Strategia de succes pentru crearea de echipe virtuale performante

Discuția despre crearea de echipe performante este în continuă evoluție, dar și mereu prezentă. Dacă veți întâlni vreodată scrieri de la începutul anilor 2000 sau chiar de la sfârșitul anilor '90, veți observa că urmărirea sinergiei și a excelenței colective este aproape întotdeauna în centrul discursului privind succesul organizațional. Și are mult sens, chiar dacă ecosistemul în care vă aflați în prezent este extrem de diferit.

De exemplu, un clasic McKinsey Quarterly din 1992 se concentrează pe modul în care viziunea este parte integrantă a ideii de înaltă performanță și pe faptul că aceasta trebuie să fie rațională plus emoțională - trebuie să "emoționeze, să implice și să sperie". Această idee încă își păstrează meritul și va continua să o facă în toate domeniile.

Sau dacă treceți prin Gallup's opinion piece din 2009, veți găsi rezolvarea conflictelor, prioritizarea sarcinilor, angajamentul, diversitatea și multe altele ca ingrediente esențiale ale muncii în echipă eficiente. Cu siguranță, aceste principii de team building și de management pentru obținerea unei performanțe ridicate sunt atemporale. Ele abordează atât dinamica interpersonală, cât și aspectele practice ale lucrului în echipă.

Dar, în timp ce esența și fundamentul echipelor de înaltă performanță rămân foarte relevante, faptul că majoritatea echipelor sunt nevoite să funcționeze virtual sau în configurații hibride introduce variabile și provocări care sunt, în adevăratul sens al cuvântului, fără precedent. Pregătite în ultimii câțiva ani, dar totuși - fără precedent.

Este un nou mod de lucru care necesită gândire, atenție, planificare, timp, tehnologie și standarde înalte de conducere.

Voi împrumuta definiția de la un, articol academic din 2010, deoarece este excelent, dar cu câteva modificări.

Echipa virtuală se caracterizează prin "grupuri mici și temporare de lucrători din domeniul cunoașterii, dispersați din punct de vedere geografic, organizațional și/sau temporal, care își coordonează [și își îndeplinesc] activitatea predominant cu ajutorul tehnologiilor electronice de informare și comunicare".

Cu excepția faptului că echipele virtuale nu mai sunt "temporare" sau "mici". Pandemia COVID-19 a accelerat drastic adoptarea muncii la distanță și hibride. În prezent, aceste echipe pot cuprinde departamente întregi sau chiar organizații, cu membri care acoperă zone orare și culturi diferite.

Odată cu intervențiile tehnologice și cu creșterea platformelor de colaborare bazate pe cloud, în special, trecerea la lucrul virtual este o alternativă evidentă. Companiile pot utiliza software de gestionare a proiectelor, soluții de supraveghere a angajaților, aplicații de mesagerie instantanee, depozite comune de documente și chiar medii de realitate virtuală pentru a încuraja colaborarea.

Astfel, în 2024, echipele virtuale nu se mai limitează, de exemplu, la profesioniștii din domeniul informaticii. Ele cuprind diverse industrii și funcții, de la servicii pentru clienți și vânzări la marketing și finanțe. Chiar și rolurile tradițional practice, cum ar fi ingineria și producția, sunt din ce în ce mai mult adaptate pentru colaborarea virtuală prin utilizarea instrumentelor de monitorizare la distanță, a soluțiilor de realitate augmentată și a simulărilor digitale.

Conform raportului "2023 State of Remote Work raport la Buffer, 98% dintre angajați preferă munca la distanță. Ei ar recomanda acest lucru prietenilor și colegilor de muncă. De asemenea, recentul studiu al Robert Half survey arată că 78% dintre angajați ar prefera un regim de lucru flexibil.

