成長するチームでの業務プロセス改善

今日は、アメリカの不動産会社のトップマネージャーの一人であるダニエルさんにお話を伺いました。彼の代理店では、増え続けるスタッフの仕事を評価するために、従業員監視システムの導入を検討していました。「少人数のチームだった頃は、深刻な規律や生産性の問題は見られませんでした」とマネージャーの一人であるダニエルは言います。「しかし、チームが大きくなるにつれ、社員一人ひとりの関与を確認することが難しくなってきました。将来起こりうる懲戒問題を防ぐために、効果的なツールを探していたのです" と語る。

同社は、職場環境にどうフィットするかを検証するため、3カ月間のプランを選択した。当初、監視システムは従業員の間で懸念を抱かれましたが、マネージャーはその底辺を提示しました。「私たちは、CleverControlはオフィスの雰囲気を良くするためにあるのであって、スパイしたり、不必要な緊張を与えるものではないと説明しました」とダニエルは言います。「例えば、出勤・退勤の打刻や勤務時間の把握といった煩わしい業務から解放されるのです。"また、モニタリングは、仕事量を公平に分散させることにも役立った。経験豊富な社員の中には、経験の浅い新入社員のために仕事をしなければならないことを不満に思う者もいた。経営陣は、CleverControlが収集した業務上のチャットのログを分析し、新入社員が直面する主なボトルネックを発見しました。これにより、新入社員の導入プログラムを調整し、これらのボトルネックが顕在化する前に解決することができました。

しかし、最も困難な作業は、例えば、顧客にマンションを案内するときなど、オフィスの外にいるエージェントを監視することでした。CleverControlはまだ現場作業員を監視するための多くの機能を提供していませんが、MacOSコンピュータのジオロケーションなど、既存のオプションのいくつかが役に立ちました。そのおかげで、マネージャーは、エージェントの一人が、顧客に会った後、カフェで1～1.5時間、無為にインターネットサーフィンをする習慣があることを知りました。そのエージェントは、いつもマネージャーに対して、「その時間は、お客様に家を紹介するために使っていたんだ」と言うのである。

3ヶ月間CleverControlを使用した結果、いくつかの改善すべき点が見つかりました」とDaniel氏は言います。「ライセンスを延長して、これらの改善点がどのように機能するかを確認する予定です。

• ユーザーアクティビティの追跡

  この機能は、勤務時間や活動時間の開始と終了を自動的に記録します。従業員の出勤・退勤の打刻や、手作業による時間管理の手間を省くことができます。
• IMモニタリング

  ワークチャットは、オフィスの仕事の流れ、特に社員がどのような困難を抱えているのかを知る貴重な情報源となります。
• ジオロケーション

  管理者はモニタリングダッシュボードでデバイスの位置を確認し、フィールドワーカーが軌道に乗ったかどうかを確認することができます。