コントロールとモチベーション何が社員をうまく働かせるか

2021年に行われたCOVID-19によるリモートワークがモチベーションに与える影響に関する調査では、従業員が「集中」しにくくなり、仕事の「ルーティン」を維持しにくくなることが明らかになりました。これは、2010年から2015年にかけて実施された、リモートワークと社内勤務のモチベーションの違いを描くためのさまざまな調査と非常によく一致しています。

これはパンデミック(世界的大流行)が起こるずっと前のことですが、この調査はリモートワークを悪い意味で捉えており、モチベーションの要因に17ポイントのギャップがあることを指摘しています。実際、著者らは、これは「最高の文化圏から最も悲惨な文化圏に移動するのと同じことだ」と述べている。

しかし、現在では、さまざまなワークモデル(インハウス、ハイブリッド、リモート)が世界中のワークプレイスニーズに応えています。そして、企業が新しい雇用形態に対応するのと同時に、現代の職場において従業員のモチベーションを向上させる方法を考案しなければならないのは当然のことです。

当然ながら、従業員を効果的に管理できる企業は、従業員がより集中し、より長く働き続けることができる可能性が高くなります。そのため、従業員の成果をモニターし、改善するための確実な方法として、業績管理ツールの利用がここ数年、着実に増えています。また、これらの管理システムはますます複雑化しており、従業員の業績向上に役立つ情報をより多く提供するようになっています。

制御システムの高精度化

Top10VPNによる最近の調査では、従業員監視ソリューションへの傾倒が54%増加したことが報告されており、この増加の主な要因はパンデミックであることが判明しています。実際、パンデミック以前の時代にも、Gartner社が大企業239社を対象に行った調査では、より優れた管理ツールへの需要が確認されています。この分析では、50%以上の組織がさまざまなタイプのパフォーマンス管理システムを採用しており、2015年に記録された30%から増加していることが報告されています。

おそらく驚くには値しないが、Opiniumの調査である英国のリモート従業員の32%が、自分たちは監視されていると述べている。最近、Capterraはカナダの労働力を調査し、パフォーマンスを向上させるために、さまざまな機能(従業員の出席、時間管理、作業負荷管理、コンピュータ活動、デジタル通信)が監視されていることを明らかにした。東南アジアを対象とした同様の調査では、78%の企業がハイブリッドワークプレイスを強化するためにパフォーマンストラッキングシステムを使用していることが明らかになりました。

この点について、インスタント・グループのCEOであるマーク・ターナー氏は、「モニタリング」を戦略的に活用することで、「リソースの問題を特定し、プロセスを合理化し、ギャップを特定する」ことができると同時に、従業員が仕事量の優先順位をつけ、管理することを支援すると述べています。

制御システムで雑念を抑える

戦略的統制システムの中で働く従業員は、組織の目標、目的、価値観に沿った行動をとる可能性が高くなります。外部の情報や影響に惑わされることなく、より仕事に集中できるようになります。さらに、従業員が自分たちの仕事ぶりを気にかけてくれていることを知れば、モチベーションも上がりやすくなります。

しかし、このことは、活動監視は本当に有益なのだろうかという疑問を生みます。答えは、実は「イエス」です。さまざまな戦略の実際の効果を数値化することで、限られたリソースをより正確に導き出し、最高の結果を得ることができます。しかし、より重要なのは、特に従業員が世界中に分散し、リモートで仕事をしている時代には、職場の気晴らしを減らすことが重要です。

そこで、従業員監視ソリューションが職場の雑念を抑え、従業員のパフォーマンスを向上させるのに役立つ5つの方法をご紹介します。

  1. インターネットの利用状況管理。

    インターネットは素晴らしい情報源です。しかし、同時に大きな気晴らしにもなり得ます。例えば、FacebookやInstagramに何時間も張り付いたことがある人なら、すぐに満足感を得られるアルゴリズムの悪さを知っているはずです。このようなサイバースラッキングは、時間と生産性の浪費につながります。

    憂慮すべきは、従業員のインターネット活動の約40%が業務に関連していないことです。この問題は、社員が個人所有のデバイスを日常的に使用するリモート環境において、さらに深刻化します。簡単に言えば、それは会社のコアな生産性を食い潰す、高価な気晴らしなのです。