Într-adevăr, trecerea la echipe virtuale nu este doar o tendință trecătoare, ci o transformare fundamentală a modului în care abordăm munca. Acest lucru se datorează faptului că beneficiile unei echipe virtuale bine constituite și foarte performante sunt multiple și de mare anvergură. De exemplu:

Da, s-ar putea dezbate faptul că mediul de birou tradițional favorizează colaborarea și creativitatea prin interacțiunile în persoană. Și este adevărat, fără îndoială. Dar angajații dintr-o configurație virtuală pot lucra în mediile care sunt cele mai favorabile productivității lor personale - fie că este vorba de un birou liniștit acasă, o cafenea confortabilă sau orice spațiu lipsit de distracțiile obișnuite de birou.

De fapt, datele susțin acest lucru. De exemplu, un Future Forum raport subliniază faptul că lucrătorii din echipele virtuale raportează o productivitate cu 29% mai mare. De asemenea, aceștia raportează o capacitate de concentrare cu 53% mai mare.

Revenind la raportul Buffer, 71% dintre respondenții intervievați au afirmat că stabilirea limitelor de lucru este esențială. Și 45% au menționat că este mai ușor să facă acest lucru atunci când lucrează într-o configurație virtuală. Aceștia își pot organiza ziua într-un mod care se potrivește cel mai bine nevoilor lor personale și profesionale. Această autonomie le permite să își gestioneze timpul mai eficient și să se ocupe de angajamentele personale, fie că este vorba de petrecerea timpului cu familia, de practicarea unor hobby-uri sau chiar de o pauză de reîncărcare.

O astfel de flexibilitate este, de fapt, un avantaj strategic pentru întreprinderi, deoarece poate conduce la o forță de muncă mai mulțumită, mai productivă și mai rezistentă. Companiile își dau seama că analiza Robert Half a ecosistemului locurilor de muncă din SUA evidențiază o creștere de 14 % a posturilor de muncă hibride în diferite state între T1 2023 și T1 2024.

Prin trecerea la un model virtual, companiile pot reduce substanțial cheltuielile operaționale. De exemplu, eliminarea necesității unui birou fizic înseamnă că întreprinderile pot economisi la chirie, care este adesea una dintre cele mai mari cheltuieli generale pentru întreprinderi. În plus, există economii la utilități precum electricitatea, apa și serviciile de internet, care nu mai trebuie furnizate la scară largă pentru un întreg birou.

Da, trebuie să configureze sisteme de colaborare online, să dispună de instrumente de gestionare a proiectelor, de colaborare și de monitorizare a angajaților, însă aceste costuri sunt, de obicei, mult mai mici decât costurile de întreținere a unui spațiu fizic de birouri. Și să nu uităm de costurile legate de indemnizațiile de navetă, gustările de birou și facilitățile de la fața locului. Deși companiile ar trebui să reinvestească o parte din aceste economii în avantaje virtuale - cum ar fi alocațiile pentru biroul de acasă, programele de wellness sau activitățile online de team-building - cheltuielile totale sunt, în general, mai mici.

Gestionarea echipelor virtuale are și reversul medaliei, care îi ține pe lideri divizați.

În acest articol discutăm despre echipele de înaltă performanță și, prin urmare, este extrem de important să abordăm scăderea productivității sau percepția liderilor în legătură cu aceasta. Distracțiile de acasă, mediile de lucru inconsecvente și lipsa supravegherii directe pot duce la niveluri inegale de productivitate în rândul membrilor echipei.

A 2022 Microsoft studiu a arătat că 85% dintre lideri consideră că este dificil să creeze încredere în faptul că angajații sunt productivi într-o configurație hibridă. În acest studiu:

• 87% dintre angajați au raportat că sunt productivi
• 12% dintre lideri au încredere deplină că angajații sunt productivi

Așadar, există cu siguranță această neconcordanță evidentă și este o problemă fundamentală și un blocaj în construirea de echipe performante.

Pentru rolurile care au fost bine definite și profilurile care dispun de sisteme foarte clare, tranziția către un sistem virtual sau mediu de lucru hibrid pot fi relativ ușoare. Cu toate acestea, pentru multe roluri, în special cele care sunt mai fluide sau colaborative prin natura lor, o lipsă de claritate în ceea ce privește așteptările, obiectivele și responsabilitățile poate deveni un obstacol semnificativ în calea succesului.

