Totul este sub control: Cum să implementezi un program de monitorizare și să nu pierzi o echipă

În 2021, ExpressVPN a efectuat un studiu pentru a înțelege implicațiile supravegherii asupra forței de muncă la distanță.

• About 83% of the employees outlined "ethical concerns" associated with employee monitoring.

• 56% dintre angajați au declarat că au resimțit stres și anxietate din cauza supravegherii angajatorului

• De fapt, 48% dintre angajați au fost de acord să accepte o reducere de salariu, dacă asta ar însemna că nu vor fi monitorizați.

Dar de ce un asemenea sentiment de neliniște? Ei bine, unii angajați sunt speriați de lipsa de intimitate în mediul lor de lucru, iar acest lucru se datorează în principal politicilor de monitorizare deranjante adoptate de unii angajatori.

În esență, monitorizarea angajaților este extrem de viabilă - în special atunci când vine vorba de identificarea blocajelor de productivitate, de asigurarea respectării protocoalelor de securitate și de îmbunătățirea performanței generale. Cu toate acestea, deseori, lipsa unui program de monitorizare uniform și robust poate duce la consecințe grave - cum ar fi scăderea moralului angajaților.

Cu ceva timp în urmă, o companie germană de vânzare cu amănuntul a fost obligată să plătească un amendă de 12,6 milioane de dolari ca răspuns la utilizarea camerelor de supraveghere video pentru a monitoriza activitatea la locul de muncă, ceea ce încălca reglementările privind confidențialitatea definite de țară și de Uniunea Europeană. De asemenea, o companie de hardware pentru calculatoare din Norvegia a fost amendată cu 24.000 de dolari de către autorități, deoarece a transferat adrese de e-mail personale pe serverele sale.

Nu este de mirare, așadar, că angajații ezită să fie monitorizați. Tech.co recently interviewed some employees who were subjected to obtrusive monitoring activities. The responses were pretty revealing - with employees saying that they "felt violated." One employee even said, "At one point, I asked if I needed to put in toilet breaks."

Acest lucru spune multe despre cât de dificil poate fi să se reconcilieze monitorizarea la locul de muncă cu preocupările legate de confidențialitate atunci când practicile de monitorizare intruzivă și obtuză sunt foarte răspândite.

Ultimul lucru pe care doriți să îl faceți este să diminuați încrederea pe care angajații o simt față de compania dumneavoastră. Acest lucru afectează productivitatea și poate avea un impact negativ asupra retenției angajaților, ca să nu mai vorbim de problemele de reglementare care ar apărea. În anul 2021, compania italiană SA a amendat o municipalitate (controlor) cu 80 000 EUR din cauza unei încălcări a legislației privind protecția datelor, în urma plângerii depuse de un angajat cu privire la faptul că informațiile sale sensibile au fost colectate.

Pentru a evita reacțiile negative de reglementare care deseori împiedică implementarea unui program de monitorizare obstructivă, este extrem de important să construiți încrederea în cadrul echipei dumneavoastră. Pentru a vă ajuta să puneți bazele unui program eficient de monitorizare a angajaților, am compilat câteva sfaturi esențiale pe care le puteți urma.

Într-unul dintre sondajele noastre recente, am constatat că o zi liberă în plus creșterea productivității angajaților cu peste 5%.. Într-un alt sondaj, am reușit să conturăm modul în care timpii activi și inactivi a crescut/diminuat înainte și după vacanța de Crăciun. Cum am făcut asta? Analizând datele de monitorizare online pe care clienții noștri le-au acumulat în această perioadă. Și cum a fost de folos? Am reușit să evidențiem măsurile proactive pe care clienții noștri ar trebui să le ia pentru a-și ajuta angajații să se simtă mai bine și să lucreze mai bine.

The point is - data doesn't lie. But to have that data at your disposal, you need to make sure that you have a handle on your employees, your teams, and their work requirements. And that's exactly what an "unobtrusive monitoring program" aims to do. From streamlining workflows to identifying problems and bottlenecks, an unobtrusive monitoring program can optimise processes, prioritise tasks that need attention, increase operational efficiency, augment employee productivity, and bolster the bottom line.

Iată cum să implementați un astfel de program de monitorizare și să nu pierdeți echipa:

1. Începeți prin a defini obiectivele de control

   Pentru a pune în aplicare programul de monitorizare, este imperativ să definiți mai întâi obiectivele controlului. Aceasta înseamnă:

   • Identificarea obiectivelor pe care doriți să le atingeți prin programul de monitorizare

   • Definirea responsabilităților pentru fiecare membru al echipei

   • Stabilirea unor linii directoare cu privire la ceea ce este acceptabil și ceea ce nu este acceptabil

   • Pregătirea unei foi de parcurs pentru modul în care doriți ca programul de monitorizare să funcționeze

   By doing this, you will have a clear idea of what your team needs and the corresponding requirements that you need to have in place. The "roadmap," in particular, sets the foundation for further considerations like surveillance limits, data protection standards, consensual control, etc.

