定例会議が生産性に与える影響

スタッフの生産性を決めるのは、やる気や責任感だけではありません。仕事の組織は、どんなに構造的で論理的であっても、従業員のパーソナリティを考慮しなければ、有害なものになりかねません。

本日の事例のWeb制作会社様は、弊社の長年のお客様です。彼らがCleverControlを使い始めたのは2017年、チームがディレクターを含むわずか5人で構成されていた頃でした。それ以来、彼らのスタートアップは小さな会社に成長し、顧客基盤、注文の複雑さ、ひいてはスタッフの成長も進みました。以前は、社員はウォーターサーバーのそばや休憩時間に、ディレクターや同僚と進行中のプロジェクトについてすぐに話し合うことができたが、チームが大きくなると、別の形の組織が必要になった。ディレクターは、毎日の報告書作成と月1回のミーティングを義務付けることにし、さらに、現在のタスクについて話し合う必要があるときは、社員が自らミーティングをアレンジすることにした。最終的に、社員は1日に2〜3回のミーティングを持つことができた。ある社員にとっては、自分の仕事の成果を発表し、生の議論に参加し、チームの一員であることを実感できるこの機会は、大きなモチベーションと刺激になったようである。逆に、新しいワークフローを歓迎しない者もいた。

取締役は、初日から勤務している先輩社員の一人が、いつもより生産性が低いことに気づきました。ディレクターは、CleverControlでその従業員のコンピュータに収集されたログを検査し、イライラするパターンを発見しました。その社員が参加しなければならない会議のたびに、かなりの時間、無活動または非生産的な活動が続いていたのです。その従業員は、ニュースサイトやフォーラムを閲覧したり、小さなゲームをしたりして、会議の約1時間後に仕事に戻っていました。

その社員は内向的で、同僚と仕事以外の話題でコミュニケーションをとることが少なく、一人で仕事をすることを好んでいました。特に突発的な会議があると、そのたびに気が滅入り、脱線してしまうため、集中力を取り戻すのに時間がかかると告白していました。この事例をきっかけに、部長は従業員の性格を考慮したワークフローを再考。内向的なこの社員は、自分の存在と専門知識が絶対に必要な義務的な会議だけに出席することを許可された。また、報告書の数も減らすようにしました。

• アクティビティモニタリング

  長時間の不活動は、従業員が仕事中に集中力を欠いていることにディレクターの注意を引きました。
• 訪問したウェブサイトのトラッキング

  また、非生産的なウェブサイトも、従業員のエンゲージメントの欠如を示す兆候のひとつでした。
• イベントログ

  パソコンでの行動を分析することで、非生産性の原因を明らかにすることができたのです。