従業員の電子メールを監視する方法 - OutlookとGmail（旧G Suite）ガイド

電子メールは、企業の機密データを豊富に保持するコミュニケーションとコラボレーションのための重要なツールである。ビジネス展開における電子メールの根強い人気とともに、機密データを保護することが喫緊の課題となっている。このような懸念の高まりから、OutlookやGmail（旧G suite）の電子メール使用状況を追跡することを目的とした従業員監視ソフトウェアが開発されるようになりました。このガイドでは、従業員の電子メールを監視する方法について、ツール、法的考慮事項、雇用者と従業員双方の視点など、事実データを概説します。

従業員の電子メールを透明に監視することは、環境に優しく、快適で、効果的なビジネス環境を育むために不可欠です。従業員がモニタリングソフトを使用する理由を理解することで、従業員は尊重されていると感じ、ひいては幹部スタッフへの信頼が構築されます。この戦略は、従業員の仕事に対する満足度を高めるだけでなく、生産性の向上、より良いコラボレーション、機密データのセキュリティに貢献し、より収益性の高いビジネスにつながります。

チームと透明な関係を築くために、おすすめの方法を集めました。設定した目標を達成するために、自由に活用してください：

• 明確な方針を策定する
• 従業員の同意を得る
• モニタリングの目的を説明する
• 監視を業務関連の通信に限定する
• モニタリングツールを責任を持って使用する
• 定期的に従業員を更新する
• 法的要件の遵守
• 政策の有効性を監視し、見直す

Outlookの電子メールを監視するのに役立つ多様なオプションが存在する。最初の方法は、Outlookに内蔵されている機能を利用することである。メッセージ追跡機能を使って、メール配信、既読受信、送信メールのステータスを監視し、送受信メールの記録を作成します。

メールの送受信記録と合わせて、メールボックスの監査ツールとしてご利用ください。このツールの主な機能は、メールの送信、削除、他者によるアクセスなどのアクションを追跡することです。Microsoft Exchangeを使用している場合は、Exchange Admin Centerからメールボックス監査を有効にすることができます。

しかし、Microsoft 365 Compliance Centerの使用は、より高度な監視のために設計されている。データ損失防止（DLP）ポリシーのような機能は、電子メールによる機密情報の共有を監視・防止するのに役立つ。

多くの場合、内蔵のツールでは問い合わせに対応できない。雇用主は、設定された目標を達成するために追加のソフトウェアを探し始める。一昔前の検索では、サードパーティのツールを見つけて導入することができた。 従業員監視ソフト Outlookと効果的に統合する。このツールは、キーワードアラートを提供し、添付ファイルを追跡し、電子メールの通信パターンを分析することができます。

従業員監視ソフトウェアは、すべての従業員の生産性を追跡するために利用される多様なオプションのおかげで、すでに確固たる評判を得ている。利用可能な機能の中には、電子メールのモニタリング、アプリのトラッキング、スクリーンショット、ウェブサイト全体のアクティビティなどがあります。

ビジネスマンは、賢明なデータや革新的なビジネスアイデアを保護するために、利用可能なあらゆる手段を使いたがる。彼らは大抵の場合、利用可能なあらゆるオプションの導入を検討し、時には、次のようなものを利用する。 データ損失防止（DLP）の導入 ツールを使用する。このようなツールは、金融情報や知的財産などの機密データの送信メールを自動的に監視し、不適切なメールをブロックしたり、フラグを立てたりする。

G Suiteは現在、Google Workplace、特にGmailとして知られている。 WifiTalents開催アンケート は信じられないような統計を示している：

• 中小企業の60％が主要メールプロバイダとしてGmailを使用
• 70％の企業がメールサービスにGmailまたはG Suiteを利用

これらの印象的な統計から、Gmailのモニタリングに関する2つの重要な疑問を解決することが重要です：

1. 電子メールのモニタリングにおける内蔵ツールの使い方
2. 追加リソースで従業員の電子メールGスイートを監視する方法

Gmailに内蔵されているメール監視ツールの可能性を最大限に引き出せているかどうか、ひとつひとつお答えしましょう。

どのようなビルトインオプションがあなたの個々のケースで使用可能なのか、というような質問を始めるかもしれない。答えを見つけよう。Google自身は、Googleワークスペース管理コンソールの使用を推奨している。このコンソールでは以下のオプションが利用できる：

引き続きGoogleの推奨事項を確認し、Gmailの保持とeDiscoveryを有効にします。まず最初の「保持」から始めましょう。メールの保持、アーカイブ、eDiscoveryにはGoogle Vaultを使いましょう。Vaultを使えば、ユーザーがメールを削除した後でも、指定された期間メールを保持することができます。

