6 способів підвищити продуктивність на робочому місці за допомогою програмного забезпечення для моніторингу

Продуктивність працівників є ключовим фактором успіху будь-якої організації. Залучені, цілеспрямовані та ефективні працівники роблять значний внесок у зростання та прибутковість компанії. Дослідження Gallup показує, що залучені працівники демонструють на 23% вищу прибутковість, на 18% вищу продуктивність у продажах і на 10% вищу лояльність клієнтів. Однак лише 23% працівників у всьому світі можна назвати "залученими"

Компанії постійно шукають ефективні способи підвищити продуктивність та залученість працівників - від створення різноманітних стимулів до впровадження програмного забезпечення для моніторингу. У цій статті ми розглянемо способи використання програм моніторингу для підвищення продуктивності.

Програмне забезпечення для моніторингу працівників є одним із найпоширеніших методів відстеження продуктивності, який набув популярності під час пандемії COVID-19. Незважаючи на його популярність, точаться широкі дискусії щодо його ефективності та етичності. Критики стверджують, що постійне стеження створює відчуття недовіри та образи на роботодавця. Крім того, це підвищує рівень стресу працівників і знижує загальну задоволеність роботою. Однак важливо розуміти, що негативні наслідки є наслідком неправильного впровадження програмного забезпечення для моніторингу.

Деспотичне відстеження кожного кроку працівника або догани за зайву хвилину в туалеті спровокують занепокоєння і змусять працівника задуматися про зміну роботи.

І навпаки, коли відстеження використовується етично та прозоро для оптимізації робочих процесів і допомоги співробітникам, воно підвищує продуктивність і сприяє створенню сприятливої робочої атмосфери. Перегляньте ця стаття, щоб дізнатися більше про цифрову етику в моніторингу співробітників.

Програмне забезпечення для моніторингу може стати потужним елементом системи для підвищення продуктивності на робочому місці багатьма способами. Ось як воно може допомогти зробити вашу команду більш ефективною.

Облік відвідуваності - виснажливий процес як для керівників, так і для працівників. Заповнення та перевірка нескінченних паперових табелів обліку робочого часу, підрахунок понаднормових, лікарняних та відпусток забирає дорогоцінний час і схильне до людських помилок.

Оцифрування записів відвідуваності прискорює процес у кілька разів і усуває потребу в паперових табелях обліку робочого часу, підвищуючи ефективність і зменшуючи вплив на навколишнє середовище. Співробітники можуть легко реєструвати час приходу і відходу з роботи за допомогою комп'ютера або мобільного пристрою. У деяких випадках їм навіть не потрібно робити це вручну - програмне забезпечення для моніторингу, таке як CleverControl , автоматично реєструє початок і кінець робочої активності. Деякі системи дозволяють працівникам подавати запити на відпустку онлайн, а менеджери можуть швидко їх розглянути та затвердити.

Програми моніторингу підраховують робочий час кожного працівника, фіксують, коли він запізнюється чи йде раніше, та автоматично відмічають відсутність на робочому місці. Менеджери можуть отримати доступ до цих звітів про відвідуваність працівників, включаючи відпрацьовані години, понаднормові та залишки відпусток, і навіть отримати розрахунок заробітної плати.

Крім того, програмне забезпечення для моніторингу працівників виявляє махінації з часом - схему внесення непарних годин у табелі обліку робочого часу. Система покаже, чи є реальна робоча активність на комп'ютері працівника, коли він стверджує, що працює.

В результаті, програми для відстеження заощаджують час і зусилля на складання звітів про відвідування та розрахунок заробітної плати, звільняючи цінний час для важливих завдань для менеджерів і співробітників.

Іноді для підвищення продуктивності достатньо просто встановити програмне забезпечення для відстеження. Коли працівники знають, що за ними стежать, вони схильні саморегулювати свою роботу: стають більш підзвітними, відповідальними та менш схильними до порушення робочих політик.

Ми поговорили з Марком, власником інтернет-магазину спортивного спорядження, про його досвід використання CleverControl. Під час пандемії його співробітники перейшли на віддалену роботу, тож йому потрібен був інструмент, який гарантував би, що працівники залишатимуться такими ж ефективними, як і в офісі. "Чесно кажучи, я рідко перевіряю звіти моніторингу, можливо, один або два рази на місяць, - каже Марк. "Моя команда знає, що за ними стежать, і це допомагає їм залишатися продуктивними. Коли я перевіряю інформаційну панель, я переважно дивлюся прямі трансляції з екранів комп'ютерів, щоб побачити, чи зосереджені працівники на роботі".

Звіти в реальному часі - це потужна функція, яка може покращити робочі процеси. Бачити в реальному часі, чим займається ваша команда, виявляти недоліки та надавати своєчасний зворотній зв'язок - все це зробить робочі процеси більш ефективними та підвищить продуктивність.

Програмне забезпечення для моніторингу співробітників надає цінну інформацію про робочі звички та моделі поведінки працівників, що дозволяє виявити недоліки та підвищити продуктивність.

