Cum să stabilești o muncă la distanță disciplinată fără a pune prea multă presiune asupra echipei?

S-a înregistrat o creștere a prevalenței muncii la distanță în ultimii ani. Cei mai mulți membri ai personalului lucrează de la distanță de aproape doi ani și, în acest moment, sunt obișnuiți cu acest lucru. Permiterea unui anumit grad de lucru la distanță pentru angajați este benefică. Faptul de a putea lucra de oriunde este un stimulent uriaș al productivității.

Dar capacitatea dezvoltatorilor de a-și menține programul ideal și autodisciplina în timp ce lucrează de la distanță scade. Productivitatea afacerii dvs. va avea de suferit semnificativ dacă nu vă disciplinați lucrătorii la distanță. Așadar, în acest articol, vă voi explica cum să îi ajutați pe lucrătorii la distanță să dezvolte un sentiment de autodisciplină pentru a fi productivi.

Să trecem direct la subiect.

Mulți angajați au beneficiat de autonomia, securitatea și productivitatea sporite ale muncii de la distanță, dar au pierdut, de asemenea, o parte din etica tradițională a muncii. Lucrătorii nu se mai trezesc la intervale regulate, nu-și mai iau pauzele de masă și nu mai respectă normele și procedurile stabilite de conducere. Lucrătorii din ziua de astăzi se trezesc la prânz, se îmbracă casual pe parcursul zilei de lucru și înregistrează orele de intrare și de ieșire atunci când le convine.

Nu uitați că formele tradiționale de disciplină nu vor funcționa în locurile de muncă la distanță de astăzi. Acest lucru se datorează faptului că o barieră artificială separă conducerea de personal. Statutul unei echipe care lucrează de la distanță nu este întotdeauna ușor de stabilit.

Prin urmare, este esențial să instruiți echipa de management la distanță în materie de autodisciplină, astfel încât să reușească să lucreze cu succes de acasă și să creați un mediu propice pentru munca lor. Nu va trebui să vă faceți griji cu privire la instruirea unei echipe la distanță odată ce le-ați arătat cum să lucreze independent, să-și gestioneze bine timpul și să rămână productivi.

În plus față de aceste strategii, vă puteți ajuta echipa să își exercite mai mult autocontrol făcând lucruri precum:

Ar trebui să evitați să păreți un dictator la locul de muncă virtual, dar ordinea este totuși necesară. Ar trebui să aveți politici și proceduri care să vă guverneze personalul ca orice altă companie. Vă rugăm să împărtășiți cu personalul dumneavoastră regulile și reglementările care guvernează compania dumneavoastră și să vă asigurați că acestea insuflă un sentiment de disciplină.

Dați exemple specifice de modul în care încălcarea regulilor poate avea rezultate negative. Lipsa de punctualitate, absența de la întâlnirile programate și refuzul încăpățânat de a lucra împreună ar trebui să aibă ca rezultat măsuri disciplinare. În unele situații, puteți decide să aplicați regulamentul cu strictețe.

Având în vedere că lucrează de acasă, probabil că vreți să știți de ce au nesocotit. Evitați să fiți aspru și lipsit de considerație, cerând unui expert să analizeze aceste coduri de conduită.

Dacă știți că vă pricepeți să amânați lucrurile până în ultimul moment, stabiliți-vă un termen limită care să acopere cea mai mare parte a proiectului, dar nu tot. Sărirea unor etape nu este niciodată recomandată atunci când creați un software. De obicei, aceasta este o sursă de dificultăți și provocări.

Încearcă în schimb un sprint Agile, o perioadă scurtă în care te concentrezi pe o sarcină, un obiectiv sau un modul specific. Oamenii beneficiază de pe urma împărțirii muncii în bucăți ușor de gestionat, dar este esențială o planificare atentă la începutul sprintului.

Este posibil ca ținta să nu fie atinsă în timpul sprintului, dar acest lucru este în regulă și poate fi folosit ca o măsurătoare. Este clar cine poate prezice cu exactitate cât timp va dura o sarcină și cine nu.

În cazul în care lucrătorii de la distanță nu au performanțe la fel de bune sau nu își îndeplinesc responsabilitățile, o actualizare rapidă sau un mesaj de atenționare poate fi tot ce este necesar pentru a-i readuce pe drumul cel bun.

Acest lucru poate fi necesar zilnic, săptămânal sau chiar lunar pentru a ține pasul cu anumite situații. În cadrul unei întâlniri individuale cu angajații la distanță, aflați dacă aceștia se confruntă cu dificultăți și ce se poate face pentru a le atenua.

Potrivit unui studiu de caz de către Walden University, angajamentul angajaților și al dezvoltatorilor crește atunci când aceștia simt o legătură personală cu compania. În calitate de manager sau de lider de echipă, trebuie să asigurați o comunicare clară și constantă cu personalul de la distanță. Încrederea lucrătorilor va crește, iar cooperarea va fi fructuoasă. Dacă un angajat pare stresat sau nemulțumit, vă puteți da seama dacă îl sunați în mod regulat pentru o discuție.

Nu vă bazați doar pe comunicarea legată de locul de muncă. Discutați cu personalul de la distanță pentru a-l cunoaște mai bine. Întrebați despre educația lor și despre gusturile lor în materie de muzică și filme. Acest lucru demonstrează că îi apreciați ca persoane, pe lângă angajați.

Apelurile video sunt, de departe, cea mai eficientă metodă de comunicare directă și individuală cu angajații aflați la distanță. Acest lucru vă va permite să citiți limbajul corporal al angajatului dvs. și să îi evaluați starea generală de spirit.

Planificați să le arătați lucrătorilor la distanță că sunt apreciați și bineveniți în orice moment. Angajații care sunt inspirați să realizeze mai mult produc rezultate mai bune.

