業務プロセスの透明化・効率化

このケースは、カナダのIT企業からシェアされました。同社は、QAテスト、ビジネスソリューション、マイグレーション、アプリケーション開発、アプリケーションメンテナンスなどのソフトウェア開発サービスをオンデマンドで提供しています。顧客は時間単位で請求されるため、正確な作業時間の追跡が非常に重要です。同社には多国籍のチームがあり、その一部は他国からリモートで勤務している。これらの従業員は異なるタイムゾーンに住んでおり、スケジュールはすべての従業員にとって柔軟であるため、手動で労働時間を追跡することは管理者にとって困難でした。さらに、アクティブな時間が生産的であることを確認するために、従業員の職場での活動を監視する必要があります。

このような課題を念頭に置き、同社は以下の要件をCleverControlに連絡しました。監視ツールは、各従業員が始業時に監視を有効にし、昼休みに無効にできるよう、有効/無効のオプションが必要であった。また、管理者は、稼働時間の正確なレポート、従業員の日中の活動のログ、生産性評価も必要としていました。

同社は、CleverControlを6ヶ月間導入し、その効果を確認することにした。

チームリーダーは、最初の1週間でモニタリングシステムの利点を実感しました。CleverControlは、各従業員の作業時間の記録を集めるというルーチンワークから彼らを解放しました。また、アクティビティログに目を通すことで、スペシャリストがプロジェクトに取り組んでいるか、ソーシャルメディアをスクロールしているかどうかを確認することもできました。また、社員の画面をライブビューイングすることで、振り返りだけでなく、業務プロセスをリアルタイムに把握することも可能になりました。ログのおかげで、プロジェクトに費やした時間をカウントし、顧客に請求することが容易になりました。さらに、自動モニタリングにより、チームリーダーの時間が毎日30～60分短縮されました。

数週間にわたる継続的な監視により、貴重な技術スペシャリストを社内に留めることができました。チームリーダーは、そのスペシャリストが仕事中に求人サイトを見ていることに気づきました。リーダーはそのことを本人に相談し、そのスペシャリストがより高収入の新しい仕事を探していることを知りました。そのスペシャリストは、最近同じようなポジションに採用された新しい同僚が、より高い給料をもらっていながら、資格は低いということに不快感を覚えていた。この一件で、経営陣は会社の賃金とボーナス制度を考え直した。

経営陣は、CleverControlを使用した6ヶ月間の経験を総括し、作業プロセスの透明性と効率性が向上したことを認めました。同社はCleverControlとの契約をもう1年更新しました。

• 制御性

  従業員が手動で監視を開始・停止することができるため、より正確な稼働時間の把握が可能になります。
• タイムトラッキング

  従業員の稼働時間を自動で把握することで、顧客への時間単位の請求が容易になります。
• アクティビティートラッキング

  勤務時間中の行動を監視することで、従業員の活動時間が生産的であることを保証することができます。