すべてをコントロールする：チームを失うことなく、モニタリングプログラムを実施する方法
2021年、ExpressVPNが実施した 研究 リモートワーカーに対する監視の意味を理解するために。
従業員モニタリングに関連する「倫理的な懸念」の概要は、約83％が「倫理的な懸念」と回答しています。
56％の従業員が、雇用者の監視によりストレスや不安を感じたことがあると回答しています。
実際、48％の従業員が、監視されないのであれば、給与を下げることに同意しています。
しかし、なぜこのような不安感があるのでしょうか？それは、一部の雇用主が採用している目障りな監視ポリシーに起因しています。
従業員のモニタリングは、生産性のボトルネックの特定、セキュリティプロトコルの遵守、全体的なパフォーマンスの向上など、本質的に非常に有効です。しかし、均一で強固なモニタリング・プログラムの欠如は、従業員のモラルの低下など、深刻な結果を招くことも少なくありません。
邪魔なモニタリングの事例 - チームに与える影響について
少し前の話ですが、ドイツのある小売企業が支払いに追われることになりました。 罰金1,260万ドル また、ノルウェーのコンピュータ・ハードウェア会社では、個人の電子メールアドレスをサーバーに転送していたとして、当局から24,000ドルの罰金を科せられました。同様に、ノルウェーのコンピュータ・ハードウェア会社が、個人の電子メールアドレスをサーバーに転送したため、当局から24,000ドルの罰金を科されました。
これでは、社員が監視されることに躊躇するのも無理はありません。 テック・ドット・コー は最近、侵入的な監視活動を受けた従業員にインタビューした。その結果、「侵害されたと感じた」と答えた社員がいたことが明らかになりました。ある社員は、「ある時、トイレ休憩を入れる必要があるかと尋ねられた」とまで言っています。
このことは、押しつけがましい監視行為が横行する中で、職場の監視とプライバシーへの配慮を両立させることがいかに難しいかを物語っています。
従業員が会社に対して抱いている信頼感を低下させることは、最も避けたいことです。生産性を低下させ、従業員の定着率にも悪影響を及ぼしかねません。2021年、イタリアのSA 自治体（コントローラー）に80,000ユーロの罰金を科す。 従業員の機密情報が収集されたという苦情に対して、データ保護法違反という理由で、その従業員を解雇しました。
監視プログラムの導入に伴う規制当局の反発を回避するためには、チーム内の信頼関係を構築することが最も重要です。効果的な従業員監視プログラムの基礎を築くために、私たちはいくつかの重要なヒントをまとめました。
モニタリングプログラムを導入して、チームを失わない方法
最近のある調査では、休みが1日増えることで 従業員の生産性を5％以上向上させた . 別の調査では、アクティブな時間と非アクティブな時間がどのように変化するのかを概説することができました。 クリスマス休暇の前後で増加／減少した . どのようにしたのか？それは、クライアントが期間中に蓄積したオンラインモニタリングデータを分析することです。その結果、どのような効果があったのでしょうか？従業員がより良い気分で働けるようにするために、クライアントが取るべき積極的な対策を概説することができたのです。
要は、データは嘘をつかないということです。しかし、そのデータを自由に活用するためには、従業員、チーム、そして彼らの仕事の要件を確実に把握する必要があります。それこそが、「控えめな監視プログラム」の狙いなのです。ワークフローの合理化から問題やボトルネックの特定まで、目立たない監視プログラムは、プロセスの最適化、注意を要するタスクの優先順位付け、業務効率の向上、従業員の生産性向上、そして収益性の向上を可能にします。
そんなモニター制度を導入して、チームを失わないための方法をご紹介します：
コントロールの目的を明確にすることから始める
モニタリングプログラムを実施するには、まずコントロールの目標を明確にすることが不可欠です。ということである：
モニタリングプログラムを通じて達成したい目的を明確にすること
