Monitorizarea performanței angajaților: 6 metode eficiente

Performanța angajaților este fundamentul oricărei afaceri care dorește să rămână competitivă. Angajații cu performanțe ridicate sporesc profiturile și satisfacția clienților, creând o imagine pozitivă a companiei.

Monitorizarea performanței angajaților este esențială pentru înțelegerea contribuțiilor individuale, identificarea domeniilor de îmbunătățire și recompensarea celor mai performanți. Măsurile oportune de sprijinire a productivității sunt esențiale pentru a ajuta fiecare angajat și compania să își dezvăluie adevăratul potențial. Cu toate acestea, performanța este un termen larg; semnificația sa poate varia în funcție de organizație, domeniu și poziție. Ce anume ar trebui să evalueze un manager și care este cel mai bun mod de a o face? Vom răspunde la aceste întrebări în acest articol.

În accepțiunea tradițională, performanța angajaților reprezintă calitatea, eficiența și cantitatea de muncă produsă.

Pentru a evalua calitatea muncii, trebuie să verificați dacă munca angajatului corespunde așteptărilor și standardelor industriei/companiei. Vedeți dacă angajatul și-a îndeplinit obiectivele și a făcut tot posibilul în timp ce lucra la sarcină. În funcție de domeniu și de post, metricile calitative pot fi:

• Satisfacția clienților: cât de mulțumiți sunt clienții de munca angajatului; cât de bine și rapid răspunde angajatul solicitărilor lor; dacă angajatul respectă codul de conduită etc.

• Lucrul în echipă și colaborarea: cât de bine lucrează angajatul cu ceilalți, contribuie la obiectivele echipei și sprijină colegii.

• Inițiativă: dacă angajatul este capabil să își asume sarcini noi, să propună idei noi și să rezolve problemele în mod independent.

• Adaptabilitate: cât de flexibil este angajatul în gestionarea situațiilor schimbătoare și a noilor provocări.

• Comunicare: cât de eficient poate comunica angajatul cu colegii, clienții și conducerea.

Cantitatea se referă la producția angajatului - numărul de articole produse. Se poate părea că cantitatea poate fi măsurată numai în producție, dar, de fapt, se poate referi la orice element, inclusiv nematerial: vânzări generate, proiecte finalizate, apeluri efectuate etc.

Eficiența măsoară rapiditatea și eficiența cu care sunt îndeplinite sarcinile, cum ar fi timpul pe unitate produsă sau timpul de răspuns al serviciilor pentru clienți. Aceasta se referă la respectarea termenelor limită, finalizarea sarcinilor la timp fără a sacrifica calitatea și utilizarea celor mai eficiente metode pentru atingerea obiectivelor de lucru. Eficiența poate fi măsurată în:

• Articole produse/ sarcini îndeplinite pe oră/zi/lună;

• Timpul de inactivitate al utilajului - timpul în care echipamentul nu este operațional din cauza întreținerii, a defecțiunilor sau a altor probleme;

• Consum de materiale și deșeuri - cantitatea de materiale sau consumabile care sunt utilizate sau aruncate;

• Durata ciclului - timpul necesar pentru finalizarea unui proces de la început până la sfârșit;

• Defecte per unitate - numărul de erori sau defecte găsite într-o unitate de producție.

Multe organizații moderne acordă prioritate bunăstării și implicării angajaților, alături de măsurătorile tradiționale. Această abordare este rezonabilă. Angajații neangajați lipsesc mai des de la serviciu, sunt neproductivi și își afectează negativ colegii și clienții. Acest lucru costă companiile aproximativ 34% din salariul anual al unui astfel de angajat sau 450-550 de miliarde de dolari anual numai în SUA. Dimpotrivă, echipele foarte angajate înregistrează o rentabilitate cu 23% mai mare.