2. Evaluarea criteriilor de monitorizare

   În continuare, trebuie să vă asigurați că evaluați criteriile de monitorizare. Acest lucru ar putea implica ceva de genul:

   • Definirea tipului de canal care va fi monitorizat (de exemplu, e-mail, internet, apeluri telefonice)

   • Determinarea momentelor în care va fi activă funcția de monitorizare

   • Evaluarea nivelului de supraveghere pe care trebuie să îl aveți în vigoare

   • Evaluarea dacă nivelul respectiv intră în sfera de aplicare a legilor (mai multe despre aceasta mai târziu).

3. Anunțați personalul despre funcția de monitorizare potențială

   Este esențial să se obțină consimțământul personalului și să se țină la curent cu funcțiile de monitorizare. Obținerea consimțământului în cunoștință de cauză este imperativă pentru a avea un program de monitorizare eficient, deoarece vă asigură că sunteți responsabil pentru program și că nu depășiți limitele. În acest scop, acest lucru ar implica în mod eficient:

   • Spunând personalului de ce și cum vor fi monitorizați

   • Explicarea scopurilor controlului (enumerarea obiectivelor pe care doriți să le atingeți)

   • Spunând beneficiile/repercusiunile respectării/nerespectării orientărilor (de exemplu, acțiuni disciplinare sau amenzi)

   • Răspunsul la întrebările și preocupările personalului dumneavoastră

   Iată ceva demn de luat în seamă: În timp ce GDPR pune accentul pe obținerea consimțământului liber exprimat al angajaților, acest lucru nu implică faptul că orice practică de supraveghere sau de colectare a datelor cu caracter personal poate fi urmărită pe baza acestui consimțământ. De exemplu, dacă un angajat își dă consimțământul pentru instalarea unei camere de televiziune cu circuit închis pentru supraveghere, nu înseamnă că angajatorul poate face acest lucru. Ce se întâmplă dacă supravegherea video nu este permisă prin lege sau nu intră în sfera de competență a jurisdicției locale? Acesta poate fi un scenariu complicat - cel mai bine este să îl evitați.

4. Studiați legile relevante specifice regiunii respective

   Până acum, am stabilit că este imperativ să vă asigurați că aveți o înțelegere fermă a legilor din regiunea dumneavoastră care reglementează tipul de activități de monitorizare în care vă puteți angaja.

   Cum pot aceste legi să sugereze direcții pentru funcția de monitorizare? Să analizăm câteva exemple:

   • În cadrul Uniunii Europene (UE), în Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) se asigură că angajatorii solicită consimțământul pentru colectarea de date cu caracter personal. Monitorizarea angajaților este permisă, dar programul de monitorizare nu trebuie să interfereze cu informațiile personale și sensibile ale angajaților.

   • În Statele Unite, în Legea privind confidențialitatea comunicațiilor electronice din 1986 asigură faptul că angajatorii au un motiv precis și justificat pentru supravegherea comunicațiilor electronice și orale la locul de muncă.

5. Alegeți un sistem de monitorizare a angajaților

   Acum că aveți o idee clară despre obligațiile pe care trebuie să le îndepliniți, este timpul să alegeți platforma potrivită de monitorizare a angajaților. Dar cum să procedați, mai ales când piața pare saturată de o mare de soluții diferite? Pentru a vă ajuta în acest sens, iată câteva întrebări la care trebuie să răspundeți:

   • Poate software-ul de monitorizare a angajaților să funcționeze discret? Este conceput în așa fel încât să nu încalce intimitatea angajaților?

   • Este ușor de implementat? Puteți începe să lucrați imediat după ce vă înscrieți în program?

   • Cum funcționează modulele de raportare? Puteți genera cu ușurință rapoarte privind productivitatea, prezența, comunicarea și sarcinile?

   • Se încadrează în domeniul de aplicare a legilor relevante? Îndeplinește standardele jurisdicției dumneavoastră locale?

   • Reduce munca manuală pentru angajați pentru a-i ajuta să se concentreze pe sarcini mai creative? De exemplu, sistemul de monitorizare reduce munca manuală de întocmire a fișelor de pontaj și a rapoartelor?

   La sfârșitul zilei, o soluție ideală va fi:

   • Discret: Furnizarea unei vizibilități holistice la locul de muncă fără a perturba angajații

   • Intuitiv: Ușor de utilizat și de echipat

   • Flexibil: Extensibil și scalabil pe măsură ce afacerea crește

   • Personalizabil: Vă permite să configurați politici specifice

   • Conform: Susțineți legislația și legile locale

   • Scalabil: Poate susține o gamă largă de fluxuri de lucru și procese

   • Eficient din punct de vedere al costurilor: Vă permite să îmbunătățiți eficiența operațională și să eliminați blocajele.