各メンバーの責任の所在を明確にする
何が許容され、何が許容されないかについてのガイドラインを確立する。
モニタリングプログラムの運用方法に関するロードマップの作成
こうすることで、チームが何を必要としているのか、それに対応する要件を明確にすることができます。特に「ロードマップ」は、監視の限界、データ保護基準、同意の上でのコントロールなど、さらなる検討のための土台となるものです。
モニタリングの基準を評価する
次に、モニタリングの基準をしっかりと評価する必要があります。これは、次のような内容です：
監視するチャネルの種類を定義する（例：電子メール、インターネット、電話など）
モニタリング機能を有効にする時間帯の決定
必要な監視のレベルの評価
そのレベルが法律の範囲に入るかどうかの評価（詳しくは後述します）
モニター機能の可能性をスタッフに知らせる
スタッフの同意を求め、モニタリング機能を把握することが重要である。インフォームド・コンセントを得ることは、効果的なモニタリング・プログラムを実施する上で不可欠である。そのために、これは効果的に関与することになります：
なぜ、どのようにモニターされるのか、スタッフに伝えること
コントロールの目的を説明する（達成したい目的を列挙する）
ガイドラインを守った／守らなかった場合のメリット／デメリット（懲戒処分や罰金など）を伝える。
スタッフの疑問や悩みに答える
ここで注目すべきことがあります：GDPRは、従業員から自由に与えられた同意を求めることを重視していますが、これは、この同意に基づいてあらゆる監視や個人データの収集行為を追求できることを意味するものではありません。例えば、従業員が監視のためにCCTVカメラを設置することに同意したとしても、雇用主がそれを行えるというわけではありません。ビデオ監視が法律で許可されていない、あるいは現地の司法権の範囲に入らない場合はどうでしょうか？これは厄介なシナリオになる可能性があります。避けるのが一番です。
関連する地域固有の法律の調査
さて、ここまでで、監視活動を行うには、その地域の法律をしっかりと把握することが必要であることがお分かりいただけたと思います。
これらの法則は、モニタリング機能の方向性をどのように示唆するのでしょうか。いくつかの例を見てみましょう：
欧州連合（EU）では 一般データ保護規則(GDPR) は、雇用主が個人データの収集について同意を求めることを保証する。従業員を監視することは許されるが、監視プログラムは、従業員の個人的な機密情報に干渉してはならない。
アメリカでは 1986年電子通信プライバシー法 は、雇用主が職場における電子的および口頭でのコミュニケーション監視を行う明確で正当な理由があることを保証します。
従業員監視システムの選択
従業員監視のためのプラットフォームは、どのようなものを選べばよいのでしょうか。しかし、市場がさまざまなソリューションの海で飽和状態にあるような場合、どのようにすればいいのでしょうか。そこで、ここではいくつかの質問にお答えします：
従業員監視ソフトは、控えめに機能するか？従業員のプライバシーを侵害しないような設計になっているか？
導入は簡単か？申し込んでからすぐに仕事に取り掛かれるか？
レポートモジュールはどのように機能するのでしょうか？生産性、出席率、コミュニケーション、課題に関するレポートを簡単に作成することができますか？
関連する法律の適用範囲に含まれるか？地域の管轄の基準を満たしているか？
従業員がより創造的な仕事に集中できるように、手作業を減らしているか？例えば、モニタリングシステムは、タイムシートやレポートの作成に関して、手作業による事務作業を軽減しているか？
最後に、理想的なソリューションがあります：
控えめであること： 従業員を混乱させることなく、ワークプレイスを全体的に可視化する。
直感的にわかる： 使いやすさとハーネス
フレキシブルに対応します： ビジネスの成長に合わせた拡張性・拡張性
カスタマイズが可能です： 特定のポリシーを設定できるようにする
準拠する： 地域の法律・法令をサポートする
スケーラブルです： さまざまなワークフローやプロセスに対応できる
