Cum să monitorizați angajații în mod legal și eficient

The demand for employee monitoring tools grew by over 60% amid the pandemic. In fact, "employee monitoring software" became a key search engine term, recording a 35% o creștere mai mare a traficului. Sentimentul de urgență va continua, deoarece amenințarea atacurilor cibernetice (în special a infracțiunilor de furt de identitate) este în creștere. Într-un raport recent, s-a raportat că și amenințările din interior sunt în creștere. De fapt, ca o chestiune de fapt, 43% din totalul încălcărilor provin de la entitățile din cadrul organizației.

Apoi, bineînțeles, există noțiunea de management al performanței, care poate fi un instrument eficient pentru îmbunătățirea productivității, stimularea creșterii și încurajarea unei culturi a inovării. Având în vedere atât de multe beneficii ale utilizării aplicațiilor de monitorizare a angajaților, este de înțeles de ce întreprinderile sunt acum înclinate să investească în implementarea acestora. Cu toate acestea, înainte de a se angaja să cumpere, este esențial ca întreprinderile să analizeze mai întâi peisajul general al monitorizării angajaților.

Întrebări precum - Ce instrument de monitorizare funcționează cel mai bine pentru modelul meu de afaceri? Va fi o modalitate eficientă de a crește productivitatea și implicarea angajaților? Cum să îl instalez? Cum îmi va afecta afacerea aspectele legale ale utilizării acestuia? Ar fi etic să monitorizez angajații? Cum rămâne cu confidențialitatea angajaților și cu protecția datelor? Ar trebui să existe o politică prestabilită? - trebuie să se răspundă la toate aceste întrebări înainte de a lua decizia efectivă de a utiliza un software de monitorizare a angajaților.

Pentru a vă ajuta în acest sens, iată o listă de verificare cu câteva orientări privind modul în care puteți monitoriza angajații în mod eficient și legal.

Înainte de a instala un software de monitorizare a angajaților, analizați politicile de conformitate ale companiei dumneavoastră. Asigurați-vă că toți angajații sunt conștienți de politicile de protecție a datelor și de confidențialitate, precum și de posibilele repercusiuni în cazul încălcării acestor politici. O politică de monitorizare a angajaților ar putea, de exemplu, să prevadă că întreprinderea poate monitoriza comunicațiile cu clienții și furnizorii sau activitățile online ale angajaților săi. De asemenea, este o idee bună să includeți în politica dumneavoastră că puteți monitoriza utilizarea dispozitivelor deținute de companie. Existența acestor politici va contribui la reducerea oricăror posibile probleme juridice în viitor cu privire la utilizarea software-ului de monitorizare a angajaților.

Peisajul juridic poate fi unul complicat. Legislația privind confidențialitatea și protecția datelor variază de la o țară la alta. Este esențial să vă cunoașteți obligațiile legale și reglementările locale care reglementează software-ul de monitorizare a angajaților înainte de a lua o decizie finală.

De exemplu, în Europa, GDPR sau Regulamentul general privind protecția datelor prezintă liniile directoare privind colectarea de informații personale pe care toate companiile din Uniunea Europeană (UE) trebuie să le respecte. În SUA, ECPA sau Electronic Communications Privacy Act (Legea privind confidențialitatea comunicațiilor electronice) țese un pic mai multă flexibilitate, permițând angajatorilor să monitorizeze activitățile de pe dispozitivele deținute de companie. În același timp, însă, legea impune o pauză în ceea ce privește interceptarea intenționată a comunicațiilor orale sau electronice.

În alte părți ale lumii, cum ar fi India, este un pic mai relaxat. Nu există reguli specifice care să reglementeze utilizarea software-ului de monitorizare a angajaților. Deocamdată, este o zonă gri. În general, însă, utilizarea unui astfel de software este permisă atâta timp cât nu duce la o invazie a vieții private. Iar angajatorii sunt sfătuiți să găsească un echilibru între monitorizarea angajaților și respectarea vieții private a acestora. (Mai multe despre acest aspect în secțiunea următoare)

Așadar, pentru a asigura o navigare legală fără probleme, este important să alegeți un instrument de monitorizare a angajaților care să fie în conformitate cu legile privind protecția datelor și confidențialitatea din țara sau regiunea dumneavoastră. Vă recomandăm să solicitați consiliere juridică sau să vă consultați cu companii specializate în legislația privind confidențialitatea și protecția datelor. Acestea vă vor putea sfătui cu privire la legalitatea utilizării unui software de monitorizare a angajaților. De asemenea, puteți discuta direct cu furnizorul de software pe care l-ați ales.

