오하이오 기업: 법적 위험 없이 직원 모니터링 소프트웨어를 구현하는 방법

오늘날 직원 모니터링 소프트웨어는 많은 기업의 툴킷에 흔히 사용되는 도구입니다. 민감한 정보 보호, 생산성 향상, 근태 관리, 원격 근무팀 관리 등 다양한 업무 수행에 도움이 됩니다.

기업들은 모니터링 업무에서 종종 추적 방법에만 집중합니다. 어떤 소프트웨어를 선택해야 할까요? 기존 시스템에 어떻게 통합해야 할까요? 어떤 알림을 구성해야 하고 생산성 통계를 얼마나 자주 확인해야 할까요? 이러한 과정에서 기업들은 문제의 윤리적, 법적 측면, 즉 모니터링의 이유와 그 관행이 법을 준수하는지 여부는 간과합니다.

각 국가, 심지어 주마다 법적 환경이 다릅니다. 오늘은 오하이오주에서 법을 준수하는 동시에 팀을 존중하는 방식으로 직원 모니터링을 시행하는 방법을 살펴보겠습니다.

면책 조항: 본 문서는 정보 제공 목적으로만 제공되며 법률 자문을 대체할 수 없습니다. 회사에 직원 모니터링을 도입하기 전에 전문가의 법률 자문을 구하는 것이 좋습니다.

Before you click "Purchase" on the chosen monitoring software and start tracking keystrokes, it is essential to learn what types of monitoring the Ohio law allows and where the limits are.

두 가지 연방법이 직장 모니터링의 합법성에 대한 기초를 형성합니다.

전자통신개인정보보호법(ECPA)은 직원의 구두, 유선 및 전자 통신에 대한 고의적인 도청 및 감시를 금지합니다. 그러나 두 가지 예외가 있습니다.

• 고용주는 모니터링이 일상적이며 직원들에게 통지되는 경우 합법적인 사업 목적을 위해 회사 소유 기기에서 이루어지는 직원의 커뮤니케이션을 모니터링할 수 있습니다.

• 고용주는 일반적으로 온보딩 및 고용 과정에서 서명된 계약서나 인정된 정책을 통해 직원의 동의를 얻은 경우 직원을 감독할 수 있습니다.

오하이오주는 일방 당사자 동의가 필요한 주입니다. 즉, 대화 참여자 중 한 명이거나 대화 당사자 중 최소 한 명이 녹음에 동의하는 경우 대화를 합법적으로 녹음할 수 있습니다. 모든 대화 당사자의 동의를 받을 필요는 없습니다.

전국노동관계법(NLRA)은 근로자의 임금, 근로 조건에 대한 논의 및 노조 결성 권리를 보호합니다. 기업은 감시를 통해 보호되는 집단 논의를 감시하거나 방해할 수 없습니다. 소프트웨어가 근로자의 노동 문제에 대한 협력을 표시한다면 법적 근거가 약화될 수 있습니다.

오하이오 주법은 구체적이고 의미 있는 방식으로 직원의 개인정보보호를 강화합니다. 핵심 사항은 다음과 같습니다.

비디오 감시

카메라는 특히 창고, 소매점 또는 도난 위험이 높은 구역의 보안에 유용할 수 있습니다. 다음과 같은 장소에 비디오 카메라를 설치할 수 있습니다.

• 작업장
• 출입구
• 주차장
• 휴게실(주의!)

하지만 직원들은 특정 구역에서는 사생활 보호에 대한 합리적인 기대를 가지고 있습니다. 따라서 다음과 같은 구역에는 카메라를 설치할 수 없습니다.

• 화장실
• 라커룸
• 변경 영역
• 사전 통지 없이 개인 사무실

휴게실과 같은 공용 공간에서도 감시 중임을 나타내는 눈에 잘 띄는 표지판을 설치하는 것이 좋습니다. 그렇지 않으면 직원들이 사생활 보호를 기대했다고 주장할 수 있으며, 이는 사생활 침해에 대한 불법 행위 소송의 위험에 노출될 수 있습니다.

