Discuția despre crearea de echipe performante este în continuă evoluție, dar și mereu prezentă. Dacă veți întâlni vreodată scrieri de la începutul anilor 2000 sau chiar de la sfârșitul anilor '90, veți observa că urmărirea sinergiei și a excelenței colective este aproape întotdeauna în centrul discursului privind succesul organizațional. Și are mult sens, chiar dacă ecosistemul în care vă aflați în prezent este extrem de diferit.
De exemplu, un clasic McKinsey Quarterly article from the year 1992 focuses on how vision is integral to the idea of high performance, and that it must be rational plus emotional — it must \"excite and engage and frighten.\" This idea still holds its merit and will continue to do so across domains.
Sau dacă treceți prin Gallup's opinion piece din 2009, veți găsi rezolvarea conflictelor, prioritizarea sarcinilor, angajamentul, diversitatea și multe altele ca ingrediente esențiale ale muncii în echipă eficiente. Cu siguranță, aceste principii de team building și de management pentru obținerea unei performanțe ridicate sunt atemporale. Ele abordează atât dinamica interpersonală, cât și aspectele practice ale lucrului în echipă.
Dar, în timp ce esența și fundamentul echipelor de înaltă performanță rămân foarte relevante, faptul că majoritatea echipelor sunt nevoite să funcționeze virtual sau în configurații hibride introduce variabile și provocări care sunt, în adevăratul sens al cuvântului, fără precedent. Pregătite în ultimii câțiva ani, dar totuși - fără precedent.
Este un nou mod de lucru care necesită gândire, atenție, planificare, timp, tehnologie și standarde înalte de conducere.
Ce este mai exact o echipă virtuală?
Voi împrumuta definiția de la un, articol academic din 2010, deoarece este excelent, dar cu câteva modificări.
Virtual team is characterized by \"small temporary groups of geographically, organizationally and/or time dispersed knowledge workers who coordinate [and accomplish] their work predominantly with electronic information and communication technologies.\"
Except that virtual teams are no longer \"temporary\" or \"small.\" The COVID-19 pandemic drastically accelerated the adoption of remote and hybrid work. These teams can now encompass entire departments or even organizations, with members spanning diverse time zones and cultures.
Odată cu intervențiile tehnologice și cu creșterea platformelor de colaborare bazate pe cloud, în special, trecerea la lucrul virtual este o alternativă evidentă. Companiile pot utiliza software de gestionare a proiectelor, soluții de supraveghere a angajaților, aplicații de mesagerie instantanee, depozite comune de documente și chiar medii de realitate virtuală pentru a încuraja colaborarea.
Astfel, în 2024, echipele virtuale nu se mai limitează, de exemplu, la profesioniștii din domeniul informaticii. Ele cuprind diverse industrii și funcții, de la servicii pentru clienți și vânzări la marketing și finanțe. Chiar și rolurile tradițional practice, cum ar fi ingineria și producția, sunt din ce în ce mai mult adaptate pentru colaborarea virtuală prin utilizarea instrumentelor de monitorizare la distanță, a soluțiilor de realitate augmentată și a simulărilor digitale.
Beneficiile unei echipe virtuale de înaltă performanță
Conform raportului "2023 State of Remote Work raport la Buffer, 98% dintre angajați preferă munca la distanță. Ei ar recomanda acest lucru prietenilor și colegilor de muncă. De asemenea, recentul studiu al Robert Half survey arată că 78% dintre angajați ar prefera un regim de lucru flexibil.
Într-adevăr, trecerea la echipe virtuale nu este doar o tendință trecătoare, ci o transformare fundamentală a modului în care abordăm munca. Acest lucru se datorează faptului că beneficiile unei echipe virtuale bine constituite și foarte performante sunt multiple și de mare anvergură. De exemplu:
Productivitatea este mai mare
Da, s-ar putea dezbate faptul că mediul de birou tradițional favorizează colaborarea și creativitatea prin interacțiunile în persoană. Și este adevărat, fără îndoială. Dar angajații dintr-o configurație virtuală pot lucra în mediile care sunt cele mai favorabile productivității lor personale - fie că este vorba de un birou liniștit acasă, o cafenea confortabilă sau orice spațiu lipsit de distracțiile obișnuite de birou.
De fapt, datele susțin acest lucru. De exemplu, un Future Forum raport subliniază faptul că lucrătorii din echipele virtuale raportează o productivitate cu 29% mai mare. De asemenea, aceștia raportează o capacitate de concentrare cu 53% mai mare.
Munca flexibilă este o poartă către un echilibru mai sănătos între viața profesională și cea privată
Revenind la raportul Buffer, 71% dintre respondenții intervievați au afirmat că stabilirea limitelor de lucru este esențială. Și 45% au menționat că este mai ușor să facă acest lucru atunci când lucrează într-o configurație virtuală. Aceștia își pot organiza ziua într-un mod care se potrivește cel mai bine nevoilor lor personale și profesionale. Această autonomie le permite să își gestioneze timpul mai eficient și să se ocupe de angajamentele personale, fie că este vorba de petrecerea timpului cu familia, de practicarea unor hobby-uri sau chiar de o pauză de reîncărcare.
O astfel de flexibilitate este, de fapt, un avantaj strategic pentru întreprinderi, deoarece poate conduce la o forță de muncă mai mulțumită, mai productivă și mai rezistentă. Companiile își dau seama că analiza Robert Half a ecosistemului locurilor de muncă din SUA evidențiază o creștere de 14 % a posturilor de muncă hibride în diferite state între T1 2023 și T1 2024.