По-перше, програма відстежує рівень активності протягом дня, виявляючи години пікової продуктивності. Знаючи свій найпродуктивніший час, працівники можуть планувати зустрічі або завдання, які потребують найбільшої уваги в ці періоди. З іншого боку, періоди простою можуть виявити потенційні відволікаючі фактори, що дозволить керівникам вжити необхідних заходів.

Деякі рішення для моніторингу мають вбудовану функцію управління завданнями. Завдяки цьому менеджери можуть відстежувати, скільки часу працівники витрачають на різні завдання, і визначати завдання, які стабільно займають більше часу, ніж очікувалося. Ця інформація дозволить їм оцінити пріоритетність завдань, визначити сфери, де управління часом можна покращити, та надати цільову підтримку.

Нарешті, програмне забезпечення для відстеження співробітників є цінним джерелом інформації про робочу активність віддалених працівників. Для багатьох менеджерів контроль віддалених працівників є складним завданням, оскільки вони не знають, як правильно це робити. Інструменти моніторингу вирішують цю проблему - вони надають детальні звіти про діяльність кожного працівника без необхідності постійних перевірок. Аналізуючи шаблони віддаленої роботи, менеджери можуть виявити потенційні проблеми, такі як технічні труднощі або відсутність зв'язку, і вирішити їх відповідним чином.

Програмне забезпечення для моніторингу збирає об'єктивні дані про роботу співробітників, такі як час, витрачений на виконання завдань, рівень продуктивності, відволікання та дотримання дедлайнів. Ці дані можна використовувати для надання персонального, конкретного та дієвого зворотного зв'язку.

Покладаючись на дані, а не на суб'єктивні враження, менеджери можуть зменшити упередженість в оцінюванні роботи, що призводить до більш справедливого та точного зворотного зв'язку. Крім того, вони можуть запропонувати персоналізовані плани розвитку, які відповідають конкретним потребам і допомагають працівникам повністю розкрити свій потенціал.

Зворотний зв'язок має полягати не лише у виявленні недоліків у роботі працівника - керівництво має визнавати його досягнення. Існує чіткий зв'язок між визнанням і продуктивністю. 37% працівників визнають, що вони були б більш заохочені покращувати свою роботу, якби отримували більше визнання. Програмне забезпечення для моніторингу співробітників допомагає виявити високопродуктивних працівників і визнати їхні досягнення, що, в свою чергу, підвищує їхню мотивацію до подальшого зростання.

Відволікання на роботі не є рідкістю, але надмірне захоплення переглядом соціальних мереж або онлайн-покупками не сприяє продуктивності та професійному розвитку.

За допомогою програм моніторингу менеджери та працівники можуть відстежувати час, витрачений на різні додатки та веб-сайти, і виявляти ті, що найбільше витрачають час даремно. Програми моніторингу також можуть бути налаштовані на блокування певних веб-сайтів або додатків, що запобігає відволіканню працівників від роботи та сприяє більш сфокусованому та продуктивному робочому середовищу.

Вигорання на робочому місці стало поширеною, але тривожною тенденцією, і ситуація погіршується. Опитування Психічне здоров'я працівників SHRM 2024 показало, що 44% працівників відчувають вигорання, а 45% відчувають емоційне виснаження на роботі. Вигорання має глибокі фізичні та емоційні наслідки для працівників, включаючи зниження продуктивності.

Хороша новина полягає в тому, що його можна виявити на ранній стадії за допомогою програмного забезпечення для моніторингу. Воно може виявити працівників, які постійно працюють понаднормово або починають свій робочий день дуже рано, що може бути ознаками перевтоми та вигорання. Рідкісні та короткі перерви можуть сигналізувати про те, що працівники нехтують турботою про себе і надмірно перенапружуються.

Іншою ознакою вигорання може бути тривала бездіяльність і зниження продуктивності, наприклад, менша кількість виконаних завдань або нижча якість роботи.

Програми відстеження можуть на ранніх стадіях виявити відхилення в робочій поведінці працівника. Аналізуючи звіти моніторингу, менеджери можуть виявити працівників, які мають ризик вигорання, і вжити проактивних заходів для вирішення цієї проблеми, наприклад, надати додаткову підтримку, скоригувати навантаження або запропонувати можливість відпустки.

Незважаючи на суперечки навколо програмного забезпечення для моніторингу співробітників, воно може стати потужним інструментом для підвищення продуктивності на робочому місці. Воно робить управлінську рутину - відстеження відвідуваності, аналіз робочих патернів, надання персоналізованого зворотного зв'язку та блокування відволікаючих чинників - простішою, ефективнішою та персоналізованою. Це економить цінний час і допомагає створити більш ефективне та продуктивне робоче середовище. Однак важливо дотримуватися балансу між моніторингом і довірою, гарантуючи, що технологія використовується для підтримки працівників, а не для стеження за ними.