従業員の電子メールを監視する方法 - OutlookとGmail（旧G Suite）ガイド

電子メールは、企業の機密データを豊富に保持するコミュニケーションとコラボレーションのための重要なツールである。ビジネス展開における電子メールの根強い人気とともに、機密データを保護することが喫緊の課題となっている。このような懸念の高まりから、OutlookやGmail（旧G suite）の電子メール使用状況を追跡することを目的とした従業員監視ソフトウェアが開発されるようになりました。このガイドでは、従業員の電子メールを監視する方法について、ツール、法的考慮事項、雇用者と従業員双方の視点など、事実データを概説します。

従業員の電子メールを透明に監視することは、環境に優しく、快適で、効果的なビジネス環境を育むために不可欠です。従業員がモニタリングソフトを使用する理由を理解することで、従業員は尊重されていると感じ、ひいては幹部スタッフへの信頼が構築されます。この戦略は、従業員の仕事に対する満足度を高めるだけでなく、生産性の向上、より良いコラボレーション、機密データのセキュリティに貢献し、より収益性の高いビジネスにつながります。

チームと透明な関係を築くために、おすすめの方法を集めました。設定した目標を達成するために、自由に活用してください：

• 明確な方針を策定する
• 従業員の同意を得る
• モニタリングの目的を説明する
• 監視を業務関連の通信に限定する
• モニタリングツールを責任を持って使用する
• 定期的に従業員を更新する
• 法的要件の遵守
• 政策の有効性を監視し、見直す

Outlookの電子メールを監視するのに役立つ多様なオプションが存在する。最初の方法は、Outlookに内蔵されている機能を利用することである。メッセージ追跡機能を使って、メール配信、既読受信、送信メールのステータスを監視し、送受信メールの記録を作成します。

メールの送受信記録と合わせて、メールボックスの監査ツールとしてご利用ください。このツールの主な機能は、メールの送信、削除、他者によるアクセスなどのアクションを追跡することです。Microsoft Exchangeを使用している場合は、Exchange Admin Centerからメールボックス監査を有効にすることができます。

しかし、Microsoft 365 Compliance Centerの使用は、より高度な監視のために設計されている。データ損失防止（DLP）ポリシーのような機能は、電子メールによる機密情報の共有を監視・防止するのに役立つ。

多くの場合、内蔵のツールでは問い合わせに対応できない。雇用主は、設定された目標を達成するために追加のソフトウェアを探し始める。一昔前の検索では、サードパーティのツールを見つけて導入することができた。 従業員監視ソフト Outlookと効果的に統合する。このツールは、キーワードアラートを提供し、添付ファイルを追跡し、電子メールの通信パターンを分析することができます。

従業員監視ソフトウェアは、すべての従業員の生産性を追跡するために利用される多様なオプションのおかげで、すでに確固たる評判を得ている。利用可能な機能の中には、電子メールのモニタリング、アプリのトラッキング、スクリーンショット、ウェブサイト全体のアクティビティなどがあります。

ビジネスマンは、賢明なデータや革新的なビジネスアイデアを保護するために、利用可能なあらゆる手段を使いたがる。彼らは大抵の場合、利用可能なあらゆるオプションの導入を検討し、時には、次のようなものを利用する。 データ損失防止（DLP）の導入 ツールを使用する。このようなツールは、金融情報や知的財産などの機密データの送信メールを自動的に監視し、不適切なメールをブロックしたり、フラグを立てたりする。

G Suiteは現在、Google Workplace、特にGmailとして知られている。 WifiTalents開催アンケート は信じられないような統計を示している：

• 中小企業の60％が主要メールプロバイダとしてGmailを使用
• 70％の企業がメールサービスにGmailまたはG Suiteを利用

これらの印象的な統計から、Gmailのモニタリングに関する2つの重要な疑問を解決することが重要です：

1. 電子メールのモニタリングにおける内蔵ツールの使い方
2. 追加リソースで従業員の電子メールGスイートを監視する方法

Gmailに内蔵されているメール監視ツールの可能性を最大限に引き出せているかどうか、ひとつひとつお答えしましょう。

どのようなビルトインオプションがあなたの個々のケースで使用可能なのか、というような質問を始めるかもしれない。答えを見つけよう。Google自身は、Googleワークスペース管理コンソールの使用を推奨している。このコンソールでは以下のオプションが利用できる：

引き続きGoogleの推奨事項を確認し、Gmailの保持とeDiscoveryを有効にします。まず最初の「保持」から始めましょう。メールの保持、アーカイブ、eDiscoveryにはGoogle Vaultを使いましょう。Vaultを使えば、ユーザーがメールを削除した後でも、指定された期間メールを保持することができます。