6. Consultați un avocat local

   Deși normele generale sunt prezentate în linii mari în regulamente, există încă nuanțe care trebuie explorate. De exemplu, să presupunem că angajații sunt stabiliți în UE, în timp ce societatea are sediul în Singapore. Ce tipuri de principii s-ar aplica în ambele țări? Pentru a surprinde aceste nuanțe, trebuie să apelați la serviciile unui expert juridic. De asemenea, aceștia v-ar putea îndruma cu succes cu privire la viabilitatea software-ului de monitorizare specific pe care l-ați ales.

7. Nu evaluați în primele câteva săptămâni sau luni

   La fel ca orice alt proiect nou, trebuie să acordați timp pentru a vă acomoda. Nu veți obține imediat o imagine a eficienței. Pe cât posibil, permiteți angajaților să se adapteze la faptul că sistemul de monitorizare este în funcțiune timp de câteva săptămâni sau luni. Nu vă aruncați imediat în evaluări, altfel riscați să fiți prea sever.

   Între timp, continuați să adunați datele. În momentul în care veți face o evaluare, veți avea perspective profunde asociate:

   • Productivitatea la locul de muncă în ceea ce privește timpul activ și inactiv

   • Dacă există probleme care apar zi de zi.

   • Performanța proiectului în ceea ce privește constrângerile de timp și bugetare

   • Dacă există vulnerabilități de securitate care apar prea des

   • Dacă există o utilizare abuzivă generalizată a resurselor companiei

   • Dacă discreția sistemului de monitorizare funcționează conform așteptărilor dvs.

   • dacă sistemul de monitorizare în sine funcționează conform așteptărilor

   Astfel de informații vor conduce la modele care vă vor ajuta să identificați cum să îmbunătățiți fluxurile de lucru. De asemenea, v-ar ajuta să corelați implementarea cu variabile precum productivitatea totală, timpul de nefuncționare și alți factori.

8. Redefiniți politicile și recompensele

   Acum, este timpul să vă reangajați cu angajații și să îi implicați în ideea de a fi monitorizați. Aici este momentul în care trebuie să redefiniți politicile și să încurajați oamenii să se gândească la

   • Beneficiile potențiale ale sistemului de monitorizare în vigoare (cel puțin ca instrument de motivare)

   • Recompensele asociate cu performanța la un anumit standard

   • Consecințele scăderii sub un anumit standard

   • Stimulentele bazate pe nivelurile de realizare

   Prin acești pași, îi încurajați pe angajați să își asume responsabilitatea pentru performanța lor. Aceștia vor fi mai deschiși să contribuie la succesul afacerii. Din punctul de vedere al angajatorului, acest lucru este extrem de viabil pentru a forja fluxuri de lucru concrete.

   De exemplu, dacă aveți o forță de muncă de la distanță și trebuie să urmăriți îndeaproape respectarea de către aceștia a programului de lucru de la domiciliu, puteți partaja un calendar online și îi puteți încuraja să verifice la o frecvență adecvată. Îi puteți determina să își stabilească obiective de performanță și să ofere actualizări regulate. De asemenea, puteți furniza rapoarte de progres, astfel încât să puteți vedea dacă se întâmplă probleme de utilizare abuzivă galopantă.

9. Rafinare și îmbunătățire

   Pe măsură ce înființați un program de monitorizare în cadrul companiei dumneavoastră, există întotdeauna loc pentru îmbunătățiri. Trebuie să revizuiți continuu sistemul pentru a continua să avansați. S-ar putea să observați că angajații nu fac suficient de multă muncă. Sau, câțiva dintre ei sunt leneși. Poate că nu primiți la timp rapoartele de progres. Poate că angajații nu-și asumă responsabilitatea pentru feedback. Poate că software-ului îi lipsește o caracteristică esențială pentru nevoile dumneavoastră.

   Toate aceste observații indică un singur lucru: trebuie să perfecționați abordarea. Continuați să discutați cu angajații pentru a le gestiona așteptările. Faceți în așa fel încât să stabiliți puncte de control și să evaluați progresul. Revizuiți politicile și asigurați-vă că acestea sunt la fel de relevante ca întotdeauna.

Un program de monitorizare va fi considerat un succes dacă vă ajută să îmbunătățiți cultura de lucru și fluxul de lucru. Pentru aceasta, este esențial să instalați un sistem de monitorizare robust, cuprinzător și software de monitorizare discretă a angajaților ajustați procesele operaționale după ce ați identificat blocajele și ineficiențele și stabiliți o viziune clară cu echipa dumneavoastră.