Control și motivație: Ce îi face pe angajați să lucreze bine

A 2021 study on the impact of COVID-19-induced remote work on motivation revealed that employees find it harder to "focus" and keep their working "routine" intact. This was very much in line with a range of surveys carried out between 2010 and 2015 to draw on the difference in motivation between working remotely and working in-house.

While this was way before the advent of the pandemic, the surveys did show remote work in a bad light - pointing at a stark 17-point gap between motivational factors. In fact, the authors went on to say that this was the "equivalent of moving from one of the best to the most miserable cultures."

Cu toate acestea, în prezent, diferite modele de lucru (in-house, hibrid, la distanță) răspund nevoilor locului de muncă din întreaga lume. Și este firesc ca, pe măsură ce întreprinderile se adaptează la noile moduri de angajare, să conceapă și modalități de îmbunătățire a motivației angajaților la locul de muncă modern.

În mod firesc, companiile care pot gestiona lucrătorii în mod eficient au mai multe șanse de a-i face să lucreze mai mult și mai mult timp, cu mai multă concentrare și determinare. Acest lucru explică de ce a existat o creștere constantă a utilizării instrumentelor de urmărire a performanței de-a lungul anilor - o modalitate sigură de a monitoriza și de a îmbunătăți rezultatele angajaților. Aceste sisteme de control devin, de asemenea, din ce în ce mai complexe, oferind mai multe informații care pot contribui la îmbunătățirea rezultatelor de performanță ale angajaților.

Un studiu recent realizat de Top10VPN a raportat o creștere de 54% a înclinației către soluții de monitorizare a angajaților - pandemia fiind principalul motor al acestei creșteri. De fapt, chiar și în era pre-pandemică, sondajul Gartner realizat pe 239 de corporații mari a afirmat cererea pentru instrumente de control mai bune. Analiza a raportat că peste 50% dintre organizații au utilizat diferite tipuri de sisteme de management al performanței - în creștere de la 30% documentate în 2015.

Poate că nu este surprinzător faptul că 32% dintre angajații la distanță din Marea Britanie, conform unui sondaj Opinium, au menționat că sunt monitorizați. Recent, Capterra a prezentat un sondaj privind forța de muncă canadiană, dezvăluind modul în care diferite funcții (prezența angajaților, gestionarea timpului, gestionarea volumului de muncă, activitatea pe calculator și comunicațiile digitale) sunt monitorizate în vederea îmbunătățirii performanței. Un studiu similar a vizat Asia de Sud-Est și a evidențiat faptul că 78% dintre întreprinderi folosesc sisteme de urmărire a performanței pentru a consolida locul de muncă hibrid.

Along those lines, Mark Turner, CEO of Instant Group, said that the strategic use of "monitoring" can help "identify resourcing issues, streamline processes and identify gaps" while aiding employees in prioritising and managing workloads.

Angajații care lucrează în cadrul unui sistem de control strategic au mai multe șanse de a fi aliniați la scopurile, obiectivele și valorile organizației. În loc să fie distrași de informații sau influențe externe, ei vor fi mai concentrați asupra muncii lor. În plus, atunci când angajații știu că vă pasă de modul în care se comportă la locul de muncă, este mai probabil ca ei să fie motivați.

Cu toate acestea, se pune întrebarea - este monitorizarea activității cu adevărat benefică? Răspunsul este, de fapt, da. Aceasta poate ajuta la cuantificarea impactului real al diferitelor strategii, astfel încât resursele limitate să poată fi direcționate cu mai multă precizie pentru a obține cele mai bune rezultate. Dar, mai important, este esențială pentru reducerea distragerilor de la locul de muncă, mai ales în vremurile în care forța de muncă este distribuită pe tot globul și lucrează de la distanță.

Acestea fiind spuse, iată cinci moduri în care soluțiile de monitorizare a angajaților pot ajuta la reducerea distragerii atenției la locul de muncă și la îmbunătățirea performanțelor angajaților.

1. Managementul utilizării internetului.

   Internetul este o sursă excelentă de informații, însă poate fi și o sursă importantă de distragere a atenției. De exemplu, oricine a stat vreodată blocat ore întregi pe Facebook sau Instagram știe cât de rău pot fi algoritmii de vânzare a satisfacției instantanee. Această cibernezie are ca rezultat o pierdere de timp și de productivitate.

   Ceea ce este alarmant este că aproximativ 40% din activitatea de internet a angajaților nu are legătură cu munca lor. Problema se agravează în mediile la distanță, atunci când angajații își folosesc în mod regulat dispozitivele personale. Pur și simplu, este o distragere costisitoare a atenției care afectează productivitatea de bază a companiei.

   Pentru a evita acest lucru, este esențial ca angajatorii să elaboreze o politică privind utilizarea internetului, care să acopere domenii cheie precum:

   • Orele de utilizare a internetului (de preferință în timpul pauzelor programate)

   • Alocarea de dispozitive și conexiuni specifice pentru muncă, în loc să se bazeze pe dispozitivele personale.

