オハイオ州の企業：法的リスクなしで従業員監視ソフトウェアを導入する方法

今日、従業員監視ソフトウェアは多くの企業のツールキットに標準装備されています。機密情報の保護、生産性の向上、勤怠管理、リモートチームの管理など、さまざまなタスクの実行に役立ちます。

企業は監視業務において、追跡方法のみに焦点を合わせがちです。どのソフトウェアを選ぶべきか？既存のシステムにどのように統合すべきか？どのようなアラートを設定し、生産性統計をどのくらいの頻度で確認すべきか？こうした追求の中で、企業は倫理的・法的側面、つまり監視の目的や、その業務が法律に準拠しているかどうかといった点を無視しがちです。

法制度は国や州によって異なります。本日は、オハイオ州において、法令を遵守するだけでなく、チームメンバーの安全を第一に考えながら従業員のモニタリングを実施する方法について解説します。

免責事項：この記事は情報提供のみを目的としており、法的助言に代わるものではありません。企業で従業員モニタリングを実施する前に、専門家に法的助言を求めることをお勧めします。

Before you click "Purchase" on the chosen monitoring software and start tracking keystrokes, it is essential to learn what types of monitoring the Ohio law allows and where the limits are.

職場監視の合法性の基礎は 2 つの連邦法によって形成されます。

電子通信プライバシー法（ECPA）は、従業員の口頭、有線、電子通信の意図的な傍受および監視を禁止しています。ただし、以下の2つの例外があります。

• 監視が日常的に行われ、従業員に通知されている場合、雇用主は正当な業務目的で会社所有のデバイスで行われた従業員の通信を監視することができます。

• 雇用主は、通常は入社時および雇用時に承認された署名済みの契約書またはポリシーを通じて従業員の同意を得た場合、従業員を監視することができます。

オハイオ州は片方同意州です。つまり、会話の参加者の一人であれば、または少なくとも片方の参加者が録音に同意していれば、会話を合法的に録音できます。会話の参加者全員の同意を得る必要はありません。

全米労働関係法（NLRA）は、従業員の賃金、労働条件、労働組合結成に関する権利を保護しています。企業は、保護されたグループディスカッションを監視目的で盗聴したり、妨害したりすることはできません。もし、貴社のソフトウェアが、労働問題に関する従業員の協力行為を警告した場合、法的に問題となります。

オハイオ州法は、従業員のプライバシーを具体的かつ有意義な方法で強化しています。主なポイントは以下のとおりです。

ビデオ監視

カメラはセキュリティ対策として役立ちます。特に倉庫、小売店、その他盗難リスクの高い場所では効果的です。ビデオカメラは以下の場所に設置できます。

• 作業床
• 玄関
• 駐車場
• 休憩室（注意して！）

しかし、従業員は特定のエリアにおいてプライバシーを当然期待しています。そのため、以下の場所にはカメラを設置することはできません。

• トイレ
• ロッカールーム
• 更衣室
• 予告なしの個室

休憩室などの共有スペースであっても、監視カメラが設置されていることを示す目立つ標識を掲示することが賢明です。そうしないと、従業員がプライバシーを期待していたと主張する可能性があり、プライバシー侵害を理由に不法行為で訴えられるリスクがあります。

音声録音

前述のように、雇用主は少なくとも一方の当事者の同意なしに会話を録音することはできません (たとえば、マネージャーは従業員との懲戒会議や従業員の顧客との電話の通話を従業員の同意を得て録音できます)。

デジタルアクティビティ

オハイオ州の雇用主は、会社のデバイスやネットワークにおいて広範な権利を有しています。従業員は、以下の使用において、一般的にプライバシーを合理的に期待することはできません。

• 会社のメールアドレス
• 職場支給のノートパソコンまたは携帯電話
• 社内メッセージングプラットフォーム

つまり、これらのデバイスでは、次のものを監視できます。

• インターネット閲覧履歴
• メールの内容
• アプリケーションの使用状況
• ログイン/ログアウト時間
• ファイルアクセス

ただし、これらの活動の監視は正当な業務目的に沿うものでなければなりません。また、従業員の個人アカウントや業務外の活動を監視することは禁止されています。

要約すると、オハイオ州法では従業員の監視は許可されていますが、雇用主は従業員のプライバシーに関する期待を尊重します。企業はプライベートな場所で監視カメラを使用すべきではなく、音声録音を行う場合は適切な同意を得る必要があります。

法律で明示的に開示が義務付けられていない場合でも、従業員に監視について通知しないと、特に監視が秘密裏に行われていたり過剰であったりする場合は、プライバシー侵害の訴えを受ける可能性があります。

明確で明文化されたポリシーは、単なるグッドプラクティスではなく、法的保護となります。確固としたポリシーは、コンプライアンス遵守の基準を満たすだけでなく、次のような効果をもたらします。