    このような事態を避けるためには、雇用主がインターネット利用に関するポリシーを策定し、次のような重要な分野をカバーすることが不可欠です。

    • インターネットを利用する時間帯(できれば定時退社時)

    • 個人所有の端末に頼らず、業務に必要な特定の端末や回線を割り当てること。

    • インターネット利用状況のフィードバックによる効果や改善点の把握

    好都合なことに、これらの領域はすべて、インターネット監視ツールによって監視および規制することができます。例えば、URLフィルタ、アプリブロッカー、ウェブサイトブロッキング、自動レポートなどの機能により、リアルタイムで問題を特定し、積極的に解決することができます。

    このことは、従業員のモチベーションとどのように関係しているのでしょうか。雇用主は、気晴らしのためにゲーミフィケーションのためのスペースを確保し、従業員に生産性を高め、会社の目標を達成するためのインセンティブを与えることができるのです。

  2. タイムトラッキングと管理

    ノースダコタ大学の研究者による最近の研究では、効果的なタイムマネジメントと自己のモチベーションの育成との間に正の相関関係があることが明らかになりました。この研究ではさらに、タイムマネジメントが "成功の認識 "を強化することを詳しく説明しています。

    同じ路線で、2019年の研究では、時間管理と目標設定、優先順位付け、中断管理、スケジュール管理との間に正の関係があることが記録されています。これらの研究はいずれも学術界を最前線に置いていますが、ビジネス界の動向も、従業員のモチベーションを向上させる方法として、活動監視と時間追跡を検証しています。

    効果的なタイムトラッキングとマネジメントの実践はどのように実現されるのでしょうか。

    • 出勤・退勤時間を把握することで、あらかじめ決められた仕事と急ぎの仕事の両方にかかった時間を記録することができます。また、過重労働を防止することもできます。

    • 非活動時間を把握することで、雇用主は従業員の1日のうち「ダウンタイム」を特定し、生産性を低下させる注意散漫を抑制するために必要な措置を講じることができるのです。

    • 時間単位のトラッキングにより、さらに最適な出勤を確保し、短期または長期の休みの必要性に対応することができます。

    従業員のモチベーションとの関連は?トラッキングとモニタリングは、従業員の活動のピークとローの両方を特定するのに役立ちます。また、休憩時間や就業時間後に発生する生産性向上のための機会も把握することができます。さらに、リアルタイムのモニタリングは、次のような効果をもたらします。

    • 急ぎの仕事の優先順位付け

    • 休憩とご褒美のスケジュール

    • 注意散漫を発見し、それを抑制するための適切な解決策を提供する。

    • 仕事量などを積極的に調整する。

  3. パフォーマンスマネジメント

    パンデミック発生後2年間、80万人の従業員を評価した調査では、リモートワークが生産性の向上に寄与することが肯定されました。実際、Prodoscore社が発表したレポートでは、2020年以降、前年比生産性が47%上昇したことが明らかにされています。

    しかし、最新の研究では、自宅で仕事をしている人の生産性は70%低いとも言われています。さて、何を信じればいいのでしょうか。リモートワークやハイブリッドな環境で仕事をすれば、利便性が増し、生産性が向上すると考えるのは自然なことですが、結局は諸刃の剣なのです。具体的には、リモートワークは生産性を高めると同時に、注意散漫や先送りの温床にもなるのです。

    キーロガーの導入、リアルタイムの活動のスクリーンショットの取得、印刷の制御、ウェブカメラやマイクによる映像・音声記録の育成など、パフォーマンス指標を維持するために、制御システムが役立つのです。このデータから得られる知見は、作業負荷の管理、タスクの再割り当て、従業員への即時フィードバックに活用することができます。

    より深い意味では、このようなデータは役に立つのです。

    • 従業員の行動パターンを確認し、生産性の阻害要因を特定する

    • パフォーマンス向上のための有意義な目標やベンチマークの作成

    • リアルタイムのコーチングとフィードバックのためのインタラクティブなプラットフォームの提供

    • 後継者育成と採用に関して、十分な情報を得た上での意思決定を行う。

    さまざまな監視ツールについてのより詳細な情報を得るには、2022年に最も人気のある監視ソフトウェア20選の記事を読むことをお勧めします。

  4. 行動分析学とマネジメント

    最近、ネットいじめ、インサイダー脅威、セクハラなどの問題が一貫してニュースで取り上げられるようになりました。これらは、まさに人事担当者が目を向けるべき問題です。

    Ponemon Instituteの「2022 Cost of Insider Threats Global」レポートによると、金融サービス組織は、インサイダー脅威の管理コストが47%も増加したことに対処しなければならなくなりました。事例が深刻化・深刻化しているというわけではありませんが、リスクが高まっていることは確かです。

