Pré-embarque: A chave para uma integração eficaz dos colaboradores

A experiência e os conhecimentos de um candidato são considerados os factores mais importantes para a contratação de novos funcionários. Embora as organizações prestem atenção a este aspeto, muitas vezes ignoram a importância do envolvimento dos trabalhadores, o que faz com que estes abandonem as suas empresas nos primeiros meses.

Se a equipa de contratação fizer um grande esforço para encontrar o melhor candidato, mas esse candidato acabar por sair devido à falta de empenho, isso resulta num desperdício de recursos e de esforços mesmo antes de o empregado começar a trabalhar. É aqui que o preboarding melhora as coisas para ambas as partes. Neste artigo, vamos discutir por que razão é necessário e como beneficia a sua organização.

Depois de concluído o processo de entrevista e de a empresa apresentar uma oferta de emprego a um candidato, o período que decorre entre o primeiro dia de trabalho e a aceitação da oferta de emprego é conhecido como período de pré-embarque. É uma parte importante do processo de contratação, uma vez que se centra no aumento do empenhamento dos trabalhadores.

O pré-embarque consiste em dar as boas-vindas aos novos funcionários e familiarizá-los com as suas funções, deveres e com a empresa. Normalmente inclui, mas não se limita a, partilhar informações sobre o trabalho, a equipa e a empresa. Um elemento vital do processo de pré-embarque é o facto de os empregados fazerem perguntas para saberem mais sobre a empresa e o seu futuro cargo.

Em suma, o preboarding deixa uma impressão inicial positiva nos novos empregados, dando-lhes as boas-vindas e preparando-os para a nova função.

O pré-embarque e o embarque são bastante semelhantes e, na maioria das vezes, as pessoas podem confundir os dois termos. Estes dois termos são frequentemente utilizados como sinónimos. Por isso, apresentamos de seguida as principais diferenças entre estas estratégias:

Visão geral

• O pré-embarque é o período que decorre entre o dia em que um candidato aceita a sua oferta de emprego e o momento em que começa a trabalhar.

• A integração começa no primeiro dia de trabalho de um empregado.

Calendário

• A altura ideal para a pré-integração é antes do primeiro dia de trabalho do trabalhador.

• Entretanto, o onboarding começa após o primeiro dia de trabalho do novo contratado.

Objectivos

• O objetivo e o foco principal do preboarding é dar as boas-vindas ao empregado antes de ele começar o seu primeiro dia.

• A integração centra-se na integração do novo funcionário na sistemática da empresa para a sua nova função.

Actividades

• Coisas como uma reunião casual, um almoço ou convidá-los para uma visita casual para explorar o escritório fazem parte das actividades de pré-embarque.

• Por outro lado, a atribuição de um colega, a entrega da sua configuração e a disponibilização de todos os outros materiais de formação aos funcionários fazem parte das actividades de integração.

Objetivo

• O objetivo do pré-embarque é preparar os novos funcionários para o seu trabalho e deixá-los entusiasmados com o mesmo.

• A integração, por outro lado, ajuda a integrar os novos funcionários no ambiente da empresa após a sua entrada.

O pré-embarque é uma parte essencial do processo de contratação de funcionários e é importante tanto para o funcionário como para a organização. Aqui estão os 7 principais benefícios do preboarding que ajudarão tanto o funcionário quanto a organização.

• Criar uma primeira impressão positiva

  A primeira impressão sobre a sua empresa é muito importante e pode definir significativamente a produtividade de um novo funcionário. Quando se faz bem o preboard, deixa-se uma primeira impressão positiva no empregado, motivando-o para a sua função. Esta primeira impressão positiva da empresa também resultará numa maior satisfação do empregado.

• Reduzir a ansiedade e promover o empenhamento

  Quase todos os candidatos se sentem nervosos com o seu primeiro dia no novo emprego. Cada um tem razões diferentes para se sentir ansioso, mas a solução para todos é um preboarding eficaz. Isto deve-se ao facto de o pré-embarque trazer positividade da empresa para os candidatos, mesmo antes de entrarem para a empresa.

  Assim, no dia em que entram, já têm uma imagem positiva da empresa, o que faz desaparecer mais de metade da sua ansiedade. Além disso, promove o envolvimento entre os diferentes colaboradores.

• Criar uma ligação com a organização

  Os novos funcionários demoram algum tempo a criar uma ligação com a sua nova organização devido à falta de exposição. O pré-embarque pode reduzir significativamente este tempo. Graças a ele, os empregados aprendem muito sobre o ambiente da sua nova empresa antes do seu primeiro dia de trabalho. Além disso, quando começam a trabalhar, essa ligação torna-se ainda mais forte, o que os ajuda a ter um bom desempenho.

• Aumentar a produtividade e melhorar as taxas de retenção

  O pré-embarque ajuda a melhorar as taxas de retenção dos empregados. Muitos trabalhadores tendem a abandonar os seus empregos nos primeiros meses ou dias devido à falta de envolvimento, o que acaba por afetar a sua produtividade.

  Com o pré-embarque, uma empresa pode melhorar o seu envolvimento, mantendo os empregados produtivos. Quando os empregados são produtivos, a sua satisfação aumenta, resultando em taxas de retenção de empregados mais elevadas.

• Redução dos custos de integração

  O pré-embarque simplifica o processo de integração, tornando-o mais eficaz. Isto resulta numa poupança significativa de tempo, dinheiro e outros recursos que podem ser utilizados noutras áreas da empresa. Por conseguinte, o pré-embarque é uma medida de poupança de custos que produz inúmeros benefícios.