오디오 녹음

앞서 언급했듯이 고용주는 적어도 한 당사자의 동의 없이는 대화를 녹음할 수 없습니다(예: 관리자는 직원의 동의를 받아 직원과의 징계 회의나 직원과 고객 간의 전화 통화를 녹음할 수 있습니다).

디지털 활동

회사 기기 및 네트워크에서 오하이오주 고용주는 광범위한 권리를 갖습니다. 직원들은 일반적으로 다음을 사용할 때 합리적인 개인정보보호 기대를 갖지 않습니다.

• 회사 이메일
• 회사에서 지급한 노트북이나 휴대폰
• 내부 메시징 플랫폼

즉, 이러한 장치에서는 다음을 모니터링할 수 있습니다.

• 인터넷 검색 기록
• 이메일 내용
• 애플리케이션 사용
• 로그인/로그아웃 시간
• 파일 접근

그러나 이러한 활동의 ​​모니터링은 반드시 합법적인 사업 목적에 부합해야 합니다. 또한, 직원의 개인 계정이나 업무 외 활동을 모니터링하는 것은 금지됩니다.

요약하자면, 오하이오 주법에 따라 직원 감시는 허용되지만, 고용주는 직원의 사생활 보호 기대를 존중해야 합니다. 기업은 사적인 공간에서 감시 활동을 해서는 안 되며, 음성 녹음에 대해서는 적절한 동의를 받아야 합니다.

법률에서 명시적으로 공개를 요구하지 않더라도, 직원들에게 모니터링 사실을 알리지 않으면 사생활 침해 주장을 받을 수 있습니다. 특히 감시가 비밀스럽거나 과도하다고 느껴질 경우 더욱 그렇습니다.

명확하고 명료한 정책은 단순히 좋은 관행을 넘어 법적 보호막이 됩니다. 견고한 정책은 단순히 규정 준수를 확인하는 것 이상의 역할을 합니다. 바로 다음과 같은 역할을 합니다.

• 명확한 기대치를 설정합니다

• 개인정보 보호에 대한 모호성을 제거합니다.

• 문서 직원 확인

• 분쟁 발생 시 귀사의 사업을 보호합니다

• 공정한 문화를 구축합니다

직원 모니터링 정책은 명확하고, 이해하기 쉬우며, 포괄적이어야 합니다. 다루어야 할 내용은 다음과 같습니다.

모니터링 범위

회사 소유의 모든 기기, 네트워크 및 시스템이 모니터링 대상임을 명확하게 명시하십시오. 이메일, 인터넷 사용, 파일 전송, GPS 추적(해당하는 경우), 로그인 활동 등의 예를 포함하십시오.

무엇을 추적하고 있나요?

구체적으로 설명하세요. 키 입력을 기록하고 있나요? 화면 활동을 모니터링하고 있나요? 웹사이트 방문을 추적하고 있나요? 모두 나열하세요. 모호함은 스트레스와 섣부른 판단을 불러옵니다.

사업 목적

정책에는 모니터링 사유가 설명되어야 합니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

• 민감한 고객 데이터 보호
• 내부 위협 방지
• 업계 규정 준수 보장
• 생산성 평가
• 추가 교육 및 지원이 필요한 직원 파악
• 원격 팀 생산성 지원 등

이러한 설명은 직원들이 스트레스를 해소하고, 모니터링이 처벌이 아닌 지원의 수단이라는 것을 깨닫는 데 도움이 됩니다.

개인정보 보호 기대 없음

회사 기술 사용은 개인정보 보호를 보장하지 않는다는 점을 명확히 밝힙니다. 직원이 개인 이메일을 확인하거나 업무와 관련 없는 사이트를 방문하는 경우에도 이러한 활동이 모니터링될 수 있습니다.

모니터링 제한

예를 들어, 당신이 하지 않을 일을 명시하여 직원들을 안심시키세요.