Atunci când măsoară angajamentul, managerii se pot uita la:

• Satisfacția generală la locul de muncă;

• Satisfacția angajaților cu privire la echilibrul dintre viața profesională și cea privată;

• Percepția angajaților cu privire la oportunitățile de creștere și carieră în cadrul companiei;

• Satisfacția față de cultura companiei;

• Cifra de afaceri voluntară/involuntară;

• Absenteism.

Pe lângă cantitate, calitate, eficiență și implicare, poate fi util să analizăm și parametrii comportamentali care pot afecta performanța:

• Etica muncii: dedicarea, angajamentul și profesionalismul angajatului.

• Prezență și punctualitate: the employee's reliability and adherence to work schedules.

• Conformitate: respectarea de către angajat a politicilor, procedurilor și reglementărilor companiei.

Evaluarea performanțelor este un proces sistematic de evaluare a performanțelor angajaților în raport cu obiectivele și așteptările prestabilite. Este o metodă excelentă pentru discutarea realizărilor, dezvăluirea domeniilor de îmbunătățire și stabilirea de noi obiective.

Evaluările de performanță necesită pregătiri ample. Începeți prin a stabili așteptări clare: descrieți responsabilitățile și așteptările privind performanța și stabiliți obiective clare și măsurabile. Monitorizați performanța angajaților pe o anumită perioadă și adunați măsurători cantitative și calitative. Feedback-ul din partea managerilor, colegilor și clienților va fi o contribuție valoroasă la imaginea generală a performanței.

În timpul evaluării, încercați să creați un mediu confortabil și deschis pentru discuții. Oferiți atât întăriri pozitive, cât și feedback constructiv cu privire la domeniile care necesită îmbunătățiri. Fiți specific - oferiți exemple care să vă susțină feedback-ul. Încurajați angajatul să își împărtășească perspectiva și preocupările. La sfârșitul evaluării, creați un plan de abordare a problemelor de performanță și a domeniilor de îmbunătățire.

Analizele de performanță sunt eficiente dacă sunt efectuate în mod regulat. Cu toate acestea, 69% din companii le organizează doar o dată sau de două ori pe an, ceea ce nu este suficient.

80% of employees ar prefera să primească feedback regulat în locul evaluărilor anuale. Verificările individuale sunt o modalitate excelentă de a umple golul dintre evaluările de performanță și de a rămâne la curent cu fluxul de lucru. În timp ce evaluările de performanță se concentrează în principal pe performanțele anterioare și acoperă perioade mai lungi, verificările servesc la menținerea unei comunicări regulate și la asigurarea că totul este pe drumul cel bun. De obicei, acestea au loc mai frecvent, adesea săptămânal sau bisăptămânal, și sunt mai informale. Check-in-urile se concentrează pe proiecte specifice, abordând sarcinile zilnice și oferind sprijin în timp util.

Software-ul de monitorizare a angajaților este un instrument valoros pentru monitorizarea performanței. Acesta colectează date detaliate privind utilizarea computerului de către angajat, permițând să se vadă unde se duce timpul de lucru și cum sunt utilizate resursele companiei, pentru a asigura respectarea politicilor companiei și pentru a consolida securitatea.

Software-ul de monitorizare a angajaților colectează și analizează datele de activitate și le prezintă sub formă de grafice cu tendințele de productivitate, prezența și utilizarea software-ului și a internetului. Instrumentele avansate oferă funcții suplimentare, cum ar fi transmisia live a ecranelor angajaților, permițându-vă să vedeți la ce lucrează aceștia. CleverControl, cel mai important software pentru monitorizarea performanței angajaților, a introdus recent AI Scoring. Algoritmul bazat pe AI analizează activitatea angajatului, o compară cu standardele din industrie, calculează un scor de productivitate individuală și oferă recomandări.