Google Vaultと一緒に保管することで、調査や監査の際にeDiscoveryで電子メールを検索し、エクスポートすることができます。これにより、関連するすべてのコミュニケーションにアクセスできるようになります。

内部ツールは機能的ではありますが、包括的なメール監視には十分なのかという重要な疑問が残ります。単一のソリューションでは限界があるため、外部ツールは様々な監視ニーズに対応できるよう、幅広い機能を提供しています。

さらに、ウェブカメラ録画、スクリーンショット録画、ソーシャルネットワークのアクティビティ、顔認識など、豊富なモニタリングソリューションをビジネスに提供する。多くのビジネスにとって最も魅力的な機能の一つは、AIの統合です。AIが記録した従業員の生産性に関する統計を得ることができる。

最後に、この2つの質問に対する回答は依然として議論に貢献しているが、唯一の解決策は存在しないことは明らかである。あなたの会社、従業員の信頼性、生産性を守るために、どのような選択肢も利用してください。

従業員のメール監視は、単なる監視ではありません。セキュリティ、生産性、コンプライアンスを向上させる戦略的なツールです。これを導入する最も効果的な5つの理由をご紹介します。

メールは機密情報の主要な通信経路です。監視機能により、財務報告書、顧客リスト、製品情報などの機密データを含むメールが、許可されていない個人アカウントや外部アカウントに送信されるのを検知し、ブロックすることができます。このプロアクティブなアプローチは、意図的および偶発的なデータ侵害に対する最前線の防御策となります。

巧妙に偽装されたフィッシングメール内のリンクを1つクリックするだけで、ネットワーク全体が危険にさらされる可能性があります。不審な送信元アドレス、リンク、添付ファイルを監視することで、潜在的なフィッシング攻撃や侵害されたアカウントを未然に特定し、被害が発生する前にITチームが迅速に対応できるようになります。

すべての外部コミュニケーションが適切かつブランドイメージに沿ったものであることを保証することで、高い専門性とコンプライアンス基準を維持できます。モニタリングは、企業ポリシーの徹底、不快または非専門的なコンテンツの送信防止に役立ち、コミュニケーションのアーカイブとレビューが求められる規制対象業界に監査証跡を提供します。

メールフローを分析して、社内外のコミュニケーションパターンを把握しましょう。顧客からの問い合わせが長期間未回答のままになっていませんか？社内チームは応答時間の遅さに悩んでいませんか？メールモニタリングは、こうしたボトルネックを特定するためのデータを提供し、ワークフローを最適化し、全体的な業務効率を向上させるのに役立ちます。

社内紛争や人事問題が発生した場合、メールは客観的な記録を提供します。適切な法的同意を得た上でモニタリングを行うことで、検証可能なコミュニケーションログが作成され、紛争、ハラスメントの申し立て、ポリシー違反などに関する公正かつ正確な調査を行う上で不可欠なものとなります。

このようなソフトを立ち上げる前に、各雇用者は監視行為の正当性についてきちんと考えるべきである。それぞれの国には、このニッチを管理するために導入された独自の規制がある。主な事例を見ると、多くの国で監視ソフトの適用が許可されているが、注意事項がひとつある。

個人情報のプライバシーに関する従業員の権利を尊重することを忘れないこと。幹部社員は、仕事に関連した生活面のみを監視する法的許可を得ている。つまり、誰も境界線を越えてはならないのだ。もし従業員がこの習慣を認識していれば、尊重されていると感じやすくなり、モチベーションや生産性の向上につながる可能性がある。

従業員モニタリングを導入する際には、職場文化への影響を考慮し、データセキュリティを確保しつつ、特定のニーズに沿ったツールを選択する。従業員の自主性とコントロールのバランスをとり、信頼と士気を高める。コンプライアンスと透明性を維持するために、定期的な見直しと更新を行う。従業員への明確なコミュニケーションとともに、管理職向けに法的および倫理的なトレーニングを提供することで、敬意と生産性の高い職場環境を育むことができます。

今日の職場では、社内メールのセキュリティ確保が不可欠です。OutlookやGmailは基本的な監視機能を提供しますが、CleverControlのような専用ソフトウェアは、より高度なセキュリティ、プロアクティブなデータ漏洩防止、そして貴重な生産性に関するインサイトを提供します。

成功するには透明性のあるアプローチが必要です。明確なポリシーを確立し、従業員の同意を得て、データを使用してチームを罰するのではなくサポートします。

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