   • Feedback cu privire la utilizarea internetului pentru a înțelege eficiența și domeniile în care se pot aduce îmbunătățiri

   În mod favorabil, toate aceste domenii pot fi monitorizate și reglementate prin intermediul unui instrument de monitorizare a internetului. De exemplu, funcții precum filtrele URL, blocantele de aplicații, blocarea site-urilor web și rapoartele automate pot ajuta la identificarea problemelor în timp real pentru o rezolvare proactivă.

   Cum se leagă acest lucru de motivația angajaților? În loc să lase distragerile să se strecoare, angajatorii pot face loc pentru gamificare, oferindu-le angajaților un stimulent pentru a fi productivi și pentru a se menține pe calea obiectivelor companiei.

2. Urmărirea și gestionarea timpului

   A recent study by researchers at the University of North Dakota found a positive correlation between effective time management and the nurturing of self-motivation. The research further elaborated on the fact that time management reinforces the "perceived success."

   În aceeași ordine de idei, un studiu din 2019 a documentat o relație pozitivă între managementul timpului și stabilirea obiectivelor, prioritizarea, gestionarea întreruperilor și programarea. În timp ce aceste două studii au plasat mediul academic în fruntea cercetărilor lor, tendințele din lumea afacerilor au validat, de asemenea, monitorizarea activităților și urmărirea timpului ca modalitate de îmbunătățire a motivației angajaților.

   Cum se realizează o practică eficientă de urmărire și gestionare a timpului?

   • Ținând cont de orele de intrare și de ieșire, angajatorii pot documenta timpul petrecut atât pentru sarcinile prestabilite, cât și pentru cele urgente. De asemenea, se pot asigura că nimeni nu este suprasolicitat.

   • By keeping tabs on the inactivity time, employers can identify "downtime" in their employees' day and take necessary steps to curb productivity-sapping distractions.

   • Urmărirea orelor poate asigura în continuare o prezență optimă și poate răspunde nevoii de pauze pe termen scurt sau lung.

   Cum se leagă acest lucru de motivația angajaților? Urmărirea și monitorizarea ajută la identificarea atât a perioadelor de vârf, cât și a perioadelor de scădere a activității angajaților. De asemenea, poate fi utilizată pentru a identifica oportunitățile de creștere a productivității, cum ar fi cele care apar în timpul pauzelor și după orele de lucru. Mai profund, o astfel de monitorizare în timp real poate ajuta:

   • Prioritizarea sarcinilor urgente

   • Programați pauze și recompense

   • Identificați distragerile și oferiți soluții relevante pentru a le reduce

   • Adaptarea proactivă a volumului de muncă etc.

3. Managementul performanței

   Un studiu care a evaluat 800.000 de angajați timp de doi ani după apariția pandemiei a afirmat că munca la distanță contribuie la creșterea productivității. De fapt, într-un raport publicat de Prodoscore, s-a arătat că productivitatea YoY a crescut cu 47% începând din 2020.

   Cu toate acestea, cele mai recente cercetări susțin, de asemenea, că cei care lucrează de acasă sunt cu 70% mai puțin productivi decât omologii lor. Ei bine, ce să credem? Este firesc să presupunem că lucrul de la distanță sau într-o configurație hibridă ar adăuga confort și ar crește productivitatea, dar, în cele din urmă, este o sabie cu două tăișuri. Mai exact, pe cât de mult sporește productivitatea prin munca la distanță, pe atât de mult este un teren propice pentru distrageri și amânare.

   Și aici sunt utile sistemele de control - acestea pot ajuta la menținerea intactă a indicatorilor de performanță prin implementarea unui keylogger, prin realizarea de capturi de ecran ale activității în timp real, prin stabilirea controlului asupra tipăririi și prin promovarea înregistrărilor video și audio cu camera web și microfonul, etc. Informațiile obținute din aceste date pot fi folosite pentru a gestiona volumul de muncă, pentru a realoca sarcini și pentru a oferi feedback instantaneu angajaților.

   Mai mult decât atât, aceste date pot fi de ajutor:

   • Revizuirea modelelor de activitate ale angajaților și identificarea întreruperilor în productivitate

   • Creați obiective și repere semnificative pentru îmbunătățirea performanțelor

   • Oferiți o platformă interactivă pentru coaching și feedback în timp real

   • Să ia decizii în cunoștință de cauză în ceea ce privește planificarea succesiunii și angajările.

   Pentru a obține informații și mai detaliate despre diferite instrumente de monitorizare, vă recomandăm să citiți articolul despre 20 cele mai populare programe de monitorizare din 2022.

4. Analiza și managementul comportamentului

   Probleme precum hărțuirea cibernetică, amenințările din interior și hărțuirea sexuală au fost mereu în atenția presei în ultima vreme. Și acestea sunt exact tipurile de probleme pe care managerii de resurse umane ar trebui să le analizeze.