• Redução dos custos de rotação dos trabalhadores

  Com o preboarding, pode reduzir os custos de rotação de pessoal associados à contratação de novos colaboradores. O pré-embarque proporciona uma oportunidade para confirmar a decisão do novo contratado de se juntar à sua empresa. Permite que quaisquer incertezas ou potenciais problemas sejam resolvidos desde o início, reduzindo o risco de os novos contratados saírem pouco tempo depois da integração, o que pode ser dispendioso em termos de recrutamento, formação e perda de produtividade. Manter o processo de integração envolvente com a ajuda do preboarding ajuda a que os novos empregados da sua empresa permaneçam mais tempo.

• Redução do tempo de produtividade

  O pré-embarque pode ajudar as novas contratações a adaptarem-se mais rapidamente, fornecendo-lhes acesso a recursos empresariais, incluindo a intranet, o manual do funcionário e informações sobre benefícios. Poderão achar mais simples e mais conveniente juntar-se à sua equipa e participar imediatamente.

Embora seja um procedimento subjetivo e cada empresa possa escolher as suas práticas de pré-embarque de acordo com o seu ambiente, algumas coisas causam uma excelente primeira impressão nos novos contratados. O pré-embarque consiste em fazer com que o novo empregado sinta que este será um ótimo começo para ele.

Assim, eis algumas das melhores práticas de pré-embarque que pode adotar.

• Forneça cópias digitais dos principais documentos para que o novo contratado possa estudá-los com antecedência.

  O seu principal objetivo é assegurar que o novo empregado se familiariza com as estratégias e a cultura da empresa. Para tal, pode fornecer-lhe cópias digitais de documentos importantes

  para analisar antes do seu primeiro dia de trabalho. Isto ajudá-los-á a familiarizarem-se com os aspectos técnicos e não técnicos da empresa.

• Apresentação da equipa

  A apresentação à equipa faz normalmente parte do processo de integração oferecido no primeiro dia de trabalho. No entanto, pode começar um pouco antes e torná-la parte do processo de pré-embarque. Esta prática ajuda o empregado a conhecer as pessoas com quem vai trabalhar. Além disso, promove a comunicação e melhora o envolvimento.

  Os novos funcionários podem familiarizar-se com as suas equipas fazendo algumas perguntas que os ajudarão a trabalhar rapidamente com elas.

• Cursos introdutórios em linha

  Se houver alguma coisa específica sobre a sua empresa ou o cargo que um novo funcionário tenha de aprender antes do primeiro dia de trabalho, essa informação deve ser partilhada como parte do processo de pré-embarque. Uma boa forma de partilhar esta informação é através de um curso em linha. Normalmente, estes cursos introdutórios em linha incluem apenas noções básicas, mas serão suficientes para familiarizar o novo empregado com as suas tarefas ou quaisquer particularidades antes de começar.

• Convidá-los para eventos divertidos da empresa antes de entrarem para a empresa

  Uma das melhores formas de quebrar as barreiras de comunicação entre antigos e novos funcionários é convidá-los para eventos divertidos na empresa. Pode ser uma reunião informal, um almoço de empresa ou mesmo um dia de actividades no escritório. Este tipo de evento será um vislumbre da cultura da empresa para os novos contratados, e eles aprenderão muito sobre o escritório e as pessoas com quem vão trabalhar.

• Entrar em contacto antes de começar

  Uma boa forma de mostrar envolvimento com os novos contratados é entrar em contacto com eles antes de começarem a trabalhar. Pode ser algo tão simples como adicioná-los à rede de correio eletrónico de toda a empresa e dar-lhes acesso. Permitir-lhes fazer perguntas ajudará ambas as partes, uma vez que o novo empregado obterá respostas a algumas questões cruciais antes de entrar para a empresa. Além disso, tornará o seu primeiro dia de trabalho menos stressante.

• Anúncio de novos membros da equipa

  O anúncio das novas contratações será uma forma de os valorizar pelo facto de terem sido seleccionados. Pode fazê-lo através de um e-mail para toda a empresa ou de uma publicação no LinkedIn que despertará o entusiasmo do empregado.

• Deixá-los começar com um pacote de boas-vindas

  Por último, o novo empregado pode começar com um pacote de boas-vindas. O pacote pode conter alguns presentes e equipamentos necessários para o trabalho. Dar este pacote antes do primeiro dia permite que o novo empregado o explore e se familiarize com o que vai utilizar. Além disso, as prendas doces aumentam a satisfação dos empregados.

No passado, as empresas baseavam-se principalmente no onboarding para integrar novos funcionários, no entanto, essa prática pode não ser suficiente no mercado competitivo atual. O pré-embarque surgiu como um elemento crucial do processo de recrutamento e de integração, uma vez que pode trazer benefícios significativos tanto a curto como a longo prazo.

O pré-embarque não só apresenta ao colaborador a sua função, como também lhe transmite a confiança de que escolheu a empresa certa. Esta prática ajuda a promover uma ligação imediata entre o novo contratado e a organização, tornando a transição mais suave e mais gratificante.

Por conseguinte, se estiver a preparar-se para expandir a sua equipa, é altamente recomendável desenvolver antecipadamente uma estratégia abrangente de pré-embarque. Esta ação estratégica garantirá que os seus novos contratados recebam uma introdução à sua empresa sem problemas e atraente, lançando as bases para uma integração bem sucedida e um mandato gratificante.