費用対効果が高い： 業務効率の向上とボトルネックの排除を可能にします。
現地の弁護士に相談する
一般的なルールは規則で大まかに示されていますが、まだニュアンスを探る必要があります。例えば、従業員はEUに設置されているのに対し、会社はシンガポールにあるとします。この場合、どのような原則が両国に適用されるのでしょうか。このようなニュアンスを把握するためには、法律の専門家にサービスを依頼する必要があります。また、選択した特定のモニタリング・ソフトウェアの有効性についても、うまく導いてくれるでしょう。
最初の数週間または数ヶ月は評価しないこと
他の新しいプロジェクトと同じように、このプロジェクトも落ち着くまで時間を置く必要があります。すぐに効果のスナップショットが得られるわけではありません。できるだけ、数週間から数ヶ月の間、従業員がモニタリングシステムを導入することに慣れるようにします。すぐに評価を始めると、厳しい評価になる可能性があります。
その間に、データを収集し続けましょう。評価をする頃には、深い洞察が関連付けられていることでしょう：
アクティブタイムとインアクティブタイムに関する職場の生産性
日常的に表面化している問題があるかどうか
時間および予算の制約に対するプロジェクトのパフォーマンス
セキュリティの脆弱性が頻発するようなら
会社資源の不正利用が蔓延していないか
モニタリングシステムの控えめさが、期待通りに機能しているかどうか
モニタリングシステムそのものが期待通りに機能しているかどうか
このような洞察は、ワークフローを改善する方法を特定するのに役立つパターンを導き出すでしょう。また、総生産性、ダウンタイムなどの変数と実装を相関させるのにも役立つだろう。
ポリシーと報酬の再定義
今こそ、従業員と再び関わりを持ち、監視されるという考えに巻き込む時です。ここで、ポリシーを再定義し、次のようなことを考えるよう促す必要があります。
モニタリングシステムを導入することで得られる潜在的なメリット（少なくともモチベーションを高めるツールとしての効果）。
一定の基準で演奏することに伴う報酬
一定の水準を下回ると生じる
達成度に応じたインセンティブを
このようなステップを踏むことで、従業員が自分の業績に対してオーナーシップを持つことを奨励することになります。社員はビジネスの成功に貢献することに前向きになってくれるでしょう。雇用者の立場からすると、これは具体的なワークフローを構築するために非常に有効な手段です。
例えば、リモートワークの従業員がいて、在宅勤務の遵守状況を細かくチェックする必要がある場合、オンラインでカレンダーを共有し、適切な頻度でチェックインするように促すことができます。パフォーマンス目標を設定し、定期的なアップデートを提供させることも可能です。また、進捗状況を報告することで、誤用が横行していないかどうかを確認することも可能です。
リファイン＆インプルーブ
社内にモニター制度を設けると、常に改善の余地があります。前進し続けるために、システムを継続的に見直す必要があります。従業員が十分な仕事をこなしていないことに気づくかもしれません。あるいは、何人かの社員がサボっている。もしかしたら、タイムリーな進捗報告を受けていないかもしれません。もしかしたら、社員がフィードバックに対してオーナーシップを持っていないかもしれません。もしかしたら、そのソフトウェアには、あなたのニーズにとって重要な機能が欠けているかもしれません。
このような観察結果はすべて、アプローチを改良する必要がある、ということを指し示しています。従業員との対話を続け、期待値を管理する。チェックポイントを設定し、進捗を評価する。ポリシーを再検討し、これまでと同じように適切なものにする。
ボトムライン
モニタリングプログラムは、労働文化やワークフローの改善に役立てば、成功したと言えるでしょう。そのためには、堅牢で包括的な、そして信頼性の高いモニタリングシステムを導入することが不可欠です。 閑古鳥が鳴く従業員監視ソフト ボトルネックや非効率な部分を見極め、業務プロセスを微調整し、チームと明確なビジョンを確立します。