合法的かつ効果的に従業員を監視する方法

社員の感情を操る方法

パンデミックの中、従業員監視ツールの需要は60%以上伸びた。実際、「従業員監視ソフトウェア」は検索エンジンの重要なキーワードとなり、以下のような記録を残しています。 35% トラフィックがさらに急増サイバー攻撃(特になりすまし犯罪)の脅威が増加しているため、危機感は今後も続くと思われます。最近のレポートでは、インサイダーの脅威も、増加傾向にあると報告されています。実のところ 全破損の43 は、組織内のエンティティから来る。

そしてもちろん、生産性の向上、成長の促進、イノベーションの文化の育成に有効なツールであるパフォーマンスマネジメントの概念もあります。このように、従業員監視アプリには多くのメリットがあるため、企業が導入に踏み切ったのは理解できます。しかし、購入に踏み切る前に、まず企業が従業員モニタリングの全体像を分析することが重要です。

以下のような質問 - 私のビジネスモデルに最適なモニタリングツールはどれか?従業員の生産性とエンゲージメントを向上させる有効な手段となるか?どのようにインストールするのか?このツールを使用することによる法的影響は?従業員を監視することは倫理的に問題ないか?従業員のプライバシーやデータ保護についてはどうでしょうか?ポリシーは必要なのか?- は、従業員監視ソフトウェアを使用する実際の決定がなされる前に答えなければならない。

そのために、従業員を効果的かつ合法的に監視する方法のガイドラインを示したチェックリストを紹介します。

1.明確で法的拘束力のあるポリシーがあることを確認する

従業員監視ソフトウェアをインストールする前に、会社のコンプライアンスポリシーを確認してください。データ保護とプライバシーに関するポリシー、およびこれらのポリシーに違反した場合に考えられる影響について、全従業員が認識していることを確認する。例えば、従業員監視のポリシーには、企業が顧客やベンダーとのコミュニケーションや従業員のオンライン活動を監視する可能性があることを明記することができます。また、会社が所有するデバイスの使用を監視することができることをポリシーに含めるのも良いアイデアです。このようなポリシーを設けることで、従業員監視ソフトウェアの使用に関して将来起こりうる法的問題を軽減することができます。

2.法的な選択肢に注意する

法的な状況は、厄介なものです。プライバシーとデータ保護に関する法律は、国によって異なります。最終決定を下す前に、法的義務と従業員監視ソフトウェアに適用される現地の規制を知ることが非常に重要です。

例えば、ヨーロッパでは、GDPR(一般データ保護規則)が、欧州連合(EU)内のすべての企業が守るべき個人情報収集のガイドラインを概説しています。米国では、ECPA(電子通信プライバシー法)により、雇用主が会社所有のデバイスの活動を監視することを認めることで、もう少し柔軟性を持たせている。しかし同時に、この法律では、口頭または電子通信の意図的な傍受を禁止しています。

インドなど他の国では、もう少し緩やかです。従業員監視ソフトウェアの使用を規定する特別なルールはありません。今のところグレーゾーンです。しかし、一般的には、プライバシーの侵害につながらない限り、そのようなソフトウェアの使用は許可されています。また、雇用主は従業員の監視とプライバシーの尊重のバランスを取ることをお勧めします。(この点については、次のセクションで詳しく説明します。)

そのため、法的な手続きを円滑に進めるためには、国や地域のデータ保護法やプライバシー法に準拠した従業員監視ツールを選択することが重要です。法律顧問に相談するか、プライバシーとデータ保護法を専門とする企業にコンサルティングを依頼することをお勧めします。彼らは、従業員監視ソフトウェアを使用することの合法性について助言してくれるはずです。また、選択したソフトウェアベンダーに直接相談することもできます。