    さらに、ビデオ監視は、内部脅威の特定と逮捕にも役立ちます。例えば、遠隔地に設置された監視装置は、侵入や盗難の兆候を示すかもしれないオンラインの動きを監視することができます。

    これは、従業員のモチベーションとどのように関係しているのでしょうか。従業員の行動を監視し、潜在的な脅威を特定することは、効果的な行動管理システムの構築に役立ち、ひいては多くの不幸や問題から会社を守ることになります。

    上記のモデルとは別に、給与管理、アクセス管理などの側面も、従業員のモチベーションと密接に関連することがあります。そして、これは全体的な従業員監視プログラムを使って実現するのがベストです。

クレバーコントロール - 従業員監視の取り組みに力を加える

クレバーコントロールでは、従業員のモニタリングをできるだけ簡単にすることを目的としたツール群を構築しています。その結果、生産性の向上、稼働時間の改善、士気の向上、そして何よりもモチベーションの高い労働力といったモニタリングの目標を追求するために使用できる、堅牢なレポートおよび分析プラットフォームが完成しました。

ここでは、当社のソリューションがどのように異なるビジネス目標に取り組むために使用されるかを示す2つのケーススタディを紹介します。

ケーススタディ1:インサイダー脅威への対応

ある組織は、データに不正アクセスし、会社の機密情報を盗んでいる従業員を特定するという特殊な問題に直面していました。この組織は機密性の高いプロジェクトに取り組んでいたため、これは重大な懸念事項でした。この企業は、行動規範を導入し、強制しようとしましたが、それはあまりにも消極的なものでした。

を使って好意的に CleverControl その結果、犯人はすぐに特定できた。犯人は、社内で有名なパートタイマーで、他にもいくつかのプロジェクトに携わっていた。その従業員の行動は記録され、彼らの主張を裏付ける証拠としてアップロードされた。さらに、スクリーンショットをもとに、オフィスの半数が会社のPCをマイニングに使っている事実も明らかになった。

結果

同社は、再び同様の事態が発生するリスクを軽減するため、さまざまなセキュリティ対策を実施した。新しい対策には、監査の義務化、従業員への定期的な啓蒙活動、雇用のバックグラウンド・チェックなどが含まれました。また、アクセス管理の自動化により、IT管理者の時間を500時間近く短縮し、年間数千ドルを節約することができました。

ケーススタディ2:従業員の離職を減らす

この会社は、従業員の減少という問題の解決策に頭を悩ませていた。毎年、この部署では多くの社員が退職し、組織を去っていった。ITスペシャリストの多くは、アクセス権をすべて持ち去ってしまい、問題をさらに深刻化させていた。

同社は、人員削減の原因を特定し、再発を防止する必要がありました。そこで、クレバーコントロールを導入し、全従業員を監視するとともに、アクセスコントロールも実施した。そして、従業員のデータに共通点を見出すため、指標の追跡を開始しました。

結果

同社は、潜在的な問題を特定し、問題が発生する前にトラブルシューティングを行うことができたのです。判明した問題点には、給与、福利厚生、職場風土、アクセス管理などがあります。実際、ウェブ検索ツールを使って、新しい仕事を探している会計士を特定することができた。その会社は、より良い給与と関連する手当を提示し、彼らは喜んでそれを受け入れました。

ボトムライン

"インサイダー脅威の発見や従業員の生産性の把握など、上記のケーススタディは、従業員モニタリングが複雑なビジネス上の問題を解決するために活用できる強力なツールであることを明確に示しています "と述べています。

「このような観点から、従業員のモチベーションは、組織の存続を保証する重要な要素であることを理解することが重要です。クレバーコントロールでは、従業員の士気を向上させる重要な要素である効果的な従業員監視を行わない企業はないことを確認しています。"

従業員のモチベーションを向上させるためのソリューションの詳細については、今すぐお問い合わせください。