Monitorização de Computadores de Funcionários: 3 Ferramentas Gratuitas para Pequenas Empresas

Cada vez mais empresas em Portugal combinam trabalho remoto e presencial dentro da mesma equipa, o que torna mais difícil perceber como o tempo de trabalho está a ser efetivamente utilizado. Nestes casos, o software de monitorização de funcionários pode ajudar a identificar problemas de produtividade mais cedo e a sinalizar riscos de segurança, como acessos não autorizados ou fugas de dados. As soluções mais avançadas, no entanto, tendem a ser caras e complexas de implementar, e os planos gratuitos costumam oferecer apenas as funcionalidades básicas.

Este artigo apresenta três ferramentas gratuitas ou económicas para monitorizar a atividade dos funcionários no computador, adequadas para pequenas empresas.

CleverControl

O CleverControl analisa depois os dados recolhidos e apresenta estatísticas de produtividade: tempo de trabalho, dinâmica de utilização de aplicações, internet e redes sociais, sites e aplicações mais utilizados, entre outros.

Pode receber relatórios de dados no seu painel online, que pode transferir para consulta offline. Além disso, pode agendar relatórios diários, semanais ou mensais por e-mail.

O CleverControl é ideal para pequenas empresas, uma vez que esta única solução combina monitorização abrangente de funcionários, registo de tempo e funcionalidades básicas de proteção de dados. Assim, as empresas obtêm uma solução de monitorização tudo-em-um, reduzem os custos com software e podem direcionar recursos preciosos para o crescimento e desenvolvimento.

A solução oferece um período de teste, preços acessíveis a partir de 6,20 dólares por computador/mês, e descontos.

Vantagens

• Registo de tempo offline
• Compatível com Windows, macOS
• Múltiplas subcontas de administrador com diferentes níveis de permissões

Desvantagens

• Sem integrações com software de gestão de projetos e orçamentação

ActivTrak

O ActivTrak dispõe de configurações flexíveis, que permitem categorizar manualmente as atividades como produtivas/improdutivas, além de definir metas de produtividade e horários para evitar a monitorização fora do horário de trabalho.

O ActivTrak é gratuito para até três utilizadores; no entanto, as suas funcionalidades limitam-se à monitorização de tempo, aplicações e atividade em sites. Se quiser acompanhar a produtividade dos funcionários e obter informações completas, pode escolher entre vários planos a partir de 10 dólares por utilizador/mês.

Vantagens

• Análise de produtividade aprofundada baseada em IA
• Integrações com aplicações de negócio e calendário de terceiros
• Proporciona um ROI mensurável em poucas semanas
• Foco na privacidade dos funcionários e na segurança dos dados recolhidos

Desvantagens

• A interface e as estatísticas são complicadas e confusas para muitos utilizadores
• Não fornece relatórios detalhados das ações dos utilizadores, deixando margem para que os funcionários simulem atividade

WorkTime

O WorkTime é um software de monitorização de computadores de funcionários com funcionalidades de registo de tempo e produtividade. Permite registar as horas de entrada e saída, monitorizar a assiduidade com uma divisão entre trabalho remoto e presencial, acompanhar o tempo ativo/inativo e as horas extraordinárias, e até dispõe de uma tabela classificativa de assiduidade! Estas funcionalidades ajudam a identificar funcionários que chegam tarde ou saem mais cedo com frequência, a detetar e evitar fraudes relacionadas com horas extraordinárias, e a manter a disciplina no escritório.

O WorkTime dispõe de funcionalidades básicas para monitorizar a produtividade dos funcionários. Regista todas as aplicações utilizadas e os sites visitados, categorizando-os como produtivos ou improdutivos, e disponibiliza um relatório de produtividade atualizado em tempo real. Outros relatórios listam as redes sociais e URLs mais utilizados, bem como os funcionários que passam mais tempo online, com a respetiva duração de utilização. Os relatórios de utilização da internet podem apresentar estatísticas por funcionário, por departamento ou para toda a empresa.

A monitorização do tempo despendido em reuniões online é uma funcionalidade interessante, que dá uma visão sobre quanto tempo de trabalho estas ocupam e como afetam a produtividade. Assim, é possível otimizar as práticas de reuniões, eliminando chamadas desnecessárias e tornando as necessárias mais eficazes.

A versão gratuita do WorkTime está disponível para até três funcionários. Esta versão oferece relatórios limitados sobre a utilização de aplicações e da internet, registos e resumos de atividade. Os dados são armazenados durante duas semanas, e apenas um administrador tem acesso aos mesmos. Mais funcionalidades estão disponíveis nos planos Basic, Premium e Enterprise, a partir de 6,99 dólares por funcionário/mês.

Vantagens

• Estatísticas de tempo, produtividade e assiduidade com tabelas classificativas
• Bloqueador de sites
• Deteta funcionários que navegam em sites de procura de emprego
• Pontuação de distração

Desvantagens

• O design da interface poderia ser melhorado

Considerações Finais

Monitorizar a atividade dos computadores dos funcionários não só pode impulsionar a produtividade, como também permite perceber onde é gasto o tempo de trabalho. Analisar como a equipa distribui o seu tempo de trabalho, identificar distrações e a utilização ineficiente de recursos ajuda as pequenas empresas a construir processos eficientes, experimentar diferentes fluxos de trabalho e escolher os melhores padrões.

A monitorização de funcionários traz mais valor quando é implementada de forma aberta e transparente. A equipa deve saber que informação está a ser recolhida e porquê. Os relatórios de produtividade devem ser utilizados para apoiar os funcionários, identificar os seus pontos fracos e aconselhar como melhorar, e não para os penalizar. Estas práticas simples ajudarão a evitar stress desnecessário, bem como problemas de confiança e privacidade.