Software-ul de monitorizare a angajaților le economisește managerilor mult timp și efort. În loc să revizuiască manual rapoartele de performanță și de prezență, aceștia pot obține statistici printr-un simplu clic de mouse. Datorită funcționalității lor cuprinzătoare și a analizei aprofundate, astfel de programe pot fi utilizate ca modalitate de monitorizare a performanței angajaților, singure sau în combinație cu alte metode. De exemplu, informațiile colectate pot fi utilizate pentru evaluările anuale ale performanțelor. Programele de monitorizare a angajaților pot fi utilizate pentru a colecta parametri calitativi și de eficiență și pentru a evalua implicarea angajaților.

Implementarea unui software de monitorizare a angajaților necesită transparență și respect pentru viața privată. Utilizați-l pentru a măsura productivitatea și pentru a identifica domeniile care necesită îmbunătățiri. Colectați numai datele care sunt strict necesare și asigurați conformitatea cu legile și reglementările aplicabile. Este recomandat ca angajații să fie notificați cu privire la monitorizare și să li se explice scopurile monitorizării pentru a evita crearea de presiuni inutile și probleme de încredere.

Software-ul de gestionare a sarcinilor este un alt instrument valoros pentru urmărirea performanței. În timp ce programele de monitorizare a angajaților urmăresc activitatea generală a angajaților, timpul inactiv/activ și distragerile, managerii de sarcini se concentrează pe proiecte și sarcini specifice. Aceste sisteme pot monitoriza progresul sarcinilor angajaților, permițându-vă să identificați din timp eventualele probleme și să oferiți sprijin în timp util. Veți vedea cât timp îi ia unui angajat să termine sarcina, veți urmări progresul angajaților și îi veți responsabiliza pentru respectarea termenelor limită. Puteți urmări volumul de muncă al fiecărui angajat, îl puteți redistribui în mod egal în cadrul echipei și puteți evidenția angajații cu cele mai bune performanțe și angajații cu probleme.

Software-ul de gestionare a sarcinilor funcționează bine pentru colectarea parametrilor de performanță cantitativi, calitativi și de eficiență. Pentru a profita la maximum de aceste instrumente, stabiliți obiective clare și realizabile pentru fiecare angajat, urmăriți progresul și oferiți feedback în timp util.

Evaluările colegiale constau în obținerea de feedback privind performanța unui angajat de la colegii săi. Astfel de evaluări completează feedback-ul de la manageri și subordonați și oferă o perspectivă diferită și valoroasă. În plus, angajații se pot simți mai implicați și mai valorizați atunci când colegii lor sunt implicați în evaluarea performanței lor.

Pentru a încuraja feedback-ul sincer, asigurați-vă că evaluările sunt anonime și se concentrează pe competențe și comportamente specifice relevante pentru rolul angajatului.

Implicarea angajaților în evaluarea performanței lor este o metodă valoroasă de monitorizare. Aceasta promovează responsabilitatea, îmbunătățește implicarea și arată o perspectivă unică. Angajații au șansa de a-și exprima gândurile cu privire la performanțele lor, sarcini, colegi, preocupări potențiale și sugestii.

Auto-monitorizarea poate ajuta angajații să își înțeleagă mai bine punctele forte și punctele slabe. Aceasta poate chiar stimula productivitatea: este mai probabil ca lucrătorii să își atingă obiectivele atunci când își urmăresc în mod activ progresul și se adaptează în funcție de necesități.

Adaptarea strategiei de monitorizare a performanței angajaților la nevoile specifice ale companiei dumneavoastră este esențială pentru obținerea unor rezultate optime. Sunt disponibile diverse metode, însă cea mai eficientă abordare implică adesea o combinație de tehnici.

Prin valorificarea puterii evaluărilor periodice ale performanțelor, a verificărilor individuale, a software-ului de monitorizare a angajaților, a instrumentelor de gestionare a sarcinilor, a evaluărilor inter pares și a automonitorizării, puteți crea un sistem cuprinzător care să sprijine dezvoltarea angajaților, să promoveze un mediu de lucru pozitiv și să conducă la succesul general al afacerii.