   Potrivit raportului global al Institutului Ponemon privind costul amenințărilor din interior pentru anul 2022, organizațiile din domeniul serviciilor financiare au fost nevoite să facă față unei creșteri de 47% a costurilor de gestionare a amenințărilor din interior. Nu că cazurile sunt mai grave sau mai acute, dar riscurile sunt cu siguranță mai mari.

   În plus, supravegherea video poate contribui și mai mult la identificarea și reținerea amenințărilor din interior. De exemplu, echipamentele de supraveghere instalate de la distanță pot urmări mișcările online care ar putea indica o încălcare sau un furt iminent.

   Cum se leagă acest lucru de motivația angajaților? Urmărirea comportamentului angajaților și identificarea unei potențiale amenințări poate contribui la construirea unui sistem eficient de gestionare a comportamentului care, la rândul său, ajută la protejarea companiei de o serie de nenorociri și probleme.

   În afară de toate modelele prezentate mai sus, aspecte precum gestionarea salarizării, gestionarea accesului etc. pot fi, de asemenea, legate de motivarea angajaților. Iar acest lucru se realizează cel mai bine cu ajutorul unui program holistic de monitorizare a angajaților.

La CleverControl, am creat o suită de instrumente care au ca scop să facă monitorizarea angajaților cât mai ușoară posibil. Rezultatul final este o platformă robustă de raportare și analiză care poate fi utilizată pentru a urmări obiectivele de monitorizare - productivitate sporită, timp de funcționare îmbunătățit, moral mai bun și, mai presus de toate, forțe de muncă motivate.

Iată două studii de caz care ilustrează modul în care soluțiile noastre pot fi utilizate pentru a aborda diferite obiective de afaceri.

Studiu de caz 1: Gestionarea amenințărilor din interior

O organizație s-a confruntat cu o problemă deosebită, aceea de a identifica angajatul care accesa ilegal date și fura informații extrem de confidențiale de la companie. Aceasta era o problemă de mare îngrijorare, deoarece organizația lucra la unele proiecte sensibile. Compania a încercat să instituie și să aplice un cod de conduită; cu toate acestea, acesta a fost prea reactiv prin natura sa.

În mod favorabil, utilizând CleverControl platforma, au reușit să identifice destul de repede vinovatul. Vinovatul era un angajat bine cunoscut cu jumătate de normă care lucra și la alte câteva proiecte în cadrul companiei. Acțiunile angajatului au fost înregistrate și încărcate ca dovadă pentru a le susține afirmațiile. În plus, soluția, pe baza capturilor de ecran, a ajutat, de asemenea, la descoperirea faptului că jumătate din birou folosea computerele companiei pentru minerit.

Rezultat:

Compania a reușit să reducă riscul unui alt eveniment similar și a aplicat o serie de măsuri de securitate. Noile măsuri au inclus audituri obligatorii, sesiuni periodice de sensibilizare a angajaților, verificări ale antecedentelor profesionale etc. De asemenea, au reușit să economisească aproape 500 de ore de timp al administratorilor IT prin gestionarea automată a accesului și mii de dolari anual.

Studiu de caz 2: Reducerea ratei de uzură a angajaților

Această companie se străduia să găsească o soluție la problema uzurii angajaților. În fiecare an, departamentul în cauză avea mulți angajați care își încetau serviciile și părăseau organizația. Majoritatea specialiștilor IT luau cu ei toate accesele, ceea ce agrava problema.

Compania avea nevoie să identifice cauza de uzură și să prevină repetarea acesteia. Aceasta a instalat CleverControl pentru a monitoriza toți angajații și pentru a menține, de asemenea, controlul accesului. Au început să urmărească parametrii pentru a găsi unele puncte comune în datele angajaților.

Rezultat:

Compania a putut să identifice problemele potențiale și să le rezolve înainte ca acestea să apară. Printre problemele descoperite se numără: salariul, beneficiile, cultura muncii, controlul accesului etc. De fapt, prin intermediul instrumentului de căutare pe internet, au reușit să identifice un contabil care își căuta un nou loc de muncă. Compania i-a oferit un salariu mai bun și beneficiile aferente, pe care acesta le-a acceptat cu plăcere.

"Fie că este vorba de depistarea unei amenințări din interior sau de urmărirea productivității angajaților, studiile de caz de mai sus arată clar că monitorizarea angajaților este un instrument puternic care poate fi folosit pentru a rezolva probleme complexe de afaceri."

"În acest sens, este esențial să înțelegem că motivația angajaților este un factor cheie în asigurarea longevității unei organizații. La CleverControl, ne asigurăm că nicio companie nu rămâne fără o monitorizare eficientă a angajaților, ceea ce reprezintă un element cheie în îmbunătățirea moralului acestora."

Pentru a afla mai multe despre soluțiile noastre și despre modul în care acestea pot contribui la creșterea motivației angajaților, contactați-ne astăzi!