Costurile operaționale sunt reduse
Prin trecerea la un model virtual, companiile pot reduce substanțial cheltuielile operaționale. De exemplu, eliminarea necesității unui birou fizic înseamnă că întreprinderile pot economisi la chirie, care este adesea una dintre cele mai mari cheltuieli generale pentru întreprinderi. În plus, există economii la utilități precum electricitatea, apa și serviciile de internet, care nu mai trebuie furnizate la scară largă pentru un întreg birou.
Da, trebuie să configureze sisteme de colaborare online, să dispună de instrumente de gestionare a proiectelor, de colaborare și de monitorizare a angajaților, însă aceste costuri sunt, de obicei, mult mai mici decât costurile de întreținere a unui spațiu fizic de birouri. Și să nu uităm de costurile legate de indemnizațiile de navetă, gustările de birou și facilitățile de la fața locului. Deși companiile ar trebui să reinvestească o parte din aceste economii în avantaje virtuale - cum ar fi alocațiile pentru biroul de acasă, programele de wellness sau activitățile online de team-building - cheltuielile totale sunt, în general, mai mici.
Dezavantajele echipelor virtuale
Gestionarea echipelor virtuale are și reversul medaliei, care îi ține pe lideri divizați.
Enigma productivității
În acest articol discutăm despre echipele de înaltă performanță și, prin urmare, este extrem de important să abordăm scăderea productivității sau percepția liderilor în legătură cu aceasta. Distracțiile de acasă, mediile de lucru inconsecvente și lipsa supravegherii directe pot duce la niveluri inegale de productivitate în rândul membrilor echipei.
A 2022 Microsoft studiu a arătat că 85% dintre lideri consideră că este dificil să creeze încredere în faptul că angajații sunt productivi într-o configurație hibridă. În acest studiu:
- 87% dintre angajați au raportat că sunt productivi
- 12% dintre lideri au încredere deplină că angajații sunt productivi
Așadar, există cu siguranță această neconcordanță evidentă și este o problemă fundamentală și un blocaj în construirea de echipe performante.
Problema clarității
Pentru rolurile care au fost bine definite și profilurile care dispun de sisteme foarte clare, tranziția către un sistem virtual sau mediu de lucru hibrid pot fi relativ ușoare. Cu toate acestea, pentru multe roluri, în special cele care sunt mai fluide sau colaborative prin natura lor, o lipsă de claritate în ceea ce privește așteptările, obiectivele și responsabilitățile poate deveni un obstacol semnificativ în calea succesului.
This clarity is tough to nurture. Once nurtured, it bears fruits for sure. For instance, the above-mentioned Microsoft study stresses that \"clarity is key.\" Employees with such clarity are 3.95x likely to stay and 4.5x likely to be happy with their work.
Așadar, cum pot liderii să construiască echipe virtuale performante?
După cum s-a menționat încă de la început, modul de lucru virtual necesită gândire, atenție, planificare, timp, tehnologie și standarde înalte de conducere.
1. Luare în considerare
Evaluarea nevoilor și dinamicii unice ale unei echipe virtuale este primul pas. Liderii trebuie să ia în considerare diversele medii, stiluri de lucru și circumstanțe personale ale membrilor echipei lor.
De asemenea, ei trebuie să ia în considerare cerințele de afaceri. Acest act de echilibrare necesită ca liderii să fie atât empatici, cât și strategici.
2. Planificare și timp
Într-un mediu virtual, în care ajustările spontane sunt mai puțin fezabile, planificarea meticuloasă devine și mai importantă.
- În primul rând, liderii trebuie să anticipeze potențialele provocări, cum ar fi diferențele de fus orar, întârzierile în comunicare și nivelurile variabile de disponibilitate ale membrilor echipei. Ei trebuie să includă aceste considerente în calendarul proiectului.
- Second, the objectives that birth from these considerations should be \"intellectual, rational, believable.\" The roadmap for achieving these objectives must accordingly be \"quantified, defined, and measured.\"
3. Instrumente și tehnologie
Liderii trebuie să se asigure că echipele lor au acces la instrumente fiabile, ușor de utilizat, care facilitează comunicarea, colaborarea și gestionarea eficientă a proiectelor.
Colaborare în timp real
Tools like Slack, Microsoft Teams, etc., can prove immensely viable for instant company-wide communication, updates, and profound discussions. Slack, for example, allows the creation of groups and channels where discussions can be organised by project or topic. Specific team members can be invited to such groups.
Managementul proiectelor
Instrumente precum Asana, Trello sau Jira sunt indispensabile pentru a ține evidența sarcinilor, a termenelor limită și a progresului general al proiectului. Atlassian, dezvoltatorul Jira, a raportat o Creștere de 3x în locuri plătite în T3 2024. Modelul lor de cloud este incredibil de util pentru companiile aflate complet la distanță. La fel se întâmplă și cu majoritatea soluțiilor specifice de gestionare a proiectelor.
Monitorizarea productivității
Monitorizarea activității angajaților într-un mediu virtual poate fi o provocare, dar este esențială pentru menținerea productivității și pentru a vă asigura că membrii echipei rămân pe linia de plutire și nu lenevesc.
Un instrument precum CleverControl poate asigura o monitorizare cuprinzătoare și de succes a productivității, acționând ca un asistent virtual puternic. De exemplu, acesta poate facilita:
- Recunoașterea feței pentru o mai mare responsabilitate, reducerea furtului de muncă și de timp
- Raportare și analiză cuprinzătoare, care pot reda tendințele productivității în timp și pot îmbunătăți analizele de performanță, optimizarea fluxului de lucru și identificarea blocajelor
Încheiere
Building high-performing virtual teams is both an art and a science. Leaders must consider the objective and quantifiable business nuances. But at the same time, they must comprehend the emotional and empathetic facets of managing and supercharging dispersed teams.
For a start, they can focus on getting control over data. Implementing tools and technology that provide real-time access to accurate, actionable insights should be a top priority.