Echipa și personalul pot fi motivați prin recunoașterea publică periodică a eforturilor lor. Acest lucru îi face să simtă că au un loc în echipă și că sunt membri care contribuie. Asigurați-vă că știu cât de mult apreciați efortul suplimentar pe care îl depun, arătându-le că îl apreciați. Nu este necesar să folosiți doar cuvinte atunci când oferiți laude. Acordarea chiar și a unor bonusuri modeste poate avea un impact semnificativ asupra moralului.

Fiecare formă de telemuncă depinde în totalitate de progresele tehnologice. Orice lucru care îi stă în cale ar putea fi demoralizator. Imaginați-vă un angajat care se bazează pe un software instabil și pe mijloace de comunicare inadecvate. Moralul lor a fost distrus și, ca urmare, randamentul muncii lor a scăzut.

Promovați utilizarea de calculatoare de înaltă calitate și conexiuni rapide la internet în rândul personalului dumneavoastră. Simplificați-le comunicarea prin mesaje text și video, precum și prin partajarea și încărcarea de fișiere. În acest fel, videoconferința și proiectul se vor desfășura fără probleme.

Puteți utiliza software de monitorizare a angajaților cum ar fi CleverControl pentru a vă monitoriza în mod eficient și convenabil angajații. Aflați tot ceea ce trebuie să știți despre activitățile zilnice ale echipei dvs., de la aplicațiile pe care le utilizează, la textul pe care îl scriu și îl copiază și până la locația lor. Creați capturi de ecran individualizate pentru a demonstra participarea angajaților la fluxul de lucru.

Este tentant să vrei să continui să suni și să ceri informații de mai multe ori pe zi. Amintiți-vă că lucrați cu o echipă invizibilă, fără supravegherea directă a medicului. Dar o astfel de strategie se întoarce adesea spectaculos.

Începând cu ceea ce este evident, managerii începători fac deseori greșeala de a face micromanagement și de a-și hărțui angajații în loc să-i lase să-și facă treaba. În al doilea rând, acest lucru arată că nu aveți încredere în capacitatea lor de a gestiona situația în mod independent. Pentru a evita interferarea cu productivitatea lor, planificați verificări și ședințe de informare despre proiect la momente adecvate pentru ca aceștia să primească actualizări.

În cazul unui blocaj, angajații se pot simți demotivați dacă sunt forțați să rămână acasă și sunt izolați de lumea exterioară. Un manager sau un lider de echipă trebuie să își încurajeze echipa de la distanță, împingându-i să urmărească posibilitățile de dezvoltare profesională și personală.

O definiție a mentalității de creștere este aceea de a crede că îmbunătățirea este posibilă în orice etapă sau profesie. Liderii și managerii pot crea o cultură în care oamenii apreciază creșterea în detrimentul rezultatelor imediate. Creați un mediu în care angajații sunt încurajați să învețe și să își asume riscuri pentru a avansa în cariera lor.

Compania dumneavoastră are o comunicare internă puternică și obiective bine definite și realizabile. Totuși, dacă le arătați angajaților cum se descurcă, îi veți ajuta să se descurce mai bine. Creați un tablou de bord vizual pentru a urmări performanța individuală și a echipei și pentru a stimula munca asiduă.

Indicatorii cheie de performanță (KPI) și prioritățile principale ale fiecărei echipe pot fi afișate la vedere pe un tablou de bord vizual. Managerii și echipele lor pot utiliza instrumente de ultimă generație, precum Trello, pentru atribuirea sarcinilor și colaborare sau statistici și elemente vizuale pentru a transmite progresul în fiecare săptămână sau lună.

Întâlnirile periodice pentru revizuirea tabloului de bord și a principalelor obiective pot menține membrii personalului informați, implicați și entuziaști în ceea ce privește atingerea obiectivelor lor.

Posibilitatea de a lucra de acasă este un avantaj major al lucrului la distanță și reprezintă principalul motiv pentru majoritatea angajaților. Oferiți echipei resursele și ajutorul necesar și apoi faceți un pas înapoi. Va trebui să stabiliți o politică care să îi facă pe toți cei din echipă conștienți de rolurile și îndatoririle lor.

Cei care lucrează de la distanță ar trebui să fie informați cu privire la obiectivele companiei, astfel încât să poată adopta o cultură care să contribuie la îndeplinirea acestor obiective. Lucrătorii la distanță au mai multe șanse să rămână motivați atunci când cred în binele general.

Mulți lucrători din ziua de azi sunt obișnuiți să lucreze la distanță și și-au exprimat nemulțumirea că trebuie să lucreze mai multe ore decât în trecut. Dacă un angajat se simte epuizat, acest lucru ar putea să îi afecteze performanța profesională și să îl facă să ia în considerare demisia.

Nu trebuie să vă faceți griji! Stabilirea unui program rezonabil pentru pauzele angajaților este simplă. Aceștia ar trebui să beneficieze de o pauză de 15 sau 5 minute la fiecare oră și jumătate, în plus față de pauza de masă obișnuită. La urma urmei, utilizarea prelungită a computerului a fost legată de oboseală și de un declin al funcției cognitive.

Pentru ca lucrătorii să își păstreze sănătatea mintală în timp ce lucrează de acasă, superiorii lor ar trebui să le permită să ia pauze frecvente, dar scurte.

Nu contează dacă grupul colaborează de la distanță sau fizic. Pentru a menține o rată constantă de eficiență și de producție, este necesar să se aplice reguli și regulamente stricte la locul de muncă. Nu aveți nevoie de putere granulară sau absolută asupra lucrătorilor dvs. Ar fi de ajutor dacă ați crea decorații formale pe care le veți impune personalului dumneavoastră.