3.コンセンサスが鍵

上記のように、監視ツールを導入する前に、従業員の意見を確保することが重要です。従業員が監視ツールの存在を知っていれば、それを遵守する可能性が高くなります。モニタリングツールの透明性は、従業員と雇用主の関係を改善し、緊張を緩和し、生産性を向上させることにつながる。さらに、従業員は、雇用主が自分たちの権利を尊重し、守ってくれるということを信頼すれば、会社に対してより忠実である可能性が高くなります。

透明性、つまりあなたの倫理的な羅針盤を作ることは、確かにあなたのビジネスを傷つけることはありません。それは、あなたが未知の未来に向かって、積極的に行動していることを示すものです。このような率直なコミュニケーションは、持続的な関係、信頼、忠誠心を築き、ブランドイメージの向上、離職率の低下、エンゲージメントの向上に貢献します。

4.網羅性と有効性のバランスをとる

従業員監視ツールの効率に戻ると、それはあなたのビジネスが実際に必要とする機能を理解することが重要です。それ以上に、ソフトウェアを効果的に動作させる方法を理解する必要があります。生産性の低下や離職率の高さなどの問題に直面した後、初めて従業員モニタリングに目を向ける経営者がいます。それは、消極的であり、最適とは言えない戦略です。従業員モニタリングを適切かつ効果的に活用するためには、プロセスの早い段階で導入することが最も効果的です。

その際、気をつけるべきことは以下の通りです。

  • このツールは、インターネットの使用状況の監視、画面の記録、キーストロークの記録、従業員の時間や場所の追跡など、網羅的に行うことができます。

  • 簡単に設定でき、ビジネスの成長に合わせて拡張することができます。

  • このツールは、情報量が多く、理解しやすいダッシュボードのビジュアライゼーションを促進します。

  • このツールを使えば、簡単に管理・メンテナンスができます。

  • 取り付けも簡単で、追加の機器も必要ありません。

  • ビジネス戦略や目標を補完するツールです。

  • このツールは、すべての主要なオペレーティングシステムで動作します。Windows、MacOSに対応しています。

  • セットアップも簡単で、複数の拠点に展開することも可能です。

  • ソフトウェアの法的な位置づけは、その使用ポリシーで定義され、明示されています。

5.自律と制御のバランスを目指す

従業員監視は、従業員に対する支配力を行使する方法として認識されがちです。しかし、必ずしもそうとは限りません。実は、自律性を促し、社員がより効率的に仕事をするための強力なツールとして活用することも可能です。例えば、従業員のインターネット利用を監視するソフトウェアを使えば、従業員と上司のやりとりを減らすことで、仕事をより効率的に進めることができます。これは、職場の心理的風土に大きな影響を与える可能性があります。

そのような観点から、私たちがお勧めするのは次のようなものです。ビジネスモデルに応じて柔軟に対応できるモニタリングツールを選択することです。例えば、従業員の生産性を監視するためのシンプルなセルフサービスは、従業員に力を与え、同時に管理者の負担を軽減します。

6.効果測定

従業員監視ツールを導入する際には、目標を見失わないようにすることが大切です。ビジネス目標を達成するために、ソフトウェアの有効性を常に測定することが重要です。

ある企業では、不正なデータアクセスや機密情報の漏洩が発生したため、Clever Controlを導入しました。すぐに、機密情報にアクセスしている人物を特定することができ、情報漏えいを抑制することができました。実際、この導入により IT管理者の時間500時間 - 機密情報へのアクセスを最小限に抑えるため、自動化されたアクセス管理を導入したおかげです。

しかし、多くの場合、生産性の向上、従業員のエンゲージメントの向上、より正確な業績評価などが期待でき、そのすべてが低コストで実現できます。

まとめ

従業員モニタリングは、簡単に取り組めるテーマではありません。しかし、体系的かつ倫理的なアプローチをとることで、法的責任を軽減し、企業の利益と価値観を一致させることができ、最終的にはすべての人にとってメリットのあるプロセスとなります。

従業員モニタリングの導入をお考えですか?私たちにご相談ください。

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