Această claritate este greu de cultivat. Odată cultivată, ea dă roade cu siguranță. De exemplu, studiul Microsoft menționat mai sus subliniază că "claritatea este esențială". Angajații cu o astfel de claritate au de 3,95 ori mai multe șanse să rămână și de 4,5 ori mai multe șanse să fie mulțumiți de munca lor.

După cum s-a menționat încă de la început, modul de lucru virtual necesită gândire, atenție, planificare, timp, tehnologie și standarde înalte de conducere.

Evaluarea nevoilor și dinamicii unice ale unei echipe virtuale este primul pas. Liderii trebuie să ia în considerare diversele medii, stiluri de lucru și circumstanțe personale ale membrilor echipei lor.

De asemenea, ei trebuie să ia în considerare cerințele de afaceri. Acest act de echilibrare necesită ca liderii să fie atât empatici, cât și strategici.

Într-un mediu virtual, în care ajustările spontane sunt mai puțin fezabile, planificarea meticuloasă devine și mai importantă.

• În primul rând, liderii trebuie să anticipeze potențialele provocări, cum ar fi diferențele de fus orar, întârzierile în comunicare și nivelurile variabile de disponibilitate ale membrilor echipei. Ei trebuie să includă aceste considerente în calendarul proiectului.
• În al doilea rând, obiectivele care decurg din aceste considerații trebuie să fie "intelectuale, raționale și credibile". În consecință, foaia de parcurs pentru atingerea acestor obiective trebuie să fie "cuantificată, definită și măsurată".

Liderii trebuie să se asigure că echipele lor au acces la instrumente fiabile, ușor de utilizat, care facilitează comunicarea, colaborarea și gestionarea eficientă a proiectelor.

Colaborare în timp real

Instrumente precum Slack, Microsoft Teams etc. se pot dovedi extrem de viabile pentru comunicarea instantanee, actualizările și discuțiile profunde la nivelul întregii companii. Slack, de exemplu, permite crearea de grupuri și canale în care discuțiile pot fi organizate în funcție de proiect sau subiect. Membrii specifici ai echipei pot fi invitați în astfel de grupuri.

Managementul proiectelor

Instrumente precum Asana, Trello sau Jira sunt indispensabile pentru a ține evidența sarcinilor, a termenelor limită și a progresului general al proiectului. Atlassian, dezvoltatorul Jira, a raportat o Creștere de 3x în locuri plătite în T3 2024. Modelul lor de cloud este incredibil de util pentru companiile aflate complet la distanță. La fel se întâmplă și cu majoritatea soluțiilor specifice de gestionare a proiectelor.

Monitorizarea productivității

Monitorizarea activității angajaților într-un mediu virtual poate fi o provocare, dar este esențială pentru menținerea productivității și pentru a vă asigura că membrii echipei rămân pe linia de plutire și nu lenevesc.

Un instrument precum CleverControl poate asigura o monitorizare cuprinzătoare și de succes a productivității, acționând ca un asistent virtual puternic. De exemplu, acesta poate facilita:

• Urmărirea activității în timp real, care este posibilă prin funcții precum înregistrarea ecranului, monitorizarea webcam-ului și multe altele
• Recunoașterea feței pentru o mai mare responsabilitate, reducerea furtului de muncă și de timp
• Raportare și analiză cuprinzătoare, care pot reda tendințele productivității în timp și pot îmbunătăți analizele de performanță, optimizarea fluxului de lucru și identificarea blocajelor

Construirea unor echipe virtuale performante este atât o artă, cât și o știință. Liderii trebuie să ia în considerare nuanțele de afaceri obiective și cuantificabile. Dar, în același timp, ei trebuie să înțeleagă aspectele emoționale și empatice ale gestionării și supraîncărcării echipelor dispersate.

Pentru început, acestea se pot concentra pe obținerea controlului asupra datelor. Implementarea instrumentelor și a tehnologiei care oferă acces în timp real la informații precise și utile ar trebui să fie o prioritate absolută.