• 동의 없이 오디오 녹음 금지
• 개인 공간에는 카메라가 없습니다
• 개인 기기나 근무 외 활동 추적 없음

데이터 처리 및 액세스

직원들은 누가 모니터링 데이터에 접근할 수 있는지(예: 인사부, IT부, 직속 상사)와 해당 데이터가 얼마 동안 보관되는지에 대해 알아야 합니다.

정책에는 수집된 데이터에 대해 어떤 보안 조치를 취할 것인지, 그리고 정보를 어떤 합법적 목적으로 사용할 것인지도 명시되어야 합니다.

확인 및 동의

모든 직원은 정책을 읽고 이해했으며 이에 동의함을 확인하는 양식에 서명해야 합니다. 이 기록은 파일에 보관해야 합니다.

모니터링 소프트웨어 도입이 감시처럼 느껴질 필요는 없습니다. 올바른 접근 방식을 취한다면 투명하고 긍정적인 변화를 가져올 수 있습니다.

올바른 방법은 다음과 같습니다.

1단계: 고용 변호사와 상담하세요

소프트웨어를 구매하거나 보험 증권을 작성하기 전에 오하이오주에 있는 고용 전문 변호사와 상담하세요. 변호사는 특히 오디오 녹음 및 개인정보 보호 관련 주법의 미묘한 차이를 이해하는 데 도움을 줄 것입니다. 이러한 작은 투자는 향후 값비싼 법적 분쟁을 예방할 수 있습니다.

Step 2: Define Your "Why"

어떤 문제를 해결하려고 하시나요?

• 데이터 보안 위험을 겪고 계신가요?

• 원격 팀의 생산성을 향상시키고 싶으신가요?

• 규정 준수 요구 사항에 대응하시나요?

Your goal should drive your tools - not vice versa. Avoid "monitoring for monitoring's sake" - this will only lead to legal problems and decreased employee morale.

3단계: 명확하고 인간 중심적인 정책 초안 작성

정책을 간단하고 이해하기 쉬운 언어로 작성하세요. 전문 용어는 피하고, 실제 사례를 포함하여 혼란을 방지하세요.

본 정책은 일회성 문서가 아닙니다. 비즈니스, 기술 또는 관련 규정의 변화에 ​​따라 업데이트하시기 바랍니다.

4단계: 소통하세요 - 발표하지 마세요

정책을 폭탄처럼 폐기하지 마세요. 팀 회의를 열고, 변경 이유를 설명하세요. 질문에 답하고, 우려 사항에 귀 기울이세요.

이를 통제가 아닌, 회사, 고객, 직원에 대한 명확성과 보호로 표현하세요.

그런 다음 모든 직원으로부터 서면 확인서를 받으세요.

5단계: 경계를 존중하는 소프트웨어 선택

모든 도구가 귀하의 목표와 법률 환경에 적합한 것은 아닙니다. 다음과 같은 모니터링 소프트웨어를 찾아보세요.

• 모니터링 내용을 사용자 정의할 수 있습니다.

• 역할 기반 액세스 제어를 제공합니다

• 데이터를 암호화하고 안전한 보관을 지원합니다.

• 절대적으로 필요하지 않은 경우 화면 녹화나 키 입력 로깅과 같은 침습적 기능을 비활성화할 수 있습니다.

최선의 선택이 항상 가장 강력한 도구는 아닙니다. 자신의 가치와 법적 의무에 부합하는 것을 선택하세요.

6단계: 정책을 공정하고 일관되게 적용하세요

편견은 신뢰를 조용히 앗아가는 살인자입니다. 특정 직원만 감시받는다면, 특히 그 직원들이 보호되는 특성을 공유한다면 차별 소송의 위험이 있습니다.

일관되고 투명하게, 그리고 정당한 사업적 이유로만 모니터링하세요. 세세한 부분까지 관리하는 것은 지양하세요.

오하이오의 법적 환경을 이해하고, 직원들에게 투명하게 대하고, 공정하게 모니터링을 적용하면 책임감과 신뢰가 함께하는 직장을 만들 수 있습니다.

가장 좋은 모니터링은 사람들이 무엇을 하는지 지켜보는 것이 아니라, 그들이 최선을 다해 일할 수 있도록 돕는 것입니다.