5 Помилок ділового листування

Спілкування електронною поштою стало невід'ємною частиною нашої роботи, тому електронні листи повинні бути написані правильно. Видання Business Insider розповіло про помилки працівників у діловому листуванні.

Ніщо не може бути більш очевидним. Але люди все одно припускаються такої помилки. Завжди можна вибачитися перед людиною, якій ви надіслали неправильного листа, але у неї все одно залишиться неприємний осад.

Тому, перш ніж надсилати електронного листа, перевірте, будь ласка, адресу та ім'я одержувача: "Шановна Дебра Келлі,...". Прочитайте ім'я вголос - це допоможе вам сконцентруватися і не помилитися.

Відомий серед журналістів термін "заховати головне" означає заховати головне глибоко в тексті листа. Настільки глибоко, що її важко знайти. Це помилка, яка часто зустрічається в діловому листуванні. Щоб її уникнути, запитайте себе: "Що я хочу сказати?". І відповідайте дуже швидко. Саме такого листа - чіткого, короткого і по суті - чекають від вас ваші колеги.

"Я пишу, щоб обговорити співпрацю між нашими компаніями до початку четвертого кварталу".

Якщо ви не викладете головне на початку листа, а будете довго і витіювато переходити до суті, одержувач не зрозуміє, яка мета листа. Пишіть просто і уникайте в текстах непотрібних роздумів.

Це класичний провал у діловому листуванні. Бізнес-сленг, зрозумілий вам і вашим колегам, може спантеличити ваших партнерів і колег з інших відділів.

"Давайте зустрінемося в СО в кімнаті 200 о 18:30. Так, і не забудьте принести завдання, у нас "зелений код" після 17:00".

Про що йдеться в листі? Подивіться на список адресатів вашого листа і запитайте себе: чи всі вони знають, що таке СО? Чи всі вони знають про "зелений кодекс"? Якщо це не так, роз'ясніть ці терміни.

"Давайте зустрінемося в центральному офісі, в кімнаті 200 о 18:30. Так, і не забудьте про завдання, після 17:00 у нас "зелений код". Для тих, хто не знає, "зелений код" означає, що ви маєте бути на зустрічі у повній готовності".

Бачиш? Лист вже набагато кращий.

Дуже часто у щоденному поспіху ми швидко читаємо чийсь лист, подумки відповідаємо на нього і забуваємо насправді надіслати відповідь. Це неприпустимо. Ви повинні відповідати на листи своїх колег. Ваша відповідь може вплинути на весь робочий процес.

Пам'ятайте, що в епоху Твіттера та Фейсбуку ніхто не любить читати повідомлення, які довші за два речення. Саме тому довгі абзаци в діловому листуванні просто проглядаються, але не читаються уважно. Розбивайте довгі абзаци і робіть їх зручними для читання.