Google Vaultと一緒に保管することで、調査や監査の際にeDiscoveryで電子メールを検索し、エクスポートすることができます。これにより、関連するすべてのコミュニケーションにアクセスできるようになります。

内部ツールは機能的ではありますが、包括的なメール監視には十分なのかという重要な疑問が残ります。単一のソリューションでは限界があるため、外部ツールは様々な監視ニーズに対応できるよう、幅広い機能を提供しています。

さらに、ウェブカメラ録画、スクリーンショット録画、ソーシャルネットワークのアクティビティ、顔認識など、豊富なモニタリングソリューションをビジネスに提供する。多くのビジネスにとって最も魅力的な機能の一つは、AIの統合です。AIが記録した従業員の生産性に関する統計を得ることができる。

最後に、この2つの質問に対する回答は依然として議論に貢献しているが、唯一の解決策は存在しないことは明らかである。あなたの会社、従業員の信頼性、生産性を守るために、どのような選択肢も利用してください。

電子メール活動を監視することで、セキュリティの強化と企業ポリシーの遵守が保証されます。例えばアメリカの法律では、一部の州を除き、従業員の電子メール活動を監視することは絶対に合法である。例えばコネチカット州では、従業員が監視されていることを書面で確認する必要がある。ニューヨーク州の民間企業では、従業員に対し、監視に関する具体的な通知を行わなければならない。

この監視により、電子メールを介した機密データの漏洩を検知することができるため、セキュリティレベルの向上につながる。

従業員のモニタリングは、職場でどのように時間が費やされているかについての洞察を提供するため、生産性と効率の大幅な改善に貢献することができます。行動を追跡することで、管理者は非生産的な行動のパターンを特定し、迅速に対処することができます。これにより、従業員が自分のタスクに集中し、時間の無駄を減らし、より効果的に働くことができるようになります。さらに、モニタリング・ツールは、ワークフローを最適化できる領域を浮き彫りにすることができるため、プロセスがより合理化され、全体的なパフォーマンスが向上する。その結果、組織はより早く、より少ないリソースで目標を達成することができる。

従業員のモニタリングは、サイバー犯罪のリスクや脅威を軽減するのに役立ちます。従業員の行動を常に追跡しているため、犯罪を犯すことはむしろ難しくなります。犯罪を未然に防ぐために、より多くのデータを利用できる。

従業員モニタリングは、企業がデータ主導の意思決定を行う際に役立つ貴重な洞察と分析を提供します。タスクに費やした時間、ソフトウェアの使用状況、コミュニケーションのパターンなど、従業員の行動に関するデータを収集・分析することで、企業は従業員の行動や生産性の傾向をより深く理解することができます。

上記のメリットとともに、顧客管理の向上についても触れないわけにはいかない。従業員が高い生産性を示せば、顧客管理も向上します。顧客管理を向上させることは、収益を増加させる方法なのです。

このようなソフトを立ち上げる前に、各雇用者は監視行為の正当性についてきちんと考えるべきである。それぞれの国には、このニッチを管理するために導入された独自の規制がある。主な事例を見ると、多くの国で監視ソフトの適用が許可されているが、注意事項がひとつある。

個人情報のプライバシーに関する従業員の権利を尊重することを忘れないこと。幹部社員は、仕事に関連した生活面のみを監視する法的許可を得ている。つまり、誰も境界線を越えてはならないのだ。もし従業員がこの習慣を認識していれば、尊重されていると感じやすくなり、モチベーションや生産性の向上につながる可能性がある。

従業員モニタリングを導入する際には、職場文化への影響を考慮し、データセキュリティを確保しつつ、特定のニーズに沿ったツールを選択する。従業員の自主性とコントロールのバランスをとり、信頼と士気を高める。コンプライアンスと透明性を維持するために、定期的な見直しと更新を行う。従業員への明確なコミュニケーションとともに、管理職向けに法的および倫理的なトレーニングを提供することで、敬意と生産性の高い職場環境を育むことができます。

従業員の電子メールを効果的に監視する方法について、雇用主が理解するのに役立つ情報を提供します。内蔵または外付けのどのようなツールが適用可能か。また、多くの国では従業員が知っていることを証明する書面を受け取る必要があることを伝え、正当性の側面についても言及しています。

私たちは、職場関係の両当事者にとってのモニタリングの実践の価値を強調します。従業員の生産性を向上させ、セキュリティとプライバシーを守るには？あなたは、会社のすべての賢明なデータとの接触を支援する従業員監視ソフトウェアを試す必要があります。