După cum s-a explicat mai sus, este important să vă asigurați contribuția angajaților înainte de a implementa un instrument de monitorizare. Dacă angajații știu despre un instrument de monitorizare, este mai probabil ca aceștia să se conformeze. Transparența instrumentului de monitorizare va contribui la îmbunătățirea relației dintre angajați și angajatorul lor, la scăderea tensiunilor și la creșterea productivității. Mai mult decât atât, este probabil ca angajații să fie mai loiali față de compania lor dacă au încredere că angajatorul le respectă drepturile și îi protejează.

Făcând din transparență, busola ta etică, cu siguranță nu dăunează afacerii tale. Arată că sunteți dispus să faceți un salt de credință în viitorul necunoscut. Acest nivel de sinceritate în comunicare vă va permite să construiți relații de durată, încredere și loialitate - toate acestea pot contribui la o imagine de marcă îmbunătățită, la reducerea ratei de dezabonare și la creșterea angajamentului.

Revenind la eficiența instrumentului de monitorizare a angajaților, este important să înțelegeți de ce caracteristici are nevoie de fapt afacerea dumneavoastră. Mai mult decât atât, ar trebui să înțelegeți cum să faceți ca software-ul să funcționeze eficient. Unii proprietari de afaceri apelează la monitorizarea angajaților doar după ce se confruntă cu o problemă, cum ar fi productivitatea scăzută sau fluctuația ridicată a cifrei de afaceri. Aceasta este atât o strategie reactivă, cât și una suboptimală. Cel mai eficient mod de a vă asigura că monitorizarea angajaților este utilizată în mod corespunzător și eficient este să o implementați încă de la începutul procesului.

Când faceți acest lucru, iată ce trebuie să aveți în vedere:

• Instrumentul este exhaustiv în sensul că poate monitoriza utilizarea internetului, poate înregistra ecrane, poate înregistra apăsări de taste, poate urmări timpul și locația angajaților etc.

• Este ușor de configurat și se adaptează pe măsură ce afacerea dumneavoastră crește.

• Instrumentul facilitează vizualizări informative și ușor de înțeles ale tablourilor de bord.

• Acest instrument permite o gestionare și o întreținere ușoară.

• Este ușor de instalat și nu necesită niciun echipament suplimentar.

• Instrumentul completează strategia și obiectivele dumneavoastră de afaceri.

• Instrumentul funcționează pe toate sistemele de operare majore: Windows, MacOS.

• Este ușor de configurat și de implementat în mai multe locații.

• Statutul juridic al software-ului este definit și menționat explicit în politica de utilizare a acestuia.

Monitorizarea angajaților este adesea percepută ca o modalitate de a exercita controlul asupra angajaților. Nu este întotdeauna așa. De fapt, ea poate fi folosită și ca un instrument puternic pentru a încuraja autonomia și pentru a le permite angajaților să își facă treaba mai eficient. De exemplu, un software care monitorizează utilizarea internetului de către angajați poate face munca mai eficientă prin reducerea schimburilor de replici între angajați și managerii lor. Acest lucru ar putea influența semnificativ climatul psihologic de la locul de muncă.

În acest sens, iată ce vă recomandăm: Alegeți un instrument de monitorizare care să se poată "flexibiliza" în funcție de modelul dumneavoastră de afaceri. O modalitate simplă, de autoservire, de implementare și monitorizare a productivității angajaților, de exemplu, îi va responsabiliza pe angajați - totul reducând în același timp sarcina cognitivă a supraveghetorilor.

Asigurați-vă că nu vă pierdeți din vedere obiectivele în timp ce implementați un instrument de monitorizare a angajaților. Este esențial să măsurați în mod constant eficiența software-ului în îndeplinirea obiectivelor dvs. de afaceri.

Luați în considerare următoarele: Clever Control a fost implementat de o organizație în urma accesului ilegal la date și a scurgerilor de informații confidențiale. În scurt timp, au reușit să identifice cine a accesat informațiile confidențiale, reducând astfel scurgerile de informații. De fapt, implementarea le-a salvat 500 de ore de timp al administratorilor IT - datorită gestionării automatizate a accesului, care a fost pusă în aplicare pentru a minimiza accesul la informații confidențiale.

Astfel de beneficii nu sunt întotdeauna garantate; totuși, în majoritatea cazurilor, vă puteți aștepta să vedeți o creștere a productivității, un nivel mai ridicat de implicare a angajaților și posibilitatea de a evalua mai precis performanța - toate acestea la un cost mai mic.

Monitorizarea angajaților nu este un subiect ușor de abordat. Cu toate acestea, o abordare structurată și etică va reduce răspunderea juridică și va asigura că interesele și valorile companiei dumneavoastră sunt aliniate - în cele din urmă, întregul proces va fi benefic pentru toată lumea.

Doriți să înființați o monitorizare a angajaților în organizația dumneavoastră? Intrați în legătură cu noi pentru a discuta opțiunile dumneavoastră.