

   Програмне забезпечення для моніторингу працівників значно еволюціонувало і зараз використовується для набагато більшого, ніж просто відстеження робочого часу. Ці інструменти можуть допомогти бізнесу відстежувати працівників у соціальних мережах та Інтернеті, надавати звіти про оцінку роботи, виявляти ризики та шахрайство тощо - і все це з можливістю віддаленого моніторингу.

3. Чи підвищує моніторинг співробітників продуктивність?

   Надаючи уявлення про робочі звички та продуктивність працівників, програмне забезпечення для моніторингу працівників допомагає компаніям зрозуміти, що потрібно зробити для підвищення продуктивності. Правильне програмне забезпечення для моніторингу працівників може допомогти визначити та кількісно оцінити фактори, що впливають на продуктивність працівника, такі як робоче середовище, робоче навантаження, рівень залученості тощо.

4. Як працівники ставляться до того, що їх контролюють?

   Це суб'єктивне питання. У той час як деякі працівники можуть бути не проти того, щоб за ними стежили, інші можуть відчувати себе відгородженими. Це залежить від декількох факторів, таких як рівень довіри до свого роботодавця та керівництва, галузь, в якій вони працюють, тощо. Ось чому бізнес повинен вживати необхідних заходів обережності (за згодою працівника) і гарантувати, що він не порушує приватне життя своїх працівників, досягаючи своїх цілей.

5. Наскільки доречним є контроль за діяльністю працівників на роботі?

   Не існує універсальної згоди щодо того, коли і скільки видів діяльності слід моніторити. Спосіб управління залежить від культури компанії, галузі бізнесу та інших факторів. Однак більшість галузей, які передбачають інтенсивну обробку та аналіз даних, таких як банківська справа, фінансові послуги та охорона здоров'я, як правило, приділяють досить велику увагу комплексному моніторингу працівників.

6. Чи законний моніторинг працівників?

   Загалом, так. Однак, в державному секторі та організаціях соціальної сфери часто існують певні обмеження щодо використання програмного забезпечення для моніторингу працівників. Крім того, в різних державах можуть діяти різні закони та нормативні акти, які регулюють діяльність працівників, скажімо, у сфері відеоспостереження, збору даних тощо. Тому роботодавці повинні запровадити адекватні гарантії захисту від потенційних витоків даних та неправомірного використання інформації, дотримуючись законів про конфіденційність у своїй державі.

7. Чи повинні роботодавці повідомляти працівників про проведення моніторингу?

   Найкращою практикою є повідомлення працівників одразу після того, як рішення для моніторингу працівників було (або має бути) впроваджено. Таким чином, працівники будуть обізнані про те, що їх роботодавці контролюють і в якій якості. Це також дозволяє їм висловити будь-які занепокоєння, які вони можуть мати.

8. Чи законно стежити за працівниками без їх відома?

   Законність цього залежить від законодавства штату про захист приватного життя. У деяких штатах це дозволено за умови дотримання певних вимог. Але навіть у цьому випадку працівники повинні дати згоду на моніторинг їхньої діяльності роботодавцем, а роботодавець повинен вказати у своїй політиці конфіденційності, що саме буде відстежуватися, як це буде використовуватися тощо, щоб запобігти будь-якому зловживанню даними.

9. Чи може моніторинг працівників здійснюватися етично?

   Етичне використання програмного забезпечення для моніторингу працівників залежить від того, щоб відповідні цифрові активи розглядалися як приватні та конфіденційні. Роботодавці повинні дотримуватися чинного законодавства у випадку витоку даних та правових наслідків. Також важливо, щоб роботодавці чітко визначили в своїй політиці конфіденційності, які частини цифрових активів своїх працівників будуть відстежуватися, і дозволили працівникам надати свою згоду перед початком моніторингу. Для більшої ясності в цьому питанні роботодавцям рекомендується проконсультуватися з юрисконсультом, перш ніж впроваджувати програмне забезпечення для моніторингу працівників.

10. Чи законно контролювати електронну пошту співробітників?

    Електронна пошта є невід'ємною частиною щоденного робочого процесу і, як така, часто піддається моніторингу. Багато роботодавців використовують програмне забезпечення для моніторингу співробітників для перевірки повідомлень, які порушують їх корпоративну політику або є критично важливими для їх бізнесу. Однак дуже важливо, щоб роботодавець вживав необхідних юридичних заходів обережності та гарантував, що він має право контролювати електронну пошту співробітників, особливо з огляду на безліч законів і нормативних актів, які регулюють конфіденційність електронної пошти на сьогоднішній день.

11. Чому важливий моніторинг працівників?

    Моніторинг співробітників необхідний для того, щоб бізнес залишався конкурентоспроможним у сучасному цифровому світі. Він допомагає роботодавцям та працівникам відстежувати ефективність своєї роботи та покращувати її, визначаючи фактори, що сприяють підвищенню продуктивності, зменшенню плинності кадрів та прогулів тощо. Це також дозволяє роботодавцям підтримувати та розвивати свій бізнес, збираючи та аналізуючи дані про своїх працівників, щоб допомогти їм краще зрозуміти їхні потреби та адаптуватися до мінливого середовища.

12. Чому важливо використовувати програмне забезпечення для моніторингу всього офісу?

    Програмне забезпечення для моніторингу працівників може використовуватися для відстеження та розуміння моделей поведінки працівників, які є критично важливими для будь-якого бізнесу. Ці моделі можуть бути використані для формування майбутньої кадрової політики, зміни робочого часу, потреб у навчанні тощо. Наприклад, якщо компанія бачить, що зростає кількість працівників, які перевіряють свої особисті електронні поштові скриньки або сайти електронної комерції в робочий час, і, можливо, захоче обмежити їх використання з метою підвищення продуктивності, візуалізація, яку надає програмне забезпечення для моніторингу працівників, може виявитися надзвичайно корисною.