5 Erros de Correspondência Comercial

A comunicação por correio electrónico tornou-se uma parte essencial do nosso trabalho e é por isso que as mensagens de correio electrónico devem ser escritas correctamente. O Business Insider falou sobre os erros dos funcionários na correspondência comercial.

Não enviar e-mails para um endereço errado

Nada poderia ser mais óbvio. No entanto, as pessoas ainda cometem um tal erro. É sempre possível pedir desculpa à pessoa a quem se enviou um e-mail errado, mas ela ficará com um mau pressentimento de qualquer forma.

Por isso, antes de enviar um e-mail, verifique por favor o endereço e o nome do destinatário: "Cara Debra Kelly,...". Leia o nome em voz alta - vai ajudá-lo a concentrar-se e a não cometer um erro.

Não enterrar o chumbo

O conhecido termo entre os jornalistas "enterrar o chumbo" significa esconder o ponto principal no fundo da carta. Tão profundo que é difícil de encontrar. É um erro comummente visto na correspondência comercial. Para o evitar, pergunte a si próprio: "O que é que eu quero dizer". E responda-lhe muito rapidamente. Uma tal carta - clara, curta e directa - é esperada de si pelos seus colegas.

"Estou a escrever para discutir a cooperação entre as nossas empresas antes do início do quarto trimestre".

Se não indicar o ponto principal no início da carta, mas chegar ao núcleo longo e florido, o destinatário não compreenderá qual é a finalidade da carta. Escreva de forma simples e evite bravatas desnecessárias nos textos.

Não utilizar os termos e abreviaturas que outras pessoas possam não compreender

Isto é um fracasso clássico na correspondência comercial. A gíria empresarial, clara para si e para os seus colegas, pode confundir os seus parceiros e colegas de outros departamentos.

"Vamos encontrar-nos no CO na sala 200 às 18:30h. Sim, e não se esqueça de trazer a tarefa, temos o "código verde" depois das 17 horas".

Do que se trata a carta? Olhe para a lista de destinatários da sua carta e pergunte-se: todos eles sabem o que é o CO? Será que todos eles sabem o "código verde"? Se não for o caso, esclareça estes termos.

"Vamos encontrar-nos no escritório central, na sala 200 às 18h30. Sim, e não se esqueça da tarefa, temos o "código verde" depois das 17 horas. Para aqueles que podem não saber, o "código verde" significa que têm de estar totalmente preparados na reunião".

Vê? A carta está muito melhor agora.

Não se esqueça de responder aos e-mails

Muito frequentemente na pressa diária, lemos rapidamente a carta de alguém, respondemos-lhe na nossa mente e esquecemo-nos de afixar de facto. Isto é inaceitável. Deve responder às cartas dos seus colegas. A sua resposta pode influenciar todo o fluxo de trabalho.

Parágrafos enormes na carta

Lembre-se, na era do Twitter e do Facebook ninguém gosta de ler mensagens que sejam mais longas do que duas frases. É por isso que os longos parágrafos da correspondência comercial são apenas examinados mas não lidos com atenção. Quebre longos parágrafos e torne-os convenientes de ler.