• 明確な期待を設定する

• プライバシーに関する曖昧さを排除

• 従業員の承認を文書化する

• 紛争が発生した場合にビジネスを保護します

• 公平な文化を築く

従業員監視ポリシーは、簡潔で理解しやすく、かつ包括的なものでなければなりません。対象となる内容は以下のとおりです。

監視範囲

会社所有のすべてのデバイス、ネットワーク、システムが監視対象であることを明確に記載してください。監視対象には、メール、インターネットの使用状況、ファイル転送、GPS追跡（該当する場合）、ログインアクティビティなどが含まれます。

何が追跡されているのか

具体的に記入しましょう。キー操作を記録していますか？画面上のアクティビティを監視していますか？ウェブサイトへのアクセスを追跡していますか？リストアップしてください。曖昧な記述はストレスや憶測を生みます。

事業目的

ポリシーには監視の理由を明記する必要があります。例:

• 機密性の高い顧客データの保護
• 内部脅威の防止
• 業界規制への準拠の確保
• 生産性の評価
• 追加のトレーニングとサポートが必要な従業員を明らかにする
• リモートチームの生産性などをサポート

これらの説明により、従業員はストレスを軽減し、監視が処罰ではなくサポート策であることを理解できるようになります。

プライバシーは期待できない

会社のテクノロジーを使用することでプライバシーが保証されるわけではないことを明確に伝えましょう。従業員が会社のテクノロジーを使って個人的なメールをチェックしたり、業務に関係のないサイトにアクセスしたりした場合、その活動も監視される可能性があります。

監視の制限

次のようなことを行わないことを明記して、従業員を安心させてください。

• 同意なしの録音は禁止
• プライベートエリアにはカメラを設置しない
• 個人用デバイスや勤務時間外の行動の追跡は行いません

データの取り扱いとアクセス

従業員には、監視データにアクセスできるユーザー (人事、IT、直属の上司など) と監視データの保存期間について通知する必要があります。

ポリシーには、収集されたデータに関してどのようなセキュリティ対策が講じられるか、また、その情報がどのような正当な目的で使用されるかについても明記する必要があります。

承認と同意

すべての従業員は、本ポリシーを読み、理解し、同意したことを確認する書類に署名する必要があります。これらの記録はファイルに保管してください。

監視ソフトウェアの導入は、監視業務のように感じる必要はありません。適切なアプローチをとれば、透明性が高く、さらにはポジティブな変化をもたらすことができます。

正しいやり方は次のとおりです:

ステップ1：雇用弁護士に相談する

ソフトウェアを購入したり、ポリシーを作成したりする前に、オハイオ州の雇用弁護士に相談してください。州法の微妙なニュアンス、特に音声録音やプライバシーに関する期待事項を理解するのに役立ちます。この小さな投資は、将来的に高額な訴訟を回避するのに役立ちます。

Step 2: Define Your "Why"

どのような問題を解決しようとしていますか?

• データセキュリティリスクに対処していますか?

• リモートチームの生産性を向上させたいですか?

• コンプライアンス要件に対応していますか?

Your goal should drive your tools - not vice versa. Avoid "monitoring for monitoring's sake" - this will only lead to legal problems and decreased employee morale.

ステップ3：明確で人間中心のポリシーを策定する

ポリシーはシンプルで分かりやすい言葉で記述してください。法律用語は避け、実際の事例を盛り込むことで混乱を避けましょう。

このポリシーは一度限りの文書ではありません。ビジネス、テクノロジー、または適用される規制の進化に応じて更新してください。

ステップ4：伝える - アナウンスしない

ポリシーを爆弾のように投げつけないでください。チームミーティングを開き、変更の理由を説明し、質問に答え、懸念事項に耳を傾けましょう。

それを制御としてではなく、会社、顧客、従業員に対する明確さと保護として捉えましょう。

次に、すべての従業員から書面による承認を得ます。

ステップ5：境界を尊重するソフトウェアを選択する

すべてのツールがあなたの目標や法的な状況に適合するとは限りません。以下の条件を満たす監視ソフトウェアを探しましょう。

• 監視対象をカスタマイズできます

• ロールベースのアクセス制御を提供

• データを暗号化し、安全な保存をサポートします

• 絶対に必要な場合を除き、侵入的な機能（画面録画やキーストロークのログなど）を無効にできます

最良の選択が必ずしも最も強力なツールとは限りません。あなたの価値観と法的義務に合致するものを選択してください。

ステップ6: ポリシーを公平かつ一貫して適用する

偏見は信頼をサイレントキラー（静かに殺す者）します。特定の従業員、特に保護対象特性を持つ従業員だけを監視する場合、差別訴訟のリスクが高まります。

一貫性と透明性を保ちながら、正当な業務上の理由のみで監視を実施してください。マイクロマネジメントは避けてください。

オハイオ州の法的状況を理解し、従業員に対して透明性を保ち、監視を公平に適用することで、説明責任と信頼が両立する職場を構築できます。

最良の監視とは、人々の行動を監視するものではなく、人々が最善の仕事を行えるように支援するものだからです。